忙しいあなたへ！Telegramでフォーム回答を自動で受け取る方法

Yoomフォームの回答された内容を、TelegramのAPIを利用して通知することで実現が可能です。

一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!

• Telegramをマイアプリ連携する。
• テンプレートをコピーする。
• フロー起点のフォームトリガー設定と、その後のTelegramのオペレーション設定を行う。
• トリガーボタンをONにして、フォーム・Telegramの連携フローの動作確認をする。

Yoomを利用していない方は、こちらから会員登録をしてください。
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[Yoomとは]

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
ご利用中のTelegramとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

Telegramと検索しましょう。
表示された項目を設定してください。
アクセストークンの発行方法はこちらから確認できます。

Telegramとの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。

ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

それでは、フォームトリガーを設定していきます。
「入力フォーム」を選択しましょう。
デフォルトで質問が設定されているので、変更なければ次に進みましょう。
得たい情報が他にある場合、質問を増やすことも可能です。

完了ページの設定は任意で行ってください。

その他の項目も任意で設定してください。

次に進み、取得した値を確認したら保存します。

続いて「メッセージを送信」をクリック。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を設定しましょう。

• チャットID:画像のように候補から選択してください。

• メッセージ内容:アウトプットを利用して設定してください。

※アウトプットから選択した項目は{{〇〇}}のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
ここに固定のテキストを入れてしまうと、毎回それが通知されてしまうため、アウトプットから必ず選択してください。

設定が終わったらテストし、保存しましょう。
※テストを行うと、Telegramに通知されるのでご注意ください。

ここまでお疲れさまでした!

以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、実際にフォームに回答して、Telegramに回答が通知されるかを確認してみましょう。

以上が「フォームの回答内容をTelegramに通知する」方法でした。

さらに自動化するには

Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。

kintoneに回答を追加する

フォームの回答をkintoneにまとめている場合、このプロセスを追加することで自動転記できます。
回答が多くなっても自動化しておくことで、業務の停滞を防ぎます。

トリガーを変更したり、その他のツールに転記などをすることができます。
これらの例を紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

Googleフォームの回答内容をTelegramに通知する方法

続いて、フォームトリガーをGoogleフォームに変更した場合の設定方法を説明します。
先ほどと同様、テンプレートをコピーしてください。

「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。

連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を入力してください。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

ここでGoogleフォームに以下のようなフォームを作成し、テスト回答をします。

※Googleフォームで、回答者のメールアドレスを取得する設定をしてください。

フローボットに戻り、テストしましょう。
JSONPathを使って回答を取得します。
「取得する値を追加」をクリックしてください。

こちらのヘルプを参考に、回答取得をお願いします。
取得が完了したら追加をクリック、保存してください。
項目名は後ほどアウトプットを利用するので、変更することをおすすめします。

続いて「メッセージを送信」をクリック。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を設定しましょう。

• チャットID:画像のように候補から選択してください。

• メッセージ内容:アウトプットを利用して設定してください。

Google フォームの回答内容をNotionに追加しTelegramに通知する方法

続いて、回答内容をNotionに追加後、Telegramへ通知する場合の設定方法を説明します。
先ほどと同様、テンプレートをコピーしてください。

こちらも「フォームに回答が送信されたら」までは先ほどのフローと同様に設定します。
設定が終わったら「レコードを追加する」を選択しましょう。

Notionには以下のようなデータベースを作成しておきます。

データベースの連携を行います。

次に進み、画像のように追加するレコードの値を選択していきます。

選択が終わったら、テストし保存しましょう。

続いて「メッセージを送信」をクリック。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を設定しましょう。

• チャットID:先ほどと同様、候補から選択してください。

• メッセージ内容:アウトプットを利用して設定してください。

Telegramを使ったその他の自動化例

その他にも、YoomにはTelegramを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!

1.DropboxでファイルがアップロードされたらTelegramに通知するフローです。

ファイルがアップロードされるたびに手動で通知している場合、連携忘れなどのミスが発生する場合があります。
このようなルーティン業務は自動化し、ミスを防ぎましょう。

2.freee人事労務で従業員情報が更新されたらTelegramに通知するフローです。

従業員情報の更新に伴い、後続業務が発生することもありますよね。
そのような場合、このフローを利用すれば自動で更新通知が来るので、後続業務もスムーズに進むはずです。

3.LINE WORKSに届いたメッセージをTelegramに通知するフローです。

社内と社外で異なるメッセージツールを利用している場合、重要なメッセージがあると手動で連携する手間がありますよね。
このフローであれば特定のチャット情報をTelegramに自動通知できるので、便利です。

まとめ

今回は「フォームの回答内容をTelegramに通知する」フローボットを紹介しました。
フォームの回答をTelegramで通知する設定を完了すれば、通知の手間が省け、業務も効率化することが期待できます。
また、自動通知によって、フォームに回答が送信されたら回答をすぐに確認できるので、対応を即座に始めることもできるでしょう。
この設定はプログラミングスキルがなくても簡単に行えるため、どなたでもすぐに導入できます。
忙しい日々の中で少しでも手間を減らすために、この自動化を取り入れてみてください。

きっと、作業時間の短縮だけでなく、業務全体のスピードアップにも繋がるはずです。