Trelloに新規カードを作成したらMicrosoft Teamsに自動通知する方法

[Yoomとは]

「Trelloで新規カードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローボットを作ってみよう！

ここからは、実際にYoomを活用して「Trelloで新規カードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローボットの作成方法をご説明していきます。
Yoomのテンプレートを使用し、とっても簡単に作成できます！さっそく下記手順通りに作成してみましょう！

〈注意事項〉
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。そのため、始める前にプランをご確認ください。

ステップ1:‍マイアプリ連携

まずは、YoomにTrelloとMicrosoft Teamsを連携しましょう。
プロジェクト一覧の中にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」をクリックしてください。

①TrelloとYoomの連携

マイアプリの新規接続一覧からTrelloを選択します。
アカウント名・アクセストークン・APIキーをTrelloのマイアプリ連携方法をご参照いただき入力してください。

②Microsoft TeamsとYoomの連携
今度は、マイアプリの新規接続一覧からMicrosoft Teamsを選択します。
こちらは自動で連携されるため、選択後マイアプリ一覧の中にMicrosoft Teamsがあるか確認してください。

これでTrelloとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携完了です！

ステップ2:テンプレートをコピーする

Yoomのテンプレートを使用するために、まずはこちらからアカウントの発行を行ってください。無料で始められますよ！
※Yoomを初めて利用される方は是非こちらのガイドをチェックしてみてください。

アカウント登録できたら、下記「試してみる」より、一緒にフローボットを作成していきましょう！

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コピーは完了しましたか？

ステップ3:アプリトリガーの設定

‍プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」をクリックし、「Trelloで新規カードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローボットをクリックしてください。

右上の「編集する」をクリックすると、テンプレートをご自身で編集できるようになります。
それでは、アプリトリガーを設定していきましょう！

まずは、一番上の「カードが新たに作成されたら」をクリックしてください。
こちらのページは、変更する必要がないため、そのまま次のページに進みます。
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次に、アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
APIキー:https://trello.com/1/appKey/generate から取得したAPIキーを入力してください。
APIトークン:https://trello.com/1/appKey/generate から手動でトークンを生成し、入力してください。
ユーザー名:Trelloのプロフィールに表示される『user』から始まる12桁の英数字を設定してください。
ボードID:表示される候補から選択してください。
上記全ての設定が完了したら、テストを行ってください。
テストが成功したら、保存をしてアプリトリガーの設定完了です！

ステップ4:Microsoft Teamsに通知する

次に「Microsoft Teamsに通知する」をクリックします。
先ほど同様、こちらのページは変更不要のため、そのまま次のページに進んでください。

次に、API接続設定を行います。

チームID:候補から任意で選択してください。
チャネルID:候補から任意で選択してください。
メッセージ:任意で設定してください。
※補足）上記画像のように、設定することでTrelloに新しいカードが追加されたら「カードが追加されたリスト名」と「追加されたカード名」を自動でMicrosoft Teamsにメッセージを送ることができます。
※補足）アウトプットの「カードが新たに作成されたら」の中にある情報を引用すると上記画像のように{{〇〇〇}}という形式で記載されます。括弧内の情報は自動で引用されメッセージが送られます。例：{{カードが追加されたリスト名}}→新規企業　{{追加されたカード名}}→Yoom株式会社

上記全ての設定が完了したら、テストを行ってください。
テストが成功したら、保存をして設定完了です！

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これで「Trelloで新規カードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローボットの完成です！
実際にTrelloに新規カードを作成してご使用くださいね。

TrelloやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもTrelloやMicrosoft TeamsのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

TrelloとMicrosoft Teamsのその他の自動化例

Microsoft Teamsで特定条件のメッセージが投稿されたらTrelloカードをアーカイブしたり、カード情報が更新されたら通知することができます。
さらに、Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらTrelloにカードを登録することも可能です。

Trelloを活用した自動化例

商談が受注になったらTrelloにタスクを登録する

商談の進捗に合わせた定型業務を自動でタスク化できるため、毎回業務の依頼や指示を行う必要がなくなります。

Trelloにカードが作成されたら、情報を追加する

業務の効率化とデータの整合性向上が実現でき、リソースの最適化と迅速な対応が実現できるかもしれません。

Trelloで新規カードが作成されたら通知する

通知によって、新しいカードが作成されたら直ぐに把握することができ、迅速な対応によりプロジェクト全体の進捗をスムーズに進められるでしょう。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

特定のアクションが開始されたらMicrosoft Teamsに通知する

特定のアクションが開始された際にMicrosoft Teamsへ通知が届くため、タイムリーな対応を実現できそうです。

メールを受信したらMicrosoft Teamsチャンネルにファイルを共有する

メールで受け取ったファイルをスムーズに共有できるので、メッセージ内容から情報を素早く確認できるようになるでしょう。

TrelloとMicrosoft Teamsを連携するメリット

メリット1: プロジェクト管理を効率化できる

在宅勤務や多拠点での業務を行う企業にとって、最新の情報を素早く確認することは大変重要です。
TrelloとMicrosoft Teamsを連携すると、Trelloで新規カードが作成されると、Microsoft Teamsに自動通知できるようになります。
これにより、関係メンバー全員が最新のタスク情報を把握できるため、プロジェクトの進行状況をリアルタイムで共有できるようになるでしょう。
メンバー間のタスクの重複や漏れが無くなりプロジェクト管理の効率化を目指せます！

メリット2: タスクの優先順位付けが可能になる

チームで業務を効率よく進めていくためには、タスクの優先順位付けが大切ですよね。
ですが、タスクの確認に遅れや漏れがあると正しく優先順位付けできません。
TrelloとMicrosoft Teamsを連携することで、チームメンバーは新規タスクをすぐに確認でき、その都度、タスクの重要度や緊急度把握できるため、タスクの優先順位付けを効率よく行えます。
特に、チームリーダーにとって、タスクの重要度を即座に把握することで、リソースを必要に応じて適切に配分できるようになるかもしれません。

まとめ

Trelloで作成されたら新規カードの情報をMicrosoft Teamsに自動で通知する方法はいかがでしたか？
TrelloとMicrosoft Teamsをアプリ連携することで、チームメンバーはTrelloに新しいカードが作成されたら直ぐに把握できるようになります。
迅速な対応が可能になるため、プロジェクト全体の進捗をスムーズに進められることが期待できますよ！
また、Microsoft Teamsのメッセージ内容は時間や場所などを問わず利用可能なためチームメンバーがどこにいても、常に最新のタスク情報を把握可能となるはずです。
ぜひ、今回作成したフローボットを業務で役立ててみてください。