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DocuSignの契約完了を自動通知！Telegramで即時共有する方法
■概要DocuSignでの電子契約が完了した後の、社内関係者への通知連絡に手間を感じていませんか？重要な連絡であるため迅速かつ正確な対応が求められますが、手作業では対応漏れや遅延のリスクが伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーとして、設定した内容の通知メールをGmailから自動で送信し、契約後の連携業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignを利用した契約業務を行っており、完了後の連絡を効率化したい方
- 契約完了の通知を手作業で行っており、連絡漏れなどのミスを防ぎたいと考えている方
- 契約関連の定型的な連絡業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約手続きが完了すると同時にGmailで通知が飛ぶため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業で発生しがちだった連絡漏れや宛先の間違いといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで通知内容を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのオペレーションでは、通知メールの宛先（To）を任意のアドレスに設定してください。
- メールの件名や本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、DocuSignのトリガーで取得した契約者名などの情報を変数として埋め込み、動的に作成することが可能です。
■注意事項- Docusign、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignを利用した契約業務を行っており、完了後の連絡を効率化したい方
- 契約完了の通知を手作業で行っており、連絡漏れなどのミスを防ぎたいと考えている方
- 契約関連の定型的な連絡業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約手続きが完了すると同時にGmailで通知が飛ぶため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業で発生しがちだった連絡漏れや宛先の間違いといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで通知内容を設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのオペレーションでは、通知メールの宛先（To）を任意のアドレスに設定してください。
- メールの件名や本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、DocuSignのトリガーで取得した契約者名などの情報を変数として埋め込み、動的に作成することが可能です。
■注意事項
- Docusign、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
「DocuSignで契約が完了してから関係者への通知を何度も行うのは手間だな」
こんな課題に直面していませんか？
DocuSignで契約が完了した際に、Telegramで迅速に通知できれば、チーム内への共有が容易になるでしょう。
これにより、確認漏れや業務の遅延を防止できるため、業務スピードの向上が期待できます。
今回は、DocuSignの契約完了をトリガーに、Telegramに自動通知する方法を解説します。
今回ご紹介する自動化は、プログラミング知識がなくても簡単に設定可能です。
手動通知の手間から解放されたい方は、このテンプレートを試してみてくださいね。
それでは、「DocuSignで契約が完了したらTelegramに通知する」方法を解説します。
[Yoomとは]
DocuSignで契約が完了したらTelegramに通知する方法
最初に、「DocuSignで契約が完了したらTelegramに通知する」方法をご説明します。
■概要
DocuSignでの契約完了後、関係者への迅速な情報共有に手間や時間がかかっていませんか？手動での通知作業は、連絡の遅延や共有漏れといったリスクが伴い、ビジネスのスピードを鈍化させる一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーとして、即座にTelegramへ自動で通知することが可能です。これにより、重要な契約情報を関係者へタイムリーに共有し、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後の通知を手作業で行い、タイムラグに課題を感じている方
- Telegramを活用して、チームへ迅速に契約状況を共有したいと考えているマネージャーの方
- 契約締結から次のアクションまでのプロセスを自動化し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約が完了すると、Telegramへ自動で通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとTelegramをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTelegramを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したいメッセージ内容や送信先を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、Webhookイベントの受信設定を行うことで、より詳細な条件でフローを起動させることが可能です。
- Telegramの「メッセージを送信」では、通知を送りたいチャットIDを指定したり、メッセージ内容を自由にカスタマイズしたりできます。
■注意事項
- DocuSignとTelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
DocuSignでの契約完了後、関係者への迅速な情報共有に手間や時間がかかっていませんか？手動での通知作業は、連絡の遅延や共有漏れといったリスクが伴い、ビジネスのスピードを鈍化させる一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーとして、即座にTelegramへ自動で通知することが可能です。これにより、重要な契約情報を関係者へタイムリーに共有し、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後の通知を手作業で行い、タイムラグに課題を感じている方
- Telegramを活用して、チームへ迅速に契約状況を共有したいと考えているマネージャーの方
- 契約締結から次のアクションまでのプロセスを自動化し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約が完了すると、Telegramへ自動で通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとTelegramをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTelegramを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したいメッセージ内容や送信先を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、Webhookイベントの受信設定を行うことで、より詳細な条件でフローを起動させることが可能です。
- Telegramの「メッセージを送信」では、通知を送りたいチャットIDを指定したり、メッセージ内容を自由にカスタマイズしたりできます。
■注意事項
- DocuSignとTelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
DocuSignの契約完了をAPIで受け取り、TelegramのAPIを介して通知することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現可能です！
今回は、以下のプロセスでフローボットの設定を進めていきます。
- DocuSignとTelegramをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるDocuSignのトリガー設定とその後に続くTelegramのアクション設定
- トリガーボタンをONにして、フローボットを起動
すでにYoomを利用している方はログインし、まだYoomを利用していない方は、こちらから無料登録を行ってください。
ステップ1:DocuSignとTelegramをマイアプリ登録
DocuSignとTelegraｍをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。
それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
DocuSignの連携方法
アプリ一覧が表示されるので、そこからDocuSignを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されたら、DocuSignにログインしてください。
Telegramの連携方法
先ほどと同様に、一覧からTelegramを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の設定を行いましょう。
アクセストークンの発行方法は、こちらを確認してください。
こちらのツールを活用しましょう。
自身のマイアプリ欄に、DocuSignとTelegramが表示されていれば登録は完了しています。
ステップ2:テンプレートをコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
DocuSignでの契約完了後、関係者への迅速な情報共有に手間や時間がかかっていませんか？手動での通知作業は、連絡の遅延や共有漏れといったリスクが伴い、ビジネスのスピードを鈍化させる一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーとして、即座にTelegramへ自動で通知することが可能です。これにより、重要な契約情報を関係者へタイムリーに共有し、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後の通知を手作業で行い、タイムラグに課題を感じている方
- Telegramを活用して、チームへ迅速に契約状況を共有したいと考えているマネージャーの方
- 契約締結から次のアクションまでのプロセスを自動化し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約が完了すると、Telegramへ自動で通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとTelegramをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTelegramを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したいメッセージ内容や送信先を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、Webhookイベントの受信設定を行うことで、より詳細な条件でフローを起動させることが可能です。
- Telegramの「メッセージを送信」では、通知を送りたいチャットIDを指定したり、メッセージ内容を自由にカスタマイズしたりできます。
■注意事項
- DocuSignとTelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
DocuSignでの契約完了後、関係者への迅速な情報共有に手間や時間がかかっていませんか？手動での通知作業は、連絡の遅延や共有漏れといったリスクが伴い、ビジネスのスピードを鈍化させる一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーとして、即座にTelegramへ自動で通知することが可能です。これにより、重要な契約情報を関係者へタイムリーに共有し、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後の通知を手作業で行い、タイムラグに課題を感じている方
- Telegramを活用して、チームへ迅速に契約状況を共有したいと考えているマネージャーの方
- 契約締結から次のアクションまでのプロセスを自動化し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約が完了すると、Telegramへ自動で通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとTelegramをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTelegramを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したいメッセージ内容や送信先を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、Webhookイベントの受信設定を行うことで、より詳細な条件でフローを起動させることが可能です。
- Telegramの「メッセージを送信」では、通知を送りたいチャットIDを指定したり、メッセージ内容を自由にカスタマイズしたりできます。
■注意事項
- DocuSignとTelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、DocuSignで契約が完了したらフローボットが起動する設定を行うため、「エンベロープが完了したら」をクリックします。
ステップ3:フローの起点となるDocuSignのトリガーを設定
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、赤枠内の矢印をクリックしてWebhook URLをコピーしてください。
DocuSignの画面に移動して、Webhookの設定を行います。
上部の「管理者」→左下の「ドキュサインコネクト」→「設定の追加」→「カスタム」の順でクリックし、以下のように設定しましょう。
※DocuSignの「発行するURL」の欄にはすでに「https://」が入力されているので、削除してからWebhook URLをペーストしてください。
「トリガーイベント」は以下のように設定しましょう。
設定が完了したらYoom画面に戻り、Webhookイベントを送信するか、トリガーイベントを実行し、Yoom画面の「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックします。
ステップ4：Telegramでメッセージを送信する設定
続いて、Telegramに契約完了を通知する設定を行うため、「メッセージを送信」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
以下の注意事項を確認してください。
スクロールし、説明に従って「チャットID」を設定しましょう。
最後に「メッセージ内容」を設定してください。
DocuSignのアウトプットを活用し、設定を行いましょう。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
以下は例ですので、お好みで設定しましょう。
ステップ5:トリガーボタンをONにして、フローボットを起動
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
DocuSignでの契約完了後、関係者への迅速な情報共有に手間や時間がかかっていませんか？手動での通知作業は、連絡の遅延や共有漏れといったリスクが伴い、ビジネスのスピードを鈍化させる一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーとして、即座にTelegramへ自動で通知することが可能です。これにより、重要な契約情報を関係者へタイムリーに共有し、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後の通知を手作業で行い、タイムラグに課題を感じている方
- Telegramを活用して、チームへ迅速に契約状況を共有したいと考えているマネージャーの方
- 契約締結から次のアクションまでのプロセスを自動化し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約が完了すると、Telegramへ自動で通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとTelegramをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTelegramを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したいメッセージ内容や送信先を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、Webhookイベントの受信設定を行うことで、より詳細な条件でフローを起動させることが可能です。
- Telegramの「メッセージを送信」では、通知を送りたいチャットIDを指定したり、メッセージ内容を自由にカスタマイズしたりできます。
■注意事項
- DocuSignとTelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
DocuSignでの契約完了後、関係者への迅速な情報共有に手間や時間がかかっていませんか？手動での通知作業は、連絡の遅延や共有漏れといったリスクが伴い、ビジネスのスピードを鈍化させる一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーとして、即座にTelegramへ自動で通知することが可能です。これにより、重要な契約情報を関係者へタイムリーに共有し、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後の通知を手作業で行い、タイムラグに課題を感じている方
- Telegramを活用して、チームへ迅速に契約状況を共有したいと考えているマネージャーの方
- 契約締結から次のアクションまでのプロセスを自動化し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約が完了すると、Telegramへ自動で通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとTelegramをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTelegramを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したいメッセージ内容や送信先を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、Webhookイベントの受信設定を行うことで、より詳細な条件でフローを起動させることが可能です。
- Telegramの「メッセージを送信」では、通知を送りたいチャットIDを指定したり、メッセージ内容を自由にカスタマイズしたりできます。
■注意事項
- DocuSignとTelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
DocuSignで契約が完了したらGmailを送信する方法
続いて、「DocuSignで契約が完了したらGmailを送信する」方法をご説明します。
先ほど設定したテンプレートから派生して、こちらはするフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要DocuSignでの電子契約が完了した後の、社内関係者への通知連絡に手間を感じていませんか？重要な連絡であるため迅速かつ正確な対応が求められますが、手作業では対応漏れや遅延のリスクが伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーとして、設定した内容の通知メールをGmailから自動で送信し、契約後の連携業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignを利用した契約業務を行っており、完了後の連絡を効率化したい方
- 契約完了の通知を手作業で行っており、連絡漏れなどのミスを防ぎたいと考えている方
- 契約関連の定型的な連絡業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約手続きが完了すると同時にGmailで通知が飛ぶため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業で発生しがちだった連絡漏れや宛先の間違いといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで通知内容を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのオペレーションでは、通知メールの宛先（To）を任意のアドレスに設定してください。
- メールの件名や本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、DocuSignのトリガーで取得した契約者名などの情報を変数として埋め込み、動的に作成することが可能です。
■注意事項- Docusign、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignを利用した契約業務を行っており、完了後の連絡を効率化したい方
- 契約完了の通知を手作業で行っており、連絡漏れなどのミスを防ぎたいと考えている方
- 契約関連の定型的な連絡業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約手続きが完了すると同時にGmailで通知が飛ぶため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業で発生しがちだった連絡漏れや宛先の間違いといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」を設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで通知内容を設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのオペレーションでは、通知メールの宛先（To）を任意のアドレスに設定してください。
- メールの件名や本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、DocuSignのトリガーで取得した契約者名などの情報を変数として埋め込み、動的に作成することが可能です。
■注意事項
- Docusign、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailのマイアプリ登録を忘れずに行いましょう！
マイアプリ欄でGmailを選択し、Gmailにログインしてください。
ステップ2～3までは同じ設定になるため、先ほどの画面を参照して設定を行ってください。
Gmailで契約完了をメールで送信する設定を行うため、「メールを送る」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
スクロールし、「メール内容」を設定します。
「To」には通知したい宛先を設定してください。
スクロールし、「件名」と「本文」を設定します。
DocuSignのアウトプットを活用して設定を行ってください。
以下は例ですので、自由に設定しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして「メールの送信内容」に間違いがないか確認してください。
確認できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックします。
DocuSignで契約完了後、Google スプレッドシートを更新しSlackに通知する方法
続いて、「DocuSignで契約完了後、Google スプレッドシートを更新しSlackに通知する」方法をご説明します。
こちらはDocuSignの契約完了をトリガーにGoogle スプレッドシートを更新し、Slackに通知するフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
DocuSignで電子契約が完了したものの、その後のステータス管理や関係者への通知を手作業で行っていませんか。契約情報をGoogle スプレッドシートに転記し、Slackで担当者に連絡する作業は、手間がかかるだけでなく入力漏れや通知忘れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーに、Google スプレッドシートの更新とSlackへの通知が自動で実行され、これらの定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約後の情報更新や通知を手作業で行っている法務・営業担当者の方
- Google スプレッドシートで契約状況を管理しており、入力の手間を削減したい方
- 契約締結後の社内連携を迅速化し、業務の属人化を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了後、自動でGoogle スプレッドシートが更新されSlackに通知が飛ぶため、手作業での転記や連絡にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSign、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」を設定し、契約完了を検知します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、契約者情報やステータスを更新します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、関係部署へ完了通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、更新対象のスプレッドシート、シート、および更新する列などを任意に指定できます。
- Slackへの通知設定では、メッセージを送るチャンネルを自由に設定できます。また、本文に固定テキストだけでなく、DocuSignから取得した契約者名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- DocuSign、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
DocuSignで電子契約が完了したものの、その後のステータス管理や関係者への通知を手作業で行っていませんか。契約情報をGoogle スプレッドシートに転記し、Slackで担当者に連絡する作業は、手間がかかるだけでなく入力漏れや通知忘れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーに、Google スプレッドシートの更新とSlackへの通知が自動で実行され、これらの定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約後の情報更新や通知を手作業で行っている法務・営業担当者の方
- Google スプレッドシートで契約状況を管理しており、入力の手間を削減したい方
- 契約締結後の社内連携を迅速化し、業務の属人化を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了後、自動でGoogle スプレッドシートが更新されSlackに通知が飛ぶため、手作業での転記や連絡にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSign、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」を設定し、契約完了を検知します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、契約者情報やステータスを更新します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、関係部署へ完了通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、更新対象のスプレッドシート、シート、および更新する列などを任意に指定できます。
- Slackへの通知設定では、メッセージを送るチャンネルを自由に設定できます。また、本文に固定テキストだけでなく、DocuSignから取得した契約者名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- DocuSign、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートとSlackのマイアプリ登録を忘れずに行いましょう！
まずは、Google スプレッドシートのマイアプリ登録から行います。
マイアプリ欄からGoogle スプレッドシートを選択し、Google スプレッドシートにログインしてください。
Slackのマイアプリ登録の方法は、こちらを確認しましょう。
ステップ2～3までは同じ設定になるため、先ほどの画面を参照して設定を行ってください。
Google スプレッドシートの契約情報を更新する設定を行うため、「レコードを更新する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
Google スプレッドシートの画面に移動し、DocuSignの契約情報を更新するためにデータベースを準備しましょう。
以下は例ですので、任意で設定してください。
次に、「データベースの連携」を設定します。
- 「スプレッドシートID」、「スプレッドシートのタブ名」→候補もしくは説明に従って設定
- 「テーブル範囲」→任意で設定
設定できたら、「次へ」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、「更新したいレコードの条件」を設定してください。
こちらでは、トリガー時点で入っている一意の値を使って対象レコードを検索します。
DocuSignのアウトプットから以下のように設定しましょう。
スクロールし、「更新後のレコードの値」を設定してください。
こちらには、Google スプレッドシートで設定した項目が表示されます。
他の項目も同様に設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしてください。
続いて、Slackに通知する設定を行うため、「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
以下の注意事項を確認しましょう。
SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法は、こちらを確認してください。
スクロールし、「投稿先のチャンネルID」を候補から選択するか説明に従って設定します。
最後に「メッセージ」を設定してください。
DocuSignのアウトプットを活用して設定しましょう。
以下は例ですので、任意で設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックします。
その他のDocuSignを使った自動化の例
その他にもDocuSignを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.DocuSignで契約が完了したら、自動的にMicrosoft Excelに追加するフローです。
契約完了後にMicrosoft Excelに契約情報が自動追加されるため、契約内容の確認や共有が容易になるでしょう。
手作業でMicrosoft Excelに契約情報を追加する必要がなくなり、人的ミスを防止できます。
■概要DocuSignで電子契約が完了するたびに、その情報を手作業でMicrosoft Excelの管理表に転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、DocuSignで契約が完了したタイミングをトリガーにして、契約者情報や契約日などを自動でMicrosoft Excelに追加することが可能です。これにより、契約管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignとMicrosoft Excelで契約情報を管理している営業・法務担当者の方
- 契約完了後の手作業によるデータ転記に手間や時間を取られている方
- 電子契約後の情報管理プロセスを自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約完了と同時に、Microsoft Excelへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が減るため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保てます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定することで、契約完了情報を任意のファイルに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Excelにレコードを追加する際、どのファイルやシートに情報を追加するかは任意で設定可能です。
- DocuSignから取得した契約者名や契約日など、どの情報をMicrosoft Excelのどの列に追加するかを自由にカスタマイズできます。
■注意事項- Docusign、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- DocuSignとMicrosoft Excelで契約情報を管理している営業・法務担当者の方
- 契約完了後の手作業によるデータ転記に手間や時間を取られている方
- 電子契約後の情報管理プロセスを自動化し、効率化したいと考えている方
- DocuSignでの契約完了と同時に、Microsoft Excelへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が減るため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保てます。
- はじめに、DocuSignとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定することで、契約完了情報を任意のファイルに自動で追加します。
- Microsoft Excelにレコードを追加する際、どのファイルやシートに情報を追加するかは任意で設定可能です。
- DocuSignから取得した契約者名や契約日など、どの情報をMicrosoft Excelのどの列に追加するかを自由にカスタマイズできます。
- Docusign、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
2.Googleフォームに回答された内容をもとに、Docusignで契約書を自動送付するフローです。
Googleフォームのデータを基にDocuSignで契約書を送付できるため、手作業の負担を軽減できます。
Googleフォームで回答されてからスピーディーに契約書を送付できるでしょう。
■概要Googleフォームで受け付けた申し込み情報を、一件ずつ手作業でDocuSignに入力し、契約書を送付する作業に手間を感じていませんか？この作業は、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性も伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーにDocuSignから契約書を自動で送付する仕組みを構築でき、契約業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- GoogleフォームとDocuSignを利用した契約書送付を、手作業で行っている方
- 申し込み受付から契約締結までのリードタイムを短縮したいと考えている営業担当者の方
- 契約書送付プロセスの自動化によって、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームに回答されると契約書が自動送付されるため、手作業での作成や送付にかかる時間を短縮できます。
- フォームの回答内容を直接利用するため、手作業での転記による入力間違いや送付漏れといったミスを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleフォームとDocuSignをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを送信」アクションを設定し、フォームの回答内容と連携させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- DocuSignのオペレーション設定では、利用するアカウントIDや、送付する契約書のテンプレートとなるエンベロープIDを任意で設定してください。
■注意事項- Googleフォーム、DocusignのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとDocuSignを利用した契約書送付を、手作業で行っている方
- 申し込み受付から契約締結までのリードタイムを短縮したいと考えている営業担当者の方
- 契約書送付プロセスの自動化によって、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答されると契約書が自動送付されるため、手作業での作成や送付にかかる時間を短縮できます。
- フォームの回答内容を直接利用するため、手作業での転記による入力間違いや送付漏れといったミスを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとDocuSignをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「エンベロープを送信」アクションを設定し、フォームの回答内容と連携させます。
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- DocuSignのオペレーション設定では、利用するアカウントIDや、送付する契約書のテンプレートとなるエンベロープIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、DocusignのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
3.DocuSignの証明書をGoogleDriveに自動格納するフローです。
自動的に証明書をGoogle Driveに保存できるため、証明書を確実に管理できます。
契約完了のたびに、手作業でファイルをアップロードする手間が省けます。
■概要DocuSignで契約が完了した書類の管理は、どのように行っていますか？完了の都度、監査証跡である証明書を手作業でダウンロードし、指定のフォルダへ保存する作業は、件数が増えると大きな手間になりがちです。 このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープが完了したタイミングを検知し、証明書を自動でダウンロードしてGoogle Driveに保存できるため、手作業による手間や保存漏れのリスクをなくし、契約管理業務を効率化します。■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignで署名完了した書類の証明書を、手作業でダウンロードして管理している方
- 契約関連書類の管理をGoogle Driveで行っており、保存作業の自動化を検討している方
- 手作業による証明書のダウンロード漏れや保存ミスを防ぎたいと考えている法務・総務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの署名完了後、証明書のダウンロードからGoogle Driveへの保存までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手動での作業で起こりがちな証明書のダウンロード忘れや保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、契約管理の確実性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したエンベロープの証明書を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードした証明書ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignの証明書をダウンロードするアクションでは、トリガーで取得したエンベロープの情報を基に対象を指定します。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定できます。トリガーで取得した契約名などの情報を含めたファイル名にすることも可能です。
■注意事項- Docusign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
- DocuSignで署名完了した書類の証明書を、手作業でダウンロードして管理している方
- 契約関連書類の管理をGoogle Driveで行っており、保存作業の自動化を検討している方
- 手作業による証明書のダウンロード漏れや保存ミスを防ぎたいと考えている法務・総務担当者の方
- DocuSignでの署名完了後、証明書のダウンロードからGoogle Driveへの保存までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手動での作業で起こりがちな証明書のダウンロード忘れや保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、契約管理の確実性を高めます。
- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したエンベロープの証明書を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードした証明書ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignの証明書をダウンロードするアクションでは、トリガーで取得したエンベロープの情報を基に対象を指定します。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定できます。トリガーで取得した契約名などの情報を含めたファイル名にすることも可能です。
- Docusign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
まとめ
DocuSignで契約が完了したら、Telegramに通知する自動化により、契約完了が把握しやすくなるでしょう。
これにより、DocuSignで契約が完了するたびに、Telegramに通知する必要がなくなり、担当者の負担を軽減できます。
また、手動での通知作業が不要になるため、対応の遅延や確認漏れを防ぐことができるでしょう。
さらに、今回ご紹介したテンプレート2つ目や3つ目のように通知先をGmailにしたり、Google スプレッドシートに契約情報を追加したりすれば、記録や共有に便利です。
毎日の業務を少しでも楽にして、作業負担を軽減させましょう！
今回ご紹介したテンプレートを活用して、契約情報の共有を迅速に行いましょう。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
