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日々の業務の中で顧客対応や打ち合わせなど、あらゆる予定が入りますよね。特にチームで業務を進行している場合、責任者などは自分宛に入った予定以外にもメンバーの予定に同席し、フォローアップを行うことがあります。多くの予定を抱える中で、予定の登録や通知を手動で行うのは手間がかかり、ミスの原因にもなります。もしも、円滑にスケジュール管理と情報共有が実現できる仕組みがあれば、効率的に予定を把握できると思いませんか？
この記事ではTimeRexとLINE WORKSを連携して、TimeRexで登録された予定を自動的にLINE WORKSに通知する方法を解説していきます。この自動化により、チーム内のコミュニケーションが円滑になり、業務効率の向上が期待できます。ぜひどのような方法なのか、最後までお付き合いくださいね。
今回の自動化をぜひ業務に取り入れてみてほしいのは、以下のような方々です！
ここからは具体的な連携のメリットをみていきましょう。
TimeRexで登録された予定がLINE WORKSに自動で通知されることで、関係者全員が最新のスケジュールをスムーズに把握できます。これにより、チーム内に手動で通知や連絡が不要となり、スケジュールを円滑に調整できるでしょう。
例えば、営業チームで顧客との商談予定が登録されると、担当マネージャーやサポートチームにも通知が届き、商談に関連するサポート資料の準備や営業同行の調整が迅速に実行できるかもしれません。情報共有のスピードアップにより、プロジェクト全体の進行が円滑になるでしょう。
TimeRexでスケジュールを登録すると、LINE WORKSに自動的に登録された予定について通知されるため、関係者が登録されたスケジュールの内容を確認できます。これにより、予定の重複やダブルブッキングのリスクが大幅に軽減できるでしょう。
例えば、会議室や設備の予約が必要な場合、TimeRexでの予約情報がLINE WORKSに通知され、全員がその状況をチャットの確認で把握できます。これにより簡単に予約状況が把握できることで、同一の時間帯に複数の予約が入るなどダブルブッキングの発生を未然に防ぎ、業務進行をスムーズにできるかもしれません。
リモートワークでは、物理的な距離が原因でチームメンバー間のスケジュール共有が困難になる場合がありますが、TimeRexとLINE WORKSの連携により、その課題を改善することができるでしょう。この連携によって、予定の共有が自動で完了し、効率的なチーム連携を実現できるかもしれません。また通知の自動化によって、連絡ミスや漏れのリスクを回避することにもつながります。チーム内のチャットを活用して自動通知を行うことで、誰かの手を煩わせることなく通知が完了し、個別予定を簡単に把握できるようになり、タスクのアサインや調整の迅速化が期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、TimeRexで予定が登録されたらLINE WORKSに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
TimeRexのWebhookを受信したことをTimeRexのAPIを利用して受け取り、LINE WORKSの提供するAPIを用いてLINE WORKSの指定のトークルームにTimeRexで登録された予定を通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。
・TimeRexとLINE WORKSをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるTimeRexのトリガー設定と、その後に続くLINE WORKSのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、TimeRexとLINE WORKSの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくとフローの設定がスムーズになりますよ。
まずはTimeRexをマイアプリ登録しましょう。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。
次に検索窓にTimeRexと入力し、表示された候補から「TimeRex」を選択します。
以下の画面が表示されたら、次のように設定しましょう。
「アカウント名」→任意の名称で設定しましょう
「アクセストークン」→yoom
設定が完了したら「追加」をクリックしてます。
同様に、検索窓にLINE WORKSと入力し、表示された候補から「LINE WORKS」を選択します。
以下の画面が表示されたら、「クライアントID」「クライアントシークレット」「スコープ」を入力しましょう。
※詳しい連携方法は、こちらを確認してください。
入力が完了したら、「追加」をクリックしましょう。
マイアプリにTimeRexとLINE WORKSが表示されていれば、登録完了です。
ここからは自動化の設定を行っていきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。
クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。
以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初にTimeRexの設定を行うため、「Webhookを受信したら」をクリックしましょう。
クリックしたら下記の設定を行っていきます。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「TimeRexと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→Webhookを受信したら
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、TimeRexの設定画面にWebhook URLを設定しましょう。
設定が完了したら、実際に予定の登録をTimeRexで行い、Yoomで「テスト」を実行します。
成功したら「保存する」をクリックして完了です。
先ほど設定したTimeRexのWebhookは予定の登録だけでなく、キャンセルでも起動します。
そこで、予定の登録以外はフローを進めないという分岐の条件を設定します。
今回はテンプレートを使用しているので、特に設定する箇所はありませんが内容を確認しましょう。
「イベントタイプが予定の確定でない場合」をクリックします。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「分岐対象のアウトプット」→
オペレーション：Webhookを受信したら
アウトプット：Webhookタイプ
アウトプットを使用することでフローが起動するごとの値を識別し、フローを進めるかどうか判断できます。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
「分岐条件」→Webhookタイプがevent_confirmedと等しくない
設定が完了したら「保存する」をクリックしましょう。
注）分岐は一部有料プランで利用できるオペレーションです。有料プランは、2週間の無料トライアルが可能で、無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
続いて、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信するアクションの設定を行いましょう。
「トークルームにメッセージを送信」をクリックし、次の設定を行います。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「LINE WORKSと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→トークルームにメッセージを送信
設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
API接続設定を行いましょう。
まず、「ボットID」を候補から選択します。
「トークルームID」を設定しましょう。
LINE WORKSで送信したいトークルームの画面のメニューにある「チャンネルID」で確認できます。
最後に送信するメッセージ内容を設定しましょう。
ここでもアウトプットを活用することで、内容をフロー起動ごとに変動することができます。
定型的な文章は直接入力することで設定可能です。
今回は以下のように作成しましたが、業務に合わせて内容の設定を行ってみましょう。
設定が完了したら、「テスト」を実行しましょう。
LINE WORKSに送信されたメッセージは以下のように表示されます！
テストが成功したら「保存する」をクリックして完了です。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
設定おつかれ様でした！
他にもTimeRexを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.TimeRexで予定が登録されたらSansanに顧客情報を追加する
はじめに紹介するのは、Sansanとの連携フローです。TimeRexで登録された顧客情報が自動でSansanへ登録できるので、情報の整合性を確保できるでしょう。
2.TimeRexで予定が登録されたらGaroonに同期する
次に紹介するのは、TimeRexで登録された予定をGaroonのカレンダーに登録するフローです。任意のカレンダーに登録できるので、例えばチームの共有カレンダーに自動で登録すれば予定の共有が効率化できそうですね。
3.TimeRexで予定が登録されたらkintoneにレコードを追加しSlackに通知する
最後に紹介するのは、予定が登録された際に、kintoneへレコードを登録し、Slackに通知するフローです。情報の蓄積や共有を自動化することで手入力の手間が大幅に削減できそうです。
TimeRexとLINE WORKSの連携によって、スケジュール管理とチーム内の情報共有の効率化が期待できます。リモートワークが普及する現代において、予定の通知という煩雑な手作業から解放されることで、業務の生産性が向上するでしょう。自動化によって、スムーズな情報共有を実現し、チームワークの強化ができるかもしれません。ぜひYoomを活用して、自動化を業務に取り入れ効率化を実現してみませんか？
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