Slackで特定の出退勤ワードを投稿したらKING OF TIMEに打刻する方法

[Yoomとは]

基本フローボットのテンプレートを使った作り方

今回はまず、【Slackで特定の出退勤ワードを投稿したらKING OF TIMEに打刻する】というフローを作成していきます。
Slackで「出勤」「退勤」と投稿したらそれを使ってKING OF TIMEに打刻します。

まずはテンプレートをコピーしてから連携設定をはじめてください。

※SlackとKING OF TIMEのデータコネクトの際に、Slack側の氏名とKING OF TIMEの姓名情報が一致している必要があります。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

事前準備

‍Yoomのアカウントにログインができたら、まず使用するアプリを登録します。‍

1.「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2.登録したいアプリ(今回はKING OF TIMEとSlack)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。

KING OF TIMEの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、Slackの登録をするという流れです。
KING OF TIMEのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。
KING OF TIME マイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
Slackのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。
Slackのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

‍3.登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
KING OF TIMEとSlackのアイコンが表示されたか確認をしてください。

4.後で使用するスプレッドシートを用意しておきます。
以下のURLを参考にしてスプレッドシート上にヘッダーと関数を設定します。
※UNIXTIMEを通常の日付・時刻に変換する方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/8343335
※この際A2セルは書式なしテキストに、日付のセルはYYYY-MM-DD形式に書式を事前に変更してください

5.Yoomデータベースで事前にSlackのテーブルとKING OF TIMEのテーブルを用意します。
SlackはユーザーIDと表示名や氏名を表示項目とします。
KING OF TIMEは姓、名、識別番号を表示名とします。
データコネクトでSlackとKING OF TIMEを同期させます。
※Yoomデータベースについてはこちらを参考にしてください。
📖Yoomデータベースの主な活用方法について | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

6.KING OF TIMEをデータコネクトしたテーブルに1列関数の列を設け、「JOIN(\"\",{姓},{名})」このように設定し姓名を連結させます。

フローボットの設定

‍では早速、具体的なフローの作成手順を説明していきます！
1.コピーしたテンプレートをマイプロジェクトから開きます。
2.右上の「編集する」をクリックします。

タイトルはフローの内容がわかりやすいように記入してあります。
詳細も含め、変更可能です。使用しやすいように変更してください。

3.「アプリトリガー　出勤or退勤を入力してもらう」をクリックします。

4.トリガーアクションは「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

5.トリガーの起動間隔を選択して、チャンネルIDを入力します。
チャンネルIDはSlackがアプリ登録されていると候補から選択することが可能です。
入力したら「テスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」してください。

6.フローに戻ったら、「分岐　出勤か退勤というワードだったら分岐」のアイコンをクリックします。

7.オペレーションは「出勤or退勤を入力してもらう」で、アウトプットに「メッセージ内容」のように設定してあります。
特に問題なければそのまま「保存」します。

8.フローに戻ったら、「アプリと連携する　UNIXTIME計算用のスプレッドシートをコピーする」のアイコンをクリックします。

9.アクションは「シート（タブ）をコピーする」を選択して、「次へ」をクリックします。

10.事前準備で作成したスプレッドシートの「スプレッドシートID（コピー元）」、「シートID（コピー先）」を入力してください。
スプレッドシートIDはURL内の「/spreadsheets/d/●●●/」●●●の部分がスプレッドシートIDとなります。
アプリ登録ができていると、候補からも選択できます。
入力したら「テスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」します。

11.フローに戻ったら「アプリと連携する　SlackトリガーでJSON PATHで取得したタイムスタンプをUNIXTIME変換用のスプレッドシートの特定セルに入力する」のアイコンをクリックします。

12.アクションは「セルに値を入力」を選択し、「次へ」をクリックします。

13.項目を入力します。
スプレッドシートIDは1つ前に連携したスプレッドシートと同じです。
シート名は候補から選択することが可能です。

14.対象のセルはA2のまま、値はSlackで最初に取得したアウトプット情報なので、候補からtsというアウトプットを埋め込みます。
「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」をクリックします。

15.フローに戻ったら、「データベースを操作する　UNIXTIMEから通常に日付時間に変換したレコードを取得する」のアイコンをクリックします。

16.データベースの連携の項目を入力します。
スプレッドシートIDは1つ前に連携したスプレッドシートと同じです。
入力できたら、「次へ」をクリックします。

17.検索条件を「UNIXTIMEが空でない」として、テストが成功したら、「保存」します。

18.フローに戻ったら、「アプリと連携する　レコード習得後にコピーしたシートは削除する」のアイコンをクリックします。

19.アクションは「シート（タブ）を削除する」を選択し、「次へ」をクリックします。

20.必須項目を入力します。
スプレッドシートIDは1つ前に連携したスプレッドシートと同じです。
「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」をクリックします。

21.フローに戻ったら「データベースを操作する　SlackとデータコネクトしたDBからトリガーで取得したユーザーIDを使って対象者名を取得する」のアイコンをクリックします。
‍

22.データベースの連携に入力します。
事前準備で作成したSlackのデータベースと連携します。
プロジェクト、データベースを候補から選択することが可能です。

23.取得したいレコードの条件にユーザーIDがSlackで取得した{{送信者}}に等しいと設定します。
テストして、成功したら「保存」してください。

24.フローに戻ったら「データベースを操作する　KING OF TIMEとデータコネクトしたDBから手前で取得した氏名を使って識別番号を取得する」のアイコンをクリックします。

25.データベースの連携に入力します。
事前準備で作成したKING OF TIMEのデータベースと連携します。
プロジェクト、データベースを候補から選択することが可能です。

26.取得したいレコードの条件にユーザーIDがSlackのデータベースで取得した{{氏名}}や{{表示名}}に等しいと設定します。
候補から選択することが可能です。
テストして、成功したら「保存」してください。

27.フローに戻ったら「進行先の切り替え」のアイコンをクリックします。
内容を確認して「保存」してください。

28.フローに戻ったら「出勤方向に対してこれまで取得した情報で打刻を行う」のアイコンをクリックします。

29.アクションは「打刻データの登録」を選択して、「次へ」をクリックします。

30.今まで取得したアウトプット情報を選択して、入力していきます。
テストをクリックし、テストが成功したら、「保存」してください。

31.フローに戻ったら今度は「退勤方向に対してこれまで取得した情報で打刻を行う」のアイコンをクリックします。
出勤の場合と同じように設定します。最後の「打刻種別コード」が退勤となるので注意してください。

これで【Slackで特定の出退勤ワードを投稿したらKING OF TIMEに打刻】というフローの完成です。

32.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

KING OF TIMEとSlackのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもKING OF TIMEやSlackのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

KING OF TIMEを活用した自動化例

Googleスプレッドシートで行が追加されたらKING OF TIMEで従業員を登録する

Googleスプレッドシートでも情報を管理している場合、入力の手間を省いて従業員の登録をすることができます。事務作業の効率化が図れますね！

Notionで従業員情報が登録されたらKING OF TIMEにも追加する

NotionとKING OF TIMEを連携することで、自動で従業員情報を追加できます。新年度など、新入社員が一度に沢山入社するタイミングでもスムーズに入社対応できそうです。

freee人事労務で従業員が登録されたら、KING OF TIMEにも登録する
‍労務完了と勤怠管理の２つのアプリ間での情報入力を自動化することで、ヒューマンエラーを防ぐことができます！

Slackを活用した自動化例

本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する

特定の条件にマッチしたメールをSlackに通知することで、重要なメールを見逃すことなく迅速な対応につなげられます。Slack上でメールの内容をシェアすることで、チーム全体での情報共有がスムーズになり、コラボレーションが強化されるでしょう。

Googleカレンダーに予定が作成されたらSlackに通知する

手動での共有が不要となるため、人的ミスによる情報漏れを防ぐのに役立つでしょう。また、Slack上でスケジュール通知を受け取ることで、他の業務と連携しやすくなります。

Salesforceに新規リードが登録されたらSlackに通知

チャットツールにアクセスせずに、リード情報を自動的に展開することができます。また、通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。

KING OF TIMEとSlackの連携によるメリットと自動化

メリット1:効率的な打刻管理‍

Slack上で出勤や退勤の記録送信するとKING OF TIMEで出退勤が打刻できるようになります。

従業員は2つのアプリケーションに切り替える手間がなくなり、自分の打刻状況を簡単に確認できるため、自分の勤務時間を管理しやすくなります。
管理者側はスピーディーに打刻通知を確認できるので、従業員の出退勤状況を簡単に把握することができます。
だから、打刻忘れや遅刻、早退などの問題が発生したら、すぐに対策をすることができるんです。
月末に出退勤の不備を従業員に確認する際「なんで早退したんだっけ？」と分からないなんてことも防げますね！

メリット2:自動化による時間短縮
多くの勤怠管理業務が自動化され、時間の大幅な短縮が可能となります。
例えば、出退勤やシフト変更の通知が自動的にSlackに送られるため、手動での確認や記録作業が不要になります。
さらに、休暇申請や承認プロセスもSlack上で自動化されるため、書類のやり取りや手動入力の手間が省けます。
休日申請もSlackで完結しちゃうわけです。

メリット3:即更新
Slackと連携することで、KING OF TIMEの勤怠データがスムーズに更新されます。
従業員が出勤や退勤を記録すると、その情報が自動でSlackに反映されて、管理者やチームメンバーが最新の勤怠状況を常に把握することができます。
シフトの変更や突発的な欠勤などにも迅速な対応ができるようになりますね。
勤務時間や労働時間の集計も常に最新の状態で行われるため、給与計算や勤怠管理の精度も向上しそうです。

まとめ

KING OF TIMEとSlackの連携すると、Slack で特定の退勤ワードを投稿するだけで、KING OF TIMEに自動的に打刻されるようなフローを作成することができました！
このフローによって、効率的な打刻管理と業務の自動化を実現しましょう！
自動化される業務時間の短縮になるだけでなく、手作業に起こりがちな重複や漏れが発生しないので、迅速かつ正確なデータ管理を目指せますよ！
ぜひ試してみてくださいね！