名刺登録を自動化！SansanからOneDriveへのアップロード方法

はじめる前に

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。

Yoomのアカウント発行ページ

初めてのYoom

それでは、一緒に始めましょう！

ステップ1：SansanとOneDriveをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Sansanをクリックします。
(3)「Sansanの新規登録」画面から赤枠を確認の上、アカウント名、アクセストークンを入力します。
入力が完了したら「追加」をクリックします。
※Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

(4)次にOneDriveの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からOneDriveをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(5)サインイン画面が出てきます。
アカウントを入力後、「次へ」をクリックしてログインを行ってください。

連携が完了するとYoomのマイアプリにSansanとOneDriveが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：Sansanの名刺情報が登録された際の設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「名刺情報が登録されたら」をクリックします。

(2)Sansanの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Sansanと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「名刺情報が登録されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

選択したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

ステップ3：Sansanと連携して名刺画像を取得する

(1)次に、Sansanと連携して名刺画像を取得します。
「名刺画像を取得」をクリックします。

(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Sansanと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「名刺画像を取得」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、名刺IDをアウトプットから選択します。

下へ進み、名刺画像のおもて面・裏面の指定をプルダウンから選択します。
選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：OneDriveと連携してファイルをアップロードする

(1)次に、OneDriveと連携してファイルをアップロードします。
「ファイルをアップロード」をクリックします。

(2)OneDriveの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、OneDriveと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをアップロード」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、ドライブID、格納先フォルダ名、格納先フォルダのアイテムID、ファイル名を直接入力もしくは候補から選択します。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Sansanで名刺画像が登録されたらOneDriveにアップする」フローボットの完成です。

SansanとOneDriveを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもSansanとOneDriveを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Sansanで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する

Sansanに名刺情報が登録された際にOneDriveにフォルダが自動で作成されるため、手動で行っていたフォルダ作成の手間を省くことができます。このフローを利用することで、ファイル管理にかかる手間を削減できるため、多くの方に役立つでしょう。

2.Google フォームに登録された情報をSansanに登録する

名刺データが大量にある場合でも、Sansanへのデータ登録はスムーズに行われるため、手動入力を減らし、管理業務の負担を軽減することが期待できます。このフローは顧客データを一元管理したいと考えている方におすすめです。

3.Sansanに名刺情報が登録されたら、Gmailにメールを送信する

Sansanに新しい名刺の情報が登録されると、Gmailで通知が送られるフローです。この自動化を活用することで、情報管理の抜けや漏れをなくすことが期待できます。顧客とやり取りの多い、営業担当者やマネージャーにおすすめです。

さらに、SansanとOneDriveを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Sansanを使用したフローボットテンプレート一覧

OneDriveを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

SansanとOneDriveの連携は、名刺管理の効率化とチームでの情報共有を向上させることができそうです。
この連携により、名刺データの一元管理、検索性向上、業務プロセスの自動化、セキュリティ強化など、多くのメリットがあります。特に、情報共有のスピード向上や業務の手間を省きたい営業チームや、名刺情報の安全な管理を重視する企業にとっては理想的なソリューションとなるでしょう。
SansanとOneDriveの活用で、日々の業務を次のステージへと進化させてみてはいかがでしょうか。