Trelloで新規カードが作成されたらGoogle Chatに自動通知する方法

日頃からTrelloでタスクを利用している方は、タスクの見逃しやタイムラグという事態に陥ったことはありませんか？
TrelloとGoogle Chatを連携して自動化したら、そういった事態を防ぐことが可能です。
本記事では「Trelloで新規カードが作成されたら、Google Chatに通知する」という自動化の設定を解説します。
この自動化の活用により、チーム全体へのタスク共有がスムーズに行えます。
連携するメリットや自動化の設定を誰でも分かるように紹介しているので、最後まで見ていただけるとうれしいです。

こんな方におすすめ

TrelloとGoogle Chatを活用している方
TrelloとGoogle Chatを連携して、業務効率化を考えている方
TrelloとGoogle Chatを連携して、問い合わせ管理をされている方
TrelloとGoogle Chatを連携して、顧客管理に活用されている方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

[Yoomとは]

TrelloとGoogle Chatの連携フローの作り方

それでは「Trelloで新規カードが作成されたら、Google Chatに通知する」テンプレートの設定をご紹介します。

2ステップで設定が完了するので、10~15分で設定できちゃいます。

カードが新たに作成されたら起動するフローボットの設定
メッセージを送信するアクションの設定

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。

TrelloとGoogle ChatをYoomと接続する方法

TrelloとGoogle ChatをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
マイアプリ登録を済ませておけば、簡単に自動化の設定ができます。

まずは、Trelloのマイアプリ登録からしていきましょう。
Yoomのヘルプページに記載があるので、そちらを参考に設定をしてください。

次にGoogle Chatのマイアプリ登録を行いますが、こちらもヘルプページを見ながら登録をしましょう。

自身のマイアプリ欄に、TrelloとGoogle Chatが表示されていればマイアプリ登録完了です。

Trelloで新規カードが作成されたら、Google Chatに通知する方法

自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面に移行するので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更したい場合は、以下のページより変更できます。
まずは、Trelloの設定から行うので、「カードが新たに作成されたら」をクリックしてください。

以下の画面に移行したら、設定を確認しましょう。

「アプリトリガーのタイトル」→ご自由に変更可能
「Trelloと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→カードが新たに作成されたら(Webhook)

以下の画面に移行するので、設定をしてください。

「APIキー」→こちらから取得したAPIキーを入力
「APIトークン」→こちらから手動でトークンを生成し、入力
「ユーザー名」→Trelloのプロフィールに表示される『user』から始まる12桁の英数字を設定
「ボードID」→候補から選択

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

以下の画面に移行するので、Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

続いてGoogle Chatの設定を行うので、「メッセージを送信」をクリックしてください。
以下の設定を確認しましょう。

「タイトル」→ご自由に変更可能
「Google Chat(OAuth)と連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→メッセージを送信

以下の画面に移行したら、設定をしてください。

「スペースのリソース名」→「https://mail.google.com/mail/u/0/#chat/space/AAAAgSu7BjA」というURLの場合、「spaces/AAAAgSu7BjA」がリソース名
※対象のスペースやダイレクトメッセージのURLから取得が可能です。
「space/」ではなく「spaces/」となるためご注意ください。例)spaces/AAAAgSu7BjA
「メッセージ内容」→任意で設定
※Trelloのアウトプットを利用することで、作成されたカード内容の確認ができます。
アウトプットは赤枠より選択可能です。
{{カードが追加されたボード名}}←こちらがアウトプットです。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

最後にアプリトリガーを「ON」にしたら、自動化の設定は完了です。

‍設定、お疲れ様でした！

TrelloやGoogle Chatを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもTrelloやGoogle ChatのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

TrelloとGoogle Chatのその他の自動化例

Google Chatでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録することもできます！
節約した時間を他のタスクに充てることで、生産性がさらにアップするかもしれません。

Trelloを活用した自動化例

Trelloで新規カードが作成されたら通知する

通知によって、新しいカードが作成されたら直ぐに把握することができ、迅速な対応によりプロジェクト全体の進捗をスムーズに進めることができます。

Trelloにカードが作成されたら、情報を追加する

業務の効率化とデータの整合性向上が実現でき、リソースの最適化と迅速な対応も可能になります。

Google Chatを活用した自動化例

内容を文字起こしし、Google Chatに通知する

AI機能を用いて文字起こしおよび要約（議事録化）し、Google Chatに通知するフローです。
文字起こしや情報共有の作業負担を軽減することにもつながります。

課題が追加されたらGoogle Chatに通知する

Google Chatのスペースに通知が届くことにより、関係者は作成された課題を把握しやすくなることが予想されます。

Google Chatでメッセージが投稿されたら登録・作成する

タスクが自動で追加されることで、対応漏れの抑制につながります。

TrelloとGoogle Chatを連携するメリット

メリット1:スマートにタスク管理ができる

TrelloとGoogle Chatを連携するメリット1つ目は、スマートにタスク管理ができるという点です。
たとえば、Trelloで新規にカードが作成された際に、Google Chatに通知することができます。
チームで活動していると、タスクを追加した旨を伝え忘れる可能性や見落とすリスクも高まりますよね。
しかし、上記のような自動化を取り入れることで、人的ミスを防ぐことができます。
チームで作業しているからこそ、通知で埋もれてしまうこともありますよね。
指定した通知先に通知ができるのも大きなメリットです。
Google Chatに通知することで、誰がいつタスクを作成したのか視覚化できるので、Trelloを開く必要がなくなります。

メリット2:情報共有のタイムラグが減少する

TrelloとGoogle Chatを連携するメリット2つ目は、情報共有のタイムラグが減少することが挙げられます。
新しくタスクを作成し、上司に確認してもらう作業があった場合、タスクを作ることに満足して報告を忘れることってありますよね？
Trelloでタスクを作成したら、自動的にGoogle Chatに通知するという流れをあらかじめ作っておけば報告忘れも防げます。
これにより、メールや口頭での報告が減少するため、お互いにタスク管理がしやすくなるでしょう。
特に、緊急性の高いプロジェクトやタスクなどに関しては、リアルタイムの通知は有効になります。

まとめ

本記事では「Trelloで新規カードが作成されたら、Google Chatに通知する」という自動化の設定を解説しました。
テンプレートの利用によって、設定する項目は少なかったと思います。
Yoomでは今回のようにテンプレートを用いた設定方法もあれば、自身で自由に自動化を作成することもできます。
設定に自信がないという方はYoomのテンプレートをぜひご活用ください。
今回の自動化を導入することで、タスクの見落としやタイムラグを防ぐことができます。
ちょっとした作業の自動化にはなりますが、作業が少し楽になるだけでも業務効率は変わってきますよね。
Yoomを利用したことがない方は、無料体験から自動化に触れてみましょう。