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TOKIUMは経費精算や請求書を管理する上で、とても便利なツールですよね。
そんなTOKIUMですが、Slackと連携することでより便利に利用できることはご存じでしょうか？
今回解説するのは、TOKIUMに登録された経費情報をSlackに自動通知する方法です！
この連携を活用するとチーム内への情報共有が捗り、業務効率化が期待できます。
経費申請の承認プロセスを効率的に行いたい方や通知作業の手間を削減したい方におすすめです。
ぜひ以下の手順を参考に、Yoomで自動連携を試してみてください！
経費申請をした後、経理担当者や管理職の方にその都度Slackで通知を送っている方は、今回紹介する連携によって、その作業が自動化され、作業負担の軽減につながります。
これにより、今まで費やしていた時間を他のより優先度の高いタスクに割けるようになり、生産性の向上が期待できます。
TOKIUMに登録された経費情報がSlackに自動通知されるため、経費申請する側にとっては通知作業を軽減できるという利点があります。
しかし、今回の連携は申請する側の利点に加えて、「承認プロセスの効率化」という承認側のメリットも期待できます。
本記事の連携を使うと、スピーディに経費申請の状況を把握できるため、経費申請の承認作業を素早く処理することにもつながります。
[Yoomとは]
では、実際にTOKIUMとSlackを連携するための手順をご紹介します。
具体的な設定の手順は以下の通りです。
Yoomでは、上記2ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！
■概要
TOKIUMで経費が登録されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する社員
・経費精算の申請状況をリアルタイムで把握したい方
・経費精算の申請がされたら迅速にSlackで通知を受け取りたい方
2.TOKIUMで経費精算を承認する上司や経理担当者
・新しい経費精算申請をリアルタイムで把握して迅速な承認作業を行いたい方
・申請の通知をSlackで受け取り確認漏れを防ぎたい方
3.経営者・管理者
・社員の経費使用状況を把握して経費管理に役立てたい方
・特定の条件（高額な経費など）を満たす経費精算申請があった場合にSlack上で通知を受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは経費管理を効率化する優れたツールですが、経費登録のたびにSlackで手動通知を行うのは、非効率的でミスも発生しやすい作業です。
このフローを導入すれば、TOKIUMに経費が登録されるとSlackに自動的に通知が送信されます。これにより、担当者は経費登録を即座に把握することができて申請内容の確認対応を迅速に行うことができます。また手作業による通知作業が不要になることで業務効率が大幅に向上して人的ミスのリスク軽減にも繋がります。
■注意事項
・TOKIUM、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
テンプレートをコピーしたらまずは事前準備として、Yoomの「マイアプリ」からTOKIUMとSlackを登録します。
※既に登録されている場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。
<手順>
1.Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリック
2.アプリ名を検索してログインに必要な情報を入力し、アプリを登録
TOKIUMとSlackがマイアプリ一覧に表示されていたら準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！
まずは、アプリトリガー「経費が登録されたら」をクリックしましょう。
最初のページでは事前に連携したアカウントの情報が表示されるので確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
続いてのページでは、トリガーの起動間隔を設定します。
起動間隔の時間を指定したら「テスト」をクリックして、エラーの有無を確認しましょう。
※トリガーの起動間隔については、ご契約されているプランごとに指定できる時間が異なります。詳細はこちらをご覧ください。
ここまで、問題がなければ「保存する」でトリガーの設定は終了です。
続いて、「Slackに通知する」をクリックしてください。
最初のページでは、ステップ1と同様にアカウント情報のみを確認して、問題なければ「次へ」をクリックしてください。
2ページ目では、投稿先のチャンネルとメッセージの内容を設定します。
メッセージ内容は、アウトプットされた情報を活用することで、新しく登録された経費IDや金額、作成日時などの情報をメッセージに載せることができます。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記画像のようなポップアップが表示されたら全ての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。
Yoomには、TOKIUMとSlackを使った多くの自動化事例があります。
ここでは代表的な例をいくつか紹介します。
1.TOKIUMで経費が登録されたらLINE WORKSに通知する
コミュニケーションツールとして、LINE WORKSを利用することが多い方におすすめです。
■概要
TOKIUMで経費が登録されたらLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する社員
・経費精算の申請状況をリアルタイムで把握したい方
・経費精算の申請がされたら迅速にLINE WORKSで通知を受け取りたい方
2.TOKIUMで経費精算を承認する上司や経理担当者
・新しい経費精算申請をリアルタイムで把握して迅速な承認作業を行いたい方
・申請の通知をLINE WORKSで受け取り確認漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは経費管理を効率化する優れたツールですが、経費が登録されるたびにLINE WORKSで手動で通知を行うのは、業務のボトルネックとなり担当者の時間を無駄にするだけではなくミスや遅延の原因にもなりかねません。
このフローを導入することで、TOKIUMでの経費登録をトリガーに、LINE WORKSへの通知が自動化されます。これによって経費登録を直ぐに把握して迅速な申請や確認が可能になります。手入力作業による通知業務から解放されることで、担当者はより重要な業務に集中することができ生産性の向上を図ることができます。
■注意事項
・TOKIUM、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
2.TOKIUMで請求書が登録されたらSlackに通知する
今回は、経費情報を自動通知するためのフローでしたが、請求書情報の自動通知も可能です。
■概要
TOKIUMで請求書が登録されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する経理担当者
・請求書登録の完了をリアルタイムで把握して迅速な対応をしたい方
・登録完了の通知をSlackで受け取って確認漏れを防ぎたい方
・登録された請求書の内容に応じてSlackの通知先を柔軟に設定したい方
2.TOKIUMの請求状況を把握したいチームメンバー
・請求書登録の進捗状況を把握してチーム全体の業務効率化を図りたい方
・重要な取引先の請求書登録完了をSlack上で通知を受け取って迅速に対応したい方
3.マネージャー・経営層
・重要な取引先への請求書登録を把握して売上管理やリスク管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは請求書管理業務を効率化して企業の生産性を向上させるツールですが、請求書が登録されるたびにSlackに手動で通知を行うのは、業務のボトルネックとなり作業担当者の貴重な時間を奪ってしまいます。
このフローを導入することで、TOKIUMでの請求書登録をきっかけに、Slackへの通知が自動的に行われ、請求書の登録を即座に把握して承認や確認などの必要なアクションを迅速に実行することができます。手入力の作業による通知業務から解放されることによって、作業担当者はより重要な業務に集中することで生産性の向上を図ることができます。
■注意事項
・TOKIUM、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
3.カオナビで従業員が登録されたら、Slackに通知する
従業員情報をカオナビで管理している方は、カオナビとSlackの自動連携もおすすめです！
■概要
カオナビで従業員が登録されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビで従業員データを管理している方
・従業員データを一元管理している人事担当者
・従業員データの分析でカオナビを活用している企業の経営者
2.Slackを使用してチーム内のコミュニケーションを取っている方
・社内の情報共有をSlackで行っている方
・社内通知を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報を一元管理し、業務に合わせて活用できるのがメリットです。
しかし、カオナビの登録情報を手動で通知し続けるのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
社内通知を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
カオナビで情報の登録がされると、自動的にSlackに通知を出すことができるため、宛先誤りや情報の記載漏れといったヒューマンエラーを防止することができます。
登録情報が通知されることで、新規メンバーを早期に確認できるようになるため、アカウントの作成や必要資料の準備に迅速に取り掛かる事が可能です。
■注意事項
・カオナビ、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・カオナビのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
4.毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でSlackに通知する
タスク管理や社内ドキュメントのツールとしてNotionを使っている方は、Slackと連携して自動通知を送るフローもおすすめです。
■概要
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionでタスク管理をしている方
・プロジェクトのタスク管理をしているプロジェクトリーダー
・メンバーに当日締切のタスクをリマインドしているマーケティング部門の方
2.Slackを日々の連絡手段としている方
・複数プロジェクトを管理しているプロジェクトマネージャー
・Slackを使用して連携を取っているチーム
■このテンプレートを使うメリット
Notionはデータベースの作成が容易で、タスク管理を効率的に行えるツールです。
しかし、メンバーへの共有のために手動で通知を出している場合、生産性を阻害する原因となります。
メンバーへの手動による通知を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Notionから本日期限のタスクを毎日決まった時間にSlackに通知することができるため、業務の効率化を図ることができます。
手動によるNotion内の検索や通知作業を自動化できるため、当日作業をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Notion、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
5.Wordpressで投稿が公開されたらNotionに追加しSlackへ通知する
3つのアプリを連携して、より高度な自動化フローを作成することも可能です。
■概要
WordPressで投稿が公開されたらNotionに追加しSlackへ通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.WordPressを使用してコンテンツ管理を行う企業
・記事制作を行うコンテンツ担当者
・WordPressで公開した記事の件数管理をする方
2.Notionを使用したデータベースで情報の管理を行う方
・データベースを活用して情報の可視化を行う総務部の担当者
・情報の一元管理を行う事務職担当者
3.Slackを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・部門ごとの情報共有ツールとして使用している企業
・プロジェクトごとチャンネルを作成し、情報共有を行うチームの担当者
■このテンプレートを使うメリット
WordPressは自社の認知度を上げるためのブログやウェブサイト運営に適したツールです。
さらにNotionを活用した情報管理を行うことで、関連する情報との紐付けや記事件数の管理をスムーズにします。
しかし、WordPressの情報を手入力でNotionに追加するのは手間がかかり、情報共有の円滑さを阻害する可能性があります。
手入力による手間を省いて、業務進行をスムーズに行いたいと考える方にこのフローは適しています。
WordPressで投稿が公開されたら自動でNotionのデータベースに情報が追加され、手作業の手間を省きます。
また投稿の公開、Notionへのデータ入力を即座にSlackで通知を受けることができるため、情報共有速度を上げることができます。
■注意事項
・WordPress、Notion、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
いかがでしたでしょうか？
この記事ではTOKIUMとSlackを連携して、経費情報が登録された際にSlackへ自動通知する方法を解説しました。
この連携により、情報をスピーディーに把握することができ、承認プロセスの迅速化が期待できます。
また、承認側だけでなく申請側にとっても通知作業の負担が軽減されるため、双方にメリットがあります。
もし興味を持っていただけたら、まずはこちらから無料登録をお願いします！
