Microsoft Teamsでのメッセージ投稿をTrelloに登録する方法

それではここからは、ノーコードツールYoomを使って「Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録する」方法を解説します。

[Yoomとは]

Microsoft TeamsとTrelloを活用した連携フローの作り方

Microsoft Teamsにメッセージが投稿されたことをMicrosoft TeamsのAPIを利用して受け取り、Yoomが提供するAI機能(データ読み取り)を組み合わせることで、メッセージ内容を自動解析し、TrelloのAPIを用いてTrelloにカードを登録することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

フローはおおまかに以下の流れで進みます。

• YoomとMicrosoft Teams・Trelloをマイアプリ連携
• テンプレートコピー
• フローの詳細設定
• トリガーをONにしてフローを動かす

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：Microsoft TeamsとTrelloをマイアプリ連携

まずは連携の準備を進めていきましょう。
Yoomにログインをしたら、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

アプリの検索ウィンドウが出てきたら、各アプリ名を検索してください。

Microsoft Teamsのマイアプリ連携

Microsoft のアカウントにログインをしましょう。

連携したいMicrosoft のアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。
難しい設定は必要ありません！

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

‍アプリ連携と同時に、Trelloにタスク登録をするメッセージを受信するチャネルを作成しておきましょう。

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Trelloのマイアプリ連携

Trelloのマイアプリ連携には、アクセストークンとAPIキーの取得が必要です。

まずは、Trelloにログインしてからこちらのページを開いてください。

「Power-Up管理者ポータル」から「新規」で必要な情報を入力してください。

その後、生成されたAPIキーとアクセストークンをYoomの画面にペーストして連携しましょう。

<span class="mark-yellow">ここで使用したAPIキーとアクセストークンは後の設定でも使用するので、メモなどの別の場所にもペーストして保管しておいてください。</span>
詳しい設定は以下のリンクを参照してください。

‍Trelloのマイアプリ登録方法

マイアプリ連携が完了すると、設定済みのアプリが一覧に表示されます。

ここまで確認出来たら、マイアプリ連携の設定は完了です。
次から具体的なフローの設定に移るので、下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておいてください。

ステップ2：Microsoft Teamsでアプリトリガー設定

最初の設定は「チャネルのメッセージが送信されたら」です。
1ページ目では、マイアプリ連携をしたMicrosoft Teamsアカウント情報が反映されています。

必要であれば、タイトルの修正とアカウント情報が間違っていないか確認をして次に進んでください。
複数アカウントと連携していると、意図しないアカウントが反映されている場合があります。その場合は選択しなおしてください。

次に、トリガーの起動間隔とメッセージを受け取るチャネルの設定を行います。

トリガーの起動間隔は5分から60分まで、業務内容に合わせて選択できますが、プランによって選択できない場合があるので、注意してください。

チームIDとチャネルIDを候補から選択したら、指定したMicrosoft Teamsのチャネルにテスト用のメッセージを投稿してから「テスト」をクリックしてください。
‍テストが成功したら、メッセージ内容が反映されたアウトプットが取得できます。　

実際にフローを動かすと、メッセージ内容に合わせて取得できるアウトプットの値が変化します。

ここまで確認出来たら「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：テキストからデータを抽出する設定

続いて2番目の設定「テキストからデータを抽出する」です。
先ほど取得したアウトプットの内容をTrelloに登録するためにデータ抽出します。

AIを活用した「データの抽出（2タスク）」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。

変換タイプは3,500字から30,000字まで選択できます。
想定されるメッセージの内容に合わせて設定し「次へ」をクリックしてください。

次に抽出するデータについての設定です。

対象のテキストは、Microsoft Teamsのチャネルに投稿されたメッセージです。
そこから抽出したい項目を指定して「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、アウトプットが取得されます。

メッセージの内容が要約されて、タイトルとタスク内容に反映されました。

ここまで確認出来たら「保存する」をクリックして、データ抽出の設定は完了です。

ステップ4：Trelloの新しいカードを作成する設定

最後の設定は「新しいカードを作成」です。
1ページ目では、Microsoft Teamsと同様にタイトルの修正とアカウント情報の確認を行って次に進んでください。

次のページでは、マイアプリ連携の時に使用したAPIキーとアクセストークンを使用します。

すべて必須項目を入力したら、カード作成のためにアウトプットを選択していきます。

タイトル、期日、説明などにアウトプットを選択したら「テスト」をクリックしてください。

‍テストが成功すると、Trelloの新しいカードが作成されYoomでもアウトプットが取得できます。最後に「保存する」をクリックしてすべての設定は完了です。

トリガーをONにしてフローを動かしましょう。

これで、Microsoft Teamsに投稿されたメッセージ内容がTrelloに自動でタスクとして登録されるようになりました！
設定したフローは以下のものです。

Microsoft TeamsとTrelloを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもMicrosoft TeamsとTrelloのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Microsoft TeamsとTrelloのその他の自動化例

新規カードが作成されるとその情報を通知できたり、カードの更新を通知することもできます。
また、Microsoft Teamsで特定条件のメッセージが投稿されたらTrelloカードをアーカイブすることも可能です。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

案件やレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する

案件やレコードの登録と同時にMicrosoft Teamsに通知が届くため、チームメンバーが情報をすぐに把握できる環境を整えることにもつながるでしょう。

Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら追加する

手動での転記作業が不要になることで、時間の節約とヒューマンエラーの防止につながります。

メールを受信したらMicrosoft Teamsチャンネルにファイルを共有する

メールで受け取ったファイルをスムーズに共有できるので、メッセージ内容から情報を素早く確認できるようになるはずです。

Trelloを活用した自動化例

Trelloでカードが登録されたら追加する

自動でTrelloの情報を追加する事ができるため、手入力の時間を省き、他の業務に時間を充てられるようになるでしょう。

Trelloで新規カードが作成されたら通知する

通知によって、新しいカードが作成されたら直ぐに把握することができ、迅速な対応によりプロジェクト全体の進捗をスムーズに進めることができます。

Microsoft TeamsとTrelloを連携するメリット

タスク管理効率化で生産性向上につながる

Microsoft TeamsとTrelloを連携することで、データ管理の業務フローが簡略化できるでしょう。
例えば、プロジェクト管理チームがMicrosoft Teamsで話し合った内容をTrelloに自動登録すれば、手動の入力作業をなくせると予想されます。

複数のアプリケーションを切り替える必要がなくなり、業務の集中力が維持され、時間を有効に活用しやすくなります。
さらに、メッセージからデータが自動生成されるため、担当者の割り当ても簡単に設定でき、効率的なプロジェクト管理が期待できそうです。

タスクの抜け漏れ防止

TrelloとMicrosoft Teamsを連携することで、データの抜け漏れ防止に貢献します。
例えば、カスタマーサポートチームがMicrosoft Teamsに顧客からのリクエストを投稿すると、Trelloに自動的にデータが作成されます。
この運用により、リクエスト対応の記録が確実に残り、重要な対応が見落とされるリスクが抑制されるはずです。

さらに、期限や優先度も自動的に管理できるため、必要な業務を処理する体制を整えやすくなります。
プロジェクトごとの進行度も可視化されるため、管理者は全体の進捗を効率的に管理しやすくなるでしょう。

タスクの進捗状況が把握しやすくなる

Microsoft TeamsとTrelloを連携すると、タスクの進捗状況が視覚的に確認でき、チーム全体の透明性向上が期待できます。
例えば、顧客リクエストをMicrosoft Teamsに投稿すればTrelloにタスクカードが自動作成されるため、タスクの登録漏れを防げるはずです。
担当者の割り当ても効率化され、進捗状況を常に把握しやすくなるでしょう。

これにより、プロジェクト管理がスムーズになり、<span class="mark-yellow">意思決定の迅速化が支援されます。</span>

まとめ

Microsoft TeamsとTrelloの連携は、タスク管理をスムーズに進めるための強力なサポートツールです。
Yoomを使えば、手作業の負担を減らし、データの見落としも防げるでしょう。

複雑な操作は不要で、誰でも簡単に設定可能です！

ぜひこの機会にYoomに無料登録し、手間のかかるタスク管理を効率化しましょう。
ビジネスの成長を支える新しい業務スタイルを、今すぐ体験してみてください。