Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する方法

ステップ1：Microsoft TeamsとOneDriveをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

Microsoft TeamsとYoomの連携

1.ログインするMicrosoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。

※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

2.検索する

Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。

3.連携完了

すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。

OneDriveとYoomの連携

1.検索する

OneDriveのアイコンをクリックします。

2.連携完了

Microsoft Teamsをマイアプリ連携した段階でログインは完了しているため、すぐに画面が切り替わります。
上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Microsoft Teamsに投稿された文字列を取得し、抽出する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く

「【コピー】Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する」をクリックします。

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3.アプリトリガーを選択

Microsoft Teamsのアイコンの「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

4.トリガーの起動間隔の設定

各項目を設定します。

まずは起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

各IDはボックスをクリックすることで選択可能です。

一覧表示されるため、OneDriveと連携したいIDを選択してください。

5.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

続けて「テキストからデータを抽出する」へ進みます。

1.テキストからデータを抽出する

「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
下へスクロールしてください。

※AI機能は一部有料プランでのみご利用いただける機能です。

※有料プランは2週間のトライアルが可能です。

2.必須項目の設定

テンプレートを使用しているため、画像のように設定が完了している状態です。

今回は赤枠部分のとおり、<span class="mark-yellow">メッセージ内容に【取引先名】という文字列が挿入されているとAIが取引先名を取得し、その名前でOneDriveにフォルダを作成します。</span>
確認ができたら保存を押し、次へ進みましょう。

補足とて、<span class="mark-yellow">分岐条件のワードを【従業員名】や【プロジェクト名】などに変えることも可能です。</span>

3.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

ステップ4：OneDriveにフォルダを作成する設定

1.アプリと連携する

OneDriveのアイコンの「フォルダを作成」をクリックします。
次へを押してください。

2.必須項目の入力

画像のページに移行します。必須項目の入力を行いましょう。
各IDはボックスをクリックすることで表示されます。

表示されたものの中からクリックで挿入しましょう。

フォルダ名はテスト送信したデータを流用します。

ボックスをクリックしテキストからデータを抽出を選択しましょう。

画像のように抽出したデータが表示されるため、その中から「取引先名」を選択します。
こうすることで、メッセージ内容から抽出した取引先名をそのままフォルダ名として登録可能です。
フォルダ名も同じように作成しましょう。

3.テストの実行

ここまで設定が完了したら、ページ下部にあるテストボタンを押しましょう。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押してください。

4.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する

さらに自動化するには

Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。

アレンジ1：フォルダの作成完了を通知する

マイプロジェクトの該当のフロー作成ページに入り、右上の三点リーダーをクリックしましょう。
画像赤枠部分の「ワークフローの完了を通知」を押すことで、一連のフローが完了するとYoomに登録済みのアドレスへ通知が届きます。
ファイルがしっかり作成されたか否かが判断しやすくなり、自ら確認に行く手間も省けるはずです。

アレンジ2：データベースの情報でフォルダを作成する

例えば、Notionなどのデータベースツールで取引先情報を管理している場合、特定の取引先の詳細ページからフォルダを作成することも可能です。
Notionに記載している取引先名などをそのままフォルダ名にも活用できる上、フォルダのURLが自動でNotionに記載されます。
これにより、メンバーとの共有がスムーズになるかもしれません。

Microsoft TeamsとOneDriveを使ったその他の自動化例

他にMicrosoft TeamsとOneDriveを使った自動化の例を、いくつか紹介します。

1.メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードしMicrosoft Teamsに通知する

添付ファイルを自動でOneDriveに保存可能です。ファイルが添付されているメールを再度探したり、保存のし忘れなどを防ぎやすくなるはずです。

2.Googleフォームで受け取った注文書や発注書をMicrosoft Teamsに通知する

Googleフォームの回答をOneDriveに保存しつつ、フォームに記載されている特定の情報を抽出してMicrosoft Teamsに通知可能です。

3.Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しOneDriveに格納する

社外とのやりとりにOutlookを活用しているのであれば、こちらのフローはいかがでしょうか。書類をAIが読み取り、自動でOneDriveに保存可能です。

Microsoft TeamsとOneDriveを連携するメリットと具体例

メリット1：手間の削減と効率向上

Microsoft Teamsの特定のチャネルの文字列を読み取ってOneDriveに専用フォルダが新しく作成されることで、ファイル作成にかかる手間を抑え、業務効率が向上する可能性があります。
例えば、新しい取引先のフォルダを作成する場合、まずは取引先名などを確認した上で別途OneDriveにアクセスし、手入力で新規フォルダを作成する必要がありました。
特別難しいフローではありませんが、繫盛期などで数が多くなってしまう場合には負担となるかもしれません。
そこで今回の連携を導入すれば、フォルダは自動作成されるため、手間が削減されることに加え作業の効率向上に繋がると言えるはずです。

メリット2：プロセスの標準化によるミスの回避

新しい取引先や新規従業員などの専用フォルダの作成が自動化されることで、プロセスが画一化し、フォルダ作成の際のエラーを回避できる可能性が高まるでしょう。
例えば、よくあるミスとしては会社名や従業員名を間違えてフォルダを作成してしまったというものです。他にも、既に誰かがフォルダを作成していたのに2つ目を作成してしまったという経験はありませんか？
これらのエラーは今回の自動化で防止できる見込みがあります。これにより、正しい会社名や従業員名などで1つのフォルダにデータを保存しやすくなるはずです。

メリット3：素早いフォルダ作成による連携強化

Microsoft TeamsとOneDriveの連携を行うことで、チーム間の連携が強化できるかもしれません。
例えば、営業担当者やマーケティングチームが獲得したリードが育ち、晴れて取引先となったとします。その流れのままMicrosoft Teamsの特定のチャネルに会社名を投稿することで、請求書や領収書を保存する経理部などが迷わずにデータを保存可能となるはずです。
他にも、入社時にはたくさんの書類を保管することとなりますが、このような入社手続きに関する書類を総務部が保管しやすいといったメリットがあるかもしれません。

まとめ

OneDriveに専用フォルダが自動作成されると、手間が省けるだけではなく、他メンバーや特定の部署が迷わずファイル保存しやすくなる可能性があります。また、間違えてフォルダを2つ作成してしまったり、異なる名前で作成してしまうといったエラーも回避しやすくなるでしょう。
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能です。非エンジニアであっても簡単にアプリ連携ができるため、これまであきらめていた方や、「難しそうでチャレンジしにくいな…」と思っていた方でも、お気軽にお試しいただけるはずです。
ぜひこの機会にYoomをご活用いただき、自動化のメリットをご体感ください。