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TOKIUMを利用していて、請求書の登録有無を常に確認するのは手間がかかります。
他の業務に集中していると、請求書の登録を見落としてしまうかもしれません。
そこで本記事では、「TOKIUMで請求書が登録されたら、LINE WORKSに自動通知する」というテンプレートの設定を行います。
この自動化を導入すれば、請求書の確認漏れを防ぎ、支払準備や支払いが遅れるリスクを減少できるでしょう。
TOKIUMとLINE WORKSを連携するメリットを2つまとめました。
TOKIUＭで請求書が登録された際に、LINE WORKSに自動的に通知することができます。
この自動化によって、請求書の登録を確実に把握できるため、確認漏れを防げます。
多忙な業務の中で、請求書が登録されているかどうかを確認するのは大変ですが、LINE WORKSの自動通知により、担当者の負担を軽減できるでしょう。
請求書が登録された際に、手動でLINE WORKSに通知するのは、手間がかかります。
しかし、登録通知を自動化すれば、手間も時間も省けスムーズな通知が実現できます。
これにより、その後の支払準備も滞りなく進められ、支払いが遅れるリスクも減少するでしょう。
[Yoomとは]
今回は「TOKIUMで請求書が登録されたらLINE WORKSに通知する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要
TOKIUMで請求書が登録されたらLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する経理担当者
・請求書登録の完了を直ぐに把握して迅速な対応をしたい方
・登録された請求書の内容に応じてLINE WORKSの通知先を柔軟に設定したい方
2.TOKIUMの請求状況を把握したいチームメンバー
・請求書登録の進捗状況を把握してチーム全体の業務効率化を図りたい方
・重要な取引先の請求書登録完了をLINE WORKS上で通知を受け取って迅速に対応したい方
3.マネージャー・経営層
・重要な取引先への請求書登録を把握して売上管理やリスク管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは請求書管理業務を効率化するツールですが、請求書が登録されるたびにLINE WORKSに手動で通知するのは業務のボトルネックとなり、担当者の時間を無駄にするだけではなく人的ミスや遅延の原因にもなりかねません。
このフローを導入することで、TOKIUMでの請求書登録を起点としてLINE WORKSへの通知が自動化されます。これによって請求書登録をスムーズに把握して迅速な承認や確認が可能になります。手作業による通知業務から解放されることで作業担当者はより重要な業務に集中することができて業務効率が大幅に改善されます。
■注意事項
・TOKIUM、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
工程は2ステップだけなので、10~15分で設定できます。
Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
YoomにJotformとLINE WORKSを接続するために、マイアプリ登録を行います。
初めにマイアプリ登録をしておくことで、後の自動化設定がスムーズになります。
まずは、TOKIUMのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からTOKIUMを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されるので、説明文を読んで「アカウント名」と「アクセストークン」を設定してください。
続いてLINE WORKSのマイアプリ登録を行うため、Yoomのヘルプページを参考にして登録を進めましょう。
両方のマイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄にTOKIUMとLINE WORKSが表示されます。
自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
TOKIUMで請求書が登録されたらLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する経理担当者
・請求書登録の完了を直ぐに把握して迅速な対応をしたい方
・登録された請求書の内容に応じてLINE WORKSの通知先を柔軟に設定したい方
2.TOKIUMの請求状況を把握したいチームメンバー
・請求書登録の進捗状況を把握してチーム全体の業務効率化を図りたい方
・重要な取引先の請求書登録完了をLINE WORKS上で通知を受け取って迅速に対応したい方
3.マネージャー・経営層
・重要な取引先への請求書登録を把握して売上管理やリスク管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは請求書管理業務を効率化するツールですが、請求書が登録されるたびにLINE WORKSに手動で通知するのは業務のボトルネックとなり、担当者の時間を無駄にするだけではなく人的ミスや遅延の原因にもなりかねません。
このフローを導入することで、TOKIUMでの請求書登録を起点としてLINE WORKSへの通知が自動化されます。これによって請求書登録をスムーズに把握して迅速な承認や確認が可能になります。手作業による通知業務から解放されることで作業担当者はより重要な業務に集中することができて業務効率が大幅に改善されます。
■注意事項
・TOKIUM、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更したい場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
最初にTOKIUMの設定から始めるため、「請求書が登録されたら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分の中から選択しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いてLINE WORKSの設定を行うので、「LINE WORKSに通知する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の画面が表示されたら、下記の注意事項を読みましょう。
スクロールして、説明文を読んで設定をします。
スクロールして、「メッセージ」を任意で設定してください。
TOKIUMのアウトプットを利用することで、LINE WORKSで登録された請求書情報の確認ができます。
以下の赤枠をクリックすると、アウトプットを利用できます。
{{請求書ID}}←アウトプットはこのように表示されます。
例として以下のようにメッセージを設定しました。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
1.TOKIUMで経費が登録されたら、自動でLINE WORKSに通知するフローです。
こちらは経費が登録されたら通知される自動化フローなので、ぜひこちらも活用してみてくださいね。
■概要
TOKIUMで経費が登録されたらLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する社員
・経費精算の申請状況をリアルタイムで把握したい方
・経費精算の申請がされたら迅速にLINE WORKSで通知を受け取りたい方
2.TOKIUMで経費精算を承認する上司や経理担当者
・新しい経費精算申請をリアルタイムで把握して迅速な承認作業を行いたい方
・申請の通知をLINE WORKSで受け取り確認漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは経費管理を効率化する優れたツールですが、経費が登録されるたびにLINE WORKSで手動で通知を行うのは、業務のボトルネックとなり担当者の時間を無駄にするだけではなくミスや遅延の原因にもなりかねません。
このフローを導入することで、TOKIUMでの経費登録をトリガーに、LINE WORKSへの通知が自動化されます。これによって経費登録を直ぐに把握して迅速な申請や確認が可能になります。手入力作業による通知業務から解放されることで、担当者はより重要な業務に集中することができ生産性の向上を図ることができます。
■注意事項
・TOKIUM、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
2.LINE WORKSで特定のルームに投稿した内容をGoogleスプレッドシートに自動追加するフローです。
LINE WORKSの投稿内容をGoogleスプレッドシートに自動で転記できるため、投稿内容を記録したい方におすすめです。
■概要
LINE WORKSで特定のルームに投稿した内容をGoogleスプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.チーム内の連絡でLINE WORKSを使用している方
・タスク進捗をLINE WORKSで行っているプロジェクトリーダー
・業務報告をLINE WORKSで行っているメンバー
2.業務でGoogleスプレッドシートを活用している方
・Googleスプレッドシートでタスク管理をしている方
・日常業務でGoogleスプレッドシートを使用している方
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートへの転記作業はリアルタイムでの情報共有が難しく、転記作業にも時間がかかってしまいます。
また、手動での転記作業は転記ミスや転機漏れといったヒューマンエラーのリスクが高まります。
Googleスプレッドシートへの転記作業を効率化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
LINE WORKSに投稿された内容を自動で転記することができ、手作業による転記作業を省くことができます。
情報もリアルタイムで更新されるようになるため、業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・LINE WORKS、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・LINE WORKS(API2.0)のCallback設定方法はこちらをご参照ください。
3.Google Chatで投稿された内容を、LINE WORKSに自動通知するフローです。
Google Chatの内容をLINE WORKSでも確認できるため、Google Chatをわざわざ開く手間が省けます。
■概要
Google Chatで投稿されたメッセージをLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google ChatとLINE WORKSを併用しているチーム
・部署間やプロジェクトチーム間でコミュニケーションツールが異なる場合に、Google ChatのメッセージをLINE WORKSに自動転送することで、情報共有を効率化したい方
・Google Chatの特定のスペースの投稿をLINE WORKSの特定のトークルームに通知し、重要な情報の見逃しを防ぎたい方
2.Google Chatの情報をLINE WORKSに集約して管理したい方
・Google ChatのメッセージをLINE WORKSにアーカイブし、過去のやり取りを検索しやすくしたい方
・LINE WORKSをメインのコミュニケーションツールとして利用しており、Google Chatからの通知も一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
・コミュニケーションツールを切り替える手間が省け、業務効率が向上します。
・Google ChatとLINE WORKSを連携させることで、異なるコミュニケーションツール間での情報共有を効率化し、チームのコミュニケーションを円滑にします。
■注意事項
・Google Chat、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
本記事では「TOKIUMで請求書が登録されたら、LINE WORKSに自動通知する」テンプレートの設定を行いました。
TOKIUMとLINE WORKSを連携することで、請求書の登録通知が自動化され、チーム内での情報共有が容易になります。
これにより、経理担当者は支払期日を過ぎるリスクを防ぐことができるでしょう。
LINE WORKSの通知先を変更すれば、担当チームに直接情報を共有できるため、そういった使い方もおすすめです。
Yoomを実際に使ってみたいと思った方は、こちらから無料登録してください。
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