Microsoft Teamsで投稿されたメッセージ内容をoviceのワークスペースでも通知する方法

[Yoomとは]

では、ここからYoomを使用して、アプリ同士を連携するフローを紹介していきます。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。

今回は「Microsoft Teamsで投稿されたメッセージ内容をoviceのワークスペースでも通知する」という自動化をテンプレートを用いて行います。

Microsoft Teamsとoviceの連携フローの作り方

今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

• ‍Microsoft Teamsとoviceをマイアプリ連携
• Microsoft Teamsを起動する設定
• oviceにメッセージを送信する設定
• トリガーボタンをONにして、Microsoft Teamsとoviceの連携動作を確認

ステップ1：Microsoft Teamsとoviceをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

Microsoft TeamsとYoomの連携

1.ログインする
‍Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。

※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

2.検索する

Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。

3.連携完了

すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。

oviceとYoomの連携

1.検索する

oviceのアイコンをクリックします。

2.必須項目の入力

各必須項目を入力します。
アカウント名は任意のもので構いません。社名や担当者名などのわかりやすいものがおすすめです。
その他につきましてはoviceのサイトをご確認ください。

3.連携完了

必須項目が入力完了したら右下の追加を押します。
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Microsoft Teamsを起動する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Microsoft Teamsで投稿されたメッセージ内容をoviceのワークスペースでも通知する」をクリックします。

3.アプリトリガー

Microsoft Teamsのアイコンの「チャネルにメッセージが送信されたら」を選択してください。
次へ進みます。‍

4.トリガーの指定

‍

トリガーの起動間隔を設定します。

画像のように、プルダウンから起動間隔を設定できます。

トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

4.チームIDとチャネルIDの指定

どのチャネルにメッセージが送信されたらoviceにも同一の内容を送信するか指定します。

ボックスをクリックすることで各IDが一覧表示されるため、クリックして設定しましょう。

‍5.テストの実行

テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたら保存を押しましょう。

※事前にテスト用のメッセージを指定したチャネルに送信しておくことをおすすめします。

ステップ4：oviceにメッセージを送信する設定

1.アプリと連携する

oviceのアイコンの「ワークスペースのメンバーに通知を送信」を選択してください。
次へ進みます。‍

2.メッセージ内容の確認

‍

oviceへどのようなメッセージを送信するか設定します。

テンプレートを使用しているため、画像のようにあらかじめ設定が完了しています。
このようなデータ挿入がされていることにより、Microsoft Teamsのメッセージがそのままoviceにも送信されます。

必要な場合は内容を付け足すことも可能です。任意で変更してください。

3.必須項目の設定

ワークスペースIDと送信するメンバー権限を設定してください。
ワークスペースIDはMicrosoft TeamsのチームID設定と同様で、ボックスをクリックすることで一覧表示されます。その中から選択しましょう。

メンバー権限は画像の中から選択可能です。‍

4.テストの実行

テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたら保存を押しましょう。

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

‍

今回使用したフローボットテンプレート
Microsoft Teamsで投稿されたメッセージ内容をoviceのワークスペースでも通知する

Microsoft Teamsやoviceを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもMicrosoft TeamsやoviceのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Microsoft Teamsとoviceのその他の自動化例

oviceでパブリックチャットが送信されたらMicrosoft Teamsのチャネル全体にメンションで通知したり、入退室が行われた旨を通知することもできます。
さらに、投稿されたメッセージをoviceの組織の全メンバーに通知することも可能です。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら追加する

手動での転記作業が不要になることで、時間の節約とヒューマンエラーの防止につながります。

特定のアクションが開始されたらMicrosoft Teamsに通知する

特定のアクションが開始された際にMicrosoft Teamsへ通知が届くため、タイムリーな対応を実現できるでしょう。

Microsoft Teamsで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版を投稿する

翻訳版を投稿することで、言語の壁を越えてチームメンバー全員が円滑にコミュニケーションを取ることが可能になります。

oviceを活用した自動化例

情報が追加されたらoviceに通知する

情報が登録されたらすぐにoviceに自動で通知を送ることができるため、チーム全体への情報共有がスムーズになると予想されます。

oviceでパブリックチャットが送信されたらメールで通知する

手動での確認作業が不要になり、時間を有効に活用でき、業務のスピードアップが期待できます。

Microsoft Teamsとoviceを連携するメリット

メリット1: 連絡がスムーズに行いやすい

これらのアプリを連携した自動化を導入することで、Microsoft Teamsの特定のチャネルに送信したメッセージを、そのままoviceのワークスペースに送信することができます。そのため、送信忘れなどの防止に役立つはずです。
例えば、「Microsoft Teamsに送信したけど、oviceに送信するのを忘れてしまった！」という経験はありませんか？
これでは正しい伝達が行えず、業務に影響が出てしまう可能性も否めません。
このような時に自動化を導入すれば、Microsoft Teamsに送信したメッセージはそのままoviceにも送信されるため、情報共有がスムーズに行いやすくなるはずです。

メリット2: ツールの使い分けが容易になる

今回のアプリ連携は、各ツールごとの使い分けをしている場合にもおすすめです。
例えば、Microsoft Teamsではタスクの把握、割り振り、各工程の共有や相談などを行い、oviceでは作業中に発生した内容の共有など、主にリアルタイムでのコミュニケーションをメインとしている場合などが当てはまります。
このような使い分けをすることで、Microsoft Teamsのログにはタスクに関する情報のみが残り、内容を把握しやすくなるかもしれません。さらにすぐにでも共有したい内容はoviceに通知することも可能になり、利便性が増すでしょう。

メリット3: 業務負担が軽減する

Microsoft Teamsの特定のチャネルに送信されたメッセージがそのままoviceにも送信されるため、通知業務にかかるフローを短縮することが可能になります。
例えば、Microsoft Teamsに送信したメッセージをoviceにも送信する場合、メッセージをコピーした後にoviceにアクセスし、そしてペーストをするという一連の流れが通常でした。
しかし今回の連携を行うことでこれらの流れが全て不要になる可能性があります。
oviceへの通知は自動化されるため、通知業務が簡素化し、作業負担が軽減されることが見込めるでしょう。

まとめ

Microsoft Teamsとoviceの連携により、連絡業務の円滑化が期待できます。
Microsoft Teamsに送信したメッセージがそのままoviceにも送信されるため、二度手間がなくなり、業務負担が軽減できるかもしれません。
また、2つのツールに同一メッセージを送信するフローが短縮され、時間の節約にもなり業務効率の向上が見込めるでしょう。
この機会に自動化を導入して、ぜひ業務改善にお役立てください！