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「DocuSignで契約が完了してから関係者への通知を何度も行うのは手間だな」
こんな課題に直面していませんか？
DocuSignで契約が完了した際に、Telegramで迅速に通知できれば、チーム内への共有が容易になるでしょう。
これにより、確認漏れや業務の遅延を防止できるため、業務スピードの向上が期待できます。
今回は、DocuSignの契約完了をトリガーに、Telegramに自動通知する方法を解説します。
今回ご紹介する自動化は、プログラミング知識がなくても簡単に設定可能です。
手動通知の手間から解放されたい方は、このテンプレートを試してみてくださいね。
それでは、「DocuSignで契約が完了したらTelegramに通知する」方法を解説します。
[Yoomとは]
最初に、「DocuSignで契約が完了したらTelegramに通知する」方法をご説明します。
DocuSignの契約完了をAPIで受け取り、TelegramのAPIを介して通知することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現可能です！
今回は、以下のプロセスでフローボットの設定を進めていきます。
すでにYoomを利用している方はログインし、まだYoomを利用していない方は、こちらから無料登録を行ってください。
DocuSignとTelegraｍをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。
それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
DocuSignの連携方法
アプリ一覧が表示されるので、そこからDocuSignを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されたら、DocuSignにログインしてください。
Telegramの連携方法
先ほどと同様に、一覧からTelegramを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の設定を行いましょう。
アクセストークンの発行方法は、こちらを確認してください。
こちらのツールを活用しましょう。
自身のマイアプリ欄に、DocuSignとTelegramが表示されていれば登録は完了しています。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、DocuSignで契約が完了したらフローボットが起動する設定を行うため、「エンベロープが完了したら」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、赤枠内の矢印をクリックしてWebhook URLをコピーしてください。
DocuSignの画面に移動して、Webhookの設定を行います。
上部の「管理者」→左下の「ドキュサインコネクト」→「設定の追加」→「カスタム」の順でクリックし、以下のように設定しましょう。
※DocuSignの「発行するURL」の欄にはすでに「https://」が入力されているので、削除してからWebhook URLをペーストしてください。
「トリガーイベント」は以下のように設定しましょう。
設定が完了したらYoom画面に戻り、Webhookイベントを送信するか、トリガーイベントを実行し、Yoom画面の「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックします。
続いて、Telegramに契約完了を通知する設定を行うため、「メッセージを送信」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。
以下の注意事項を確認してください。
スクロールし、説明に従って「チャットID」を設定しましょう。
最後に「メッセージ内容」を設定してください。
DocuSignのアウトプットを活用し、設定を行いましょう。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
以下は例ですので、お好みで設定しましょう。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
今回使用したテンプレートはこちらです。
続いて、「DocuSignで契約が完了したらGmailを送信する」方法をご説明します。
先ほど設定したテンプレートから派生して、こちらはするフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Gmailのマイアプリ登録を忘れずに行いましょう！
マイアプリ欄でGmailを選択し、Gmailにログインしてください。
ステップ2～3までは同じ設定になるため、先ほどの画面を参照して設定を行ってください。
Gmailで契約完了をメールで送信する設定を行うため、「メールを送る」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
スクロールし、「メール内容」を設定します。
「To」には通知したい宛先を設定してください。
スクロールし、「件名」と「本文」を設定します。
DocuSignのアウトプットを活用して設定を行ってください。
以下は例ですので、自由に設定しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして「メールの送信内容」に間違いがないか確認してください。
確認できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックします。
続いて、「DocuSignで契約完了後、Google スプレッドシートを更新しSlackに通知する」方法をご説明します。
こちらはDocuSignの契約完了をトリガーにGoogle スプレッドシートを更新し、Slackに通知するフローとなっています。
設定を行うので、先ほどと同様に以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートとSlackのマイアプリ登録を忘れずに行いましょう！
まずは、Google スプレッドシートのマイアプリ登録から行います。
マイアプリ欄からGoogle スプレッドシートを選択し、Google スプレッドシートにログインしてください。
Slackのマイアプリ登録の方法は、こちらを確認しましょう。
ステップ2～3までは同じ設定になるため、先ほどの画面を参照して設定を行ってください。
Google スプレッドシートの契約情報を更新する設定を行うため、「レコードを更新する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
Google スプレッドシートの画面に移動し、DocuSignの契約情報を更新するためにデータベースを準備しましょう。
以下は例ですので、任意で設定してください。
次に、「データベースの連携」を設定します。
設定できたら、「次へ」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、「更新したいレコードの条件」を設定してください。
こちらでは、トリガー時点で入っている一意の値を使って対象レコードを検索します。
DocuSignのアウトプットから以下のように設定しましょう。
スクロールし、「更新後のレコードの値」を設定してください。
こちらには、Google スプレッドシートで設定した項目が表示されます。
他の項目も同様に設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしてください。
続いて、Slackに通知する設定を行うため、「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
以下の注意事項を確認しましょう。
SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法は、こちらを確認してください。
スクロールし、「投稿先のチャンネルID」を候補から選択するか説明に従って設定します。
最後に「メッセージ」を設定してください。
DocuSignのアウトプットを活用して設定しましょう。
以下は例ですので、任意で設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックします。
その他にもDocuSignを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.DocuSignで契約が完了したら、自動的にMicrosoft Excelに追加するフローです。
契約完了後にMicrosoft Excelに契約情報が自動追加されるため、契約内容の確認や共有が容易になるでしょう。
手作業でMicrosoft Excelに契約情報を追加する必要がなくなり、人的ミスを防止できます。
2.Googleフォームに回答された内容をもとに、Docusignで契約書を自動送付するフローです。
Googleフォームのデータを基にDocuSignで契約書を送付できるため、手作業の負担を軽減できます。
Googleフォームで回答されてからスピーディーに契約書を送付できるでしょう。
3.DocuSignの証明書をGoogleDriveに自動格納するフローです。
自動的に証明書をGoogle Driveに保存できるため、証明書を確実に管理できます。
契約完了のたびに、手作業でファイルをアップロードする手間が省けます。
DocuSignで契約が完了したら、Telegramに通知する自動化により、契約完了が把握しやすくなるでしょう。
これにより、DocuSignで契約が完了するたびに、Telegramに通知する必要がなくなり、担当者の負担を軽減できます。
また、手動での通知作業が不要になるため、対応の遅延や確認漏れを防ぐことができるでしょう。
さらに、今回ご紹介したテンプレート2つ目や3つ目のように通知先をGmailにしたり、Google スプレッドシートに契約情報を追加したりすれば、記録や共有に便利です。
毎日の業務を少しでも楽にして、作業負担を軽減させましょう！
今回ご紹介したテンプレートを活用して、契約情報の共有を迅速に行いましょう。
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