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「Microsoft Teamsとコラボフローを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「Microsoft Teamsのチャネルに投稿された情報をコラボフローに手動で登録しており、本当に手間がかかっている...」
このように、日々の業務でMicrosoft Teamsとコラボフローを利用する中で、手作業によるデータ連携の煩わしさや、それに伴う入力ミス、作業の遅延といった課題を感じていませんか。
特に申請・承認業務などでこれらのツールを連携させたい場合、情報の二重入力や確認作業は大きな負担となりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsの特定の投稿内容をトリガーとして、コラボフローのユーザー情報を自動で追加する仕組み</span>があれば、これらの定型的な作業から解放されますよね。
そして、ヒューマンエラーの心配もなくなり、より戦略的で重要なコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるはずです。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識が一切不要で、導入にかかる手間や時間も最小限に抑えられるため、ぜひこの機会に導入して日々の作業をもっと楽に、そして効率的に進めていきましょう！
Yoomには、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsとコラボフローを連携するためのテンプレート</span>が用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft TeamsとコラボフローのAPIを連携すれば、Microsoft Teamsの特定の活動をきっかけにコラボフローの情報を自動で操作することが可能になり、<span class="mark-yellow">データ登録の時間を削減し、入力ミスを防げます。</span>
これにより、申請業務の円滑化や、関連情報のスムーズな共有が実現し、業務全体の生産性向上に繋がります。
以下に具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft Teamsの特定のチャネルやチームになされた投稿内容を検知し、その情報をもとにコラボフローに新しいユーザー情報を自動で追加する連携です。
例えば、新しいメンバーの参加報告がMicrosoft Teamsに投稿された際に、その情報を利用してコラボフローのアカウントを自動作成するような場合に活用できます。
<span class="mark-yellow">手作業によるユーザー登録の手間を省き、登録漏れや入力ミスを防ぎたいときにおすすめです。</span>
Microsoft Teamsの投稿の中でも、特定のキーワードや条件に合致するものだけをトリガーとして、コラボフローにユーザー情報を追加する自動化も可能です。
例えば、「新規ユーザー登録依頼」といった特定のフレーズを含む投稿があった場合のみ、その投稿者や関連情報を基にコラボフローのユーザー情報を登録するといった運用ができます。
この連携は、特定条件で処理を分岐させるパターンを活用しているため、<span class="mark-yellow">関連性の高い情報のみを効率的に処理したいときに便利ですよ。</span>
それでは、さっそく実際にMicrosoft Teamsとコラボフローを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft Teamsとコラボフローの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はMicrosoft Teamsの投稿内容をもとにコラボフローにユーザー情報を追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずはじめにMicrosoft Teamsのマイアプリ登録を行います。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧の検索窓からMicrosoft Teamsを検索します。
以下の画面が表示されたら、Yoomと連携するMicrosoft365アカウントにログインしてください。アカウントを持っていない方は、アカウントを作成しましょう。
以上でMicrosoft Teamsのマイアプリ登録完了です！
続いて、コラボフローのマイアプリ登録を行っていきます。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
Microsoft Teamsのマイアプリ登録同様、アプリ一覧の検索窓からコラボフローを検索して、クリックしてください。
続いて、アカウント名とユーザーIDを入力しましょう。
次にAPIキーをコラボフローから取得します。
まずはコラボフローにログインしましょう。
コラボフローにログイン後、右上の「システム管理エリア」をクリックします。
次に上部から「環境設定」をクリックしてください。
REST APIという欄までスクロールしましょう。
左の「クライアント名」を入力後、右の「APIキーを発行する」をクリックします。
クライアント名にAPIキーが発行されていますので、確認して、コピーします。
以下の画面に戻り、先程取得したAPIキーを入力して、「追加」をクリックしてください。
以上でコラボフローのマイアプリ登録が完了です！
ここから実際に「Microsoft Teamsの投稿内容をもとにコラボフローにユーザー情報を追加する」のフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んでください。
次に「チャネルにメッセージを送信されたら」をクリックです。
以下画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進んで下さい。
次にMicrosoft Teamsのチャネル情報の設定を行っていきます。
まずはトリガーの起動間隔をプルダウンを設定しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分から設定できます。
基本的にはご利用プランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
チームIDは、候補から選択してください。
チャネルIDも候補から選びましょう。
指定したチャンネルにメッセージが送信されたら、トリガーが起動します。
設定したら、チャネルにメッセージを送信してからテストを行います。
取得した値を確認しましょう。
ここで取得した値を引用して、この先のフローを完成させていきます！
「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
次に「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
アクション選択を行っていきます。
変換タイプは以下から選択してください。
今回は「3,500文字以内のデータからテキストを抽出」を選びました。
設定したら、次に進んでください。
テキストからのデータ抽出設定です。
対象のテキストに、取得した値から「メッセージ内容」を選択します。
抽出したい項目を入力しましょう。
その他に抽出したい項目があれば、入力してください。
指示をしたい場合は、指示内容に条件を入力しましょう。
例えば、箇条書きにしてくださいなどの指定が可能です。
設定したら、テストを行います。
テストが成功したら、取得した値を確認しましょう。
「保存する」をクリックしてください。
次に「ユーザー情報の登録」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進みます。
続いて、ユーザー情報の登録を行っていきます。
ユーザーIDは、取得した値から選択しましょう。
氏名も、取得した値から選択します。
パスワードも、取得した値から選択してください。
コラボフローから、所属グループのグループコードを取得して入力しましょう。
インスタンス名を注釈に沿って入力します。
設定したら、テストを行いましょう。
「保存する」をクリックしてください。
コラボフローの組織管理の名簿に、情報が追加されているのを確認しましょう。
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！
Microsoft TeamsやコラボフローのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
メールやフォームアプリと連携することで、ファイルやメッセージが送信されたことを指定のチャネルへ自動通知できます。
これにより、手動での通知作業が削減されるため、人為的ミスによる情報の共有漏れを防ぎ、業務精度の向上を図れるはずです。
他のアプリと連携することで、コラボフローへのユーザ追加や見積書の申請といった業務を自動化することもできます。
手作業で入力する業務を削減できるため、業務の効率化が課題のときは、以下のテンプレートを試してみてください！
Microsoft Teamsとコラボフローの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsの投稿情報に基づいたコラボフローへのユーザー登録作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防げます。</span>これにより、担当者は入力作業といった定型業務から解放され、よりスピーディーかつ正確な情報に基づいて申請・承認プロセスを進められる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも画面上の操作だけでMicrosoft Teamsとコラボフローを繋ぐ業務フローを構築できます。もし日々の業務におけるこれらのSaaS間のデータ連携作業に課題を感じているなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが提供する業務効率化のパワフルな機能を体験してみてください！
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