TOKIUMとLINE WORKSを連携して、TOKIUMで請求書が登録されたらLINE WORKSに自動通知する方法

TOKIUMを利用していて、請求書の登録有無を常に確認するのは手間がかかります。
他の業務に集中していると、請求書の登録を見落としてしまうかもしれません。
そこで本記事では、「TOKIUMで請求書が登録されたら、LINE WORKSに自動通知する」というテンプレートの設定を行います。
この自動化を導入すれば、請求書の確認漏れを防ぎ、支払準備や支払いが遅れるリスクを減少できるでしょう。

TOKIUMとLINE WORKSを連携するメリット

TOKIUMとLINE WORKSを連携するメリットを2つまとめました。

メリット1:請求書の確認漏れを防ぐ

TOKIUＭで請求書が登録された際に、LINE WORKSに自動的に通知することができます。
この自動化によって、請求書の登録を確実に把握できるため、確認漏れを防げます。
多忙な業務の中で、請求書が登録されているかどうかを確認するのは大変ですが、LINE WORKSの自動通知により、担当者の負担を軽減できるでしょう。

メリット2:手作業で通知する手間が省ける

請求書が登録された際に、手動でLINE WORKSに通知するのは、手間がかかります。
しかし、登録通知を自動化すれば、手間も時間も省けスムーズな通知が実現できます。
これにより、その後の支払準備も滞りなく進められ、支払いが遅れるリスクも減少するでしょう。

[Yoomとは]

TOKIUMとLINE WORKSの連携フローの作り方

今回は「TOKIUMで請求書が登録されたらLINE WORKSに通知する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

TOKIUMで請求書が登録されたらLINE WORKSに通知する

試してみる

---

■概要

TOKIUMで請求書が登録されたらLINE WORKSに通知するフローです。

‍

■このテンプレートをおすすめする方‍

1.TOKIUMを利用する経理担当者

・請求書登録の完了を直ぐに把握して迅速な対応をしたい方

・登録された請求書の内容に応じてLINE WORKSの通知先を柔軟に設定したい方

‍

2.TOKIUMの請求状況を把握したいチームメンバー

・請求書登録の進捗状況を把握してチーム全体の業務効率化を図りたい方

・重要な取引先の請求書登録完了をLINE WORKS上で通知を受け取って迅速に対応したい方

‍

3.マネージャー・経営層

・重要な取引先への請求書登録を把握して売上管理やリスク管理に役立てたい方

‍‍

■このテンプレートを使うメリット

TOKIUMは請求書管理業務を効率化するツールですが、請求書が登録されるたびにLINE WORKSに手動で通知するのは業務のボトルネックとなり、担当者の時間を無駄にするだけではなく人的ミスや遅延の原因にもなりかねません。

このフローを導入することで、TOKIUMでの請求書登録を起点としてLINE WORKSへの通知が自動化されます。これによって請求書登録をスムーズに把握して迅速な承認や確認が可能になります。手作業による通知業務から解放されることで作業担当者はより重要な業務に集中することができて業務効率が大幅に改善されます。

‍

■注意事項

・TOKIUM、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

工程は2ステップだけなので、10~15分で設定できます。

1. 請求書が登録された際に起動するフローボットの設定
2. LINE WORKSに通知するアクションの設定

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

TOKIUMとLINE WORKSをYoomと接続する方法

YoomにJotformとLINE WORKSを接続するために、マイアプリ登録を行います。
初めにマイアプリ登録をしておくことで、後の自動化設定がスムーズになります。

まずは、TOKIUMのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からTOKIUMを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されるので、説明文を読んで「アカウント名」と「アクセストークン」を設定してください。

続いてLINE WORKSのマイアプリ登録を行うため、Yoomのヘルプページを参考にして登録を進めましょう。

両方のマイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄にTOKIUMとLINE WORKSが表示されます。

TOKIUMで請求書が登録されたらLINE WORKSに通知する方法

自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

TOKIUMで請求書が登録されたらLINE WORKSに通知する

試してみる

---

■概要

TOKIUMで請求書が登録されたらLINE WORKSに通知するフローです。

‍

■このテンプレートをおすすめする方‍

1.TOKIUMを利用する経理担当者

・請求書登録の完了を直ぐに把握して迅速な対応をしたい方

・登録された請求書の内容に応じてLINE WORKSの通知先を柔軟に設定したい方

‍

2.TOKIUMの請求状況を把握したいチームメンバー

・請求書登録の進捗状況を把握してチーム全体の業務効率化を図りたい方

・重要な取引先の請求書登録完了をLINE WORKS上で通知を受け取って迅速に対応したい方

‍

3.マネージャー・経営層

・重要な取引先への請求書登録を把握して売上管理やリスク管理に役立てたい方

‍‍

■このテンプレートを使うメリット

TOKIUMは請求書管理業務を効率化するツールですが、請求書が登録されるたびにLINE WORKSに手動で通知するのは業務のボトルネックとなり、担当者の時間を無駄にするだけではなく人的ミスや遅延の原因にもなりかねません。

このフローを導入することで、TOKIUMでの請求書登録を起点としてLINE WORKSへの通知が自動化されます。これによって請求書登録をスムーズに把握して迅速な承認や確認が可能になります。手作業による通知業務から解放されることで作業担当者はより重要な業務に集中することができて業務効率が大幅に改善されます。

‍

■注意事項

・TOKIUM、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更したい場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
最初にTOKIUMの設定から始めるため、「請求書が登録されたら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→請求書が登録されたら
• 「TOKIUMと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「トリガーアクション」→請求書が登録されたら
  

以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分の中から選択しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

続いてLINE WORKSの設定を行うので、「LINE WORKSに通知する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→請求書が登録されたら
• 「LINE WORKSと連携するアカウント情報」→正しいか確認
• 「アクション」→トークルームにメッセージを送信
  

以下の画面が表示されたら、下記の注意事項を読みましょう。

スクロールして、説明文を読んで設定をします。

• 「ボットID」→Developer Consoleでボットを作成し、ボットIDを取得
• 「トークルームID」→説明文を読み、任意で設定
  

スクロールして、「メッセージ」を任意で設定してください。
TOKIUMのアウトプットを利用することで、LINE WORKSで登録された請求書情報の確認ができます。
以下の赤枠をクリックすると、アウトプットを利用できます。
{{請求書ID}}←アウトプットはこのように表示されます。
例として以下のようにメッセージを設定しました。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

その他のTOKIUMとLINE WORKSを使った自動化の例

1.TOKIUMで経費が登録されたら、自動でLINE WORKSに通知するフローです。
こちらは経費が登録されたら通知される自動化フローなので、ぜひこちらも活用してみてくださいね。

TOKIUMで経費が登録されたらLINE WORKSに通知する

試してみる

---

■概要

TOKIUMで経費が登録されたらLINE WORKSに通知するフローです。

‍

■このテンプレートをおすすめする方‍

1.TOKIUMを利用する社員

・経費精算の申請状況をリアルタイムで把握したい方

・経費精算の申請がされたら迅速にLINE WORKSで通知を受け取りたい方

‍

2.TOKIUMで経費精算を承認する上司や経理担当者

・新しい経費精算申請をリアルタイムで把握して迅速な承認作業を行いたい方

・申請の通知をLINE WORKSで受け取り確認漏れを防ぎたい方

‍‍

■このテンプレートを使うメリット

TOKIUMは経費管理を効率化する優れたツールですが、経費が登録されるたびにLINE WORKSで手動で通知を行うのは、業務のボトルネックとなり担当者の時間を無駄にするだけではなくミスや遅延の原因にもなりかねません。

このフローを導入することで、TOKIUMでの経費登録をトリガーに、LINE WORKSへの通知が自動化されます。これによって経費登録を直ぐに把握して迅速な申請や確認が可能になります。手入力作業による通知業務から解放されることで、担当者はより重要な業務に集中することができ生産性の向上を図ることができます。

‍

■注意事項

・TOKIUM、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

2.LINE WORKSで特定のルームに投稿した内容をGoogleスプレッドシートに自動追加するフローです。
LINE WORKSの投稿内容をGoogleスプレッドシートに自動で転記できるため、投稿内容を記録したい方におすすめです。

LINE WORKSで特定のルームに投稿した内容をGoogle スプレッドシートに追加する

試してみる

---

■概要

LINE WORKSの特定のルームに投稿される日報や報告などを、都度Google スプレッドシートに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや漏れが発生する原因にもなりかねません。 このワークフローを活用することで、LINE WORKSへの投稿をきっかけに、投稿内容を自動でGoogle スプレッドシートに記録できます。AIによるテキスト抽出も可能なため、報告内容の管理を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• LINE WORKSでの報告内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
• チームの活動記録や案件進捗などをLINE WORKSで集約し、管理を効率化したい方
• 定型的なデータ入力作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• LINE WORKSの特定ルームへの投稿を検知し、自動でGoogle スプレッドシートへ転記するため、手作業での入力時間を短縮できます
• 手作業による転記ミスや報告の抜け漏れを防ぎ、常に正確な情報をGoogle スプレッドシートで一元的に管理することが可能になります

■フローボットの流れ

1. はじめに、LINE WORKSとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでLINE WORKSを選択し、「トークルームにメッセージが送信されたら」を設定し、対象のルームを指定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、LINE WORKSから取得した投稿内容から必要な情報を抽出します
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、抽出した情報を指定のシートに行として追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のテキスト抽出では、LINE WORKSの投稿本文から抽出したい項目を任意で設定できます
• Google スプレッドシートへの追加アクションでは、データを記録したい任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください

■注意事項

• Google スプレッドシート、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

3.Google Chatで投稿された内容を、LINE WORKSに自動通知するフローです。
Google Chatの内容をLINE WORKSでも確認できるため、Google Chatをわざわざ開く手間が省けます。

Google Chatで投稿されたら、LINE WORKSに通知する

試してみる

---

■概要

社内でGoogle ChatとLINE WORKSを併用していると、重要なメッセージを見逃してしまったり、両方のツールを確認する手間が発生したりしていませんか？このようなコミュニケーションの分断は、業務の遅延や連携ミスに繋がる可能性があります。このワークフローを活用することで、Google Chatの特定スペースへの投稿を検知して、LINE WORKSへ自動で通知できます。ツールの垣根を越えたスムーズな情報共有を実現し、確認漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google ChatとLINE WORKSを併用し、情報連携に手間を感じている方
• Google Chatの重要な投稿を、LINE WORKSを利用するメンバーにもれなく共有したい方
• 複数のチャットツールを確認する手間を減らし、コミュニケーションを効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへの投稿が自動でLINE WORKSに通知されるため、手動で転記したり、ツールを往復したりする時間を短縮できます。
• 重要な情報の伝達漏れや、手動での通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとLINE WORKSをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「LINE WORKSに通知する」アクションを設定し、Google Chatから受け取った情報を通知するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定で、通知のきっかけとしたいスペースを任意で指定できます。特定のプロジェクトやチームのスペースのみを対象とすることが可能です。
• LINE WORKSへの通知内容は自由にカスタマイズできます。Google Chatの投稿本文だけでなく、投稿者名や投稿日時などを組み合わせて通知メッセージを作成できます。

■注意事項

• Google Chat、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

まとめ

本記事では「TOKIUMで請求書が登録されたら、LINE WORKSに自動通知する」テンプレートの設定を行いました。
TOKIUMとLINE WORKSを連携することで、請求書の登録通知が自動化され、チーム内での情報共有が容易になります。
これにより、経理担当者は支払期日を過ぎるリスクを防ぐことができるでしょう。
LINE WORKSの通知先を変更すれば、担当チームに直接情報を共有できるため、そういった使い方もおすすめです。

Yoomを実際に使ってみたいと思った方は、こちらから無料登録してください。