Microsoft TeamsとBacklogを連携して、Microsoft Teamsで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録する方法

Microsoft Teamsでタスクについてのやり取りを行っても、重要なメッセージが埋もれてしまうことはありませんか？必要な時に欲しいタスクデータが見つからず時間を無駄にすることもしばしば…。
これではタスク管理が上手く行かず、業務に差支えが出る可能性も否めません。
そこで今回は、Microsoft TeamsとBacklogを連携し、タスクの作成や管理が行いやすくなるアプリ連携をご紹介します。
タスクの抜けや漏れの防止が実現できるかもしれません。日々の業務を快適にこなしていくためにも、ぜひご活用ください。

こんな方におすすめ

Microsoft Teamsのログにタスクデータが埋もれがちなチーム
Backlogにタスクを素早く作成したい方
特定のタスクのみ確実に管理したいチーム
Microsoft TeamsとBacklogの連携で情報共有やタスク管理を効率化したいリーダー

Microsoft TeamsとBacklogの連携メリットと具体例

メリット1：タスクの抜けや漏れ防止

今回のアプリ連携により、Microsoft Teamsに特定のワードが含まれたメッセージを送信すると、Backlogにタスクが自動作成されるようになります。これにより重要なタスクが可視化され見落としにくくなるはずです。
例えば、システム開発などの場合、緊急でデバッグをしなければならない案件があった際には、多くのチームメンバーと共に解決する必要があるでしょう。
そこで今回の連携を導入すれば、Microsoft Teamsに特定のワードを含めたメッセージを送信することでメンバーに通知が届き、尚且つBacklogにタスクが作成されるため、タスクの抜けや漏れ防止が見込めます。

メリット2：情報共有の容易化

Microsoft TeamsとBacklogを連携することで、タスクについての情報共有が簡単に行いやすくなるかもしれません。
例えば通常であれば、それぞれのタスクの進捗状況を確認するためにはBacklogにアクセスし、1つずつチェックすることとなります。しかし今回のアプリ連携は、Backlogに追加したいタスクの内容をMicrosoft Teamsに送信することとなるため、どのようなタスクがいつ頃追加されたのか、通知からも確認しやすくなるでしょう。
結果としてメンバーがプロジェクトの進捗状況などを把握でき、チームの状況などの情報共有がスムーズになる可能性が高まります。

メリット3：重複作業の防止

Microsoft Teamsに特定のワードが含まれたメッセージを送信することでBacklogにタスクが自動作成されるようになるため、二度手間が回避できる見込みがあります。
例えば、多くのメンバーに対応してもらいたいタスクがある場合、Backlogにタスクを作成するだけでは情報が行き渡りにくいため、別途Microsoft Teamsなどのメインコミュニケーションツールでアナウンスすることとなります。
つまり、BacklogとMicrosoft Teamsの両ツールに同一情報を記載することとなり、二度手間になってしまうでしょう。
そこで今回の連携を取り入れれば、Microsoft Teamsに特定のワードが含まれたメッセージを送信することでBacklogにタスクが自動作成されるようになるため、アナウンスとタスクの作成が1アクションのみで完結し、重複作業を防止できるはずです。

それではここからノーコードツールYoomを使って、「Microsoft Teamsで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録する」方法をご説明します。

[Yoomとは]

Microsoft Teamsで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録する方法

まず、Microsoft Teamsの指定したチャネルにメッセージが投稿されたら、Microsoft TeamsのAPIを利用してデータを取得します。
そして、指定したワードが含まれている場合のみBacklogのAPIを用いてタスクデータを受け取り、タスクを新規作成することが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

Microsoft TeamsとBacklogをマイアプリ連携
Microsoft Teamsを起動して分岐する設定
Backlogに課題を作成する設定
トリガーボタンをONにして、Microsoft TeamsとBacklogの連携動作を確認

まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。

ステップ1：Microsoft TeamsとBacklogをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

Microsoft TeamsとYoomの連携

1.ログインする
‍Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。

※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

2.検索する

Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。

3.連携完了

すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。

BacklogとYoomの連携

1.検索する

検索ボックスにBacklogと入力し、Backlogのアイコンをクリックします。

2.ドメインの入力

ドメインを入力します。
ドメイン＝スペースIDとなるため、ログイン画面などから取得し入力してください。画像の赤枠の部分をペーストしましょう。

3.許可する

上記の画面に移行します。
赤枠の「許可する」をクリックしてください。

Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Microsoft Teamsを起動して分岐する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Microsoft Teamsで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録する」をクリックします。

3.アプリトリガーを選択

Microsoft Teamsのアイコンの「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

4.トリガーの起動間隔の設定

各項目を設定します。

まずは起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

各IDはボックスをクリックすることで選択可能です。

一覧表示されるため、Backlogと連携したいIDを選択してください。

5.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

続けて「分岐」へ進みます。

1.分岐

矢印のアイコンの「分岐｜課題登録の対象とする語句の有無」をクリックします。
下へスクロールしてください。

※分岐は一部有料プランでのみご利用いただける機能です。
※有料プランは2週間のトライアルが可能です。

2.分岐条件を設定

テンプレートを使用しているため、画像のように設定が完了している状態です。

今回は赤枠部分のとおり、メッセージ内容に【タスク】という文字列が挿入されているとBacklogに課題が追加される設定になっています。
確認ができたら保存を押し、次へ進みましょう。

補足として、分岐条件のワードを【要望】や【バグ】などに変え、尚且つ課題の種別IDを変更したフローを併用することで、複数パターンの課題登録にも対応可能です。

ステップ4：Backlogに課題を作成する設定

1.アプリと連携する

Backlogのアイコンの「課題の追加」をクリックします。
次へを押してください。

2.必須項目の入力

画像のページに移行します。必須項目の入力を行いましょう。

ドメインは、マイアプリ連携時に使用したスペースIDと同様です。

赤枠のIDは、ボックス下部の捕捉のとおりに入力しましょう。

優先度はプルダウンから選択可能です。

優先度をクリックすることで設定が完了します。

3.課題の件名を入力する

課題の件名を設定しましょう。

Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。

画像のようにMicrosoft Teamsのデータが一覧表示されるため、その中から「メッセージ内容」を選択します。
こうすることで、メッセージ内容をそのままBacklogの課題名として登録可能です。

4.テストの実行

ここまで設定が完了したら、ページ下部にあるテストボタンを押しましょう。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押してください。

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
Microsoft Teamsで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録する

BacklogとMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

他にBacklogとMicrosoft Teamsを使った自動化の例を、いくつか紹介します。

1.Backlogで課題にコメントが追加されたらMicrosoft Teamsに通知する

課題内容や進捗についてのやり取りをスムーズに行いやすくなる可能性があります。今回のテンプレートとの併用もおすすめです。

2.Backlogの課題のコメントで自身がメンションされたらMicrosoft Teamsに通知する

自身へ向けられたコメントを確実に把握したい場合はこちらもいかがでしょうか。抜けや漏れの防止にも効果的です。

3.Backlogに課題が追加されたらMicrosoft Teamsに通知

課題の追加をMicrosoft Teamsに通知することも可能です。今回のフローと併用することで、タスクの共有が上手くいくかもしれません。

まとめ

タスク管理は業務をスムーズに進めていく近道とも言えます。そのため、Microsoft TeamsとBacklogの自動化を導入することで、今よりも作業がしやすい環境が整うかもしれません。
また、チームでの連携がとりやすくなる可能性もあり、コミュニケーションの活発化も期待できるでしょう。
今回紹介したテンプレートの他にも、Yoomには様々な自動化が行えるフローボットを多数用意しています。プログラミング不要で素早くアプリ連携が可能なため、この機会にぜひご活用ください。