Microsoft TeamsとHubSpotを連携して、Microsoft Teamsのメッセージ情報を引用しHubSpotにチケットを自動で作成する方法

ステップ1:Microsoft TeamsとHubSpotのマイアプリ連携

1.Microsoft Teamsの登録方法

「マイアプリ」をクリックします。
「新規接続」をクリックし、Microsoft Teamsと検索してください。

アカウント選択画面が表示されるので、連携したいアカウントをクリックしてください。
サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft Teamsが表示されます。
※注意事項：Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

2. HubSpotの登録方法
先ほど同様に「新規接続」をクリックし、HubSpotを検索してください。

連携するアカウントを選んだら「アカウントを選択」をクリックします。

次のボックスにチェックを入れ、「アプリを接続」を押してください。
※参照：HubSpotにてアプリを接続する権限を追加する必要があります。設定方法の詳細はこちらをご確認してください。

これで、Microsoft TeamsとHubSpotのマイアプリ連携完了です！

‍ステップ2:テンプレートのコピー

先ほど連携したアプリの新規接続が完了していることを確認できたら、下記テンプレートの「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください。

それでは、さっそくフローを編集していきましょう！

ステップ3:Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら起動するトリガーの設定

まずは、「Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら」を設定していきましょう。

上記画面は初期設定がされています。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず次のページに進んでください。

トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※プランによって選択できる起動間隔が異なります。

チームID・チャンネルIDは、候補から設定しましょう。

テストをクリックし成功したら、保存してください。
これで、アプリトリガーの設定完了です！

ステップ4:HubSpotにチケットを作成する

続いて、「チケットを作成」という項目をクリックし設定していきます。

上記画面は初期設定がされています。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず次のページに進んでください。

チケット名は、用途に合わせて任意で設定してください。

チケットの説明は上記画面のように設定されています。
こちらの項目は、用途に合わせて変更可能です。
今回は、Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら「メッセージ内容」と「送信者名」を自動で取得し、HubSpotのチケットを自動で作成できます。

テストをクリックし成功したら、設定を保存しましょう。

ステップ5:トリガーをONにする

全ての設定が完了したら、「トリガーをON」をクリックし、動作を確認してみましょう！
これで「Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら、HubSpotにチケットを作成する」フローが完成しました。

さらに自動化するには

Yoomには、便利な機能がたくさんあるので、先ほどのフローの応用例を2つご紹介します！
ぜひ、こちらもお試しください。

応用例1 :通知する

Yoomの通知機能を活用することで、HubSpotにチケットが作成されたことを自動で通知できます。
フローのタイトルページの右上にある三点リーダーをクリック後、「ワークフローの完了を通知」をONにすることで設定できます。

応用例2 :データベースに追加する

Google スプレッドシートやMicrosoft Excelといったデータベースにレコードを追加することで、Microsoft Teamsのメッセージ情報をデータ化することが可能です。
フローの一番下にある「+ボタン」をクリックしすると、アクションをさらに追加できます。
使用したいアプリを選択し設定してみましょう！

その他のMicrosoft TeamsとHubSpotを使った自動化例のご紹介

ここからは、Microsoft TeamsとHubSpotを使用した連携フローを3つご紹介します。

1. HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Microsoft Teamsに自動で通知できるフローです。
このフローを活用することで、Microsoft Teamsへの通知作業を自動化できるため、情報の遅延を削減できる可能性があります。
これにより、迅速に対応することが可能になるため、顧客対応の品質向上が期待できます。

2.HubSpotに新規取引が作成されたら、Microsoft Teamsに連携してチャネルを自動で作成できるフローです。
‍このフローを活用することで、作業による手間を省き、業務を効率化できます。
自動でMicrosoft Teamにチャネルを作成できるため、プロジェクトをスムーズにスタートさせることが可能になります。

3.HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、Microsoft Teamsに自動で通知できるフローです。
このフローを活用することで、マーケティングや営業担当者はリード情報を素早く把握でき、その後のフォローアップも円滑に行える可能性があります。

Microsoft TeamsとHubSpotの連携メリットと具体例

メリット1：作業効率の向上

Microsoft TeamsとHubSpotを連携することで、Microsoft Teamsにメッセージが送信されるたびに、HubSpotにチケットを自動で作成できるため、従業員が手動でチケットを入力する手間を削減できます。
例えば、従来はカスタマーサポートの担当者が顧客からの問い合わせを受けたら、その内容を手作業でHubSpotに入力し整理する必要がありました。
しかしこの自動化を活用することで、このプロセスを素早く自動で行えるようになるため、時間を節約でき、担当者は他の重要な業務に集中できる可能性があります。

メリット2：エラーの削減

Microsoft TeamsとHubSpotを連携させることで、チケットの作成作業を自動化できるため、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
手作業でHubSpotにチケットを作成する場合には、入力漏れや入力ミスが発生してしまう可能性がありますが、この自動化により、Microsoft Teamsのメッセージ内容をそのままHubSpotに自動で反映できるため、情報の正確性が保たれます。
その結果、対応の遅れや情報の誤りによるトラブルを防ぐことができるかもしれません。

メリット3：顧客対応の迅速化

Microsoft TeamsとHubSpotを連携させると、メッセージを受け取ったら迅速にHubSpotのチケットを自動で作成できるため、顧客からの問い合わせに素早く対応できる環境を整えられるかもしれません。
例えば、顧客からの緊急の問い合わせがMicrosoft Teamsで送信されたら、HubSpotのチケットを担当者が迅速に確認でき、素早く対応を開始できます。
この自動化により、手動での確認作業を省き、顧客対応を迅速化できる可能性があります。
問い合わせに対するレスポンスが早いことで、顧客満足度を高めることが期待できます。

まとめ

本記事では、Microsoft TeamsとHubSpotを連携することで、Microsoft Teamsのメッセージ情報を引用しHubSpotにチケットを自動で作成する方法をご紹介しました！いかがでしたか？
この自動化を業務に取り入れることで、手入力作業の手間を削減できるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクを減らし、顧客対応のスピード向上も期待できます。
Microsoft TeamsとHubSpotの連携は、Yoomを活用することでプログラミング不要で簡単に実現できます。
本記事で解説した手順に沿って設定するだけで自動化を導入できるため、この機会にぜひ、お試しください！