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■概要
DocuSignで契約が完了したらGmailを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
3.手作業でメールを送信する手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約完了ごとにメールを作成・送信する作業を自動化して担当者の負担を軽減による業務効率の向上を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約プロセスを効率化しペーパーレス化を推進するツールです。
しかし契約が完了した後に関係者への通知や契約書の送付などを手作業で行うのはミスや遅延の原因にもなります。
このフローを導入することで、DocuSignで契約が完了するとGmailにて自動的にメールが送信されます。
これによって契約完了の通知を関係者全員に対して迅速に行うことができ、契約書の送付や次のステップへの移行をスムーズに進めることが可能になります。
■注意事項
・DocuSign、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
「DocuSignで契約が完了してから関係者への通知を何度も行うのは手間だな」
こんな課題に直面していませんか？
DocuSignで契約が完了した際に、Telegramで迅速に通知できれば、チーム内への共有が容易になるでしょう。
これにより、確認漏れや業務の遅延を防止できるため、業務スピードの向上が期待できます。
今回は、DocuSignの契約完了をトリガーに、Telegramに自動通知する方法を解説します。
今回ご紹介する自動化は、プログラミング知識がなくても簡単に設定可能です。
手動通知の手間から解放されたい方は、このテンプレートを試してみてくださいね。
それでは、「DocuSignで契約が完了したらTelegramに通知する」方法を解説します。
[Yoomとは]
最初に、「DocuSignで契約が完了したらTelegramに通知する」方法をご説明します。
■概要
DocuSignでの契約完了後、関係者への迅速な情報共有に手間や時間がかかっていませんか？手動での通知作業は、連絡の遅延や共有漏れといったリスクが伴い、ビジネスのスピードを鈍化させる一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーとして、即座にTelegramへ自動で通知することが可能です。これにより、重要な契約情報を関係者へタイムリーに共有し、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
DocuSignの契約完了をAPIで受け取り、TelegramのAPIを介して通知することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現可能です！
今回は、以下のプロセスでフローボットの設定を進めていきます。
すでにYoomを利用している方はログインし、まだYoomを利用していない方は、こちらから無料登録を行ってください。
DocuSignとTelegraｍをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。
それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
DocuSignの連携方法
アプリ一覧が表示されるので、そこからDocuSignを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されたら、DocuSignにログインしてください。
Telegramの連携方法
先ほどと同様に、一覧からTelegramを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の設定を行いましょう。
アクセストークンの発行方法は、こちらを確認してください。
こちらのツールを活用しましょう。
自身のマイアプリ欄に、DocuSignとTelegramが表示されていれば登録は完了しています。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
DocuSignでの契約完了後、関係者への迅速な情報共有に手間や時間がかかっていませんか？手動での通知作業は、連絡の遅延や共有漏れといったリスクが伴い、ビジネスのスピードを鈍化させる一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーとして、即座にTelegramへ自動で通知することが可能です。これにより、重要な契約情報を関係者へタイムリーに共有し、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、DocuSignで契約が完了したらフローボットが起動する設定を行うため、「エンベロープが完了したら」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、赤枠内の矢印をクリックしてWebhook URLをコピーしてください。
DocuSignの画面に移動して、Webhookの設定を行います。
上部の「管理者」→左下の「ドキュサインコネクト」→「設定の追加」→「カスタム」の順でクリックし、以下のように設定しましょう。
※DocuSignの「発行するURL」の欄にはすでに「https://」が入力されているので、削除してからWebhook URLをペーストしてください。
「トリガーイベント」は以下のように設定しましょう。
設定が完了したらYoom画面に戻り、Webhookイベントを送信するか、トリガーイベントを実行し、Yoom画面の「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックします。
続いて、Telegramに契約完了を通知する設定を行うため、「メッセージを送信」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
以下の注意事項を確認してください。
スクロールし、説明に従って「チャットID」を設定しましょう。
最後に「メッセージ内容」を設定してください。
DocuSignのアウトプットを活用し、設定を行いましょう。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
以下は例ですので、お好みで設定しましょう。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
DocuSignでの契約完了後、関係者への迅速な情報共有に手間や時間がかかっていませんか？手動での通知作業は、連絡の遅延や共有漏れといったリスクが伴い、ビジネスのスピードを鈍化させる一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーとして、即座にTelegramへ自動で通知することが可能です。これにより、重要な契約情報を関係者へタイムリーに共有し、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
続いて、「DocuSignで契約が完了したらGmailを送信する」方法をご説明します。
先ほど設定したテンプレートから派生して、こちらはするフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
DocuSignで契約が完了したらGmailを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
3.手作業でメールを送信する手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約完了ごとにメールを作成・送信する作業を自動化して担当者の負担を軽減による業務効率の向上を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約プロセスを効率化しペーパーレス化を推進するツールです。
しかし契約が完了した後に関係者への通知や契約書の送付などを手作業で行うのはミスや遅延の原因にもなります。
このフローを導入することで、DocuSignで契約が完了するとGmailにて自動的にメールが送信されます。
これによって契約完了の通知を関係者全員に対して迅速に行うことができ、契約書の送付や次のステップへの移行をスムーズに進めることが可能になります。
■注意事項
・DocuSign、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailのマイアプリ登録を忘れずに行いましょう！
マイアプリ欄でGmailを選択し、Gmailにログインしてください。
ステップ2～3までは同じ設定になるため、先ほどの画面を参照して設定を行ってください。
Gmailで契約完了をメールで送信する設定を行うため、「メールを送る」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
スクロールし、「メール内容」を設定します。
「To」には通知したい宛先を設定してください。
スクロールし、「件名」と「本文」を設定します。
DocuSignのアウトプットを活用して設定を行ってください。
以下は例ですので、自由に設定しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして「メールの送信内容」に間違いがないか確認してください。
確認できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックします。
続いて、「DocuSignで契約完了後、Google スプレッドシートを更新しSlackに通知する」方法をご説明します。
こちらはDocuSignの契約完了をトリガーにGoogle スプレッドシートを更新し、Slackに通知するフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
DocuSignで電子契約が完了したものの、その後のステータス管理や関係者への通知を手作業で行っていませんか。契約情報をGoogle スプレッドシートに転記し、Slackで担当者に連絡する作業は、手間がかかるだけでなく入力漏れや通知忘れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーに、Google スプレッドシートの更新とSlackへの通知が自動で実行され、これらの定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google スプレッドシートとSlackのマイアプリ登録を忘れずに行いましょう！
まずは、Google スプレッドシートのマイアプリ登録から行います。
マイアプリ欄からGoogle スプレッドシートを選択し、Google スプレッドシートにログインしてください。
Slackのマイアプリ登録の方法は、こちらを確認しましょう。
ステップ2～3までは同じ設定になるため、先ほどの画面を参照して設定を行ってください。
Google スプレッドシートの契約情報を更新する設定を行うため、「レコードを更新する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
Google スプレッドシートの画面に移動し、DocuSignの契約情報を更新するためにデータベースを準備しましょう。
以下は例ですので、任意で設定してください。
次に、「データベースの連携」を設定します。
設定できたら、「次へ」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、「更新したいレコードの条件」を設定してください。
こちらでは、トリガー時点で入っている一意の値を使って対象レコードを検索します。
DocuSignのアウトプットから以下のように設定しましょう。
スクロールし、「更新後のレコードの値」を設定してください。
こちらには、Google スプレッドシートで設定した項目が表示されます。
他の項目も同様に設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしてください。
続いて、Slackに通知する設定を行うため、「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
以下の注意事項を確認しましょう。
SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法は、こちらを確認してください。
スクロールし、「投稿先のチャンネルID」を候補から選択するか説明に従って設定します。
最後に「メッセージ」を設定してください。
DocuSignのアウトプットを活用して設定しましょう。
以下は例ですので、任意で設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックします。
その他にもDocuSignを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.DocuSignで契約が完了したら、自動的にMicrosoft Excelに追加するフローです。
契約完了後にMicrosoft Excelに契約情報が自動追加されるため、契約内容の確認や共有が容易になるでしょう。
手作業でMicrosoft Excelに契約情報を追加する必要がなくなり、人的ミスを防止できます。
■概要
DocuSignで契約が完了したらMicrosoft Excelに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignで帳票類の管理を行う方
・契約書などの作成に活用している方
・帳票類の一元管理に活用している方
2.Microsoft Excelでデータの管理を行う方
・取引や顧客の情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは作成した契約書の管理を円滑に行うツールです。
またMicrosoft Excelにデータを蓄積することで、情報の管理も円滑にでき業務を効率化します。
ですがDocuSignで契約が完了したらMicrosoft Excelの情報を毎回手作業で追加するのは、手間がかかってしまい入力ミスなどのヒューマンエラーの可能性があります。
ヒューマンエラーの軽減や業務効率向上を図るには[DocuSignとMicrosoft Excelを連携する]このフローは適しています。
DocuSignで契約が完了したら自動でMicrosoft Excelのデータベースに追加されることによって手作業を省いて入力ミスや漏れを未然に防ぐことができ、正確な情報共有につながります。
■注意事項
・DocuSign、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.Googleフォームに回答された内容をもとに、Docusignで契約書を自動送付するフローです。
Googleフォームのデータを基にDocuSignで契約書を送付できるため、手作業の負担を軽減できます。
Googleフォームで回答されてからスピーディーに契約書を送付できるでしょう。
■概要
Googleフォームに回答された内容を用いて、Docusignで契約書を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書の作成と送付を頻繁に行う必要がある方
2.契約書の送付プロセスを自動化し、手動作業を減らしたいと考えている方
3.GoogleフォームとDocuSignを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・手入力によるミスが減り、契約書の正確性が向上します。
・テンプレートを使用することで、すべての契約書が一貫したフォーマットで作成されます。
■注意事項
・Googleフォーム、DocuSignそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.DocuSignの証明書をGoogleDriveに自動格納するフローです。
自動的に証明書をGoogle Driveに保存できるため、証明書を確実に管理できます。
契約完了のたびに、手作業でファイルをアップロードする手間が省けます。
DocuSignで契約が完了したら、Telegramに通知する自動化により、契約完了が把握しやすくなるでしょう。
これにより、DocuSignで契約が完了するたびに、Telegramに通知する必要がなくなり、担当者の負担を軽減できます。
また、手動での通知作業が不要になるため、対応の遅延や確認漏れを防ぐことができるでしょう。
さらに、今回ご紹介したテンプレート2つ目や3つ目のように通知先をGmailにしたり、Google スプレッドシートに契約情報を追加したりすれば、記録や共有に便利です。
毎日の業務を少しでも楽にして、作業負担を軽減させましょう！
今回ご紹介したテンプレートを活用して、契約情報の共有を迅速に行いましょう。
