Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する方法

特定の取引先や従業員専用フォルダを活用することで、ファイル整理が格段にしやすくなりますよね。しかし、取引先や従業員の数が多い場合、各々のフォルダ作成が意外と手間であったり、時には作成を忘れてしまったりすることもあるはずです。
そこで今回はMicrosoft TeamsとOneDriveを連携して、フォルダ作成を簡略化する方法をご紹介します。
これにより、Microsoft Teamsでメッセージを投稿するだけでOneDriveにフォルダを自動で作成できるので、ぜひ試してみてくださいね！

こんな方におすすめ

• Microsoft TeamsとOneDriveを活用している企業
• 取引先や従業員別の専用フォルダを作成している方
• 専用フォルダの作成忘れやミスなどを回避したい方
• 事務作業を効率化し業務改善を図りたいリーダー

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。

難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。

下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！

Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
1. Microsoft Teamsを利用してメンバーとコミュニケーションを取っている方
・日々のメッセージ内容を効率的に管理し、必要な情報をすぐにアクセスできるようにしたい方
・メンバーとのやり取りを整理し、情報の共有漏れを防ぎたいと考える方

2. OneDriveを活用してファイル管理を行っている方
・ファイルを手動で整理する手間を省き、自動化によって業務効率を向上させたい方
・メッセージ内容に基づいて自動的にフォルダを作成し、重要な情報を漏れなく保存したい方

■注意事項
・Microsoft TeamsとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

詳細を見る 試してみる

[Yoomとは]

それではここからノーコードツールYoomを使って、「Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する」方法をご説明します。

Microsoft Teamsに投稿されたメッセージをもとにOneDriveでフォルダを自動作成する方法

まず、Microsoft Teamsの特定のチャネルに投稿された文章を、Microsoft TeamsのAPIを活用して取得します。そしてAIを用いて特定の文字列を抽出し、それをOneDriveのAPIを用いて受け取ります。
その後、抽出した文字列でOneDriveに新規フォルダを作成可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に可能です。今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

• Microsoft TeamsとOneDriveをマイアプリ連携
• Microsoft Teamsに投稿された文字列を取得し、抽出する設定
• OneDriveにフォルダを作成する設定
• トリガーボタンをONにして、Microsoft TeamsとOneDriveの連携動作を確認

まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。

ステップ1：Microsoft TeamsとOneDriveをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

Microsoft TeamsとYoomの連携

1.ログインする

Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。

※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

2.検索する

Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。

3.連携完了

すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。

OneDriveとYoomの連携

1.検索する

OneDriveのアイコンをクリックします。

2.連携完了

Microsoft Teamsをマイアプリ連携した段階でログインは完了しているため、すぐに画面が切り替わります。
上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
1. Microsoft Teamsを利用してメンバーとコミュニケーションを取っている方
・日々のメッセージ内容を効率的に管理し、必要な情報をすぐにアクセスできるようにしたい方
・メンバーとのやり取りを整理し、情報の共有漏れを防ぎたいと考える方

2. OneDriveを活用してファイル管理を行っている方
・ファイルを手動で整理する手間を省き、自動化によって業務効率を向上させたい方
・メッセージ内容に基づいて自動的にフォルダを作成し、重要な情報を漏れなく保存したい方

■注意事項
・Microsoft TeamsとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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1.上のバナーの「試してみる」をクリック
2.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Microsoft Teamsに投稿された文字列を取得し、抽出する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く

「【コピー】Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する」をクリックします。

3.アプリトリガーを選択

Microsoft Teamsのアイコンの「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。

4.トリガーの起動間隔の設定

各項目を設定します。

まずは起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 基本的に短い設定がおすすめです。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

各IDはボックスをクリックすることで選択可能です。

一覧表示されるため、OneDriveと連携したいIDを選択してください。

5.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

続けて「テキストからデータを抽出する」へ進みます。

1.テキストからデータを抽出する

「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
下へスクロールしてください。

2.必須項目の設定

テンプレートを使用しているため、画像のように設定が完了している状態です。

今回は赤枠部分のとおり、メッセージ内容に【取引先名】という文字列が挿入されているとAIが取引先名を取得し、その名前でOneDriveにフォルダを作成します。
確認ができたら保存を押し、次へ進みましょう。

補足とて、分岐条件のワードを【従業員名】や【プロジェクト名】などに変えることも可能です。

3.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

ステップ4：OneDriveにフォルダを作成する設定

1.アプリと連携する

OneDriveのアイコンの「フォルダを作成」をクリックします。
次へを押してください。

2.必須項目の入力

画像のページに移行します。必須項目の入力を行いましょう。
各IDはボックスをクリックすることで表示されます。

表示されたものの中からクリックで挿入しましょう。

親フォルダ名は、指定したIDのフォルダ名を入力します。
フォルダ名はテスト送信したデータを流用します。

ボックスをクリックしテキストからデータを抽出を選択しましょう。

画像のように抽出したデータが表示されるため、その中から「取引先名」を選択します。
こうすることで、メッセージ内容から抽出した取引先名をそのままフォルダ名として登録可能です。

3.テストの実行

ここまで設定が完了したら、ページ下部にあるテストボタンを押しましょう。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押してください。

4.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

さらに自動化するには

Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。

アレンジ1：フォルダの作成完了を通知する

マイプロジェクトの該当のフロー作成ページに入り、右上の三点リーダーをクリックしましょう。
画像赤枠部分の「ワークフローの完了を通知」を押すことで、一連のフローが完了するとYoomに登録済みのアドレスへ通知が届きます。
ファイルがしっかり作成されたか否かが判断しやすくなり、自ら確認に行く手間も省けるはずです。

アレンジ2：データベースの情報でフォルダを作成する

例えば、Notionなどのデータベースツールで取引先情報を管理している場合、特定の取引先の詳細ページからフォルダを作成することも可能です。
Notionに記載している取引先名などをそのままフォルダ名にも活用できる上、フォルダのURLが自動でNotionに記載されます。
これにより、メンバーとの共有がスムーズになるかもしれません。

今回使用したフローボットテンプレート
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する

Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
1. Microsoft Teamsを利用してメンバーとコミュニケーションを取っている方
・日々のメッセージ内容を効率的に管理し、必要な情報をすぐにアクセスできるようにしたい方
・メンバーとのやり取りを整理し、情報の共有漏れを防ぎたいと考える方

2. OneDriveを活用してファイル管理を行っている方
・ファイルを手動で整理する手間を省き、自動化によって業務効率を向上させたい方
・メッセージ内容に基づいて自動的にフォルダを作成し、重要な情報を漏れなく保存したい方

■注意事項
・Microsoft TeamsとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Microsoft TeamsやOneDriveを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもMicrosoft TeamsやOneDriveのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

Microsoft TeamsとOneDriveを連携した自動化例

OneDriveにファイルが保存されたことをMicrosoft Teamsに通知したり、OneDriveにファイルが保存されたらOCRで読み取った内容をMicrosoft Teamsに通知したりすることもできます。
また、Microsoft Teamsに投稿されたファイルをOneDriveの特定のフォルダに保存する連携も可能です。

Microsoft Teamsに投稿されたファイルをOneDriveの特定のフォルダに保存する

試してみる

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■概要
「Microsoft Teamsに投稿されたファイルをOneDriveの特定のフォルダに保存する」ワークフローは、チーム内で共有されるファイルを自動的に整理するための仕組みです。
ファイルが投稿されるたびに指定したOneDriveフォルダに自動保存され、効率的なファイル管理が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとOneDriveを活用しているが、ファイル管理に手間を感じているチームリーダーの方
・多数のファイルが日常的に投稿されるプロジェクトで、効率的なファイル整理を求めているビジネスパーソン
・手動でのファイルの移動作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
・チーム内でのファイル共有をスムーズにし、情報の一元管理を目指している企業のIT担当者

■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft Teamsのチャネルに投稿されたファイルは、アカウントに紐づいたMicrosoft SharePointの特定のフォルダに自動的に保存されます。
・チャネルに投稿されたファイルデータをダウンロードする方法については、下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9058882

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OneDriveにファイルが格納されたら、Microsoft Teamsに通知する

試してみる

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■概要
「OneDriveにファイルが格納されたら、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローを利用すると、作業負担が軽減されます。
自動でファイル情報を通知できるため、作業時間が短縮され業務効率化につながります。

■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveを利用してファイルの共有やバックアップを行っている方
・OneDriveにファイルがアップロードされたタイミングで迅速に対応したいと考えている方
・ファイルを素早く確認し、次のアクションにつなげたい方
・社内のコミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを利用している方
・Microsoft Teamsを使って効率的に情報を共有したい方
・ファイルのアップロード状況をメール通知でスピーディに把握したい方

■注意事項
・OneDriveとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りMicrosoft Teamsで通知する

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■概要
「OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りMicrosoft Teamsで通知する」フローは、OneDriveに新しいファイルが追加された際に自動でOCR処理を行い、その内容をMicrosoft Teamsに通知する業務ワークフローです。
ファイル内容の迅速な確認とチーム内での情報共有がスムーズに行え、日常業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveを活用して多数のファイルを管理しているビジネスユーザーの方
・Microsoft Teamsでのチームコミュニケーションを強化したい方
・書類や画像からテキスト情報を自動で抽出したい方
・業務プロセスの自動化を検討しているIT担当者や業務改善担当者の方
・手動での情報共有に時間を取られているチームリーダーの方

■注意事項
・OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Microsoft Teamsを活用した自動化例

タスクが追加されたことをMicrosoft Teamsに通知する

TrelloやAsanaなどにタスクが追加されたことをMicrosoft Teamsに自動で通知します。

Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらTeamsにメッセージを送付

試してみる

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Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたらTeamsにメッセージを送付します

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Jira Softwareで課題が登録されたら、Microsoft Teamsに通知する

試してみる

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■概要
・Jira Softwareで課題が登録されたら、Microsoft Teamsの指定のチャンネルに課題内容を通知します。

■注意事項
・Jira Software、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Jira Sofrwareのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/5700600
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Trelloで新規カードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する

試してみる

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Trelloで新規カードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。

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Webミーティングの終了後に、内容を文字起こしして要約し、Microsoft Teamsに通知する

ZoomやGoogle Meetで会議終了後に、内容を文字起こしして要約し、Microsoft Teamsに自動で通知します。

Google Meetでミーティングが終了後、文字起こし・要約しMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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■概要
「Google Meetでミーティングが終了後、文字起こし・要約しMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、会議終了後の議事録作成と共有を自動化する業務ワークフローです。
YoomのAPI連携、AI、OCR、RPA機能を活用し、Google Meetでのミーティング内容を迅速かつ正確に文字起こし・要約した後、自動的にMicrosoft Teamsに投稿します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetを頻繁に利用し、ミーティング後の議事録作成に時間を取られている方
・Microsoft Teamsで迅速に会議内容を共有したいビジネスユーザー
・API連携や自動化を活用して業務プロセスを効率化したいIT担当者
・正確な議事録を求めるプロジェクトマネージャー
・チーム内での情報共有をスピーディーに行いたい経営者

■注意事項
・Google Meet、Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Microsoft Teamsに通知する

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Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をMicrosoft Teamsに通知するフローです。

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今日の予定や期日が近いタスクをMicrosoft Teamsに通知する

Googleカレンダーのその日の予定や、Notionで期限が今日のタスクなどをMicrosoft Teamsに自動で通知します。

毎日、今日の自分の予定をGoogleカレンダーから取得しMicrosoft Teamsに通知する

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毎日、今日の自分の予定をGoogleカレンダーから取得しMicrosoft Teamsに通知するフローです。

■注意事項
・GoogleカレンダーとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Asanaで期日が近づいたタスクをMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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■概要
「Asanaで期日が近づいたタスクをMicrosoft Teamsに通知する」フローは、プロジェクト管理とチームコミュニケーションをスムーズにする業務ワークフローです。
Asanaで管理しているタスクの期日が近づくと、Microsoft Teamsに自動で通知が届くことで、チームメンバー全員がタイムリーに対応できます。
これにより、タスクの見落としや遅延を防ぎ、プロジェクトの進行を円滑に保つことが可能です。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaを利用してプロジェクト管理を行っているが、タスクの期日管理に課題を感じている方
・Microsoft Teamsを中心にチームコミュニケーションを図っており、重要な通知を見逃したくないチームリーダーの方
・業務ワークフローの自動化に興味があり、Yoomを活用して効率化を図りたいと考えている企業のIT担当者の方
・リモートワーク環境でのタスク管理とコミュニケーションの連携を強化したいと考えているプロジェクトマネージャーの方

■注意事項
・Asana、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でMicrosoft Teamsに通知する

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毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でMicrosoft Teamsに通知するフローです。

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OneDriveを活用した自動化例

メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする

GmailやOutlookなどに添付されたファイルをOneDriveに自動でアップロードします。

メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする

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メールで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードするフローボットです。Yoomで作成したメールアドレスにメールが届くと自動的にフローボットが起動します。

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Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする

試してみる

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Outlookで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードするフローです。

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Gmailで受け取ったファイルをYoomメールに転送して、OneDriveに保存する

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Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存するフローです。

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フォームの回答をもとにOneDriveでフォルダを作成する

JotformやTypeformなどの回答をもとにOneDriveでフォルダを自動で作成します。

Typeformの回答をもとにOneDriveでフォルダを作成する

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■概要
「Typeformの回答をもとにOneDriveでフォルダを作成する」ワークフローは、フォーム入力から自動的にフォルダを生成する業務フローです。
Typeformで収集したデータを活用して、OneDrive上に整理されたフォルダを自動で作成することで、データ管理の手間を大幅に軽減できます。例えば、顧客からの問い合わせやアンケート結果を受け取った際に、それぞれの回答に基づいて専用のフォルダが自動的に生成されるため、情報の整理やアクセスがスムーズになります。Yoomを活用したこのワークフローにより、手動でのフォルダ作成やデータ整理の煩雑さから解放され、効率的な業務運営を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformを活用して顧客データを収集している方
・OneDriveを主要なファイル管理ツールとして使用している組織
・データ入力やフォルダ作成に手間を感じている社員

■注意事項
・TypeformとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーでのアウトプット取得方法は下記を参考にしてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Jotformの回答をもとにOneDriveでフォルダを作成する

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■概要
「Jotformの回答をもとにOneDriveでフォルダを作成する」ワークフローは、Jotformで収集したフォーム回答に基づいて、自動的にOneDriveにフォルダを作成する業務ワークフローです。これにより、データ管理の手間を大幅に軽減し、情報の整理がスムーズに行えます。手動でのフォルダ作成や整理作業を自動化することで、効率的な業務運営が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformを活用して顧客や社員から情報を収集している方
・OneDriveでのデータ管理に手間を感じている方
・フォーム回答に基づくフォルダ作成を自動化したいビジネスパーソン
・業務効率化を図りたい中小企業のIT担当者
・データ整理の一貫性を保ちたい管理者の方

■注意事項
・JotformとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
・Jotformで回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Tallyの回答をもとにOneDriveでフォルダを作成する

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■概要
「Tallyの回答をもとにOneDriveでフォルダを作成する」ワークフローは、フォームの回答内容に基づいて自動的にOneDriveにフォルダを生成する業務ワークフローです。
オンラインフォーム「Tally」を使用して集めたデータを効率的に管理したいとお考えではありませんか？手動でフォルダを作成する手間やミスを減らすために、Yoomを活用したこのワークフローを導入しましょう。Tallyの回答が送信されるたびに、自動でOneDriveに指定のフォルダが作成されるので、業務のスピードアップと正確性の向上が期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Tallyフォームを活用しており、回答データの整理に時間を取られている方
・OneDriveをビジネスで使用していて、フォルダ管理を自動化したいと考えているIT担当者の方
・データ入力の手間を削減し、業務効率を向上させたいとお考えのチームリーダーの方
・フォーム回答に基づいた資料やファイルの整理整頓をスムーズに行いたい方

■注意事項
・Tally、Microsoft Dynamics365 SalesのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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データベースに取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する

Google スプレッドシートやSalesforceなどに取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを自動で作成します。

Salesforceで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する

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Salesforceで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。

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Notionで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する

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Notionで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。

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Google スプレッドシートで行が追加されたら、OneDriveにフォルダを作成する

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■概要
Google スプレッドシートで管理している情報に基づき、都度OneDriveにフォルダを手動で作成する作業は、手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスなどの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、OneDriveに指定のフォルダが自動で作成されるため、ファイル管理の正確性を保ちながら業務の効率化を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとOneDriveを用いて、案件や顧客情報を管理している方
・手作業によるフォルダ作成の手間や、作成漏れなどのミスをなくしたいと考えている方
・ファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方

■注意事項
・Google スプレッドシート、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Microsoft TeamsとOneDriveを連携するメリットと具体例

メリット1：手間の削減と効率向上

Microsoft Teamsの特定のチャネルの文字列を読み取ってOneDriveに専用フォルダが新しく作成されることで、ファイル作成にかかる手間を省くことができ、業務効率が向上するかもしれません。
例えば、新しい取引先のフォルダを作成する場合、まずは取引先名などを確認した上で別途OneDriveにアクセスし、手入力で新規フォルダを作成する必要がありますよね。
特別難しいフローではありませんが、繫盛期などで作成するフォルダ数が多くなってしまう場合には負担となるかもしれません。
そこで今回の連携を導入すれば、Microsoft Teamsにメッセージを送るだけでフォルダが自動作成されるため、作業の効率向上に繋がるのではないでしょうか。

メリット2：プロセスの標準化によるミスの回避

新しい取引先や新規従業員などの専用フォルダの作成が自動化されることで、プロセスが標準化し、フォルダ作成の際のエラーを回避しやすくなります。
例えば、よくあるミスとしては会社名や従業員名を間違えてフォルダを作成してしまったというものです。他にも、既に誰かがフォルダを作成していたのに2つ目を作成してしまったという経験はありませんか？
これらのエラーは今回の自動化で防止できるはずです。
その結果、正しい会社名や従業員名などで作成されたフォルダに、データをスムーズに保存しやすくなるのではないでしょうか。

メリット3：素早いフォルダ作成による連携強化

Microsoft TeamsとOneDriveの連携を行うことで、チーム間の連携を強化できるかもしれません。
例えば、営業担当者やマーケティングチームが獲得したリードが育ち、晴れて取引先となったとします。その流れのままMicrosoft Teamsの特定のチャネルに会社名を投稿することで、請求書や領収書を保存する経理部などが迷わずにデータを保存可能となるはずです。
他にも、入社時にはたくさんの書類を保管することになりますが、このような入社手続きに関する書類を保管しやすくなるかもしれません。

まとめ

OneDriveに専用フォルダが自動作成されると、手間が省けるだけではなく、他メンバーや特定の部署が迷わずにファイルを保存できそうです。また、間違えてフォルダを2つ作成してしまったり、異なる名前でフォルダを作成してしまったりするエラーも回避しやすくなるのではないでしょうか。

Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能です。非エンジニアであっても簡単にアプリ連携ができるため、これまであきらめていた方や、「難しそうでチャレンジしにくいな…」と思っていた方でも、気軽に自動化を導入できるはずです。
ぜひこの機会にYoomを活用して、自動化のメリットを体感してみてくださいね！