有給申請の頻度はそれほど高くないですが、手順が複雑だと毎回時間がかかりますよね。
しかし、Microsoft Teamsとfreee人事労務を利用している場合に連携すると、従業員の有給申請プロセスを簡略化し、業務効率を向上させることが可能です。
本記事では、Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらfreee人事労務で有給申請する方法を解説します。
手動で行う有給申請の手続きを自動化することで、従業員と人事担当者双方の負担を軽減できます。
通常、有給申請は従業員がフォームを記入・人事部に提出し、確認後に承認されるまで、数時間から数日かかることもあります。
これをMicrosoft Teams上でメッセージを送るだけで申請できるようにすることで、業務に集中できる時間が増え、生産性向上に寄与するでしょう。
例えば、営業職の従業員が外回りの合間に有給申請をしたい場合、わざわざオフィスに戻ったりメールで手続きを行う必要がなくなります。
Microsoft Teams上で既定のフォーマットに沿った投稿をするだけで自動的にfreee人事労務に申請されるので、上長の承認を待つだけになり、他の業務に時間を使えます。
リモートワークが増える中、従業員がどこからでも簡単に有給申請を行えることは、現代の働き方に非常に適しています。
物理的なオフィス書類や限定的な社内ネットワークへの依存がなくなり、スムーズな手続きが可能になります。
例えば、在宅勤務をしている従業員が子どもの急な発熱で休む必要が生じた際、Microsoft Teamsのチャット機能を使って即座に申請を送信できます。
また、過去の申請内容を確認したい場合でも、Microsoft Teamsにアクセスすれば、短時間で必要な情報を検索可能です。
Microsoft Teamsはすでに多くの企業で日常業務のコミュニケーションツールとして使用されています。
有給申請も同じプラットフォームで行うことで、他の業務連絡やタスク管理とシームレスに統合されます。
また、従業員が複数のシステムを行き来する必要がなくなり、情報の行き違いや確認漏れが発生しにくくなるでしょう。
例えば、プロジェクト進行中のチームでメンバーが休む場合、Microsoft Teamsのチャット機能を使って有給申請が行われると同時に、他のメンバーにも通知が共有されます。
これにより、別途連絡の必要なく業務の調整やタスクの割り振りがスムーズにできるようになります。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらfreee人事労務で有給申請する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Microsoft TeamsのAPIを利用して投稿されたメッセージを受け取り、
Yoomが提供するAIオペレーションを活用して必要項目を抽出します。
そしてfreee人事労務の提供するAPIを用いて、抽出結果を引用し有給申請をすることで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のMicrosoft TeamsとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Microsoft Teamsと検索します。
メールアドレスとパスワードでログインをお願いします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
続いてfreee人事労務と検索し、freee IDでログインします。
Microsoft Teamsとfreee人事労務がマイアプリに連携されていればOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「チャネルにメッセージが送信されたら」を選択します。
アカウント情報を確認し、次に進みましょう。
ここでMicrosoft Teamsに進み、設定したチャネルにテスト投稿をします。
(今回は全休のため、取得時間は空欄です。)
※全休・午前休・午後休の場合→取得開始・終了時間は空欄
半休・時間休の場合のみ、時間を入力してください。
フローボットの設定に戻り、テストを行います。
下記のように、トークの内容がアウトプットに反映したら保存します。
続いて「コマンドオペレーション」をクリックします。
送信者名を設定することで、特定の従業員だけの投稿を検知して、有給申請を作成できるようになります。
このフローでは、有給申請を行う従業員のMicrosoft Teamsの送信者名を設定してください。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっています。
その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
続いて「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
デフォルトで変換タイプが設定されているので、次に進みましょう。
このままテストを行います。
テストし、以下のようにアウトプットが取得できたら保存します。
続いて「有給申請を作成」を選択します。
アカウント情報に間違いがないかを確認し、次に進みます。
必須項目を設定していきましょう。
{{項目名}}となっている部分は、下記のようにアウトプットから選択します。
残りの項目も設定しましょう。
すべての設定が終わったらテストします。
成功したら保存しましょう。
freee人事労務側で確認してみます。
無事に申請されていますね。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
その他にも、YoomにはMicrosoft Teamsとfreee人事労務を使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらfreee人事労務で残業申請するフローです。
こちらは残業申請版のフローです。
上司への連絡と申請の二度手間から解放されますね。
2.freee人事労務で従業員情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
従業員情報が更新されるたびに手動で通知する手間を省けます。
このフローを使えば自動で通知されるので、後続業務もスムーズに進みそうです。
3.freee人事労務で前日の勤怠漏れを検知してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
こちらは前日の勤怠漏れを通知してくれます。
勤怠漏れがある時だけ通知されるため、修正作業が簡単になります。
今回は「Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらfreee人事労務で有給申請する」フローボットを紹介しました。
Microsoft Teamsとfreee人事労務を連携することで、有給申請プロセスを大幅に効率化することが可能です。
手続き時間の短縮、利便性の向上、情報の一元化によって、従業員の負担を軽減し、業務の生産性向上が期待できます。
ぜひ本記事の手順を参考に、Microsoft Teamsとfreee人事労務を連携して、柔軟な働き方を支援しましょう。
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