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複数のメンバーで遠隔による採用活動を行う場合、タイムリーな情報共有は難しく、チームメンバーとの情報共有や進捗管理に課題を感じた方は少なくないと思います。
Yoomを活用してTalentioとGoogle Chatを連携することで、決まった日時にTalentio候補者情報を取得できるので、これまでの煩雑なデータ確認作業を省略できます。
また、取得した情報をGoogle Chatに自動通知することで、関係者が手続きの対応状況を把握しやすくなるでしょう。
本記事では、毎日、Talentioで選考中ステータスの候補者情報をGoogle Chatに通知する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務に取り入れることで、採用活動の効率化とチームメンバーとの情報共有の円滑化が実現できるのでぜひご覧ください。
採用担当者にとって、候補者情報の手動での共有は手間がかかる作業であり、通知漏れや入力ミスが生じてしまうリスクがあります。
例えば、決まった日時にTalentioのデータを取得し、指定した情報をGoogle Chatで自動通知すれば、手作業が最小限に抑えられるので、このようなヒューマンエラーを防止できる可能性が高まるでしょう。
作業の自動化により、重要な候補者への対応漏れなどのトラブルが今後起きなくなるかもしれません。
採用責任者にとって採用状況の把握は、迅速な意思決定に不可欠な要素です。
例えば、候補者が面接段階まで進んだ際、指定した日時にTalentioのステータスと候補者情報をGoogle Chatで素早く受け取れるようになれば、面接官はその内容をもとに面接準備を充分に行えるようになります。
候補者に関する情報を複数部門の責任者で連携して確認できるようにすれば、各責任者は面接官へ面談時の質問事項などの改修依頼を行いやすくなり、今後の面接を万全の状態で実施できるようになるかもしれません。
Talentioの候補者情報をGoogle Chatへ毎日通知することで、担当者は普段使いのコミュニケーションツールを通じて、どの候補者がどの選考ステージにいるのかが一目で分かるようになります。
例えば、Talentioで選考中の候補者が何名いるのかをGoogle Chatへの毎日の通知で把握できるので、候補者の情報に応じて次の対応を講じやすくなるでしょう。
担当者は採用活動を効率的に行えるようになるので、採用フロー全体の最適化が図れます。
では、「毎日、Talentioで選考中ステータスの候補者情報をGoogle Chatに通知する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
毎日特定の時間に、Talentioで選考中ステータスの候補者情報を取得したことをTalentioのAPIを利用して受け取り、Google Chatの提供するAPIを用いてTalentioの選考中ステータスの候補者情報をGoogle Chatで通知することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)まずはTalentioをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からTalentioを検索してください。
(2)Talentioのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(3)「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックします。
これでTalentioの接続は完了です。
(4)次に、Google Chatを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でGoogle Chat（OAuth）のアプリアイコンを検索し、クリックします。
(5)「Sign in with Google」をクリックすると、以下の画面に移動します。
(6)こちらの記事を参考に、「Client ID」と「Client Secret」の情報を取得しましょう。
取得後、「Client ID」と「Client Secret」の情報を入力し、［登録する］をクリックします。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceをご利用の場合のみ可能です。
詳細はこちらのページを参照ください。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは分岐アクションを含めて4つです。
(1)まず、スケジュールトリガーの内容を確認します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】毎日、Talentioで選考中ステータスの候補者情報をGoogle Chatに通知する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)トリガーとなる1つ目のアクション「毎日9時になったら」をクリックします。
(3)今回は例として、『毎曜日、9時になったら稼働する』という設定を行っています。
チェックをつけ外ししたり、時刻を変更するなど、内容をカスタムすることで任意設定ができるので、運用に合わせて設定を行いましょう。
(4)設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。
(1)次に、2つ目のアクション「特定のステータスの候補者の一覧を取得」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「ステータス」をプルダウンから選択します。
今回は選考中ステータスの候補者を指定したいので、【選考中】を選択してください。
(4)情報を選択後、テストを行い、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(1)続いて、設定済みの3つ目のアクション「候補者の情報を1名ずつ取得する」の内容を確認します。
(2)『繰り返し対象のアウトプット』は15個まで設定可能です。
オペレーションやアウトプットの項目は任意の設定が可能なので、プルダウンから運用状況に沿った内容を選択しましょう。
対象のアウトプットを増やしたい場合には、『+アウトプットを追加』をクリックすると設定項目を増やせます。
(3)設定内容を確認、もしくは任意の設定を行った後、［保存する］をクリックします。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
繰り返しコマンドを使用する方法については、こちらのページもご確認ください。
(1)最後に、4つ目のアクション「メッセージを送信」をクリックしてください。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「スペースのリソース名」に情報を入力しましょう。
入力バーをクリックすると、アカウントに基づいた内容が『候補』に展開されるので、運用に沿った情報を設定してください。
(4)「メッセージ内容」には、送信時のメッセージを記載します。
以下の画面のように、メッセージ内に前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもTalentioを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
リモートワーク環境でもスムーズに採用情報を共有したい方におすすめのフローです。
Chatworkで自動通知されることで、関係者全員へ最新情報を共有しやすくなり、ステータスの更新漏れがあった場合も速やかに察知できます。
Talentioで候補者が登録されると、Google スプレッドシートのデータベースに情報が自動追加されます。
担当者は煩雑な手作業を省略できるようになるので、候補者とのコミュニケーションや面接準備など、より価値の高い業務に集中できる環境を整えられるでしょう。
カオナビで従業員を登録後、Talentioの従業員管理表に必要な情報を自動追加するフローです。
カオナビとTalentioの両方を確認する必要がなくなり、最新の従業員情報を効率的に共有・管理できます。
今回紹介したTalentioとGoogle Chatの連携により、日常的な採用業務における候補者情報の取得と関係者への共有作業を自動化できます。
任意の設定により、決まった時間にトリガーが起動するので、担当者の日常業務を支える有用なツールとなるでしょう。
また、Talentioで管理されているデータをもとにGoogle Chatで通知を行うため、情報の誤認識や対応漏れを未然に防止でき、チーム責任者の意思決定の迅速化が実現するかもしれません。
採用プロセスを効率化するために、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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