TOKIUMとLINE WORKSを連携して、TOKIUMで経費が登録されたらLINE WORKSに自動通知する方法

経費精算や支払い業務を効率化するツールとして、TOKIUMは多くの企業で利用されています。そんなTOKIUMとLINE WORKSを連携することで、チーム内の情報共有やコミュニケーションがよりスムーズになり、業務の効率化が期待できます。この記事では、TOKIUMとLINE WORKSの連携メリットだけでなく、ノーコードツールYoomを使用したアプリ連携の流れをご紹介します！

ぜひ最後までご覧ください。

TOKIUMとLINE WORKSを連携するメリット

メリット1: 経費管理の透明性向上

たとえば社員が経費をTOKIUMに登録した場合、その内容を自動的にLINE WORKSで関係者に通知するように設定できます。このようにすることで経理担当者だけでなく、承認権を持つ上司やチームリーダーも素早く経費情報の把握が可能です。通知することで、経費申請がどの段階で処理されているかが可視化され、経理プロセス全体の透明性が向上するのではないでしょうか。

メリット2: ヒューマンエラーの削減

TOKIUMで経費が登録されたらLINE WORKSに自動通知するように設定しておくことで、周知漏れを防ぐことが可能です。LINE WORKSに通知することにより、申請内容をチーム全体が簡単に確認できるようになります。こうすることで、経費申請に関する確認や承認プロセスがスムーズに進行できるので、重要な情報を見逃すリスクの低減に期待ができます。LINE WORKS上で過去の経費申請履歴を残しておけばあとで簡単にアクセスできるので、経理担当者が過去のデータを迅速に参照して、適切な対応を行うこともできるでしょう。

[Yoomとは] 

TOKIUMとLINE WORKSの連携フローの作り方

ここからは実際にYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きで紹介していきます！

①マイアプリ連携

Yoomにログイン後、左メニューにある「マイアプリ」を選択。

画面遷移後、「+新規接続」を押下してください。

連携したいアプリ名を検索窓に入力し、画面に従ってログインまたはサインインをすることで連携が完了します。
今回は「TOKIUM」「LINE WORKS」を登録していきます。
登録が完了するとマイアプリの一覧にアイコンが表示されます。

②既存のテンプレートをコピーする

TOKIUMで経費が登録されたらLINE WORKSに通知する

試してみる

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■概要

TOKIUMで経費が登録されたらLINE WORKSに通知するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.TOKIUMを利用する社員

・経費精算の申請状況をリアルタイムで把握したい方

・経費精算の申請がされたら迅速にLINE WORKSで通知を受け取りたい方

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2.TOKIUMで経費精算を承認する上司や経理担当者

・新しい経費精算申請をリアルタイムで把握して迅速な承認作業を行いたい方

・申請の通知をLINE WORKSで受け取り確認漏れを防ぎたい方

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■このテンプレートを使うメリット

TOKIUMは経費管理を効率化する優れたツールですが、経費が登録されるたびにLINE WORKSで手動で通知を行うのは、業務のボトルネックとなり担当者の時間を無駄にするだけではなくミスや遅延の原因にもなりかねません。

このフローを導入することで、TOKIUMでの経費登録をトリガーに、LINE WORKSへの通知が自動化されます。これによって経費登録を直ぐに把握して迅速な申請や確認が可能になります。手入力作業による通知業務から解放されることで、担当者はより重要な業務に集中することができ生産性の向上を図ることができます。

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■注意事項

・TOKIUM、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

上記のテンプレートを使用することで、簡単に自動化ができます。
「試してみる」を押すだけでコピー完了です！

以下のようなポップアップが表示されたら成功しています。
それでは、実際に設定を進めていきましょう！

③トリガーの設定

まずは「経費が登録されたら」を選択して、設定の確認をしていきます。
連携するアカウント情報を入力して「次へ」を押してください。

そうすると、以下のような画面に遷移します。
トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

トリガーの起動間隔の設定が完了したら、テストボタンを押すことで動作確認ができます。

※アウトプットの項目は、このページでは使いません。後述するLINE WORKSの設定の通知内容に使用することが可能です。

下にスクロールすると「保存する」というボタンがあるので、設定を保存して最初の画面に戻りましょう。

④連携アプリの設定

次に「LINE WORKSに通知する」を選択して、連携するアカウント情報を入力してください。
「次へ」を押して設定を進めていきましょう。

画面が遷移すると以下のような注意事項が出てくるので、よく読んで設定を進めてください。
入力欄下部の補足内容も確認しながら入力を完了してください。

入力欄をクリックするとアウトプットを使用することができます。
メッセージ内容にTOKIUMのアウトプットを入れておくことで、LINE WORKSで内容を簡単に確認できるようになるでしょう。

下にスクロールして、任意で詳細設定を設定してください。
ここではエラーやインターバルの設定ができます。

「保存する」を押すと以下のポップアップが出てきます。
「トリガーをON」を押して、最初の画面上部のトリガーが画像のようになっていたらOKです！

これで「TOKIUMで経費が登録されたらLINE WORKSに通知する」の設定はすべて完了になります。

おつかれさまでした！

その他のTOKIUMとLINE WORKSを使った自動化の例

他にもTOKIUMとLINE WORKSを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

①TOKIUMで請求書が登録されたらLINE WORKSに通知するフローです。今回メインで紹介したテンプレートの請求書バージョンです。

TOKIUMで請求書が登録されたらLINE WORKSに通知する

試してみる

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■概要

TOKIUMで請求書が登録されたらLINE WORKSに通知するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.TOKIUMを利用する経理担当者

・請求書登録の完了を直ぐに把握して迅速な対応をしたい方

・登録された請求書の内容に応じてLINE WORKSの通知先を柔軟に設定したい方

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2.TOKIUMの請求状況を把握したいチームメンバー

・請求書登録の進捗状況を把握してチーム全体の業務効率化を図りたい方

・重要な取引先の請求書登録完了をLINE WORKS上で通知を受け取って迅速に対応したい方

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3.マネージャー・経営層

・重要な取引先への請求書登録を把握して売上管理やリスク管理に役立てたい方

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■このテンプレートを使うメリット

TOKIUMは請求書管理業務を効率化するツールですが、請求書が登録されるたびにLINE WORKSに手動で通知するのは業務のボトルネックとなり、担当者の時間を無駄にするだけではなく人的ミスや遅延の原因にもなりかねません。

このフローを導入することで、TOKIUMでの請求書登録を起点としてLINE WORKSへの通知が自動化されます。これによって請求書登録をスムーズに把握して迅速な承認や確認が可能になります。手作業による通知業務から解放されることで作業担当者はより重要な業務に集中することができて業務効率が大幅に改善されます。

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■注意事項

・TOKIUM、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

②Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でLINE WORKSに通知するフローです。当日に共有したいタスクを一括で通知できます。

Google スプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でLINE WORKSに通知する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートでタスクや期限などを管理しているものの、毎日内容を確認して関係者にLINE WORKSで通知するのは手間だと感じていませんか。手作業での通知は、抜け漏れなどのヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、指定したGoogle スプレッドシートから今日の日付に該当する情報を自動で取得し、毎日決まった時間にLINE WORKSへ通知することが可能です。日々の確認・通知業務を自動化し、重要なタスクの見落としを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートでタスク管理を行い、毎日LINE WORKSでリマインドしている方
• 顧客の契約更新日などをスプレッドシートで管理し、抜け漏れなく通知を自動化したい方
• 日々の定型的な通知業務の工数を削減し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎日自動でGoogle スプレッドシートから該当レコードを取得しLINE WORKSへ通知するため、これまで手作業で行っていた確認や連絡の業務時間を削減できます
• システムが自動で処理を行うことで、手作業による確認漏れや通知の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとLINE WORKSをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい頻度（毎日、毎週など）や時間を設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、日付が今日に該当するレコードを取得するようにします
4. 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、取得したレコードの内容を指定のトークルームに送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションで、対象としたいスプレッドシートのIDやシート名、日付が記載されている列などを任意に設定してください
• LINE WORKSでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知に使用するボットのID、通知先のトークルームID、送信するメッセージの本文を任意で設定してください

■注意事項

• Google スプレッドシート、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

まとめ

この記事では、TOKIUMとLINE WORKSを連携して、経費が登録された際にLINE WORKSへ自動通知する方法を画像付きで詳しく解説しました。紹介した方法でアプリ連携することで、経費管理の透明性の向上が期待でき、経費申請の状況がLINE WORKS上で素早く共有されるので、関係者が迅速に状況を把握できるはずです。Yoomを使用することでノーコードでのアプリ連携が簡単にできるので、専門的な知識がなくても安心して利用できます。この記事を参考にして、ぜひTOKIUMとLINE WORKSの連携を試してみてください！