2024/10/11
アプリ同士の連携方法

WebflowのコレクションをMicrosoft Excelに自動連携し、進捗管理を簡単に

k.hieda

目次

Webflowはプログラミングの知識がなくても視覚的にウェブサイトを構築でき、多くの企業で活用されています。この便利なツールをMicrosoft Excelと連携させることで、ウェブサイトの更新やコンテンツの進捗管理がよりスムーズに行えます。例えば、<span class="mark-yellow">コレクションデータを自動的にMicrosoft Excelに追加すると、コンテンツの作成日時や最終更新日時、アーカイブ状況をリアルタイムで把握でき、ウェブ管理者やプロジェクトマネージャーの作業負担を軽減できます。</span>

従来の連携方法ではプログラミングが必要であり、設定に手間がかかる場合がありました。そこで、当社ではノーコードで簡単に実装できるフローボットテンプレートを提供しています。この記事では、プログラミング不要の設定方法と具体的な活用方法を解説しますので、ぜひ最後までお読みください。

WebflowとMicrosoft Excelを連携するメリット2選

ウェブ管理者とプロジェクトマネージャーの視点から、自動化による具体的なメリットを考察しました。

メリット1 ウェブサイトの更新とメンテナンスがスムーズに進む

Webflowから自動的にMicrosoft Excelにデータが追加されることで、サイト運営担当者は、アイテムの作成日時や最終更新日時、アーカイブのステータスを一目で把握できます。これにより、<span class="mark-yellow">どのコンテンツが最新でどれが古くなっているかを素早く確認し、必要な更新作業に優先順位をつけることが可能です。</span>特に複数のページやコンテンツを管理する際、データを手動で追いかける必要がなくなり、サイト全体の整備が常に最新の状態で維持されます。結果として、ユーザーに対する情報の正確さが向上し、ウェブサイトの信頼性向上も期待できます。

メリット2 進捗管理とコンテンツのステータスを簡単に把握できる

WebflowのコレクションデータがMicrosoft Excelに自動的に反映されることで、プロジェクトマネージャーはコンテンツの進行状況をリアルタイムで確認できます。たとえば、<span class="mark-yellow">アイテムの作成日時や最終公開日時を基に、どのプロジェクトが進行中か、どのコンテンツが完成したかを一目で把握でき、次のステップに素早く移行できます。</span>これにより、各タスクの進捗状況を個別に確認する手間が省け、メンバー間のコミュニケーションがより効率的になります。さらに、アーカイブされたコンテンツを把握することで、プロジェクトの優先順位や再編集のタイミングも正確に判断でき、プロジェクト全体の計画がスムーズに進行します。

[Yoomとは]

ここから<span class="mark-yellow">「Webflowでコレクションのアイテムが作成されたらMicrosoft Excelに追加する」自動化をYoomのテンプレートを使い作り方を解説します。</span>

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WebflowとMicrosoft Excelの連携フローの作り方

事前に準備するもの

連携作業の中で必要なものをご紹介します。

Webflow

  • アクセストークン
    • Webflowのダッシュボードで、対象のサイトを選択します。
    • 「Site Settings」に進み、「Apps & Integrations」をクリックします。
    • 「API Access」タブで、APIトークンを発行します。
    • APIトークン発行時に、「CMS」と「Sites」の「Read and Write」権限を設定してください。

Microsoft Excel

Microsoft Excelとの連携は、Microsoft SharepointかOneDriveを使って行います。そのため、Microsoft 365と連携します。

  • Microsoft 365のログイン情報
  • 今回はShare pointを使った方法のご紹介のため、Microsoft Sharepointのテスト環境をご用意ください。
    • サイトの作成
    • レコードを追加するMicrosoft Excelのアップロード 表は1行目をヘッダと認識するため1行目の列に項目を作ってください。
      ※項目にはユニークキーを挿入してください。もし同じ値がある場合は、値に連番をふるなど、システムがどの値か判別しやすくすることがポイントです。

ステップ1 マイアプリ登録

まず、連携するアプリをYoomに登録します。Yoomのワークスペースにログインいただき、メニューバーのマイアプリから新規接続ボタンをクリックします。

Yoomで接続できるアプリ一覧が表示されます。一番上の検索窓から今回接続するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めます。

Webflow

「Webflow」で検索し、ヒットしたアプリ名をクリックします。こちらの画面が表示されます。

アカウント名には任意の文字列(メールアドレスなど)、アクセストークンにはWebflowで取得した値を入力し、追加ボタンをクリックします。

Microsoft Excel

「Microsoft Excel」で検索し、ヒットしたアプリ名をクリックします。Microsoftのアカウント情報を入力する画面に切り替わります。

アカウント情報を入力したら、追加ボタンをクリックするとマイアプリ登録が完了です。

ステップ2 Yoomのテンプレートをマイプロジェクトへコピーする

こちらのバナーをクリックします。Yoomワークスペースの「マイプロジェクト」にテンプレートがコピーされます。

マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。

赤枠内のタイトルをクリックすると、設定画面に遷移します。

ステップ3 アプリトリガー「コレクションのアイテムが作成されたら」

プロセスの1つ目をクリックします。Webflowで該当のサイトとの連携と、抽出するアウトプットを設定します。

(1/3)連携アカウントとアクションを選択

以下はあらかじめ設定済みのため操作は不要です。

  • タイトル
  • データベースのアプリ
  • Webflowと連携するアカウント情報
  • 実行アクション

→次へをクリック

(2/3)アプリトリガーのAPI 接続設定

サイトIDの編集欄をクリックするとプルダウンが開き、候補が表示され、候補から選択すると自動でIDが引用されます。または、下記の方法でも取得できます。

  • Webflowのダッシュボードで、対象のサイトを選択します。
  • 「Site Settings」に進み、「General」タブを開きます。
  • ページをスクロールしていくと、「Site ID」が表示されているので、そこから確認・コピーすることができます。

→テストをクリック →成功

→次へをクリックします

(3/3)アプリトリガーのAPI接続設定

  • Webhookイベントとは
    • Webflow上でコレクションアイテムが作成または更新されると発生します。

→テストをクリック →成功 アウトプットではこちらの項目は取得できます。次のプロセスでMicrosoft Excelの表に紐付けます。

→保存するをクリック

ステップ4 データベースを操作する「レコードを追加する」

プロセスの2つ目をクリックします。ここでは、Microsoft Excelのデータベース連携と追加する情報の紐付けを行います。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

以下はあらかじめ設定済みのため操作は不要です。

  • タイトル
  • データベースのアプリ
  • Microsoft Excelと連携するアカウント情報
  • 実行アクション

同画面下にあるデータベースの連携に進みます。

デフォルトでは、ファイルの保存場所がOneDriveになっています。今回はMicrosoft SharePointを使うため、プルダウンから切り替えると、項目が表示されます。

  • サイトID
    • 編集欄をクリックすると、候補のサイトがピックアップされます。該当のサイトを選択すると、IDが引用されます。
  • ファイル名(任意)
    • 任意のファイル名を入力します。
  • アイテムID
    • 編集欄をクリックすると、候補のアイテム名がピックアップされます。該当のアイテムを選択すると、IDが引用されます。
  • シート名
    • 編集欄をクリックすると、候補のシート名がピックアップされます。該当のシート名を選択すると、IDが引用されます。
  • テーブル範囲
    • 「A1:G30」という形式で設定してください。今回はA〜Hがテーブル範囲のためA1:Hと入力しました。

→次へをクリック

(2/2)API接続設定

連携したデータベースのヘッダが項目として抽出されました。

編集欄をクリックするとプルダウンが開き、Webflowから取得したアウトプットが表示されます。

>もっと詳しく:【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して

選択すると引用コードが埋め込まれます。全て埋め込んだら、

→テストをクリック →成功

→保存するをクリック!

ステップ5 アプリトリガーを【ON】にする

全てのプロセスが設定済みになると、コンプリート画面がポップアップされます。

トリガーを【ON】にすると、設定完了です。

こちらで連携作業は完了です!<span class="mark-yellow">プログラミングを使わず、短時間で連携ができました。</span>今回のテンプレートはこちらです。

もっと活用!WebflowとMicrosoft Excel 他の自動化3選

WebflowとMicrosoft Excelは、他にもたくさん自動化できるテンプレートを開発しています。

1. 手動入力の手間を省き、注文管理をスムーズに

Webflowで商品注文が発生するとMicrosoft Excelに自動で注文情報が追加されます。この仕組みにより、手動入力の手間が省かれ、注文管理がスムーズになります。作業ミスのリスクが減り、より正確に情報を管理できるようになります。

2. フォーム情報の自動管理で確認作業を簡単に

Webflowのフォームが送信されると、その内容がMicrosoft Excelに自動で追加されます。これにより、Webflowにログインせずにフォーム内容を確認でき、データ管理が効率的かつ正確に行えます。

3. コレクション管理の自動化でデータ更新を迅速化

今回ご紹介したフローのGoogle スプレッドシート版です。コレクション管理が簡単になり、最新データに基づいたレポート作成や分析が迅速に行えます。

まとめ

WebflowとMicrosoft Excelの連携は、ウェブ管理者やプロジェクトマネージャーにとって、作業負担を軽減する効果的なソリューションです。ウェブサイトの更新状況やコンテンツのステータスをリアルタイムで把握できることで、必要な作業をタイムリーに実行でき、ミスや遅延を防ぐことができます。

さらに、<span class="mark-yellow">ノーコードで簡単に実装できるフローボットを活用することで、プログラミングの知識がなくても導入が可能です。</span>この自動化により、複雑な手動作業を省き、戦略的な判断や計画の実行に集中できる環境が整います。

この仕組みを取り入れることで、業務全体の流れがスムーズになり、プロジェクトの成功率が向上することが期待できます。まずは下のバナーをクリックして、テンプレートを触ってみてください。

では、またお会いしましょう!

この記事を書いた人
k.hieda
Webプランナー・ディレクター歴10年目。Web制作会社勤務時代は、クライアントへ改修と運用プランの提案と制作進行がメインでした。現在はパラレルワーカーです。Yoomのコンテンツ事業部でブログの制作、個人事業では企業の外部広報案件を受けています。民泊を始めるのでルーチンワーク効率化の徹底を目指しています!
タグ
Webflow
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