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Google Chat×AIエージェントで問い合わせ対応から情報整理まで効率化
この記事の結論
- AIエージェントなら、Google Chatで送信された問い合わせ内容を判断、回答を生成し対応を効率化できる
- Google Chat上の情報を読み取り、情報を整理した上で未対応タスクを通知できる
- メッセージの内容に応じて、対応が必要な情報の抽出や担当者への通知、データベースへの保存まで進められる
Google Chat×AIエージェントで効率化できる業務
AIエージェントを活用して、Google Chatに関する業務をどこまで自動化できるのか見ていきましょう。
問い合わせ内容に応じて回答・引き継ぎを判断する
Google Chatに届く問い合わせは、内容によって資料や過去の回答を参照して返信を作成したり、担当者へ引き継いだりする必要があります。
YoomのAIワーカーなら、質問の内容とGoogle Driveに保存されている社内規定などの資料や、過去の回答をもとに、返信に必要な情報を整理できます。
例えば、「社内規定に沿った回答案を作成する」「資料を確認しても回答できない質問は担当者へ引き継ぐ」といった対応が可能です。
AIが回答を生成できない質問は人による判断を挟んだ上で対応でき、確定した回答をナレッジとして保存することで、問い合わせ対応から情報の蓄積までを効率化します。
①（トリガー）Google Chatにメッセージが投稿される
②（AIワーカー）資料を読み取り必要に応じて確認依頼を送信する
▼読み取った資料
▼資料から回答を取得できた場合は自動返信をする
③（ユーザー）確認依頼の内容に返信する
④（AIワーカー）元のメッセージにスレッドを作成し返信する
⑤（AIワーカー）データベースに情報を追加する
▼今回使用したテンプレートはこちら
このAIワーカーは、問い合わせの内容を読み取って「よくある質問（FAQ）」から自動で返信の文章を作ったり、専門の担当者へそのまま引き継いだりしてくれるAIワーカーです。 返信の手間を減らし、件数の振り分けも自動化できるため、最初の受付対応の負担を軽くし、対応の遅れや見落としを無くしたいカスタマーサポートの担当者やチームリーダーの方におすすめです。
- 毎日どっさり届く問い合わせの受付や返信内容のチェックにたくさんの時間を取られてしまっているカスタマーサポートの方
- 「よくある質問（FAQ）」を調べればすぐ分かるような問い合わせへの返信を手作業で1件ずつ返していて「時間がもったいない！」と感じているチームリーダーの方
- 問い合わせの内容に合わせてぴったりの担当者に自動で振り分け・引き継ぎをして、返信の遅れや見落としを完全に無くしたいマネージャーの方
チャットで指示を出すだけで自社の運用に合わせて自動で設定・アップデートされていきます。まずは、AIワーカーが処理を正しく実行できるよう「スキル」と「使用ツール」をカスタマイズしましょう。
- 「スキル」とは：
- AIワーカーが処理を行うための手順書です。詳しい設定方法は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。
- 「使用ツール」とは：
- AIワーカーが処理を行う際に使用するツールです。自社で普段使っているツールをAIに指示するだけで、データの取得先や出力先を自由に組み替えることができます。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。
実際のAIワーカーの設定方法などは、
情シスからの回答を待つ時間を削減！AIエージェントで社内問い合わせを自動化する方法
をご参照ください。
未対応タスクや未回答の問い合わせを見つける
Google Chatのメッセージやスレッドには、依頼や質問、対応が必要なタスクなどが日々投稿されます。
YoomのAIワーカーなら、メッセージの内容をもとに、対応状況や担当者、期限、緊急度などを整理できます。
例えば、「未対応のタスクを抽出して関係者へ通知する」「未回答の問い合わせを見つけて担当者に共有する」といった対応が可能です。
人がメッセージを1件ずつ確認する手間を減らし、タスクの対応漏れや問い合わせの見落とし防止につながります。
①（AIワーカー）指定の日時で起動しチャットやスレッドの内容を読み取る
②（AIワーカー）内容を判定・整理する
③（AIワーカー）データベースに追加
④（AIワーカー）Google Chatに判定した内容を送信
▼今回使用したテンプレートはこちら
プロジェクトの目標から必要なタスクを自動で分析・抽出し、マイルストーンを含めた構成案を作成するAIワーカーです。タスクの粒度を揃え、漏れのない計画を効率的に立案できるため、プロジェクトの可視化や進捗管理をスムーズに行いたい方におすすめです。
- プロジェクトの目標から具体的な実行プランへの落とし込みに時間を要しているプロジェクトマネージャーの方
- タスクの漏れや重複を防ぎ、論理的な整合性を保ったタスクリストを効率的に作成したいチームリーダーの方
- 進捗管理を円滑にするために、タスクを適切な粒度で細分化し、属性情報を整理したい管理担当者の方
チャットで指示を出すだけで自社の運用に合わせて自動で設定・アップデートされていきます。まずは、AIワーカーが処理を正しく実行できるよう「スキル」と「使用ツール」をカスタマイズしましょう。
- 「スキル」とは：
- AIワーカーが処理を行うための手順書です。詳しい設定方法は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。
- 「使用ツール」とは：
- AIワーカーが処理を行う際に使用するツールです。自社で普段使っているツールをAIに指示するだけで、データの取得先や出力先を自由に組み替えることができます。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
共有された情報をナレッジとして蓄積する
Google Chatでは、業務の進め方や会議で決まったことなどが、日々のやり取りの中で共有されます。
YoomのAIワーカーなら、メッセージから必要な情報を整理して社内ナレッジとして蓄積できます。
例えば、「共有された情報を内容ごとに分類する」「過去の記録と重複していないか確認してから保存する」といった対応が可能です。
情報を整理してから保存することで、必要なときに過去の決定事項や業務の進め方を探しやすくなり、情報を確認する手間を減らせます。
①（トリガー）Google Chatにメッセージが投稿される
②（AIワーカー）投稿内容とナレッジに登録されている内容を判定する
▼元々ナレッジに登録されていた内容
③（AIワーカー）必要に応じてナレッジの登録や更新を実行する
▼今回使用したテンプレートはこちら
断片的な情報からFAQやナレッジを自動で分類・整形し、重複確認のうえYoomのデータベースへ登録・更新するAIワーカーです。社内の知見を体系的に蓄積する作業をAIが手順に沿って進めてくれるので、ナレッジ管理の手間を減らして情報を整理したい方におすすめです。
- 「スキル」とは：
- AIワーカーが処理を行うための手順書です。詳しい設定方法は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。
- 「使用ツール」とは：
- AIワーカーが処理を行う際に使用するツールです。自社で普段使っているツールをAIに指示するだけで、データの取得先や出力先を自由に組み替えることができます。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。
Google Chat×AIワーカーで、日々の業務を効率化！
Google Chat×AIワーカーを活用すれば、 メッセージの内容に応じて、担当者への通知や情報の保存、確認依頼 といった一連の業務を任せることができます。
YoomのAIワーカーなら、Gemini、OpenAI、Claude、DeepSeekといったAIモデルを、個別の契約なしですぐに活用できます。さらに、以下のセキュリティ・運用面での強みにより、機密性の高い情報も安心して扱えます。
- 高度なセキュリティ：国際規格「ISO/IEC 27001（ISMS）」認証を取得。
- AI学習への不利用：入力データはAIの学習に利用されない（オプトアウト）設定のため、安全です。
- 確実な運用管理：承認ステップや権限管理により、AIの誤操作リスクをコントロール。
あなたもぜひ、Google Chat上の情報の整理や記録をAIワーカーに任せ、メッセージの確認や転記にかかる手間を効率化してみませんか？
よくあるご質問
Q：Claude CodeとAIワーカーの違いは何ですか？
A：
Claude CodeとYoomのAIワーカーは、どちらも優れたツールですが、得意分野が異なります。Claude Codeは主にエンジニア向けのツールであるのに対し、YoomのAIワーカーはプログラミングの知識がない方でも簡単に業務を自動化できるのが大きな特徴です。 普段お使いのGoogle Chatと日本のビジネスツールを組み合わせた高度な自動化を、誰でもすぐに始められるのがYoomの魅力です。「AIをより身近な業務で、手軽に試してみたい」という方は、ぜひYoomのAIワーカーを体験してみてください。
Q：AIワーカーとフローボットはどのように使い分けますか？
A：
フローボットとは、普段使っている複数のアプリをパズルのようにつなぎ合わせて、一連の業務の流れ（ワークフロー）を自動化できる仕組みのことです。用途に応じて以下のように使い分けてください。
大枠をAIに任せたいなら「AIワーカー」：「今週のチャット内容を要約してレポートにして」といった、柔軟な要約やアイデアが必要な場面に最適です。
ロジックを固めたいなら「フローボット」：決まった時間に特定の情報を取得して通知するといった、手順が明確な業務にはフローボットが確実です。
AIの柔軟性とフローボットの確実性を組み合わせた「ハイブリッド構成」も可能です。AIで内容を判断し、その結果をもとにフローボットで決まったアプリへ通知するといった、タスク消費を抑えつつ確実性を高める構成も推奨しています。
Q：AIに会社の機密情報を渡しても大丈夫ですか？
A：
はい、安心してお使いいただけます。Yoomは国際基準のセキュリティ認証（ISMS）を取得しており、強固な基盤の上で運営されています。入力したデータがAIの学習に利用されることはありませんので、社内の規定や顧客情報なども機密性を保ったまま処理することが可能です。
Q：AIワーカーを使用するにあたって注意点はありますか？
A：
はい、以下の点にご注意ください。
- AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIモデル等はご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカーはテスト実行でもタスクを消費します。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーは「スキル」を詳細に設定することで、より適切な処理を実行できるようになります。詳細は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。
Q：Google Chatとの連携する際の注意点はありますか？
A：
Google Chatとの連携は、Google Workspace環境のみでご利用いただけます。詳しい方法や設定については、「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」をチェックしてください。
Q：AIエージェントの「チームメイト機能」とは何ですか？どのような時に使いますか？
A：
チームメイト機能とは、AIエージェントが業務を進める中で、判断に迷った際や最終的な確認が必要な際に、特定のチームメンバーを対話に招待して指示を仰いだり、承認を依頼したりできる機能です。 例えば、「社内規定に沿ってAIが回答案を作成したが、イレギュラーな内容なので担当者の確認が欲しい」といった場合や、「重要なデータの書き換えを行う前に上長の承認を得たい」といった場面で非常に有効です。AIの柔軟性と、人間の確実な判断を組み合わせることで、より安全で高度な業務自動化が実現できます。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
