TimeRexとHubSpotを連携して、TimeRexで予定が登録されたら、HubSpotのコンタクトのステージを更新する方法

ステップ1:TimeRexとHubSpotをマイアプリ登録

TimeRexとHubSpotをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。

まず、TimeRexのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からHubSpotを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。

以下の画面が表示されるので、「アカウント名」と「アクセストークン」を設定します。

次に、HubSpotのマイアプリ登録に移ります。

先ほどと同様に、検索機能でHubSpotを検索するか、一覧から探してください。

アプリを選択すると以下の画面が表示されるので、アカウントをすでに持っている方は「HubSpotアカウントにサインイン」をクリックしましょう。

アカウントを新規作成する必要がある方は「新しいHubSpotアカウントを作成する」を選択し、アカウントを作成してください。

「HubSpotアカウントにサインイン」をクリックし、次画面でメールアドレスとパスワードを入力する画面に移行していきます。
パスワードの入力が完了した後に認証コードが届くので、認証コードを入力します。

認証後、以下のような画面に移行するので、該当するアカウントを選択します。

青丸を入れて「アカウントを選択」をクリックしましょう。

サインインができたら連携完了です！

ステップ2:テンプレートをコピーする

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更可能です。
最初に、TimeRexの設定を行うので、「Webhookを受信したら」をクリックしましょう。

ステップ3:フローの起点となるTimeRexのトリガー設定とその後に続くHubSpotのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「アプリ」→TimeRex
• 「TimeRexと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
• 「トリガーアクション」→Webhookを登録したら

以下の画面が表示されたら、TimeRexの設定画面にWebhook URLを設定しましょう。
設定が完了したら、実際に予定の登録をTimeRexで行い、Yoomで「テスト」を実行します。

成功したら「保存する」をクリックして完了です。

画面下部の「テスト」を実行します。

テストが成功したら設定を「保存する」をクリックします。
これで、アプリトリガーの設定完了です。

次に、「分岐｜キャンセルを除外する」を押して、分岐条件の設定をしていきます。
注意事項：分岐機能は一部有料プランでのみ利用できます。有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。

上記で設定したTimeRexのWebhookは予定の登録だけでなく、キャンセルの場合でも起動してしまいます。
このステップでは、予定の登録以外はフローを進めない条件を設定します。
今回は既にテンプレートで設定がされているので、変更する箇所はありませんが、下記画面の通り設定できているか内容を確認してください。

※アウトプットについての詳細説明は、こちらをご確認ください。

確認ができたら「保存する」をクリックしてください。

続いて、「コンタクトを検索（キーワード検索）」をクリックします。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「アプリ」→HubSpot
• 「HubSpotと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
• 「アクション」→コンタクトを検索（キーワード検索）

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

以下の画面になったら「テスト」を実行します。

テストが成功したら「保存する」をクリックします。

続いて、「コンタクトの更新」の設定をします。

以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「アプリ」→HubSpot
• 「HubSpotと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
• 「アクション」→コンタクトの更新

以下の画面で、任意の「値」を選択します。
選択後にテストを行いましょう。

テストが成功したら、アウトプットの「+取得する値を追加」をクリックします。
JSON PATHを用いて、取得したカスタムプロパティをアウトプットに追加して保存します。

※アウトプットの追加方法は、こちらを確認してください。

問題なく追加できたら、［保存する］をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、TimeRexとHubSpotの連携動作を確認‍

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです！

その他のTimeRexを使った自動化例のご紹介

他にもTimeRexを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.TimeRexで予定が登録されたらkintoneに情報を登録する

このテンプレートは、TimeRexで予定が登録されると、自動的にkintoneに情報が登録される仕組みです。
これにより、手動でのデータ入力が不要となり、最新の予定や進捗状況を確認できるため、スムーズな業務運営が期待できます。

2.TimeRexに予約があったらZoomにミーティング登録する

このテンプレートは、TimeRexに予約が登録されると、自動的にZoomにミーティングが作成される仕組みです。
これにより、手動でのミーティング設定を省き、予定に合わせてリンクが迅速に発行され、業務が効率化するでしょう。

3.TimeRexで予定が登録されたらSlackに通知する

このテンプレートは、TimeRexで予定が登録されると、自動的にSlackに通知が送信される仕組みです。
これにより、予定の更新がリアルタイムでチームに通知され、情報の共有が迅速かつ効率的に行えそうです。

TimeRexとHubSpotを連携するメリットと具体例

メリット1：手動更新の手間を省ける

予定を手動で登録し、HubSpotのコンタクトステージを更新する作業は時間と労力を要します。TimeRexで予定が登録されるたびに自動でHubSpotのステージが更新されることで、手動での確認や入力作業が省略できます。これにより、営業スタッフは他の重要な業務に集中でき、業務効率が大幅に向上するでしょう。
例えば、多忙な営業担当者が一日に複数のミーティングを設定する場合、毎回ステージを手動で更新するのは負担です。この自動化により、その負担が解消され、顧客へのフォローアップに専念できます。

メリット2：データの一貫性を保てる

手動での更新作業は入力ミスや漏れを引き起こす可能性があります。しかし、TimeRexとHubSpotを連携させることで、予定が登録されるたびに自動的にコンタクトステージが更新され、データの一貫性を保つことができます。これにより、営業チームが常に最新の情報を確認して業務を進めることが望めます。
具体的には、IT担当者がデータベースの整合性を維持しやすくなり、誤った情報などのミスを防ぐことができます。

メリット3：顧客対応のスピード向上

TimeRexで予定が登録されると同時にHubSpotのコンタクトステージが更新されるため、営業チームは最新のステージ情報をリアルタイムで把握できます。これにより、顧客に対する対応が迅速かつ正確になり、クライアントからの信頼が高まるでしょう。また、過去の履歴やステージ情報に基づいた迅速な対応が可能となり、顧客満足度の向上にもつながります。
例えば、営業チームリーダーがメンバーの進捗を即座に把握し、適切なサポートや指示を出すことで、チーム全体のパフォーマンスを向上させることが期待できます。

まとめ

TimeRexとHubSpotの連携により、手動作業の削減、データの一貫性保持、顧客対応のスピードアップといった効果が期待できます。これらのメリットは、営業活動の効率化だけでなく、顧客満足度の向上にも直結するでしょう。設定方法も簡単なため、ぜひこの機会にTimeRexとHubSpotの連携を活用し、業務自動化を試してみてください！