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「ミーティングの内容を忘れてしまった…！」という経験をしたことのある人は多いのではないでしょうか。
また、特定のメンバーと議事録を再共有したい、議事録の内容を要約して簡潔に報告したいといった経験はありませんか？
そういった場合にはNotionとMicrosoft Teamsの連携が大変便利です！
議事録をNotionで管理しているなら、コミュニケーションツールのMicrosoft Teamsと連携し、ミーティングの内容を理解しやすくしてみましょう。
まずはこの連携について具体的なメリットを紹介していきます。
1.Notionの議事録を要約しMicrosoft Teamsに自動で通知する！
Notionに新しい議事録が追加されると、AIが自動で内容を要約し、Microsoft Teamsに送信されます！
これにより、要約され見やすくなった内容をチャンネルメンバーと共有可能になります。
また、Microsoft Teamsに送信された議事録の内容にメンションを付け加えれば、ミーティングに参加できなかったメンバーへの共有が簡単に行えるでしょう。
さらに、要約されているため、リーダーなどへミーティングの内容を簡潔に報告する際にも活用可能です。
2.異なるチーム間のコミュニケーションにも活用可能！
例えば、マーケティングと営業部は部署が異なりますが、顧客の取得、育成、管理といった共通するタスクが存在します。
そのため、共有すべき内容は多くありますが、基本的には各々の部署で業務を進めています。
このような場合、今回のアプリ連携を取り入れ、要約された議事録を他部署が使用しているMicrosoft Teamsに通知できるようにすれば、共有すべき内容だけを報告することが可能になるでしょう。
異なるチーム間であっても連携がとりやすくなり、社内コミュニケーションの向上が期待できます。
[Yoomとは]
今回は「Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してMicrosoft Teamsに通知する」という業務フローを自動化する、フローボットの作成手順を、画像付きで詳しく解説していきます。
今回のフローボットの作成手順は5段階です。
はじめに、下記のテンプレートのバナーの「詳細を見る」をクリックし、移行した画面の下にある「このテンプレートを試してみる」というボタンからYoomの登録を進めましょう！
既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしてくださいね！
これからNotionとMicrosoft TeamsをYoomで連携するにあたり、あらかじめNotionのページを用意しておきましょう。
今回は議事録のため、以下のように作成しました。
Notionの準備が完了したら次へ進みます。
マイアプリ連携
テンプレートのコピーが完了した表示がされたら、「マイプロジェクト」というページに移行します。
次はNotionとMicrosoft TeamsをYoomと連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と呼びます。
↓
画面左側にメニューが表示されているので、「マイアプリ」をクリックしましょう。
右上に「新規作成」というボタンがあるのでクリックし、検索窓に「Notion」と入力しましょう。
上記のような画面に移行したら「ページを選択する」を押します。
Microsoft Teamsと連携するページを選択しましょう。
その後、「アクセスを許可する」をクリックすると、NotionとYoomの連携は完了です。
次はMicrosoft TeamsとYoomの連携を行います。
Microsoft Teamsのマイアプリ連携は、Microsoft 365にログインしておくと素早く完了します。
そのため、あらかじめログインしておきましょう。↓
先ほどに同じく検索窓に「Microsoft Teams」と入力しMicrosoft Teamsのアイコンをクリックして下さい。
そのままYoomの画面に切り替わり、連携が完了します。
NotionとMicrosoft Teamsの2つのアプリがYoomと連携できました。
次はフローボットの中身を設定していきましょう！
Notionのトリガー設定
画面左側のメニューよりマイプロジェクトを選択すると、フローボットを作成するページに移行します。先ほどコピーした「【コピー】Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してMicrosoft Teamsに通知する」をクリックしましょう。
その後、右上の「編集する」を押します。
↓
Notionのアイコンの「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を押します。
テンプレートを利用すると、タイトルやトリガーアクションなどの必要項目の設定は完了しています。
そのため、連携するアカウント情報が正しいか確認をしたら、そのまま次へ進みましょう。
↓
NotionのデータソースIDを入力するページに移行します。
データソースIDはNotionのURLからコピー&ペースト、もしくは以下の画像のように『候補』から該当するIDを選択してください。
その後、下にある「テスト」と書かれたボタンを押してみましょう。
青く「テスト成功」と表示されたら保存をクリックします。
次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
Notionの設定
Notionのアイコンの「レコードを取得する（ID検索）」を押します。
この設定に関しても必要項目は入力されているので、トリガーアクションで設定したデータベースIDと同じ情報を入力・選択し次へ進みましょう。
↓
次のページが表示されたら、画像のように設定をしてください。
このように取得した値を引用することで、フローボット起動ごとに異なる値を参照できるようになります。
※取得した値とは？
その後、下にある「テスト」と書かれたボタンを押してみましょう。
青く「テスト成功」と表示されたら保存をクリックします。
要約する
次は要約する内容について設定を行うので、「要約する」をクリックしましょう。
次の画面で、要約対象のテキストや文字数を設定します。
今回は、前アクションで取得した値を引用して設定しています。
テンプレートの設定により数字が指定されていますが、文字数などに希望がある場合は編集し、テストボタンを押しましょう。
青く「テスト完了」と表示がされればOKです！
Microsoft Teamsの設定
Microsoft Teamsのアイコンの「チャネルにメッセージを送る」を押します。
連携するアカウント情報をチェックし、問題が無ければ次へクリックしてください。
↓
チームIDとチャネルIDを設定します。
ボックス内をクリックすることで表示される候補の中からクリックで選びましょう。
↓
画面を下にスクロールすると、メッセージ内容を入力するボックスがあります。
ボックス内をクリックし、表示された一覧から画像の赤枠にある「要約する」を押しましょう。↓
「要約する」をクリックすると「要約結果」という項目が表示されるので、選択します。
選択するとボックス内に追加されます。
これにより、Notionに議事録が追加されると、要約結果が自動で入力されるようになります！
後は、記号を活用し見やすくしましょう。
Microsoft Teamsのメッセージ入力の際、改行はHTMLタグの<br>が必要となりますので、注意しましょう。
画像のように一言加えたり、URLを添えると議事録そのものが確認しやすくなります。
ここまで設定ができたらテストボタンを押しましょう。青く「テスト完了」と表示がされればOKです！
忘れずに保存を押してくださいね。↓
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
ONにしておくことで、Notionに議事録が追加されるとTalknoteに通知が送信されるようになります。
以上でNotionとMicrosoft Teamsのを使用したフローボットの作成は完了です。
今回使用したテンプレートは以下のものなので、気になる方はチェックしてみてくださいね。
その他のNotionとMicrosoft Teamsを使った自動化の例
他にもNotionとMicrosoft Teamsを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Notionのページに社内会議の議事録が作成されたらMicrosoft Teamsに通知する
今回のフローボットのように、要約はせず議事録をそのまま通知することもできます。
■概要
Notionのページに社内会議の議事録が作成されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで議事録を作成・管理する担当者
・会議後に議事録が完成したことをチームメンバーにいち早く知らせたい方
・議事録へのリンクをMicrosoft Teamsに自動で共有してアクセスしやすくしたい方
・議事録作成後の手動での共有作業を効率化したい方
2.会議参加者や主催者
・会議後に議事録がいつ完成したかを確認したい方
・最新の議事録をMicrosoft Teams上で確認したい方
・議事録の確認漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはチームでの情報共有やドキュメント管理に便利なツールですが、新しい情報が追加されたことに気づかずに重要な情報を見逃してしまうことがあります。社内会議の議事録のような重要な情報は、チームメンバー全員が速やかに確認できることが理想的です。
このフローを活用すれば、議事録が作成された瞬間にMicrosoft Teamsのチャネルに通知が届くため、チームメンバー全員が議事録の存在をすぐに認識して内容を確認することができます。これにより情報共有の効率化と迅速な意思決定を促進してチーム全体の生産性向上にも繋がります。
■注意事項
・Notion、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.Notionの任意のデータベースに情報が追加されたら、Microsoft Teamsに通知
タスク管理のページ、売上のページなど、指定した任意のデータベースに情報が追加されると、Microsoft Teamsへ通知が届きます。素早く把握したいデータ管理に有効です。
3.毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でMicrosoft Teamsに通知する
Notionで管理しているタスクのうち、本日が期限のものだけをMicrosoft Teamsに通知できるフローです。チームでのタスクの共有に最適です。
■概要
Notionでタスクを管理しているものの、毎日期限の確認とチームへの共有を手作業で行っていませんか？タスクの共有漏れや確認の手間は、業務の遅延に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、毎日指定した時間にNotionデータベースから期限日のタスクを自動で取得し、Microsoft Teamsに通知できるため、こうした手間や見落としを防ぎ、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まとめ
新たな内容の共有やコミュニケーションのためにも、ミーティングは必要不可欠でしょう。そのため、議事録を把握したり、再確認するのは大切なことだと言えます。
NotionとMicrosoft TeamsをYoomで連携させることで、要約された議事録を簡単に把握できるようになり、確認漏れなども回避しやすくなるはずです。
他にも、自動化できそうな業務フローがある場合、ぜひYoomを覗いてみてくださいね。
