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チームメンバーとのスケジュール調整をした後に手動で共有していませんか？
この流れを自動化すれば、手動の通知作業を省き、チーム全体で迅速に情報を共有できます。
今回は、TimeRexとSlackを連携し、TimeRexで予定が登録されたらSlackに通知する自動化を解説します。
この自動化により、これまでかかっていた作業の手間と時間を大幅に削減できます。
また、TimeRexで予定が登録されるとすぐにSlackに通知できるため、作業の遅延を防ぐことができます。
[Yoomとは]
TimeRexで登録された予定をAPIで取得し、SlackのAPIを介して通知を送ることで、自動化が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
TimeRexで予定が登録されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.チームメンバーとのスケジュール調整が頻繁に必要な方
2.スケジュールの共有と通知を自動化したいと考えている方
3.TimeRexとSlackを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・新しい予定が瞬時にSlackで共有されるため、チーム全体で迅速に情報を共有できます。
・手動での通知作業を省き、迅速かつ正確にチーム全体で情報を共有することができます。
■注意事項
・TimeRex、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
TimeRexとSlackをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。
まず、TimeRexのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からTimeRexを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。
以下の画面が表示されるので、「アカウント名」と「アクセストークン」を設定します。
次に、Slackのマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同様に、検索機能でSlackを検索するか、一覧から探してください。
アプリ名をクリックすると、Slackのサインイン画面に移ります。
ご利用のワークスペースURLを入力し、「続行する」をクリックします。
YoomからSlackのアクセス許可リクエスト画面に移ります。
許可をクリックすると、連携完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
TimeRexで予定が登録されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.チームメンバーとのスケジュール調整が頻繁に必要な方
2.スケジュールの共有と通知を自動化したいと考えている方
3.TimeRexとSlackを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・新しい予定が瞬時にSlackで共有されるため、チーム全体で迅速に情報を共有できます。
・手動での通知作業を省き、迅速かつ正確にチーム全体で情報を共有することができます。
■注意事項
・TimeRex、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更可能です。
最初に、TimeRexの設定を行うので、「Webhookを受信したら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の画面が表示されたら、TimeRexの設定画面にWebhook URLを設定しましょう。
設定が完了したら、実際にTimeRexで予定を登録し、Yoomで「テスト」を実行します。テストが成功したら、「保存する」をクリックして完了です。
成功したら「保存する」をクリックして完了です。
画面下部の「テスト」を実行します。
テストが成功したら設定を保存してください
これで、アプリトリガーの設定完了です。
次に、「イベントタイプが予定の確定でない場合」を押して、分岐条件の設定をしていきます。
注意事項：分岐機能は一部有料プランでのみ利用できます。有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
ステップ2で設定したTimeRexのWebhookは予定の登録だけでなく、キャンセルの場合でも起動してしまいます。
このステップでは、予定の登録以外はフローを進めない条件を設定します。
今回は既に「分岐対象のアウトプット・分岐条件」の設定がされているので、変更する箇所はありませんが、下記画面の通り設定できているか内容を確認してください。
※アウトプットについての詳細説明は、こちらをご確認ください。
確認ができたら「保存する」をクリックしてください。
続いて、Slackにメッセージを送信するアクションの設定を行いましょう。
「Slackに通知する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
「投稿先のチャンネルID」を入力します。
最後に送信するメッセージ内容を設定しましょう。
ここでもアウトプットを活用することで、内容をフロー起動ごとに変動することができます。
定型的な文章は直接入力することで設定可能です。
今回は以下のように作成しましたが、業務に合わせて内容の設定を行ってみましょう。
設定が完了したら、「テスト」を実行しましょう。
テストが成功したら「保存する」をクリックして完了です。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです！
■概要
TimeRexで予定が登録されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.チームメンバーとのスケジュール調整が頻繁に必要な方
2.スケジュールの共有と通知を自動化したいと考えている方
3.TimeRexとSlackを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・新しい予定が瞬時にSlackで共有されるため、チーム全体で迅速に情報を共有できます。
・手動での通知作業を省き、迅速かつ正確にチーム全体で情報を共有することができます。
■注意事項
・TimeRex、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
他にもTimeRexを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.TimeRexで登録された予定をLINE WORKSに通知する
このテンプレートは、TimeRexでスケジュールが登録された際に、LINE WORKSで通知を自動送信する仕組みです。
これにより、予定の共有や対応がスムーズになり、業務の効率化が期待できます。
■概要
TimeRexで予定が登録されたらLINE WORKSに自動的に通知します。
■設定方法
・TimeRexとLINE WORKSを連携します。（アプリ連携）
・TimeRexの「Webhookを受信したら」トリガーからWebhookURLをTimeRexの管理画面で設定してください。
・分岐アクションでWebhookタイプが「event_confirmed」ではない場合を分岐させます。
・イベントタイプが予定の確定の場合、LINE WORKS「トークルームにメッセージを送信」を選択し、データ内容を設定してください。
■注意事項
・TimeRexでの予定登録とLINE WORKSへの通知には、わずかなタイムラグが生じる場合があります。
2. TimeRexに新しいイベントが追加されたらGoogleカレンダーに予定を自動で作成する
このテンプレートは、TimeRexで登録された新しいイベントをGoogleカレンダーに自動で反映する仕組みです。
これにより、スケジュールの重複を防ぎ、タスク管理や時間調整がスムーズになります。
■概要
TimeRexに新しいイベントが追加されたらGoogleカレンダーに予定を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TimeRexで予定の予約を受け付けている方
・社内の面談予定の予約に使用している方
・外部の方とのMTG設定に活用している方
2.Googleカレンダーで予定の管理を行なっている方
・チーム全体の予定を可視化するために登録している方
■このテンプレートを使うメリット
TimeRexはミーティングなどの予定を円滑に管理するために有効的なツールです。
追加された予定を任意のGoogleカレンダーに追加していくことで、チーム全体の予定の可視化が可能となります。
しかし、TimeRexに追加された予定を毎回手作業で追加しなければいけないのは、手間がかかりヒューマンエラーのリスクを高めます。
このフローを活用することで、TimeRexの予定を自動で任意のGoogleカレンダーに追加することができます。
予定の追加を自動化することで、手作業を省き人的ミスの発生を未然に防ぐことができます。
■注意事項
・TimeRex、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
3.TimeRexで予定が登録されたらSansanに顧客情報を自動で追加する。
このテンプレートは、TimeRexで新しい予定が登録されると、その予定に紐づく顧客情報をSansanに自動で追加する仕組みです。
これにより、顧客データを手動で登録する作業を省き、情報の管理がスムーズに進められるでしょう。
■概要
TimeRexで予定が登録されたらSansanに顧客情報を追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1. TimeRexを用いて予定管理を行っている方
・日程調整が完了したタイミングで顧客情報を自動で登録したい営業事務の方
2. 名刺管理ツールとしてSansanを利用している企業
・Sansanを活用して名刺情報をデジタル化しているが、予定が登録されるたびに手動で顧客情報を追加する手間を省きたい方
■このテンプレートを使うメリット
TimeRexで予定が登録された際に、自動的にSansanに顧客情報が追加されることで、手作業での情報入力が不要になります。
これにより、作業の効率化が図れ、従業員は他の重要なタスクに集中することができるでしょう。
また、手作業での入力が削減されるため、入力ミスなどのヒューマンエラーのリスクが軽減されます。
これにより、データの正確性が向上します。
■注意事項
・TimeRexとSansanのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
TimeRexでスケジュールが登録されるたびにSlackに通知が届く仕組みを構築することで、チーム全体の予定がリアルタイムで共有されます。これにより、予定の重複や漏れを防ぎ、迅速な調整が可能になります。例えば、営業チームでは顧客との商談が登録された際、Slack通知により他のメンバーが進捗状況を把握できます。この仕組みにより、必要なサポートが適切なタイミングで行え、業務効率が期待できます。
会議や打ち合わせのスケジュールがTimeRexで登録されると、Slack通知を通じて自動的に情報を共有されます。会議に必要な資料や議題の準備を速やかに行うことができ、無駄なやりとりを削減することが見込めます。たとえば、毎週の進捗会議の通知を自動化した場合、資料の準備を開始できるため、当日スムーズに会議を進行できるでしょう。これにより、予定登録の二重登録や予定情報の共有忘れも防げるため、業務効率が高まりそうです。
アプリを連携しないまま利用していると、それぞれのアプリに手動で予定を登録しなければなりません。しかし、アプリを連携しておくことで、予定を何度も登録する必要がなくなります。Slack通知を活用することで、重要な予定の登録が関係者に周知され、即時対応が求められる状況でのスピード感が向上しそうです。例えば、クライアントからの緊急ミーティングのリクエストがTimeRexに登録された際、担当者が即座に通知を受け取り、必要な準備や調整をその場で行えます。これにより、ビジネスの信頼性を高めることが期待できます。
TimeRexとSlackの連携により、スケジュール管理と情報共有が自動化され、チーム全体の業務効率が大幅に向上することが見込まれます。自動化した通知機能を活用することで、迅速な対応と質の高い準備が可能となり、ビジネスの信頼性も向上するでしょう。自動化によって、スムーズな情報共有を実現し、チームワークの強化ができるかもしれません。ぜひこの機会にテンプレートを活用し、業務の効率化を実現してみてください。
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