Outlookでメールを受信したら、AIワーカーで優先度を判定し返信草案を作成しMicrosoft Teamsに通知する
Outlookでメールを受信したら、AIワーカーで優先度を判定し返信草案を作成しMicrosoft Teamsに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
AIワーカー
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
Outlookに日々届く多くのメール、その優先順位付けや返信作成に追われていませんか？重要なメールを見逃したり、定型的な返信に時間を取られたりするのは非効率であり、ビジネスの機会損失に繋がることもあります。このワークフローは、まるで専属のOutlook AIエージェントのように、受信メールの内容をAIが解析して優先度を判断し、さらに返信の草案まで自動で作成して通知するため、こうした課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでのメール対応に多くの時間を費やしており、業務を効率化したいと考えている方
- Outlook AIエージェントのような機能を活用し、メールの優先度判断や返信作成を自動化したい方
- Microsoft Teamsを日常的に利用し、チームでの情報共有をスムーズに行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookに届いたメールの優先度をAIが判断し返信案も作成するため、メール対応にかかる時間を短縮できます。
- 重要なメールの見落としや、返信対応の遅れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAIワーカーを起動し、受信したメールの優先度を判定して返信の草案を作成しMicrosoft Teamsへ通知するためのマニュアル（指示）を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定の受信トレイやフォルダを指定するなど、自動化の対象とするメールを任意で設定してください。
- AIワーカーへの指示（プロンプト）は自由にカスタマイズ可能です。「緊急度を3段階で評価して」や「返信は丁寧なビジネスメールの形式で」など、業務に合わせた指示内容に変更できます。
- Microsoft Teamsへの通知先チャンネルや通知するアカウント、メッセージ内容なども任意で設定が可能です。
■注意事項
- Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
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