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「あれ、またタスクの期限が切れてる…」
日々の業務に追われていると、どうしてもタスクの確認が後回しになりがちですよね。特に複数のツールを使っていると、どこで何を確認すべきか迷ってしまうことも少なくないはずです。Todoistに登録したタスクの期限切れに気づかずあとで焦ってしまう…そんな経験、ありませんか？このような課題を解決してくれるのが、TodoistとGmailのアプリ連携です。たとえば、定期的にTodoistの期限切れタスクを取得して、自動でGmailに通知すれば、朝のメールチェックと一緒にその日のタスクも把握できるようになります。
タスクの見逃しを防ぎ、仕事の抜け漏れもグッと減らせる。そんな便利な自動化の方法をこの記事でご紹介していきます。ぜひ最後までご覧ください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にTodoistとGmailの連携が可能です。
YoomにはあらかじめTodoistとGmailを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要
Todoistで管理しているタスクが多く、期限切れのものを毎日確認するのは手間ではないでしょうか。手作業での確認は時間がかかるだけでなく、重要なタスクの見落としにも繋がりかねません。このワークフローを活用することで、Todoistの期限切れタスクを定期的に自動取得し、Gmailへ通知できます。これにより、タスクの抜け漏れを防止し、日々の確認作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
TodoistとGmailのAPIを連携することで、Todoistのタスクを任意の条件でGmailに通知するといったアクションが自動で行えます。
例えば、以下のようなテンプレートが該当します。
指定したスケジュールになったら期限切れのタスクをTodoistから取得し、自動でGmailに通知するフローです。
Gmailに情報が集約されるため、タスク確認作業の手間や、期限切れタスクの見逃しといったヒューマンエラーを減らせます。
■概要
Todoistで管理しているタスクが多く、期限切れのものを毎日確認するのは手間ではないでしょうか。手作業での確認は時間がかかるだけでなく、重要なタスクの見落としにも繋がりかねません。このワークフローを活用することで、Todoistの期限切れタスクを定期的に自動取得し、Gmailへ通知できます。これにより、タスクの抜け漏れを防止し、日々の確認作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
毎朝、今日が期限のタスクをTodoistから取得し、自動でGmailに通知するフローです。
業務開始時のGmailでのメール確認と共に、重要な締め切りや優先すべきタスクの確認が行えます。
上述したフローと同様に、Gmailで一元的にタスクを管理することによって、業務の効率を向上させます。
■概要
毎朝Todoistでその日のタスクを確認し、抜けがないようセルフリマインドする作業は手間がかかりますよね。
手作業ではどうしても、重要なタスクを見落としてしまうリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にTodoistから今日が期限のタスク情報を取得し、Gmailに通知できます。
タスクの確認作業を効率化し、一日をスムーズにスタートさせましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそく実際にTodoistとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでTodoistとGmailの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomのアカウント発行リンクからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「定期的にTodoistで期限切れのタスクを取得し、Gmailに通知する」を作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
■概要
Todoistで管理しているタスクが多く、期限切れのものを毎日確認するのは手間ではないでしょうか。手作業での確認は時間がかかるだけでなく、重要なタスクの見落としにも繋がりかねません。このワークフローを活用することで、Todoistの期限切れタスクを定期的に自動取得し、Gmailへ通知できます。これにより、タスクの抜け漏れを防止し、日々の確認作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
このフローではTodoistの期限切れのタスクを扱うため、Todoistに期限切れのタスクが存在していることを確認してください。
期限切れのタスクを新規で作成することはできません。
※ Todoistの管理画面
TodoistとGmailをマイアプリに登録し、Yoomと連携させます。
Yoom管理画面のサイドバーから「マイアプリ」を選択し、マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリックします。
先ずはTodoistを連携しましょう。
「アプリ一覧」が表示されたら、Todoistを検索して選択します。
任意のアカウントでログインしてください。
「マイアプリ」の画面に戻り、Todoistが追加されていれば連携は完了です。
次にGmailを連携しましょう。
「マイアプリ」で「+新規接続」をクリックした後、「アプリ一覧」が表示されたら、Gmailを検索して選択します。
「Sign in with Google」をクリックします。
任意のGoogleアカウントを選択してログインします。
内容を確認し、「次へ」をクリックします。
内容を確認し、「続行」をクリックします。
※ 「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。
「マイアプリ」の画面に戻り、Gmailが追加されていれば連携は完了です。
TodoistとGmailの連携が完了したら、使用するテンプレートをコピーします。
Yoomにログインした後、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Todoistで管理しているタスクが多く、期限切れのものを毎日確認するのは手間ではないでしょうか。手作業での確認は時間がかかるだけでなく、重要なタスクの見落としにも繋がりかねません。このワークフローを活用することで、Todoistの期限切れタスクを定期的に自動取得し、Gmailへ通知できます。これにより、タスクの抜け漏れを防止し、日々の確認作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
お使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
スケジュールトリガーとして「指定したスケジュールになったら」をクリックします。
デフォルトでは、全ての曜日（毎日）9時にフローが起動するよう設定されていますので、必要があれば、任意の曜日と時間に変更してください。
「保存する」をクリックします。
フローの画面に戻り、「指定したスケジュールになったら」にチェックマークがついたままであれば完了です。
次に、Todoistから期限切れのタスク一覧を取得する設定を行います。
Todoistの「期限切れのタスク一覧取得」をクリックします。
「テスト」をクリックすると、タスク一覧取得のテストが実行されます。
「テスト成功」の結果が表示されますと、「アウトプット」にTodoistから取得した期限切れタスクの一覧が追加されます。
アウトプットに問題がなければ、「保存する」をクリックしてください。
フローの画面に戻り、「期限切れのタスク一覧取得」にチェックマークがついていれば完了です。
最後に、ステップ4で取得した期限切れのタスク一覧をGmailに通知する設定を行います。
Gmailの「メールを送る」をクリックします。
入力欄下部の説明に従って、任意のメール内容を設定していきます。
「From」の入力欄をクリックすると、プルダウンに連携しているアカウントが候補として表示されますので、ここから選択していただくことも可能です。
プルダウンの「日付」の項目からは、下図のように任意の日付が設定できます。
「本文」にデフォルトで設定されている{{id}}が、ステップ4で取得した期限切れのタスク一覧になります。
※ 他にもプルダウンの「アウトプット」の項目から、タスクの内容（content）など、任意のアウトプットを本文に追加できます。
メール内容を設定したら、「次へ」をクリックします。
表示されるメール内容を確認し、問題がなければ「テスト」をクリックしてください。
指定した宛先にメールが送信されます。
「テスト成功」の結果が表示されましたら、指定した通りGmailにメールが送信されていることを確認してください。
結果に問題がなければ、「保存する」をクリックします。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
この記事ではTodoistのデータをGmailに通知するフローをご紹介しましたが、反対にGmailを起点としてTodoistを動作させたい場合は、以下のテンプレートをご利用ください。
Gmailが特定のキーワードを含むメールを受信したら、受信メールからデータを抽出して、Todoistにタスクを作成するフローです。
メール管理とタスク管理の一元管理によって、タスクの作成漏れや二重作成を防ぎ、業務効率の向上をサポートします。
また、受信メールを元にタスクの内容や説明、期日も自動で入力されるため、手動作成での手間やミスを減らせます。
■概要
Gmailで受信した依頼メールなどを、都度Todoistに手作業で登録していませんか？
この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、転記漏れや入力ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に内容をAIで解析して、Todoistにタスクを登録できます。
これにより、タスク管理に関する一連の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Gmailが特定のラベルのメールを受信したら、件名と本文からTodoistにタスクを作成するフローです。
上述したフローと用途は近いですが、トリガーとなるメールをタスク作成用のラベルなどで絞り込めます。
■概要
Gmailで受信する重要な依頼メールを、一件ずつ手作業でタスク管理ツールに転記していませんか？
このような手作業は時間がかかるだけでなく、タスクの登録漏れや内容の間違いといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信するだけで、自動でTodoistにタスクを作成できます。
タスク管理に関する一連の業務を効率化しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
TodoistやGmailのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
他のアプリの情報をもとにTodoistにタスクを自動作成することや、Todoistのタスクを各アプリに反映することができます。
■概要
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理チーム
・Asanaでのタスク管理とTodoistでのタスク管理をシームレスに連携させたいチーム
・タスク追加に伴うTodoistでのフォローアップを自動化したいチーム
2.営業部門
・Asanaで発生するタスクに対して迅速にTodoistで対応を管理したいチーム
・タスクの進捗をTodoistでトラッキングし、顧客対応を強化したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・AsanaでのサポートタスクをTodoistのタスクとして自動的に管理し、迅速な対応を行いたいチーム
・顧客からの問い合わせや問題をAsanaのタスクとして管理し、そのままTodoistでタスク化したいチーム
4.マーケティング部門
・AsanaのプロジェクトタスクをTodoistのタスクとして連携させ、マーケティングキャンペーンのフォローアップを強化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・タスクの自動同期により、手動でのタスク登録の手間を省くことができ、業務効率の改善に繋がります。
・Asanaで作成されたタスクをTodoistで共有することで、チームメンバー全員がタスクの進捗状況を把握しやすくなります。
・チームでのタスク管理だけでなく、個人でのタスク管理にも活用することもできます。
■注意事項
・Asana、TodoistのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
時間管理ツールのTogglでタスクを作成した後、Todoistにも同じ内容を手入力していませんか。このような二重入力は手間がかかるだけでなく、登録漏れといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Togglで新規タスクを作成するだけで、Todoistにも自動でタスクが登録されるため、タスク管理に伴う手作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Trelloでプロジェクトのタスクを管理し、個人のTodoistで日々のタスクを管理していると、二重入力の手間や情報の転記漏れが発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Trelloでカードを作成するだけで、Todoistにタスクが自動で作成されます。これにより、ツール間の情報連携がスムーズになり、タスク管理の効率を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
日々のタスク管理にTodoistを活用しているものの、今日が期限のタスクを手作業で他のツールに共有している方も多いのではないでしょうか。
こうした作業は定期的でありながら見落としが許されないため、意外と手間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、毎朝Todoistから今日が期限のタスクを取得して、Slackに自動で通知できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Todoistでタスクを管理し、Notionで情報をまとめているものの、日々の未完了タスクの確認や転記作業に手間を感じていませんか。手作業でのタスク棚卸しは、見落としや入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にTodoistの未完了タスクを自動で抽出し、Notionのデータベースへページとして追加するため、タスク管理の抜け漏れを防ぎ、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
会議の連絡や質疑応答、従業員情報の管理など、普段業務で使用している様々なアプリのアクションを起点に、Gmailから任意の内容のメールを送信することが可能です。また、Gmailが受信したメールの内容を元に、各アプリを動作させることもできます。
■概要
Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
実際のフローボットの動き：https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
※無料トライアルでできることと開始方法および注意点：https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
■概要
海外からの問い合わせなど、外国語のメール対応に手間取っていませんか？
一つひとつ内容を翻訳ツールにかけて担当者に対応を依頼する作業は時間もかかり、対応漏れのリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールをDeepLが翻訳し、指定の担当者に対応を依頼するまでの流れを自動化できます。
外国語のメール対応をスムーズに行い、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務効率化・自動化を進めたい方
・定型的なメール送信作業を自動化して業務効率を向上させたい方
・他のGoogle Workspaceアプリと連携した自動化フローを構築したい方
2.Googleフォームを活用して情報収集を行う方
・Googleフォームの送信後に回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方
・回答者への対応漏れを防いで顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは情報収集に非常に便利なツールですが、送信者への迅速な対応は顧客満足度向上や良好な関係構築に不可欠です。しかし、フォーム送信のたびに手動でGmailを返信するのは、時間と手間がかかってしまい対応漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
いかがでしたか？TodoistとGmailを連携すれば、「タスクの見逃しをなくしたい」「毎日のタスク確認をもっとスムーズにしたい」「重要な締め切りを確実に把握したい」といった悩みを解消できるはずです。タスク管理と通知を自動化することで、業務の効率化とミスの防止が同時に実現できます。
ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、簡単にTodoistとGmailの連携を実現できます！気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。登録はたったの30秒で完了！すぐに自動連携を体験できます。
期限切れタスクの見逃しを防ぎ、毎朝の業務スタートをもっとスムーズにしてみませんか？
