STORES予約とOutlookを連携して、STORES予約で予約が登録されたら予約者に自動でOutlookメールを送信する方法

今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!

• STORES予約とOutlookをマイアプリ連携する。
• テンプレートをコピーする。
• フロー起点のSTORES予約のトリガー設定と、その後のOutlookのオペレーション設定を行う。
• トリガーボタンをONにして、STORES予約とOutlookの連携フローの動作確認をする。

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のSTORES予約とYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

STORES予約と検索し、必須項目を設定してください。

続いてOutlookと連携します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力します。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

STORES予約・Outlookがマイアプリに連携されたらOKです。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

今回はこのテンプレートを使用して進めます。

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「予約が登録されたら」を選択します。
タイトルは、任意で変更してください。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。‍

• ‍トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ‍※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
  

ここでSTORES予約に移動し、画像のようなサンプル予約を行います。

予約が完了したらフローボットの設定に戻ります。
テストし、予約詳細がアウトプットに取得できたら保存します。

続いて「メールを送る」をクリックします。
こちらも連携するアカウント情報を確認してください。
メールアドレスは以下のようにアウトプットから選択しましょう。

メール本文は以下のようにアウトプットを埋め込みます。

すべて設定するとこのようになります。
赤枠はアウトプットを利用した箇所です。

次に進み、送信前確認を行いましょう。

問題なければテストします。
成功したら保存しましょう。

送信されたメールを確認してみます。

内容が無事に反映されていますね。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。

今回使用したフローボットはこちら↓

STORES予約・Outlookを使ったその他の自動化例

その他にも、YoomにはSTORES予約・Outlookを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!

1.STORES予約で予約登録されたら、Microsoft Excelに追加するフローです。

こちらは、予約内容を自動でMicrosoft Excelに転記できます。
月ごとにシートを分けると、来店傾向を分析しやすくなりますね。

2.STORES予約で予約登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。

こちらは、予約内容をMicrosoft Teamsに自動通知してくれます。
外出中でSTORES予約をすぐに確認できなくても、予約内容を把握できますね。

3.Squareで支払いが行われたらOutlookで個別にサンクスメールを送信するフローです。

こちらはSquareを利用している場合に便利です。
手動で作成していた手間を削減できます。

まとめ

今回は「STORES予約で予約が登録されたら予約者に自動でOutlookメールを送信する」フローボットを紹介しました。
STORES予約とOutlookを連携することで、予約確認メールの自動送信が可能となり、業務の効率化と顧客満足度の向上が期待できます。
また、手動での確認作業を省くことで、スタッフの負担を軽減し、他の重要な業務に集中できる環境を整えることができるでしょう。
特に、予約業務が多い業種においては、スピーディーな対応と正確な情報提供が顧客の信頼を高める要因となる可能性があります。

この記事を参考に、ぜひSTORES予約とOutlookの連携してみてください。