【簡単設定】TodoistのデータをGmailに自動的に連携する方法

毎日、Todoistで今日が期限のタスクを取得して、Gmailに通知する

毎朝、今日が期限のタスクをTodoistから取得し、自動でGmailに通知するフローです。
業務開始時のGmailでのメール確認と共に、重要な締め切りや優先すべきタスクの確認が行えます。
上述したフローと同様に、Gmailで一元的にタスクを管理することによって、業務の効率を向上させます。

TodoistとGmailの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にTodoistとGmailを連携したフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードでTodoistとGmailの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomのアカウント発行リンクからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

この記事では、先程ご紹介した「定期的にTodoistで期限切れのタスクを取得し、Gmailに通知する」を作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• TodoistとGmailのマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• トリガーのスケジュール、取得するタスク一覧、送信するメールの設定
• フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

前提

このフローではTodoistの期限切れのタスクを扱うため、Todoistに期限切れのタスクが存在していることを確認してください。
期限切れのタスクを新規で作成することはできません。

※ Todoistの管理画面

ステップ1：TodoistとGmailのマイアプリ連携

TodoistとGmailをマイアプリに登録し、Yoomと連携させます。

Yoom管理画面のサイドバーから「マイアプリ」を選択し、マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリックします。

先ずはTodoistを連携しましょう。
「アプリ一覧」が表示されたら、Todoistを検索して選択します。

任意のアカウントでログインしてください。

「マイアプリ」の画面に戻り、Todoistが追加されていれば連携は完了です。

次にGmailを連携しましょう。
「マイアプリ」で「+新規接続」をクリックした後、「アプリ一覧」が表示されたら、Gmailを検索して選択します。

「Sign in with Google」をクリックします。

任意のGoogleアカウントを選択してログインします。

内容を確認し、「次へ」をクリックします。

内容を確認し、「続行」をクリックします。
※ 「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。

「マイアプリ」の画面に戻り、Gmailが追加されていれば連携は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

TodoistとGmailの連携が完了したら、使用するテンプレートをコピーします。
Yoomにログインした後、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

お使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

ステップ3：トリガーのスケジュール設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。

スケジュールトリガーとして「指定したスケジュールになったら」をクリックします。

デフォルトでは、全ての曜日（毎日）9時にフローが起動するよう設定されていますので、必要があれば、任意の曜日と時間に変更してください。

「保存する」をクリックします。

フローの画面に戻り、「指定したスケジュールになったら」にチェックマークがついたままであれば完了です。

ステップ4：Todoistから取得するタスク一覧の設定

次に、Todoistから期限切れのタスク一覧を取得する設定を行います。

Todoistの「期限切れのタスク一覧取得」をクリックします。

「テスト」をクリックすると、タスク一覧取得のテストが実行されます。

「テスト成功」の結果が表示されますと、「アウトプット」にTodoistから取得した期限切れタスクの一覧が追加されます。

アウトプットに問題がなければ、「保存する」をクリックしてください。

フローの画面に戻り、「期限切れのタスク一覧取得」にチェックマークがついていれば完了です。

ステップ5：Gmailに通知する設定

最後に、ステップ4で取得した期限切れのタスク一覧をGmailに通知する設定を行います。

Gmailの「メールを送る」をクリックします。

入力欄下部の説明に従って、任意のメール内容を設定していきます。

「From」の入力欄をクリックすると、プルダウンに連携しているアカウントが候補として表示されますので、ここから選択していただくことも可能です。

プルダウンの「日付」の項目からは、下図のように任意の日付が設定できます。

「本文」にデフォルトで設定されている{{id}}が、ステップ4で取得した期限切れのタスク一覧になります。

※ 他にもプルダウンの「アウトプット」の項目から、タスクの内容（content）など、任意のアウトプットを本文に追加できます。

メール内容を設定したら、「次へ」をクリックします。

表示されるメール内容を確認し、問題がなければ「テスト」をクリックしてください。
指定した宛先にメールが送信されます。

「テスト成功」の結果が表示されましたら、指定した通りGmailにメールが送信されていることを確認してください。

結果に問題がなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ6：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

GmailのデータをTodoistに連携したい場合

この記事ではTodoistのデータをGmailに通知するフローをご紹介しましたが、反対にGmailを起点としてTodoistを動作させたい場合は、以下のテンプレートをご利用ください。

Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する

Gmailが特定のキーワードを含むメールを受信したら、受信メールからデータを抽出して、Todoistにタスクを作成するフローです。
メール管理とタスク管理の一元管理によって、タスクの作成漏れや二重作成を防ぎ、業務効率の向上をサポートします。

また、受信メールを元にタスクの内容や説明、期日も自動で入力されるため、手動作成での手間やミスを減らせます。

Gmailで特定条件のメールを受信したら、Todoistにタスクを作成する

Gmailが特定のラベルのメールを受信したら、件名と本文からTodoistにタスクを作成するフローです。
上述したフローと用途は近いですが、トリガーとなるメールをタスク作成用のラベルなどで絞り込めます。

TodoistやGmailのAPIを使ったその他の自動化例

TodoistやGmailのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Todoistを使った自動化例

他のアプリの情報をもとにTodoistにタスクを自動作成することや、Todoistのタスクを各アプリに反映することができます。

Gmailを使った自動化例

会議の連絡や質疑応答、従業員情報の管理など、普段業務で使用している様々なアプリのアクションを起点に、Gmailから任意の内容のメールを送信することが可能です。また、Gmailが受信したメールの内容を元に、各アプリを動作させることもできます。

終わりに

いかがでしたか？TodoistとGmailを連携すれば、「タスクの見逃しをなくしたい」「毎日のタスク確認をもっとスムーズにしたい」「重要な締め切りを確実に把握したい」といった悩みを解消できるはずです。タスク管理と通知を自動化することで、業務の効率化とミスの防止が同時に実現できます。

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