Trelloとkintoneを連携して、Trelloで新規カードを作成したらkintoneのレコードを自動登録する方法

ステップ1:Trelloとkintoneのマイアプリ連携

1.Trelloの登録方法

「マイアプリ」→「新規接続」の順番にクリックし、Trelloと検索します。

アカウント名、アクセストークン、APIキーを入力したら、「追加」ボタンを押してください。
※Trelloの詳しい登録方法はTrelloのマイアプリ登録方法をご参照ください。

2. kintoneの登録方法
先ほど同様に「新規接続」をクリックし、kintoneを検索します。

kintoneのマイアプリ登録方法を参考にしながら、サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力してください。
入力が完了したら、「追加」をクリックします。
※kintoneの詳しい登録方法はkintoneのマイアプリ連携をご確認ください。

これで、Trelloとkintoneのマイアプリ連携完了です！

‍ステップ2:テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしましょう！
下記バナーを押して「このテンプレートを試してみる」をクリックすると、テンプレートをコピーできます。

ステップ3:Trelloにカードが新たに作成されたら（Webhook）起動するトリガーの設定

まずは、「カードが新たに作成されたら（Webhook）」を設定しましょう。

タイトルなどの設定は完了しているため、「次へ」をクリックしましょう。

APIキー・APIトークン・ユーザー名・ボードIDは、枠外の注釈を参考に設定してください。

Trelloにテスト用の新規カードを作成したら、テストをクリックします。
テストが成功すると、新規カードの情報がアウトプットに表示されるので、確認後保存してください。

ステップ4:kintoneにレコードを登録する

続いて、「レコードの登録」という項目をクリックしてください。

タイトルなどの設定は完了しているため、「次へ」をクリックしましょう。

サブドメイン名・アプリIDは、枠外の注釈を参考に設定してください。

レコード情報は、上記画面のように設定されています。
このように設定することで、Trelloに新規カードが作成されたら「追加されたカード名」を自動で取得しkintoneのレコードに登録できます。

「テスト」→「保存する」の順番にクリックし、設定を完了させましょう。

ステップ5:トリガーをONにする

全ての設定ができたら、トリガーをONにして動作を確認してみましょう！
これで「Trelloに新規カードが作成されたら、kintoneにレコードを登録する」フローが完成しました。

さらに自動化するには

ここからは、先ほど作成したフローの応用例を2つご紹介します！‍

1 :通知機能の活用

通知機能を活用すると、kintoneのレコードが作成されたら自動で登録されたメールアドレスに通知することができます。
上記画面を参考に、「ワークフローの完了を通知」をONにすることで通知機能を設定できます。

2 :Slackのチャンネルにメッセージを送る

フローの一番下にある「+ボタン」をクリックすることで、アクションをさらに追加可能です。
例えば、Slackのチャンネルにメッセージを送るアクションを追加することで、Trelloに追加されたタスクの情報をチームに自動で共有できるようになります。

その他のkintoneを使った自動化例のご紹介

ここからは、kintoneを使用した連携フローを3つご紹介します。

1. Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに自動で登録できるフローです。
このフローを活用することで、問い合わせ内容を一元管理できるため、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることが期待できます。

2.kintoneから1クリックで定型メールを自動送信できるフローです。
‍このフローを活用することで、定型的なメール送信業務を自動化して大幅な時間短縮を実現することができるため、より効率的なメール送信が可能になります。

3.kintone上の見積もりデータをSalesforceに自動で登録できるフローです。
このフローを活用することで、見積もり作成から登録までのプロセスを自動化できるため、時間の節約が可能となり、業務効率の向上が期待できます。

Trelloとkintoneを連携するメリットと具体例

メリット1. 業務の効率化

Trelloとkintoneを連携することで、Trelloで新規カードが作成されたら、kintoneのレコードに漏れなく自動登録されることで、手作業での情報入力の手間を削減し、業務を効率化することができます。
この自動化を導入することで、タスク管理の精度を向上させながら、時間を節約できるため、担当者は本来の業務に集中できる環境を整えられるかもしれません。
特に、担当する案件数が多い場合や、迅速な対応が求められる場合では、この連携により大幅に業務を効率化することが期待できます。

メリット2. ヒューマンエラーの削減

データ入力を手作業で行う場合には、記入ミスや情報の抜け漏れといったヒューマンエラーが発生するリスクがあります。
特に、複数のシステムを使って情報を管理している場合、システム間で情報が異なることでトラブルが発生してしまう可能性があります。
しかし、Trelloとkintoneを連携して、Trelloの新規カードが作成されたらkintoneのレコードを自動登録することで、これらのヒューマンエラーを防止し、データの一貫性を保つことができます。
Trelloのカード情報が正確にkintoneへ登録されることで、社内での情報共有も円滑になり、正確な情報に基づいて業務を進めていけるでしょう。

メリット3. タスクの抜け漏れ防止と進捗管理の精度向上

Trelloとkintoneを連携することで、Trelloのカード情報を基に、kintoneにデータを蓄積できるため、タスクの抜け漏れを防げる可能性があります。
Trelloの新規カードをkintoneへ自動登録することで、タスクの一覧を一元管理できるため、優先度の高い案件や期限の迫ったタスクを可視化することが可能になります。
これにより、未対応タスクの管理がしやすくなり、対応漏れのリスクを低減できるため、サービス品質の向上につながる可能性があります。

まとめ

本ブログでは、Trelloとkintoneを連携することで、Trelloで新規カードを作成したらkintoneのレコードを自動登録する方法をご紹介しました。
この連携により、kintoneのレコードを自動で登録できるため、業務の効率化やヒューマンエラーの削減が可能になります。
また、情報の一貫性を保てるため、タスクの抜け漏れ防止や進捗管理の精度向上が期待できます。
Trelloとkintoneを活用している方や、アプリ連携による自動化を検討している方は、ぜひYoomを活用した業務改善を進めてみてください！