boardの顧客情報をHubSpotのチケットに自動反映する方法！

boardとHubSpotの連携による自動化例と得られるメリット

boardは見積書や請求書を始めとした帳票類の作成のほか、原価管理や支払管理などを行うことができるサービスです。
今回は、そんなboardとCRMプラットフォームHubSpotの連携に関するお話です。

現在、見積書や請求書の発行にboardを使い、顧客管理やマーケティングにはHubSpotを使っている、といったふうにツールを使い分けている場合、2つの連携をおすすめします！
連携によって自動化できる業務がたくさんあり、仕事が捗るためです。

では、実際にどんな業務を自動化できるのか、また、それによってどんなメリットがあるのか見ていきましょう。

例1:boardに新規登録された顧客情報から、HubSpotにチケットを作成

boardに新たな顧客情報が登録された際、自動的にHubSpotのチケットを作成する事ができます。
顧客に対するサポートやフォローアップ、顧客情報を活かしたマーケティング戦略の考案などの目的で用いることが可能です。

例2:boardの案件の登録や更新時に、HubSpotのチケットを作成

顧客情報だけでなく、boardでの新規案件の登録時などにも、HubSpotのチケットを自動作成することが可能です。
営業やプロジェクトの進行管理、カスタマサポートなどの業務に用いることができます。

例3:boardに新規登録された顧客情報から、HubSpotに顧客情報を登録

boardの顧客情報を、HubSpotでも、会社もしくはコンタクトとして顧客登録できます。
担当業務や所属部署によって別々に顧客情報を管理してしまうと、互いに必要な情報が伝わらないリスクがあるため、連携によって最新のデータを保持することをおすすめします。

以上の3例のように、boardとHubSpotの連携により、情報の自動同期が可能となります。
異なるツールでのデータの再入力が不要となり、入力ミスの防止や確認と再入力の時間が節約できます。また、正確な情報がいち早く共有され、異なる業務や部署にあっても、後続処理がスムーズとなります。

顧客や案件の情報を正確かつ最新の状態で共有することが、営業・マーケティングにおける生産性向上や迅速な顧客対応につながります。情報管理がきちんとされていないと、注文内容や要望などの誤認識や把握もれによって、顧客へ迷惑をかける可能性があります。

Yoomを使った連携と自動化がおすすめ！

ここまでのメリットや自動化例を読んで、自分も試してみたいと思った方に朗報です！
Yoomを利用すれば、プログラミングの技術や知識がなくてもノーコードで連携や自動化ができます。

Yoomに登録していない方は、こちらからアカウント発行をどうぞ。
まずは操作を確認したいという場合、フリープランでの開始や有料プランのトライアルも可能です。

アカウント登録が完了したら、実際にYoomを使って連携・自動化のフローを作成してみましょう。
先ほどの例でも最初にご紹介したboardに顧客が作成されたら、HubSpotにチケットを作成する業務フローについて、テンプレートを使った作り方を詳しくお伝えします。

業務フローの作成は、テンプレートがあれば更に簡単になります。
まずは、以下のリンクの「試してみる」から、テンプレートをコピーしてください。

boardに顧客が作成されたら、HubSpotにチケットを作成する方法

‍※ステップ1は、アプリ連携の手順です。連携済みの場合はステップ2から始めてください。

ステップ1:boardとHubSpotをマイアプリ連携

1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、boardとHubSpotをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
　※boardのマイアプリ登録については、こちらをご覧ください。
　※HubSpotのマイアプリ登録については、こちらをご覧ください。

ステップ2:boardで新しい顧客が作成されたら起動起動するトリガーを設定

1.コピーしたテンプレートを開きます。(タイトルを変えたい場合、下図の赤枠部分を変更してください。)
　手動でテンプレートを開く場合、マイプロジェクトから該当のテンプレートを選択し、画面右上の「編集する」をクリックして開いてください。

2.フローボットから「アプリトリガー 新しい顧客が作成されたら」をクリックしてください。

3.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　「アプリトリガーのタイトル」を必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

4.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
　・トリガーの起動間隔：業務の都合に合わせて適切な時間を設定してください。
　・APIキー：欄下部に記載されたアドレスから参照してください。

　※参考：boardのAPIキーは下図のように表示されています。

5.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:HubSpotにチケットを作成するアクションを設定

1.フローボットから「アプリと連携する チケットを作成」をクリックしてください。

2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3.API接続設定をします。
　各項目の内、必要な箇所を入力してください。
　※チケット名、パイプラインステージは必須項目です。
　※ステップ2で取得したアウトプットより情報の参照が可能です。

4.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、boardに顧客が作成されたら、HubSpotにチケットを作成するフローの完成です。

boardとHubSpotの連携フロー応用編

boardとHubSpotを連携して自動化できる業務フローについて、もう1点ご紹介します。

boardで案件が登録されたら、HubSpotにチケットを作成する

こちらは、2番目の自動化例で挙げた内容のテンプレートです。
boardでの案件の新規登録もしくは更新に際してHubSpotのチケットを自動作成するフローです。
営業や問い合わせ対応のスムーズな進行や、案件の進捗をリアルタイムで把握することに役立ちます。
案件名や顧客名などを含む多くの情報を、アウトプット参照によりHubSpotのチケットへ反映させることが可能です。

Yoomを使って自動化できる業務フローは、boardを用いたものだけでも数多くあります。
案件管理や顧客管理を今より簡単にするため、HubSpot以外のツールとの連携やboard単独での自動操作も含めて色々と試してみてください。
興味の湧いた方は、こちらからノーコードで実行可能な操作やテンプレートをぜひご確認ください。

また、HubSpotに関する自動化可能な業務フローもたくさんあります。今回ご紹介したのとは反対に、顧客や取引に関する情報をHubSpotからboardへ同期させることも可能です。
HubSpotの操作やテンプレートの紹介ページも、よければ参考にしてみてください。

boardとHubSpotを利用する部分のみに限らず、業務の流れを一度見直すことをおすすめします。ミス防止や時間の節約のために手作業を削減し、自動化を進めて業務全体の効率化を図りましょう。

まとめ

boardとHubSpotを連携することで、情報の自動同期が可能となります。顧客情報や案件の管理において、情報の正確かつ迅速な共有は重要です。データの再入力や確認にかかる時間の削減、手作業によって生じるミスの防止などはもちろん、関連業務をスムーズに進めることにもつながります。

情報管理そのものの効率化だけでなく、最新情報の保持により、営業活動やマーケティングの能率アップ、顧客対応の迅速化など多方面でのメリットが見込まれます。boardとHubSpotの連携及び関連する業務フローの自動化をぜひ行いましょう！