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チームメンバーとのスケジュール調整をした後に手動で共有していませんか？
この流れを自動化すれば、手動の通知作業を省き、チーム全体で迅速に情報を共有できます。
今回は、TimeRexとSlackを連携し、TimeRexで予定が登録されたらSlackに通知する自動化を解説します。
この自動化により、これまでかかっていた作業の手間と時間を大幅に削減できます。
また、TimeRexで予定が登録されるとすぐにSlackに通知できるため、作業の遅延を防ぐことができます。
[Yoomとは]
TimeRexで登録された予定をAPIで取得し、SlackのAPIを介して通知を送ることで、自動化が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
TimeRexとSlackをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。
まず、TimeRexのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からTimeRexを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。
以下の画面が表示されるので、「アカウント名」と「アクセストークン」を設定します。
次に、Slackのマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同様に、検索機能でSlackを検索するか、一覧から探してください。
アプリ名をクリックすると、Slackのサインイン画面に移ります。
ご利用のワークスペースURLを入力し、「続行する」をクリックします。
YoomからSlackのアクセス許可リクエスト画面に移ります。
許可をクリックすると、連携完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更可能です。
最初に、TimeRexの設定を行うので、「Webhookを受信したら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の画面が表示されたら、TimeRexの設定画面にWebhook URLを設定しましょう。
設定が完了したら、実際にTimeRexで予定を登録し、Yoomで「テスト」を実行します。テストが成功したら、「保存する」をクリックして完了です。
成功したら「保存する」をクリックして完了です。
画面下部の「テスト」を実行します。
テストが成功したら設定を保存してください
これで、アプリトリガーの設定完了です。
次に、「イベントタイプが予定の確定でない場合」を押して、分岐条件の設定をしていきます。
注意事項：分岐機能は一部有料プランでのみ利用できます。有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
ステップ2で設定したTimeRexのWebhookは予定の登録だけでなく、キャンセルの場合でも起動してしまいます。
このステップでは、予定の登録以外はフローを進めない条件を設定します。
今回は既に「分岐対象のアウトプット・分岐条件」の設定がされているので、変更する箇所はありませんが、下記画面の通り設定できているか内容を確認してください。
※アウトプットについての詳細説明は、こちらをご確認ください。
確認ができたら「保存する」をクリックしてください。
続いて、Slackにメッセージを送信するアクションの設定を行いましょう。
「Slackに通知する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
「投稿先のチャンネルID」を入力します。
最後に送信するメッセージ内容を設定しましょう。
ここでもアウトプットを活用することで、内容をフロー起動ごとに変動することができます。
定型的な文章は直接入力することで設定可能です。
今回は以下のように作成しましたが、業務に合わせて内容の設定を行ってみましょう。
設定が完了したら、「テスト」を実行しましょう。
テストが成功したら「保存する」をクリックして完了です。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです！
他にもTimeRexを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.TimeRexで登録された予定をLINE WORKSに通知する
このテンプレートは、TimeRexでスケジュールが登録された際に、LINE WORKSで通知を自動送信する仕組みです。
これにより、予定の共有や対応がスムーズになり、業務の効率化が期待できます。
2. TimeRexに新しいイベントが追加されたらGoogleカレンダーに予定を自動で作成する
このテンプレートは、TimeRexで登録された新しいイベントをGoogleカレンダーに自動で反映する仕組みです。
これにより、スケジュールの重複を防ぎ、タスク管理や時間調整がスムーズになります。
3.TimeRexで予定が登録されたらSansanに顧客情報を自動で追加する。
このテンプレートは、TimeRexで新しい予定が登録されると、その予定に紐づく顧客情報をSansanに自動で追加する仕組みです。
これにより、顧客データを手動で登録する作業を省き、情報の管理がスムーズに進められるでしょう。
TimeRexでスケジュールが登録されるたびにSlackに通知が届く仕組みを構築することで、チーム全体の予定がリアルタイムで共有されます。これにより、予定の重複や漏れを防ぎ、迅速な調整が可能になります。例えば、営業チームでは顧客との商談が登録された際、Slack通知により他のメンバーが進捗状況を把握できます。この仕組みにより、必要なサポートが適切なタイミングで行え、業務効率が期待できます。
会議や打ち合わせのスケジュールがTimeRexで登録されると、Slack通知を通じて自動的に情報を共有されます。会議に必要な資料や議題の準備を速やかに行うことができ、無駄なやりとりを削減することが見込めます。たとえば、毎週の進捗会議の通知を自動化した場合、資料の準備を開始できるため、当日スムーズに会議を進行できるでしょう。これにより、予定登録の二重登録や予定情報の共有忘れも防げるため、業務効率が高まりそうです。
アプリを連携しないまま利用していると、それぞれのアプリに手動で予定を登録しなければなりません。しかし、アプリを連携しておくことで、予定を何度も登録する必要がなくなります。Slack通知を活用することで、重要な予定の登録が関係者に周知され、即時対応が求められる状況でのスピード感が向上しそうです。例えば、クライアントからの緊急ミーティングのリクエストがTimeRexに登録された際、担当者が即座に通知を受け取り、必要な準備や調整をその場で行えます。これにより、ビジネスの信頼性を高めることが期待できます。
TimeRexとSlackの連携により、スケジュール管理と情報共有が自動化され、チーム全体の業務効率が大幅に向上することが見込まれます。自動化した通知機能を活用することで、迅速な対応と質の高い準備が可能となり、ビジネスの信頼性も向上するでしょう。自動化によって、スムーズな情報共有を実現し、チームワークの強化ができるかもしれません。ぜひこの機会にテンプレートを活用し、業務の効率化を実現してみてください。
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