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Microsoft Teamsでのやり取りを基に帳票を作成したり、書類をMicrosoft SharePointで共有することはありませんか？
顧客対応、経理など、契約内容や数字などを可視化するために必要なフローですが、作成する数や頻度が多いと少々手間かもしれません…。
とは言え、他メンバーと共有するためにもなるべく早く書類を保存してしまいたいですよね。
そんなお悩みを解決するのが、<span class="mark-yellow">Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointのAPI連携</span>です。
APIを活用すれば、Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointのデータを自動連携可能となります！
本記事では、Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointを連携することで実現できる自動化のフローを具体的にご紹介します。
業務の効率化を考えている方は、ぜひチェックしてみてください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にMicrosoft TeamsとMicrosoft SharePointの連携が可能です。
YoomにはあらかじめMicrosoft TeamsとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointのAPIを連携すれば、Microsoft TeamsのデータをMicrosoft SharePointに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
自動で書類を作成して、Microsoft SharePointに保存してくれるため、業務効率向上に繋がります！
書類作成に手間を感じている事務担当者におすすめです。
それでは、さっそく実際にMicrosoft TeamsとMicrosoft SharePointを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft TeamsとMicrosoft SharePointの連携を進めていきます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Microsoft Teamsに特定条件のメッセージが投稿されたら、書類を作成しMicrosoft SharePointに保存する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずはじめに「Microsoft Teams」と「Microsoft SharePoint」のマイアプリ登録を行います。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
「新規接続」クリック後、アプリ一覧から「Microsoft Teams」を検索してください。
以下の画面が出てきたら、Microsoft365アカウントにログインしてください。
アカウントを持っていない方は、まずはアカウントを作成してください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性がありますので、ご確認ください。
パスワードを入力しましょう。
以上でマイアプリに「Microsoft Teams」が出てきたら、マイアプリ登録完了です！
「新規接続」クリック後、アプリ一覧から「Microsoft SharePoint」を検索してください。
以下画面が出てきたら、「Microsoft Teams」同様、Microsoftのアカウントにログインしてください。
パスワードを入力しましょう。
以上でマイアプリに「Microsoft SharePoint」が出てきたら、マイアプリ登録完了です！
ここからは実際にフローボットを作成していきます！
まずは下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
アプリトリガーの設定です。
まずは「チャンネルにメッセージが送信されたら」をクリックしましょう。
以下の画面が出てきたら、連携する情報を確認して、次に進みましょう。
続いて、API接続設定です。
「トリガーの起動間隔」は、業務に合わせて設定してください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
また、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「チームID」は候補から選択してください。
「チャンネルID」も候補から選択してください。
ここで指定したチャンネルにメッセージが送信されたら、フローが起動します！
テスト用のメッセージを送信してからテストをしてみましょう！
以下のアウトプットをこの後の設定時に引用することで、Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointのデータ連携を実現していきます！
「保存する」をクリックして、次に進んで下さい。
次は「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
分岐条件を設定しましょう。
まずは分岐対象のアウトプットの設定です。下記画像の場合、チャンネルに送信されたメッセージ内容を基準とします。
次にメッセージ内容のどのようなワードを対象に分岐の有無を決めるか設定します。
下記画像の場合#テストというワードがメッセージにある場合のみ分岐を行います。たとえばファイルや帳票などのワードで分岐をすることも可能です。
振り分けをしたいワードを指定しましょう。
設定した分岐条件は以下のように分岐されます。
分岐情報を設定後、一番下の「保存する」をクリックしてください。
続いて「書類を発行する」をクリックしましょう。
続いては、書類の連携を行います。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、下にスクロールします。
雛形書類の連携の「スプレッドシートのファイルID」は候補から選択しましょう。
発行書類の連携の「格納先のGoogle DriveフォルダID」は候補から選択してください。
「出力ファイル名」はアウトプットから選択してください。
次に進んで下さい。
続いて、置換条件の設定です。
こちらの記事を参考に雛形書類を作成します。
「置換対象の文字列」の右側はアウトプットから「メッセージ内容」を選択してください。
置換対象の文字列に指定した部分がメッセージ内容に置換させることが可能です。
テストしてみましょう！
テスト成功したら、以下の画面が出てきます。
格納したフォルダを確認すると、書類作成ができています。
最後に「保存する」をクリックしてください。
続いて「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認したら次に進んで下さい。
API接続設定です。
「サイトID」は候補から選択してください。
「ドライブID」も候補から選択してください。
「格納フォルダ名」は、格納先フォルダのアイテムIDを絞るためのキーワードを入れてください。
「ファイル名」は、アウトプットから「発行した書類」を選びましょう。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は以下を参考に設定しましょう。
テストを行いましょう！
確認したら「保存する」をクリックしてください。
Microsoft SharePointに保存されているか確認してください。
指定したフォルダにファイルが保存されていたら、OKです！
以下の画面が出てきたら「トリガーON」をクリックです。
全ての設定が完了です！
Microsoft TeamsやNotionのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
データの追加、更新などをMicrosoft Teamsに通知することで、データの取りこぼしが減り、対応スピードも向上するはずです！
ファイルの自動保存、フォルダの自動作成により、データ管理がしやすくなるかもしれません！
Microsoft TeamsのデータをMicrosoft SharePointに連携することで、今まで以上にデータの管理や共有がスムーズになるはずです。
加えて書類の作成のアクションを絡めることで書類作成の手間が省ける上、効率的に作業ができる可能性が高まります！
Yoomにはこのような自動化のアイデアがたくさんつまっているので、日常的なワークフローを今よりももっと簡単にすることができるかもしれません。
また、Yoomを活用したデータ連携は<span class="mark-yellow">プログラミングの知識がなくても実現可能というポイントがあります！</span>
アプリ連携初心者の方でも導入しやすいため、今すぐYoomに登録して自動化を導入しましょう！
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