毎日の業務において、会議や打ち合わせのスケジュール調整に多大な時間を奪われていませんか。
✍️Copilot in Outlookを使ったスケジュール調整とは？
Copilot in Outlookを利用したスケジュール調整の全体像について、概要とメリットを詳しく解説します。
Copilotを活用したスケジュール管理とは Copilotは、大規模言語モデルとMicrosoftのグラフデータを組み合わせた高度なAIアシスタントです。
Outlookに統合されたこの機能を利用することで、単なるメールの読み書きだけでなく、スケジュール管理の領域でも強力なサポートを得られます。AIがユーザーに代わって予定表の空き状況を確認し、適切な会議日時を提案してくれるため、これまで手動で行っていた確認作業を削減できるという特徴があります。
AIによる文脈の自動抽出とスケジュール提案のメリット AIをスケジュール調整に導入する最大のメリットは、文脈を自動的に読み取ってくれる点です。 これまでのツールでは、日時や宛先を人間が正確に入力しなければ機能しませんでしたが、Copilotはメールのやり取りから「何のための会議か」「誰が参加すべきか」を自ら判断します。
⭐YoomはOutlookを使った業務を自動化できます Yoomは、さまざまなクラウドサービスを連携させ、日常の定型業務をノーコードで自動化できるプラットフォームです。
OutlookのメールツールやスケジュールツールなどをAIや他のSaaSツールとつなぐことで、様々な業務を自動化できます。
[Yoomとは]
例えば、Outlookでメールを受信したら、AIで優先度を判定して返信草案を作成し、Microsoft Teamsに通知することができます。
Outlookでメールを受信したら、AIワーカーで優先度を判定し返信草案を作成しMicrosoft Teamsに通知する
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■概要
Outlookに日々届く多くのメール、その優先順位付けや返信作成に追われていませんか？重要なメールを見逃したり、定型的な返信に時間を取られたりするのは非効率であり、ビジネスの機会損失に繋がることもあります。このワークフローは、まるで専属のOutlook AIエージェントのように、受信メールの内容をAIが解析して優先度を判断し、さらに返信の草案まで自動で作成して通知するため、こうした課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookでのメール対応に多くの時間を費やしており、業務を効率化したいと考えている方 Outlook AIエージェントのような機能を活用し、メールの優先度判断や返信作成を自動化したい方 Microsoft Teamsを日常的に利用し、チームでの情報共有をスムーズに行いたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookに届いたメールの優先度をAIが判断し返信案も作成するため、メール対応にかかる時間を短縮できます。 重要なメールの見落としや、返信対応の遅れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでAIワーカーを起動し、受信したメールの優先度を判定して返信の草案を作成しMicrosoft Teamsへ通知するためのマニュアル（指示）を作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定の受信トレイやフォルダを指定するなど、自動化の対象とするメールを任意で設定してください。 AIワーカーへの指示（プロンプト）は自由にカスタマイズ可能です。「緊急度を3段階で評価して」や「返信は丁寧なビジネスメールの形式で」など、業務に合わせた指示内容に変更できます。 Microsoft Teamsへの通知先チャンネルや通知するアカウント、メッセージ内容なども任意で設定が可能です。 ■注意事項
Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法 」をご参照ください。 AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。 AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。 AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法 」ご参照ください。 AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法 」をご参照ください。
Microsoft Teamsでメッセージが送信されたら、AIワーカーでスケジュール調整を自律的に行い結果を返信する
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■概要
Microsoft Teamsでの打ち合わせ依頼のたびに、複数人のカレンダーを確認して候補日を連絡するのは手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのメッセージをきっかけに、AIワーカーがメンバーの空き時間を踏まえたスケジュール調整を自律的に行い、会議設定までを完結させます。手作業による調整業務から解放され、よりスムーズなコミュニケーションを実現することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teams上で発生する、複数人とのスケジュール調整業務を効率化したい方 AIワーカーを活用して、会議設定などの定型業務を自律的に処理させたいと考えている方 手作業での日程調整による、ダブルブッキングなどのミスをなくしたいプロジェクトマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsのメッセージを起点にAIが稼働するため、都度カレンダーを確認して候補日を調整する手間を削減できます。 空き時間の確認や会議の作成などを自動で実行するため、手作業によるダブルブッキングや設定の漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとOutlookをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでAIワーカーを選択し、「日程調整・会議設定」を行うためのマニュアル（指示）を作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsのトリガー「チャネルにメッセージが送信されたら」では、ワークフローを起動させたい任意のチームIDおよびチャネルIDを設定してください。 AIワーカーのオペレーションでは、利用したい任意のAIモデルを選択し、実行させたい内容に沿ってAIワーカーへの指示を任意で設定してください。 ■注意事項
Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。 AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法 」をご参照ください。 AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。 AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。 AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法 」ご参照ください。 AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法 」をご参照ください。
🖊️Copilot in Outlookのスケジュール調整機能
OutlookでCopilotを利用することで、さまざまなスケジュール調整が可能になります。
チャット支援によるスケジューリングの仕組み Outlook内に搭載されたCopilot Chatを利用することで、チャットボットに話しかけるような感覚でスケジュールを組むことが可能です。
自然な言葉による指示 即座の候補日提示 クリック操作での確定 例えば、「〇〇さんと来週のどこかで30分の打ち合わせを設定して」と入力するだけで、AIが指示を理解して行動を開始します。複雑な入力フォームを埋める必要はなく、会話を通じて会議のセッティングが行える ため、移動中などの限られた時間でもスムーズに対応できるという強みがあります。
メールの文脈から会議の目的やアジェンダを自動抽出 長いメールのやり取りが続いた後に会議を設定する際、Copilotはその真価を発揮してくれます。
メールスレッドの要約 議題の自動生成 招待状の下書き作成 Copilotは過去のやり取りを分析し、話し合うべきテーマや目的を自動的に抽出して会議のアジェンダを作成できます。ユーザーは提示された下書きの内容を確認し、必要に応じて微調整を加えるだけで済むため、一から案内文を考える手間が省けます。
参加者の予定表を照合して最適な空き時間を提案 複数人が参加する会議では、全員の予定を合わせる作業が困難ですが、AIの力を借りることでこの課題をスムーズに解決できます。
複数カレンダーの同時参照 最適な時間帯の自動抽出 候補日のリストアップ Copilotは参加予定者のOutlook予定表を横断的にチェックし、全員が参加可能な時間帯を迅速に見つけ出します。
出欠の代理応答によるスケジュール自律管理 さらに高度な使い方として、Copilotに自分自身のスケジュール管理のルールを学習させ、出欠の返答を代理で行わせる機能も備わっています。
特定条件に基づく自動承諾 ルールに沿った保留処理 変更時の通知機能 例えば「直属の上司からの会議依頼で空き時間があれば自動で承諾する」といった条件を設定しておくことが可能です。受信トレイに届いた招待メールを1つずつ確認して返信する手間が省け、AIがユーザーの好みに応じて自律的にスケジュールを埋めてくれます。
Copilot in Outlookの2つの利用方法 Copilot in Outlookでスケジュールを作成する方法は、2つあります。
まずは、Outlook内でCopilotを開き、スケジュール作成を依頼する方法 です。メール機能のホームタブに組み込まれている「Copilotを使用してスケジュールする」ボタンを利用する方法 です。
💡従来のスケジュール調整方法との決定的な違い
従来のスケジュール調整方法とCopilotを活用したAI主導の方法との違いについて、2つの観点から詳しく解説します。
従来の手動によるスケジュール管理術との違い これまでのスケジュール調整は、完全に人間の手作業に依存したフローでした。
主催者が参加者全員の予定表を目視で確認し、空いているパズルピースを探すように時間を調整する必要がありました。参加者が多ければ多いほどこの作業は難航し、一度決まった予定が直前で変更になった際の再調整はさらに大きな労力を伴います。
AIが文脈を読み取って自律的に動く 単なる「空き時間検索ツール」とAIの違いは、文脈を理解して自律的に行動できる点に集約されます。
Copilotは、ユーザーの過去のメールやチャットのやり取りを解析し、なぜその会議が必要なのか、どのような議題で進行すべきかを人間と同等のレベルで推測することができます。
🤔Copilot in Outlookでスケジュール調整をしてみた
理論上の便利さをご紹介しましたが、実際にAIがどれほどの精度でスケジュール調整を行ってくれるのか気になるところではないでしょうか。
検証1：メールのやり取りから会議を設定 Web版Outlookを利用して、Copilot Chat画面を使って適切に会議をセッティングできるかを検証しました。
メール画面の横にCopilot Chatを開き、以下の検証プロンプトを入力して処理を任せてみます。
【検証プロンプト】
このメールスレッドの内容を踏まえて、プロジェクトの進捗確認のための会議を設定してください。
以下のように予定の詳細が作成されました。
任意のタイトルを設定後、「送信」をクリックすると予定の登録とメールの送信が完了します。
実際に、スケジュールが追加されたことを確認できました。
検証結果 メールのスレッドからスケジュールを作成してみて、以下のことがわかりました。
簡単な指示だけで、メール内容からスケジュールの準備と登録が行える スケジュールの「件名」は自動反映されず、手動で入力する手間がある 日程の変更が飛び交うような複雑なメールスレッドでは、AIが混乱するケースがある Copilot Chatを開いて指示を出したところ、メールの文脈を読み取って自動的にスケジュールの準備が行われることが確認できました。Copilotは便利な機能ですが、予定を送信する前には必ず日時や内容を目視確認することが、正確なスケジュール管理において重要です。
検証2：予定のバッティング確認と自動再スケジューリング 続いて、AIの柔軟な対応力を確認するため、すでに重要な会議が入っている時間帯にあえて別の打ち合わせを指示し、自動でリスケジュールが行われるかを検証しました。
【検証プロンプト】
明日の14時から14時半まで緊急会議を設定してください。
上記のプロンプトを送信後、以下のようになりました。
重複チェックを行う指示を先ほどのプロンプトに加えて、スケジューリングを依頼してみました。
【検証プロンプト②】
明日の14時から14時半まで緊急会議を設定してください。
上記のプロンプトを送信すると、重複されたスケジュールを検知し、空いている時間帯を候補として予定の下書きを準備してくれました。
検証結果 予定のバッティングを検証した結果、以下のことがわかりました。
Copilotを利用することで、予定の重複を回避しやすい 重複チェックを行うにはプロンプトで明確に指示を出す必要がある Copilotに適切な指示を与えることで、既存の予定とのバッティングを検知し、ダブルブッキングを未然に防ぎながらスケジュールを調整できることがわかりました。システムが自動的に全ての重複を回避してくれるわけではない点に注意が必要です。
✅利用するためのライセンスと条件
どれほど便利な機能であっても、利用環境が整っていなければ活用することはできません。
個人と企業向けライセンスでの違い 企業がCopilot in Outlookでスケジュールをセッティングするためには、Microsoft 365ライセンスに加えて、Microsoft 365 Copilotのアドオンを契約している必要があります。 Microsoft 365のライセンスのみの場合、Copilot in Outlookで利用できる機能が一部に制限されます。
一方で、個人がCopilot in Outlookを利用する場合は、Microsoft 365 Personal／Family／Premiumの契約が必要です。
利用できる環境と対応するOutlookのバージョン Copilot in Outlookを利用するには、ライセンスに加えて、使用するアプリケーションの種類やバージョンも要件を満たしている必要があります。
【利用できる環境】
新しいOutlook（WindowsおよびMac版） Web版のOutlook モバイルアプリ（iOS/Android） 従来のクラシック版Outlookを使い続けている場合は、新しいバージョンへの移行手続きを行うことが推奨されます。
組織内での予定表共有などの前提条件 AIが参加者の空き時間を正確に見つけ出すためには、システム上で予定のデータが参照できる状態になっていることが不可欠です。
以下の条件でのみ、組織内のメンバーのスケジュールを確認できます。
【利用条件】
同じテナント（組織内）のアカウントであること 予定表のアクセス権限が適切に設定されていること 必要なデータがクラウド上に保存されていること 基本的に、このスケジュール調整機能は同じ会社内のメンバー間で使用する際に最大の効果を発揮します。外部の取引先など、カレンダーの共有が行われていない相手に対しては、AIが空き状況を直接確認することができないため注意が必要です。
📉まとめ 本記事では、Copilot in Outlookを活用したスケジュール調整の方法や、その具体的な機能、利用に必要なライセンス条件について詳しく解説してきました。
メールの文脈を読み取ったアジェンダの自動生成や、複数人の予定表を照合した最適な空き時間の提案など、AIアシスタントの導入は日々の煩雑な会議設定の負担を軽減してくれます。
⭐Yoomでできること Microsoft 365 CopilotによってOfficeアプリを使った作業はスムーズになりますが、
Yoomを活用することで、さらに幅広い業務の自動化が可能になります。 例えば、OneDriveにファイルがアップロードされたら、AIが内容を分析して結果をMicrosoft Teamsに通知するといった連携フローを簡単に構築できます。
OneDriveに評価シートがアップロードされたら、AIワーカーが内容を精査し評価の偏りを判定しMicrosoft Teamsで通知する
試してみる
■概要
人事評価のプロセスにおいて、評価の公平性担保や大量の評価シートの確認作業に課題を感じていませんか？ このワークフローは、OneDriveへの評価シートアップロードをきっかけに、AIエージェントが人事評価の内容を精査し、評価の偏りを判定します。その結果をMicrosoft Teamsへ自動で通知することで、確認作業の効率化と評価の客観性向上を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
AIエージェントを活用して、人事評価プロセスの客観性と公平性を高めたいと考えている人事担当者の方 OneDriveとMicrosoft Teamsを利用しており、評価シートの確認や共有を効率化したいマネージャーの方 評価業務における手作業を減らし、より戦略的な人事業務に時間を割きたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
評価シートのアップロードから内容の精査、通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた確認工数を削減します AIエージェントが人事評価の内容を判定するため、評価者による主観的な偏りを検知し、評価プロセスの客観性向上に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでAIワーカーを選択し、アップロードされた評価シートの内容を精査して評価の偏りや論理的一貫性を判定し、Microsoft Teamsで人事担当者へ通知するためのマニュアル（指示）を作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveのトリガー設定では、評価シートがアップロードされる監視対象のフォルダを任意で設定してください AIワーカーに与える指示（プロンプト）は自由にカスタマイズが可能です。評価の偏りを判定する基準や重視する観点などを具体的に指示することで、より精度の高い判定ができます Microsoft Teamsへの通知先チャンネルやメッセージ内容も変更可能です。AIによる判定結果を変数としてメッセージに埋め込むことで、状況に応じた通知を自動作成できます ■注意事項
OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。 AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法 」をご参照ください。 AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。 ・AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。 AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法 」ご参照ください。 AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。 AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法 」をご参照ください。
kintoneにレコードが追加されたら、AIワーカーで競合優位性に基づいた事業分析を行いMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
競合の動向や市場の変化を把握するための事業分析は重要ですが、関連情報を収集し、分析レポートを作成する作業に追われていませんか。このワークフローは、kintoneにレコードが追加されると、AIワーカーが競合優位性に基づいた事業分析を自動で行い、その結果をMicrosoft Teamsへ通知します。手作業による分析業務を効率化し、迅速な意思決定を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
AIワーカーを活用した事業分析を導入し、情報収集を効率化したい経営企画部の方 kintoneとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、データ連携を自動化したい方 定期的な事業分析レポートの作成に時間を割かれ、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneへのレコード登録を起点に、AIワーカーによる事業分析と通知までを自動化するため、手作業での情報収集や分析にかかる時間を短縮できます。 AIが設定された指示に基づき分析を行うため、担当者ごとの分析のばらつきを防ぎ、事業分析業務の標準化と属人化の解消に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでAIワーカーを設定し、トリガーで取得したkintoneのレコード情報を基に、事業分析を行うためのマニュアル（指示）を作成します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsのアクションを設定し、AIワーカーによる分析結果を指定のチャンネルに通知するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガー設定では、レコードの追加を監視したいアプリのIDを任意で設定してください。 AIワーカーのオペレーション設定では、利用するAIモデルを任意で選択できます。また、自社の分析要件に合わせて、競合優位性の観点などを盛り込んだ具体的な指示を設定してください。 ■注意事項
kintone、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。 AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法 」をご参照ください。 AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。 AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。 AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法 」ご参照ください。 AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法 」をご参照ください。
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【出典】
Copilot を使用して会議をスケジュールする - Microsoft サポート Copilot in Outlook とチャットする - Microsoft サポート Outlook の Copilot についてよく寄せられる質問 - Microsoft サポート Copilot プロンプトをスケジュールする - Microsoft サポート 新しい Outlook と従来の Outlook の機能の比較 - Microsoft サポート Outlook で Copilot で会議の議題を作成する - Microsoft サポート Microsoft Outlook と Microsoft Teams で Copilot を使用してイベントを自動的に再スケジュールする Microsoft Outlook の個人用メールと予定表 | Microsoft 365
