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Microsoft TeamsとCanvaを日常的に利用していて、以下のように感じていませんか？
「Microsoft Teamsでのやり取りに合わせて、Canvaのデザインを自動で共有できたら便利なのに」
「プロジェクトごとにCanvaのフォルダを手作業で作るのが面倒…」
デザインの共有漏れや、最新版がどれか分からなくなるといった事態は、チームの生産性を下げるだけでなく、手戻りの原因にもなり得ます。
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Teams上の特定のコミュニケーションをきっかけに、Canvaのデザイン共有やフォルダ作成を自動化する仕組み</span>があれば、こうした日々の細かな手間から解放され、チーム全体のデザインワークフローを円滑にし、より創造的な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して面倒な作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft TeamsとCanvaを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft TeamsとCanvaのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた様々な業務を自動化できます。
例えば、Microsoft Teamsのチャネルで特定のメッセージが投稿された際に、自動でCanvaのデザイン共有リンクを返信したり、新しいプロジェクト用のフォルダをCanva内に作成したりすることが可能になります。
これにより、手作業による共有漏れや管理の手間を大幅に削減できます。
気になる自動化例があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft Teamsの特定のメッセージをトリガーに、Canvaのデザインへのダウンロードリンクを自動で返信するこの連携は、<span class="mark-yellow">デザインの共有プロセスを効率化し、共有漏れや手作業によるミスを防ぎます。</span>
チームのデザインレビューや確認作業をスムーズに進めたい場合に非常に役立つでしょう。
新しいプロジェクトがMicrosoft Teamsで始動した際に、特定のメッセージをきっかけとして<span class="mark-yellow">Canva内に自動で専用フォルダを作成できる</span>ため、デザインアセットの整理整頓が格段に楽になります。
このフローは特定の条件に基づいて処理を実行する分岐処理を含むため、必要な時だけフォルダを自動生成し、手作業でのフォルダ作成や命名規則の統一といった煩わしさから解放されます。
それでは、さっそく実際にMicrosoft TeamsとCanvaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft TeamsとCanvaの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はMicrosoft Teamsの特定のチャネルでメッセージが送信されたらCanvaのデザインダウンロードリンクを送信するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Microsoft Teamsの場合
アプリ一覧で「Microsoft Teams」と検索し、クリックします。
以下の画面が表示されたら、Microsoftアカウントでログインしてください。
アカウントをお持ちでない場合は、画面の案内に沿って作成します。
Canvaの場合
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでCanvaと検索し対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウントをお持ちの方は任意の方法でログインしてください。
アカウントをお持ちでない場合は、画面の案内に沿って作成します。
アクセス権限の内容を確認し、「許可」をクリックしましょう。
以上でマイアプリ連携は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
Microsoft Teams上でメッセージが送信されたタイミングで、自動処理を開始するための設定を行います。
入力欄をクリックすると、候補が表示されるので、それぞれ対象のIDを選択しましょう。
テストを実行する前に、Microsoft Teamsで指定したチャンネルにメッセージを送信しておく必要があります。
今回は以下の内容で投稿しました。
Yoomの操作画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得されたメッセージ情報が一覧で表示されます。
取得した値を確認し、「保存する」をクリックします。
「デザインを検索」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Canvaと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Canvaであらかじめデザインファイルを作成しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
前のステップで取得したMicrosoft Teamsのメッセージ内容を「キーワード」として、Canva内のデザインを検索します。
入力欄をクリックすると候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得されたデザインファイルに関する情報が一覧で表示されます。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「デザインをエクスポートするジョブを作成」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Canvaと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
CanvaからエクスポートするデザインIDを指定します。
入力欄をクリックすると候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
その他の各項目は、注釈に従ってお好みで設定してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、エクスポートされたファイルの情報が一覧で表示されます。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「デザインのダウンロードリンクを取得」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Canvaと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
前のステップで取得した「エクスポートするジョブID」を使って、デザインのダウンロードリンクを取得します。
入力欄をクリックすると候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得したダウンロードリンクが表示されます。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
メッセージを送信したい「チームID」と「チャネルID」を設定します。
入力欄をクリックすると候補が表示されるので、対象のチャネルを選択しましょう。
メッセージの内容を設定します。
入力欄をクリックすることで、前のステップでCanvaから取得したアウトプットを挿入でき、任意のテキストと組み合わせて自由にメッセージを作成できます。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、メッセージが正しく届くか確認しましょう。
テストが成功すると、送信されたメッセージの情報が一覧で表示されます。
実際にMicrosoft Teamsを開いて、指定した内容でメッセージが届いているか確認してみましょう。
Yoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすると、Microsoft Teamsの特定チャネルにメッセージが送信されたタイミングで、Canvaのデザインを検索・エクスポートし、ダウンロードリンクを自動返信できるようになります。
実際にMicrosoft Teamsでメッセージを投稿し、ダウンロードリンクが正しく返信されるか確認してみましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft TeamsやCanvaのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
GoogleフォームやSalesforceの情報をもとに、Microsoft Teamsに通知を送信したり、Microsoft Excelに自動でデータを追加することができます。
また、アンケートフォームの回答があった場合、指定したフォルダに情報を整理することも可能です。
Google スプレッドシートやAsanaの情報をもとに、Canvaで自動的にフォルダを作成することができます。
また、Googleフォームが送信された際にCanvaのデザインダウンロードリンクを送信することも可能です。
Microsoft TeamsとCanvaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデザインの共有やフォルダ作成といった定型業務の手間を削減し、共有漏れやバージョンの取り違えといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>これにより、チームメンバーは常に最新のデザイン情報に迅速にアクセスでき、コミュニケーションの齟齬をなくし、本来注力すべきクリエイティブな業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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