【Notion×Microsoft Teams】Notionの議事録を要約してMicrosoft Teamsに送信する！

今回は「Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してMicrosoft Teamsに通知する」という業務フローを自動化する、フローボットの作成手順を、画像付きで詳しく解説していきます。

今回のフローボットの作成手順は4段階です。

はじめに、下記のテンプレートのバナーの「詳細を見る」をクリックし、移行した画面の下にある「このテンプレートを試してみる」というボタンからYoomの登録を進めましょう！
既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしてくださいね！

事前準備

これからNotionとMicrosoft TeamsをYoomで連携するにあたり、あらかじめNotionのページを用意しておきましょう。
今回は議事録のため、以下のように作成しました。

Notionの準備が完了したら次へ進みます。

マイアプリ連携

テンプレートのコピーが完了した表示がされたら、「マイプロジェクト」というページに移行します。
次はNotionとMicrosoft TeamsをYoomと連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と呼びます。
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画面左側にメニューが表示されているので、「マイアプリ」をクリックしましょう。

右上に「新規作成」というボタンがあるのでクリックし、検索窓に「Notion」と入力しましょう。

上記のような画面に移行したら「ページを選択する」を押します。

Microsoft Teamsと連携するページを選択しましょう。
その後、「アクセスを許可する」をクリックすると、NotionとYoomの連携は完了です。

次はMicrosoft TeamsとYoomの連携を行います。
Microsoft Teamsのマイアプリ連携は、Microsoft 365にログインしておくと素早く完了します。
そのため、あらかじめログインしておきましょう。
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先ほどに同じく検索窓に「Microsoft Teams」と入力しMicrosoft Teamsのアイコンをクリックして下さい。
そのままYoomの画面に切り替わり、連携が完了します。

NotionとMicrosoft Teamsの2つのアプリがYoomと連携できました。
次はフローボットの中身を設定していきましょう！

Notionのトリガー設定

画面左側のメニューよりマイプロジェクトを選択すると、フローボットを作成するページに移行します。先ほどコピーした「【コピー】Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してMicrosoft Teamsに通知する」をクリックしましょう。
その後、右上の「編集する」を押します。

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Notionのアイコンの「議事録が登録されたら」を押します。
テンプレートを利用すると、タイトルやトリガーアクションなどの必要項目の設定は完了しています。

そのため、連携するアカウント情報が正しいか確認をしたら、そのまま次へ進みましょう。

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NotionのデータベースIDを入力するページに移行します。
データベースIDはNotionのURLからコピーし、上記のボックス内にペーストをしてください。

その後、下にある「テスト」と書かれたボタンを押してみましょう。
青く「テスト成功」と表示されたら保存をクリックします。

Notionの設定

Notionのアイコンの「オブジェクトIDを用いて、議事録を含むプロパティ情報を取得する」を押します。
この設定に関しても必要項目は入力されているので、再びデータベースIDを入力し次へ進みましょう。

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次のページが表示されたら、画像のように設定をしてください。
その後、下にある「テスト」と書かれたボタンを押してみましょう。
青く「テスト成功」と表示されたら保存をクリックします。

要約する

次は要約する内容について設定を行います。
AIと書かれた「要約する」をクリックしましょう。そして次へを押します。

テンプレートを使用しフローボットを作成しているため、この設定に関してもこのまま完了することが可能です。
文字数などに希望がある場合は編集し、テストボタンを押しましょう。
青く「テスト完了」と表示がされればOKです！

Microsoft Teamsの設定

Microsoft Teamsのアイコンの「Microsoft Teamsに通知する」を押します。
連携するアカウント情報をチェックし、問題が無ければ次へクリックしてください。

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チームIDとチャネルIDを設定します。

ボックス内をクリックすることで表示される候補の中からクリックで選びましょう。
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画面を下にスクロールすると、メッセージ内容を入力するボックスがあります。
ボックス内をクリックし、表示された一覧から画像の赤枠にある「要約する」を押しましょう。
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「要約する」をクリックすると「要約結果」という項目が表示されるので、選択します。

選択するとボックス内に追加されます。
これにより、Notionに議事録が追加されると、要約結果が自動で入力されるようになります！

後は、記号を活用し見やすくしましょう。
Microsoft Teamsのメッセージ入力の際、改行はHTMLタグの<br>が必要となりますので、注意しましょう。
画像のように一言加えたり、URLを添えると議事録そのものが確認しやすくなります。

ここまで設定ができたらテストボタンを押しましょう。青く「テスト完了」と表示がされればOKです！
忘れずに保存を押してくださいね。
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フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
ONにしておくことで、Notionに議事録が追加されるとTalknoteに通知が送信されるようになります。

以上でNotionとMicrosoft Teamsのを使用したフローボットの作成は完了です。

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今回使用したテンプレートは以下のものなので、気になる方はチェックしてみてくださいね。

その他のNotionとMicrosoft Teamsを使った自動化の例

他にもNotionとMicrosoft Teamsを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Notionのページに社内会議の議事録が作成されたらMicrosoft Teamsに通知する
‍今回のフローボットのように、要約はせず議事録をそのまま通知することもできます。

2.Notionの任意のデータベースに情報が追加されたら、Microsoft Teamsに通知
‍タスク管理のページ、売上のページなど、指定した任意のデータベースに情報が追加されると、Microsoft Teamsへ通知が届きます。素早く把握したいデータ管理に有効です。

3.毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でMicrosoft Teamsに通知する
‍Notionで管理しているタスクのうち、本日が期限のものだけをMicrosoft Teamsに通知できるフローです。チームでのタスクの共有に最適です。

まとめ

新たな内容の共有やコミュニケーションのためにも、ミーティングは必要不可欠でしょう。そのため、議事録を把握したり、再確認するのは大切なことだと言えます。
NotionとMicrosoft TeamsをYoomで連携させることで、要約された議事録を簡単に把握できるようになり、確認漏れなども回避しやすくなるはずです。
他にも、自動化できそうな業務フローがある場合、ぜひYoomを覗いてみてくださいね。