Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する方法

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フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Microsoft Teamsに投稿された文字列を取得し、抽出する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く

「【コピー】Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する」をクリックします。

‍

3.アプリトリガーを選択

Microsoft Teamsのアイコンの「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

4.トリガーの起動間隔の設定

各項目を設定します。

まずは起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 基本的に短い設定がおすすめです。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

各IDはボックスをクリックすることで選択可能です。

一覧表示されるため、OneDriveと連携したいIDを選択してください。

5.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

続けて「テキストからデータを抽出する」へ進みます。

1.テキストからデータを抽出する

「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
下へスクロールしてください。

2.必須項目の設定

テンプレートを使用しているため、画像のように設定が完了している状態です。

今回は赤枠部分のとおり、<span class="mark-yellow">メッセージ内容に【取引先名】という文字列が挿入されているとAIが取引先名を取得し、その名前でOneDriveにフォルダを作成します。</span>
確認ができたら保存を押し、次へ進みましょう。

補足とて、<span class="mark-yellow">分岐条件のワードを【従業員名】や【プロジェクト名】などに変えることも可能です。</span>

3.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

ステップ4：OneDriveにフォルダを作成する設定

1.アプリと連携する

OneDriveのアイコンの「フォルダを作成」をクリックします。
次へを押してください。

2.必須項目の入力

画像のページに移行します。必須項目の入力を行いましょう。
各IDはボックスをクリックすることで表示されます。

表示されたものの中からクリックで挿入しましょう。

親フォルダ名は、指定したIDのフォルダ名を入力します。
フォルダ名はテスト送信したデータを流用します。

ボックスをクリックしテキストからデータを抽出を選択しましょう。

画像のように抽出したデータが表示されるため、その中から「取引先名」を選択します。
こうすることで、メッセージ内容から抽出した取引先名をそのままフォルダ名として登録可能です。

3.テストの実行

ここまで設定が完了したら、ページ下部にあるテストボタンを押しましょう。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押してください。

4.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

さらに自動化するには

Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。

アレンジ1：フォルダの作成完了を通知する

マイプロジェクトの該当のフロー作成ページに入り、右上の三点リーダーをクリックしましょう。
画像赤枠部分の「ワークフローの完了を通知」を押すことで、一連のフローが完了するとYoomに登録済みのアドレスへ通知が届きます。
ファイルがしっかり作成されたか否かが判断しやすくなり、自ら確認に行く手間も省けるはずです。

アレンジ2：データベースの情報でフォルダを作成する

例えば、Notionなどのデータベースツールで取引先情報を管理している場合、特定の取引先の詳細ページからフォルダを作成することも可能です。
Notionに記載している取引先名などをそのままフォルダ名にも活用できる上、フォルダのURLが自動でNotionに記載されます。
これにより、メンバーとの共有がスムーズになるかもしれません。

今回使用したフローボットテンプレート
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する

Microsoft TeamsやOneDriveを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもMicrosoft TeamsやOneDriveのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍Microsoft TeamsとOneDriveを連携した自動化例

OneDriveにファイルが保存されたことをMicrosoft Teamsに通知したり、OneDriveにファイルが保存されたらOCRで読み取った内容をMicrosoft Teamsに通知したりすることもできます。
また、Microsoft Teamsに投稿されたファイルをOneDriveの特定のフォルダに保存する連携も可能です。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

タスクが追加されたことをMicrosoft Teamsに通知する

TrelloやAsanaなどにタスクが追加されたことをMicrosoft Teamsに自動で通知します。

Webミーティングの終了後に、内容を文字起こしして要約し、Microsoft Teamsに通知する

ZoomやGoogle Meetで会議終了後に、内容を文字起こしして要約し、Microsoft Teamsに自動で通知します。

今日の予定や期日が近いタスクをMicrosoft Teamsに通知する

Googleカレンダーのその日の予定や、Notionで期限が今日のタスクなどをMicrosoft Teamsに自動で通知します。

OneDriveを活用した自動化例

メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする

GmailやOutlookなどに添付されたファイルをOneDriveに自動でアップロードします。

フォームの回答をもとにOneDriveでフォルダを作成する

JotformやTypeformなどの回答をもとにOneDriveでフォルダを自動で作成します。

データベースに取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する

Google スプレッドシートやSalesforceなどに取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを自動で作成します。

Microsoft TeamsとOneDriveを連携するメリットと具体例

メリット1：手間の削減と効率向上

Microsoft Teamsの特定のチャネルの文字列を読み取ってOneDriveに専用フォルダが新しく作成されることで、ファイル作成にかかる手間を省くことができ、業務効率が向上するかもしれません。
例えば、新しい取引先のフォルダを作成する場合、まずは取引先名などを確認した上で別途OneDriveにアクセスし、手入力で新規フォルダを作成する必要がありますよね。
特別難しいフローではありませんが、繫盛期などで作成するフォルダ数が多くなってしまう場合には負担となるかもしれません。
そこで今回の連携を導入すれば、Microsoft Teamsにメッセージを送るだけでフォルダが自動作成されるため、作業の効率向上に繋がるのではないでしょうか。

メリット2：プロセスの標準化によるミスの回避

新しい取引先や新規従業員などの専用フォルダの作成が自動化されることで、プロセスが標準化し、フォルダ作成の際のエラーを回避しやすくなります。
例えば、よくあるミスとしては会社名や従業員名を間違えてフォルダを作成してしまったというものです。他にも、既に誰かがフォルダを作成していたのに2つ目を作成してしまったという経験はありませんか？
これらのエラーは今回の自動化で防止できるはずです。
その結果、正しい会社名や従業員名などで作成されたフォルダに、データをスムーズに保存しやすくなるのではないでしょうか。

メリット3：素早いフォルダ作成による連携強化

Microsoft TeamsとOneDriveの連携を行うことで、チーム間の連携を強化できるかもしれません。
例えば、営業担当者やマーケティングチームが獲得したリードが育ち、晴れて取引先となったとします。その流れのままMicrosoft Teamsの特定のチャネルに会社名を投稿することで、請求書や領収書を保存する経理部などが迷わずにデータを保存可能となるはずです。
他にも、入社時にはたくさんの書類を保管することになりますが、このような入社手続きに関する書類を保管しやすくなるかもしれません。

まとめ

OneDriveに専用フォルダが自動作成されると、手間が省けるだけではなく、他メンバーや特定の部署が迷わずにファイルを保存できそうです。また、間違えてフォルダを2つ作成してしまったり、異なる名前でフォルダを作成してしまったりするエラーも回避しやすくなるのではないでしょうか。

Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能です。非エンジニアであっても簡単にアプリ連携ができるため、これまであきらめていた方や、「難しそうでチャレンジしにくいな…」と思っていた方でも、気軽に自動化を導入できるはずです。
ぜひこの機会にYoomを活用して、自動化のメリットを体感してみてくださいね！