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営業チームの効率化を図る上で、手動作業の削減とデータの一貫性は重要な課題です。TimeRexとHubSpotを連携させることで、予定が登録された際に自動でコンタクトのステージを更新することが可能になります。これにより、手間のかかる手動更新を省き、顧客対応のスピードと正確性を向上させることが期待できます。本記事では、自動化についての具体的な設定方法と活用メリットについて解説します。
簡単な設定なので、ぜひ参考にしてみてください！
[Yoomとは]
TimeRexで登録された予定をAPIで取得し、HubSpotのAPIを介して受け取ることで、自動化が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
TimeRexで新しい予定が登録されるたびに、手作業でHubSpotのコンタクト情報を探し出し、ステージを更新していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担となり、更新漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、TimeRexでの予定登録をきっかけにHubSpotのコンタクトステージが自動で更新されるため、こうした課題を解消し、営業活動や顧客管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
TimeRexとHubSpotをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。
まず、TimeRexのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からHubSpotを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。
以下の画面が表示されるので、「アカウント名」と「アクセストークン」を設定します。
次に、HubSpotのマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同様に、検索機能でHubSpotを検索するか、一覧から探してください。
アプリを選択すると以下の画面が表示されるので、アカウントをすでに持っている方は「HubSpotアカウントにサインイン」をクリックしましょう。
アカウントを新規作成する必要がある方は「新しいHubSpotアカウントを作成する」を選択し、アカウントを作成してください。
「HubSpotアカウントにサインイン」をクリックし、次画面でメールアドレスとパスワードを入力する画面に移行していきます。
パスワードの入力が完了した後に認証コードが届くので、認証コードを入力します。
認証後、以下のような画面に移行するので、該当するアカウントを選択します。
青丸を入れて「アカウントを選択」をクリックしましょう。
サインインができたら連携完了です！
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
TimeRexで新しい予定が登録されるたびに、手作業でHubSpotのコンタクト情報を探し出し、ステージを更新していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担となり、更新漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、TimeRexでの予定登録をきっかけにHubSpotのコンタクトステージが自動で更新されるため、こうした課題を解消し、営業活動や顧客管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更可能です。
最初に、TimeRexの設定を行うので、「Webhookを受信したら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
以下の画面が表示されたら、TimeRexの設定画面にWebhook URLを設定しましょう。
設定が完了したら、実際に予定の登録をTimeRexで行い、Yoomで「テスト」を実行します。
成功したら「保存する」をクリックして完了です。
画面下部の「テスト」を実行します。
テストが成功したら設定を「保存する」をクリックします。
これで、アプリトリガーの設定完了です。
次に、「分岐｜キャンセルを除外する」を押して、分岐条件の設定をしていきます。
注意事項：分岐機能は一部有料プランでのみ利用できます。有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
上記で設定したTimeRexのWebhookは予定の登録だけでなく、キャンセルの場合でも起動してしまいます。
このステップでは、予定の登録以外はフローを進めない条件を設定します。
今回は既にテンプレートで設定がされているので、変更する箇所はありませんが、下記画面の通り設定できているか内容を確認してください。
※アウトプットについての詳細説明は、こちらをご確認ください。
確認ができたら「保存する」をクリックしてください。
続いて、「コンタクトを検索（キーワード検索）」をクリックします。
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
以下の画面になったら「テスト」を実行します。
テストが成功したら「保存する」をクリックします。
続いて、「コンタクトの更新」の設定をします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
以下の画面で、任意の「値」を選択します。
選択後にテストを行いましょう。
テストが成功したら、アウトプットの「+取得する値を追加」をクリックします。
JSON PATHを用いて、取得したカスタムプロパティをアウトプットに追加して保存します。
※アウトプットの追加方法は、こちらを確認してください。
問題なく追加できたら、［保存する］をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです！
■概要
TimeRexで新しい予定が登録されるたびに、手作業でHubSpotのコンタクト情報を探し出し、ステージを更新していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担となり、更新漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、TimeRexでの予定登録をきっかけにHubSpotのコンタクトステージが自動で更新されるため、こうした課題を解消し、営業活動や顧客管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもTimeRexを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.TimeRexで予定が登録されたらkintoneに情報を登録する
このテンプレートは、TimeRexで予定が登録されると、自動的にkintoneに情報が登録される仕組みです。
これにより、手動でのデータ入力が不要となり、最新の予定や進捗状況を確認できるため、スムーズな業務運営が期待できます。
■概要
HubSpotのコンタクトページからMicrosoft Excelの雛形をもとに請求書を作成するフローです。
HubSpotからフローボットを起動し、請求品目や金額などの情報を指定箇所に設定することで、請求書が自動で作成されます。 請求書の雛形は自由なフォーマットでご利用いただけます。
また、フローの途中に担当者の確認依頼を入れることも可能で、請求内容を一度チェックするといった組み合わせもできます。
■注意事項
・HubSpot、Microsoft ExcelそれぞれとYoomの連携が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・こちらのようなMicrosoft Excelで作成した請求書の雛形を用意してください。
2.TimeRexに予約があったらZoomにミーティング登録する
このテンプレートは、TimeRexに予約が登録されると、自動的にZoomにミーティングが作成される仕組みです。
これにより、手動でのミーティング設定を省き、予定に合わせてリンクが迅速に発行され、業務が効率化するでしょう。
■概要
Timerexに予約があったらZoomに新規ミーティングを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TimeRexでミーティングの予約等を受け付けている方
・部門長などWeb上で従業員と定期的にミーティングしている方
・セミナー申し込みとして使用しているカスタマーサービス部門の方
・採用活動に使用している人事部門の担当者
2.Zoomを使用したミーティングを頻繁に行う方
・社内のミーティングを行う統括部門の方
・ウェビナーなどを企画開催するプランナーや企画部門の方
・Web面接を担当する人事部門の方
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・TimeRexの予約から自動でZoomにミーティングを作成することで、業務の漏れやミーティングの作成ミスを削減できます。
・ミーティング作成を自動で完結することで手作業による手間を省き、業務を効率化します。
・このフローに続けて作成したミーティングのURLを通知したり、応用して使用することができます。
■注意事項
・TimeRex、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
3.TimeRexで予定が登録されたらSlackに通知する
このテンプレートは、TimeRexで予定が登録されると、自動的にSlackに通知が送信される仕組みです。
これにより、予定の更新がリアルタイムでチームに通知され、情報の共有が迅速かつ効率的に行えそうです。
■概要
TimeRexで予定が登録されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.チームメンバーとのスケジュール調整が頻繁に必要な方
2.スケジュールの共有と通知を自動化したいと考えている方
3.TimeRexとSlackを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・新しい予定が瞬時にSlackで共有されるため、チーム全体で迅速に情報を共有できます。
・手動での通知作業を省き、迅速かつ正確にチーム全体で情報を共有することができます。
■注意事項
・TimeRex、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
予定を手動で登録し、HubSpotのコンタクトステージを更新する作業は時間と労力を要します。TimeRexで予定が登録されるたびに自動でHubSpotのステージが更新されることで、手動での確認や入力作業が省略できます。これにより、営業スタッフは他の重要な業務に集中でき、業務効率が大幅に向上するでしょう。
例えば、多忙な営業担当者が一日に複数のミーティングを設定する場合、毎回ステージを手動で更新するのは負担です。この自動化により、その負担が解消され、顧客へのフォローアップに専念できます。
手動での更新作業は入力ミスや漏れを引き起こす可能性があります。しかし、TimeRexとHubSpotを連携させることで、予定が登録されるたびに自動的にコンタクトステージが更新され、データの一貫性を保つことができます。これにより、営業チームが常に最新の情報を確認して業務を進めることが望めます。
具体的には、IT担当者がデータベースの整合性を維持しやすくなり、誤った情報などのミスを防ぐことができます。
TimeRexで予定が登録されると同時にHubSpotのコンタクトステージが更新されるため、営業チームは最新のステージ情報をリアルタイムで把握できます。これにより、顧客に対する対応が迅速かつ正確になり、クライアントからの信頼が高まるでしょう。また、過去の履歴やステージ情報に基づいた迅速な対応が可能となり、顧客満足度の向上にもつながります。
例えば、営業チームリーダーがメンバーの進捗を即座に把握し、適切なサポートや指示を出すことで、チーム全体のパフォーマンスを向上させることが期待できます。
TimeRexとHubSpotの連携により、手動作業の削減、データの一貫性保持、顧客対応のスピードアップといった効果が期待できます。これらのメリットは、営業活動の効率化だけでなく、顧客満足度の向上にも直結するでしょう。設定方法も簡単なため、ぜひこの機会にTimeRexとHubSpotの連携を活用し、業務自動化を試してみてください！
