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スケジュールをすり合わせる際、予定が合わないともどかしい思いをしませんか？何度も連絡を取り合いながらお互いの都合を確認する時間は無駄ではないものの、もう少し短縮したいな…と感じる人が多いはずです。
このような場合に有効なのは、TimeRexのような予定管理ツールですよね！
今回は、このTimeRexと、コミュニケーションツールであるDiscordの連携方法を紹介しましょう。
この2つのツールを連携することで、スケジュールの共有が容易になり、チーム間の連携がとりやすくなるはずです。
また、メンバーへの連絡業務が自動化され、通知業務が簡易的になるでしょう。予定が追加されるたびにDiscordへ手動で通知をしていたのであれば、業務フローの短縮になります。
スマートなスケジュール管理が可能になるアプリ連携を、ぜひお試しください！
この連携により、TimeRexにイベントが登録されると、Discordに通知が届くようになります。そのため、TimeRexに新規の予定が追加されても、チームメンバーへ手動で連絡を行う必要はありません。
このように、一連のフローを短縮することで、時間の節約が実現できます。連絡業務が自動化されることでリソースの無駄が省け、自然と業務効率が向上するでしょう。
連絡漏れやミスの可能性も抑えられるため、チームの連携もとりやすくなるはずです。
通知はリアルタイムで行われるため、メンバーがスケジュールを素早く把握でき、対応スピードの向上が期待できます。自分のチームが担当しているイベントが登録された際には、準備などにとりかかりやすくなるでしょう。
また、Discordへ届いたメッセージにスレッドを作成すれば、そのイベントについてそのまま会話を投稿することも可能です。複数人でのやり取りはもちろん、音声通話も容易なため、必要なコミュニケーションがとりやすくなるでしょう。
[Yoomとは]
これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「TimeRexに新しいイベントが追加されたらDiscordに通知する」というフローボットの作成方法を紹介します。
Yoomの登録後、ぜひ作成してみてください！
上記のフローボットテンプレートは、下記よりコピー可能です。
■概要
TimeRexに新しいイベントが追加されたらDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TimeRexで予定の予約を受け付けている方
・社内の面談予定の予約に使用している方
・外部の方とのMTG設定に活用している方
2.Discordを主なチャットツールとして活用している方
・チーム内の連絡手段として使用している方
■このテンプレートを使うメリット
TimeRexは予定の追加を円滑に行うために活用できるツールです。
予定が追加されたことをDiscordでチーム内に通知することで、チーム全体がイベントに対しての関連業務に着手することができます。
しかしTimeRexで予定の追加があったことをチーム内に手作業で周知させるのは、手間がかかり情報共有の円滑さを阻害します。
このフローを使用すると、TimeRexでイベントの追加がされたらDiscordに自動で通知を送り、手作業の手間を省きます。
イベントの追加をトリガーに即座にチーム内に通知を送ることで、情報共有のタイムラグをなくし、関連業務への着手を早めます。
作業のスタートが早まることで、業務効率化を図ることができます。
■注意事項
・TimeRex、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
テンプレートがコピーされ、上記のような画面になります。
Yoomの「マイプロジェクト」というページに移行しているため、画面の左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
まずは、Yoomと各ツールの連携を行います。右上の「新規接続」をクリックしましょう。
1.検索する
TimeRexのアイコンをクリックします。
2.必須項目を入力する
補足に従い、アカウント名とアクセストークンを入力します。
3.追加する
必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。
上記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
Discordのアイコンを選択します。
2.必須項目の入力
Discord Developer PortalからBotトークンを取得し、アクセストークンに入力します。
詳しくはDiscordのマイアプリ連携についてのページをご確認ください。
3.追加する
必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。
上記の表示がされれば連携完了です。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
TimeRexに新しいイベントが追加されたらDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TimeRexで予定の予約を受け付けている方
・社内の面談予定の予約に使用している方
・外部の方とのMTG設定に活用している方
2.Discordを主なチャットツールとして活用している方
・チーム内の連絡手段として使用している方
■このテンプレートを使うメリット
TimeRexは予定の追加を円滑に行うために活用できるツールです。
予定が追加されたことをDiscordでチーム内に通知することで、チーム全体がイベントに対しての関連業務に着手することができます。
しかしTimeRexで予定の追加があったことをチーム内に手作業で周知させるのは、手間がかかり情報共有の円滑さを阻害します。
このフローを使用すると、TimeRexでイベントの追加がされたらDiscordに自動で通知を送り、手作業の手間を省きます。
イベントの追加をトリガーに即座にチーム内に通知を送ることで、情報共有のタイムラグをなくし、関連業務への着手を早めます。
作業のスタートが早まることで、業務効率化を図ることができます。
■注意事項
・TimeRex、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】TimeRexに新しいイベントが追加されたらDiscordに通知する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
TimeRexのアイコンの「Webhookを受信したら」を選択してください。
次へを押します。
4.Webhookの設定
管理画面からWebhookの設定をしましょう。
この設定を行うことで、TimeRexにイベントが新規登録されると、Discordへの通知がリアルタイムで送信されるようになります。
5.予定をテスト送信する
データをテスト送信するため、TimeRexでイベントを登録しましょう。
6.テストの実行
Yoomに戻り、テストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら、トリガーの設定は完了です。保存をしましょう
1.アプリと連携する
Discordのアイコンの「メッセージを送信」を選択してください。次へを押します。
2.チャンネルIDの入力
TimeRexにイベントが登録されたことを通知したいDiscordのチャンネルを設定します。
ボックス下部の捕捉のとおりに入力しましょう。
3.メッセージの確認
フローボットテンプレートを使用したため、メッセージ内容は設定済みです。
もし変更したい場合は、ボックスをクリックしましょう。
赤枠の項目を選択します。
TimeRexのデータが一覧表示されます。
追加したいデータをクリックで挿入しましょう。
4.レイアウトを整える
順番を並び替えたり記号を用いて、好みのレイアウトの整えましょう。
5.テストの実行
メッセージの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押しましょう。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押してください。
6.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
TimeRexに新しいイベントが追加されたらDiscordに通知する
■概要
TimeRexに新しいイベントが追加されたらDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TimeRexで予定の予約を受け付けている方
・社内の面談予定の予約に使用している方
・外部の方とのMTG設定に活用している方
2.Discordを主なチャットツールとして活用している方
・チーム内の連絡手段として使用している方
■このテンプレートを使うメリット
TimeRexは予定の追加を円滑に行うために活用できるツールです。
予定が追加されたことをDiscordでチーム内に通知することで、チーム全体がイベントに対しての関連業務に着手することができます。
しかしTimeRexで予定の追加があったことをチーム内に手作業で周知させるのは、手間がかかり情報共有の円滑さを阻害します。
このフローを使用すると、TimeRexでイベントの追加がされたらDiscordに自動で通知を送り、手作業の手間を省きます。
イベントの追加をトリガーに即座にチーム内に通知を送ることで、情報共有のタイムラグをなくし、関連業務への着手を早めます。
作業のスタートが早まることで、業務効率化を図ることができます。
■注意事項
・TimeRex、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
他にも、TimeRexを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.TimeRexで予定が登録されたらNotionデータベースに情報を登録
Notonと連携することで、予定で使用する資料との結びつけなどが可能になります。
■概要
TimeRexで予定が登録された場合、その情報を活用してNotionに情報を自動的に登録します。
■設定方法
1.TimeRexとNotionを連携します。（アプリ連携）
2.TimeRexの「Webhookを受信したら」トリガーからWebhookURLをTimeRexの管理画面で設定してください。
3.分岐アクションでWebhookタイプが「event_confirmed」ではない場合を分岐させます。
4.イベントタイプが予定の確定の場合、Notionのデータベース操作アクションから「レコードを追加する」を選択し、データ内容を設定してください。
■注意事項
・TimeRexでの予定登録とNotionへの情報登録には、わずかなタイムラグが生じる場合があります。
2.TimeRexで予定が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する
TimeRexに登録された予定でMicrosoft Teamsのビデオ会議を使用するのであれば、利便性が向上します。
■概要
TimeRexで予定が登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁にスケジュール調整を行う必要がある方
2.手動でのスケジュール確認や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方
3.TimeRexとMicrosoft Teamsを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・予約情報が迅速に共有されることで、顧客対応のスピードと質が向上し、顧客満足度が向上します。
・予約情報の自動通知により、手動での確認作業が不要になり業務の効率が向上します。
■注意事項
・TimeRex、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.TimeRexで予定が登録されたらkintoneにレコードを追加しSlackに通知する
複数のアプリを組み合わせることもできます。お好みのフローボットを作成しませんか？
■概要
TimeRexで予定が登録されたら、その情報を活用してkintoneにレコードを追加しSlackに通知するフローです。
TimeRexとkintone、Slackを連携すると内容をチームメンバーと簡単に共有することができ、共有や管理の抜け漏れを防げます。
■注意事項
・TimeRex、kintone、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・TimeRexでの予定登録とkintoneへの情報登録には、わずかなタイムラグが生じる場合があります。
・分岐をするはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
スケジュール管理がスムーズに行われると、業務のペース配分を簡単に定められるでしょう。これにより、作業効率が向上しやすくなるはずです。特にチームで行動している場合には、メンバーの予定を把握することで連携が上手くいき、リソースを上手に使えるのではないでしょうか。
業務フローの見直しにもつながるため、この機会に自動化を導入してみましょう！
