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Microsoft Teamsは、多くの企業やチームで日常的に利用されているコミュニケーションツールです。
しかし、情報が複数のチャネルに分散してしまい、重要な投稿が見落とされるリスクもあります。
そこで今回は、指定したチャネルに投稿された内容を自動で別のチャネルに転送する方法をご紹介します。
情報共有の手間を省き、業務効率を向上させましょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Microsoft Teamsで指定チャネルに投稿されたら、別のチャネルに投稿内容を転送する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Microsoft Teamsに投稿された内容をAPIを利用して取得し、別チャネルに転送することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
ご利用中のMicrosoft TeamsとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Microsoft Teamsと検索します。
お使いの情報でサインインしてください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「チャネルにメッセージが送信されたら」を選択します。
アカウント情報を確認し、次に進みましょう。
Microsoft Teamsに移動し、選択したチャネルにテスト投稿をします。
フローボットに戻り、テストを行いましょう。
投稿内容がアウトプットに反映されたことを確認し、保存します。
続いて「チャネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
転送したいチャネルを選択します。
メッセージ内容はアウトプットを活用し、以下のように作成しました。
こちらもテストし、成功したら保存します。
Microsoft Teamsで確認してみましょう。
無事に転送されていますね。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズすることができます。
デフォルトではオフになっているので、オンにすることでフローボットが完了した通知を受け取れます。
Yoomを開かずにフローボットの完了を確認でき、便利です。
アプリトリガーを変更し、使いやすくしてみましょう。
今回はMicrosoft Teamsの別チャネルで受信したメッセージを転送するフローですが、他のメッセージアプリの受信メッセージを転送することもできます。
社内と社外(取引先や顧客)でツールを使い分けている場合はこの方法が便利です。
今回使用したフローボットはこちら↓
その他にも、YoomにはMicrosoft Teamsを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.Microsoft Teamsでメッセージが送信されたら、投稿内容をGoogleドキュメントに追加するフローです。
複数のチームに参加している場合、重要なトークを見逃してしまうリスクが高くなります。
このフローを活用して見逃しを防ぎましょう。
2.Microsoft Teamsで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録するフローです。
Microsoft Teamsのメッセージ起点でタスクを作成している場合、こちらが便利です。
課題登録の対象とする語句を周知し、それを含めてメッセージ送信する必要はありますが、タスク追加が自動化できるので便利です。
3.Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらfreee人事労務で有給申請するフローです。
従来、チームに連絡してから有給申請する二度手間がありました。
このフローはMicrosoft Teamsに有給申請に関するメッセージを投稿した後、自動で有給申請できるので手間が省けます。
指定チャネルから別のチャネルに投稿を自動転送することで、情報連携のミスを防ぐことが期待できます。
例えば、プロジェクト進行中に共有された重要な情報が関連部署に伝わっていなかった場合、タスクの遅延や再作業が発生するリスクがあります。
しかしこのフローであれば、必要な情報が自動で関係者に届くので、チーム全体が同じ認識を持ちながら業務を進められます。
また、転送された情報の履歴が自動的に残るため、後から確認や見直しを行う際にも役立ちます。
このフローを活用することで、異なる部署やチーム間での情報の行き来がスムーズになります。
例えば、カスタマーサポートのチャネルに寄せられた顧客のフィードバックを、プロダクト開発チームのチャネルに自動転送することで、顧客の要望を迅速に製品改善に反映することが可能です。
これにより、部門間の連携が強化され、顧客対応や製品開発のスピードの向上が期待できます。
また、情報の行き違いを防ぎ、業務全体の質を高めることにもつながるでしょう。
投稿内容の自動転送を利用することで、情報フローの標準化が実現できます。
例えば、新規案件が営業チームのチャネルに投稿されたら、契約管理チャネルにも自動転送されるようにすることで、案件処理の流れが統一されます。
このような自動化により、手作業での情報共有によるミスを減らし、業務の効率を向上させられるでしょう。
特に、複数のプロジェクトが同時進行している場合、一貫性のあるプロセスが重要です。
また、標準化されたプロセスにより、新しい担当者が業務をスムーズに引き継ぐ環境も整います。
今回は「Microsoft Teamsで指定チャネルに投稿されたら、別のチャネルに投稿内容を転送する」フローボットを紹介しました。
Microsoft Teamsの自動転送機能を活用することで、情報共有の効率化やミス防止、チーム間の連携強化が期待できます。
特に、複数の部署が関与する業務において大きなメリットがあるでしょう。
本記事で紹介した手順に沿って設定を行えば、専門知識がなくても簡単にこの自動化を実現できます。
ぜひ、業務効率化の一環として活用してみてください。
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