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「Microsoft Teamsでのやり取りを、Smartsheetのプロジェクトシートに転記するのが面倒…」
「Microsoft Teamsでの指示や報告を手作業でSmartsheetにまとめているけど、抜け漏れが心配…」
このように、日々の業務でMicrosoft TeamsとSmartsheetを使いながらも、両ツール間の情報連携に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsの特定の投稿をきっかけに、Smartsheetのシートに自動でタスク行を追加できる仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に構築でき、日々の反復作業を劇的に効率化させるものですので、ぜひこの記事を参考に、スマートな業務連携を実現しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft TeamsとSmartsheetを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft TeamsとSmartsheetのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた両ツール間のデータ入力を自動化し、業務の効率を飛躍的に向上させることが可能になります。
例えば、Microsoft Teamsの投稿内容を基にSmartsheetのタスクリストを更新したり、特定のコミュニケーションからプロジェクトフォルダを自動生成したりと、様々な業務を自動化できます。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft Teamsの特定のチャネルで行われたタスク依頼や進捗報告などの投稿を検知し、その内容をSmartsheetのプロジェクト管理シートに新しい行として自動で追加します。
この連携により、<span class="mark-yellow">TeamsでのコミュニケーションをそのままタスクとしてSmartsheetに集約できるため、転記漏れや入力ミスを防ぎ、素早くでの正確な進捗管理を実現</span>できます。
また、投稿内容から必要な情報だけを抽出する処理を挟むことで、より整理されたタスクリストの作成も可能です。
Microsoft Teamsで新しいプロジェクトに関する投稿がされた際に、そのプロジェクト名でSmartsheet内に新しいフォルダを自動で作成する連携です。
プロジェクト開始時の初期設定の手間を省き、<span class="mark-yellow">関連ドキュメントやシートを格納する場所を素早く確保できるため、情報の整理と管理を効率化</span>します。
この自動化は、特定のキーワードを含む投稿にのみ反応するよう条件分岐を設定することで、意図しないフォルダの作成を防ぎ、よりスマートな運用が可能です。
それでは、さっそく実際にMicrosoft TeamsとSmartsheetを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft TeamsとSmartsheetの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、Smartsheetに行を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
検索ボックスにMicrosoft Teamsと入力し、対象のアイコンをクリックします。
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
画面が切り替わるので、連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
次に、Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
次に、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。なお、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アクションは、テンプレート通りに「チャネルにメッセージが送信されたら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら「次へ」を押してください。
アプリトリガーのAPI接続設定画面になるので、ここではMicrosoft Teamsのどのチャネルへメッセージが投稿されたらフローのトリガーとするか設定します。
まだ、対象となるMicrosoft Teamsのチームとチャネルを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなチームとチャネルを準備しました。
また、この後のテスト操作のため、チャネルにメッセージが投稿されている必要があります。
今回は、下記のようなメッセージを投稿しました。
Microsoft Teamsの準備が整ったら、Yoom画面に戻り下記項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
成功すると、下記のように先ほどMicrosoft Teamsに投稿したメッセージ内容が反映されているはずです!
最後に、「保存する」を選択し次のステップへ進みましょう。
続いて、先ほど取得したMicrosoft Teamsのデータを、AIを用いてテキスト抽出する設定を行います。
下記の赤枠をクリックしてください。
次に、「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「タイトル」はお好きな名前に修正してOKです。
「アクション」は、デフォルトで「GPT-4o mini ｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」が選択されています。
「変更する」を押すと下記のようにタイプを変更することも可能です。文字数と消費タスク量に注意し選択してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
ここでは、AIに対しての具体的な指示を設定します。下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。
下記のように、指示した通りにテキスト抽出がされていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
最後のフロー設定です!先ほど抽出したデータをSmartsheetに追加する設定をしましょう。
下記の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面になるので、タイトルはステップ3と同様に修正・確認をし、「次へ」を押して進みましょう。
API接続設定の画面になったら、Smartsheetに追加したい行を具体的に設定していきます。
まだ、追加したいSmartsheetのシート準備ができていない場合はこのタイミングで作成しましょう。
今回は、下記のようなシートを作成しましたので、こちらにデータを反映させていきたいと思います!
Smartsheetの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
セルに反映させたい情報の数だけ、カラムIDと値を入力してください。(ページ最下部の「セル情報を追加」を押せば、入力欄を増やすことが出来ます)
今回は、下記のように反映したい情報を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、Smartsheetにデータが反映しているはずなので確認してみましょう。
下記のようにデータが反映していればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はMicrosoft TeamsからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetからMicrosoft Teamsへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Smartsheetでの更新情報を素早くチームに共有することで、さらなる業務効率化が図れます。
Smartsheetの特定のシートで新しい行が追加されたり、既存の行のステータスが更新されたりした際に、その情報をMicrosoft Teamsの指定したチャネルへ自動で通知します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">チームメンバーはSmartsheetを常に確認しなくてもプロジェクトの最新状況を把握でき、情報共有のスピードと正確性が格段に向上</span>します。
通知内容は要件に合わせてカスタマイズできるため、重要な情報だけを的確に伝えることが可能です。
Smartsheetに追加されたタスクやコメントの内容をAIが自動で翻訳し、指定した言語でMicrosoft Teamsに通知する連携です。
特にグローバルなチームでプロジェクトを進める際に、<span class="mark-yellow">言語の壁によるコミュニケーションの遅延や誤解を防ぎ、円滑な国際連携を強力にサポート</span>します。
このAI翻訳処理を含む連携を活用することで、多言語が飛び交う環境でも、すべてのメンバーが同じ情報を共有し、スムーズに協業を進められます。
今回ご紹介した連携以外にも、Microsoft TeamsやSmartsheetを活用することで、社内通知やデータ整理の業務を大幅に効率化できます。
通知・共有・記録を自動化したい場面で、これらのテンプレートが役立ちますよ！
アンケート回答や営業リードの登録、定期処理のタイミングなどで社内に通知を送る連携が可能です。
また、投稿内容をもとにフォルダを作成したり、Slackと連携したりと、チーム間の情報共有をスムーズにします。
GoogleフォームやGoogle スプレッドシート、CRM、広告プラットフォームと連携し、情報を自動で整理・記録できます。
行の追加をトリガーに他サービスへ通知する設定も可能で、進行中の業務を可視化できますよ！
Microsoft TeamsとSmartsheetの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたTeamsでの報告内容をSmartsheetに転記するといった反復作業の手間を完全に排除し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は常に最新かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、面倒なデータ入力作業から解放され、本来注力すべき戦略的なタスクに集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの専門知識がない方でも、画面操作だけで直感的に構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
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