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本記事では、WordPressでの投稿が公開されるたびにOutlookで自動的にメール通知を送信する方法をご紹介します。この連携により、投稿内容を転記して通知文を作成する必要がなくなるため、ブログやWebサイトの運営担当者の負担軽減と関係者間の情報伝達の迅速化を図ることができるでしょう。コンテンツ管理に複数のチームや部署が関わる場合は特に、情報共有がスムーズになれば関係者が関連業務を素早く始められます。連携のメリットと自動化方法を詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。
連携により、投稿が公開されるたびに手動で通知文を送信する必要がなくなります。これにより、担当者は他の重要な業務に集中できるでしょう。自社のブログ記事で情報発信を頻繁に行う場合でも、担当者の業務負担の軽減が期待できます。自動化によって、通知漏れや転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを抑えられれば、不備対応にかかる手間も減るかもしれません。
例えば、自社の業界ニュースを毎日投稿する場合、新しい記事が公開されたときに、その情報が社内関係者にメールで自動共有されるように設定できます。ブログ担当者は通知文の作成をする必要が無いため、すぐに次の記事の執筆に取り掛かったり、アクセス解析を行ったりすることが可能です。
この連携により、記事が公開されてすぐ、チーム全体にその情報が共有されます。編集チームやマーケティングチームなど、関係者全員が最新情報を迅速に把握できるため、スムーズなフィードバックやフォローアップが可能になります。投稿内容の最終チェックやマーケティング施策の実行などを素早く行えることで、ブランドイメージの保護やリード獲得数の増加につながるかもしれません。
例えば、自社の新商品のリリースとそれに関わるキャンペーンの記事を公開した時、関係者はすぐにメールで内容を確認できます。その結果、編集チームによる一般公開の状態での最終チェックや、マーケティングチームによるリード管理用のデータ登録など、それぞれ必要な後続業務をスムーズに始められるでしょう。
連携によって、ブログのWebサイトの運営における業務効率や情報伝達速度の向上を図りましょう。自動化ツールYoomを使えば、設定を簡単に行えます。
[Yoomとは]
それでは、WordPressとOutlookの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使って、「WordPressで投稿が公開されたらOutlookでメールを通知する」業務フローの作成手順を紹介します。
1. Yoomにログインしてください。
2. 以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧から、WordPressとOutlookをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※Microsoft 365(旧Office 365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft 365 Business)があります。一般法人向けプランに加入していない場合、認証に失敗する可能性があります。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー：投稿が公開されたら」をクリックします。
3. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
トリガーの起動間隔を選択してください。
※プランごとに指定できる時間が異なります。参考：各プランの機能制限や使用上限の一覧
5. 「テスト」をクリックします。
6. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
1. フローボットの「メールを送る：メールを送る」をクリックします。
2. メールの設定を行います。
・タイトル：必要に応じて変更できます。
・メールの設定：ステップ2で取得したアウトプットを使用して、各項目に必要事項を入力してください。
※下図は入力例です。
※下図はアウトプットの参照例です。入力欄をクリックすると候補が表示されるため、対象項目を選択してください。
3. 「次へ」をクリックします。
4. メールの送信内容を確認し、「テスト」をクリックします。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
以上で、「WordPressで投稿が公開されたらOutlookでメールを通知する」フローの完成です。
保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。
今回使用したフローボットテンプレート
WordPressで投稿が公開されたらOutlookメールで通知する
他にもWordPressを使った自動化の例がYoomには多数あるため、いくつか紹介します。
1. WordPressで投稿が公開された際に、Googleスプレッドシートにデータを追加するフローです。Googleスプレッドシートでコンテンツ管理を行っている場合、公開された投稿記事の情報を集約できます。関数やピボットテーブルなどの機能を使って、データの集計や分析に役立ててください。
2. WordPressで投稿が公開された際に、Chatworkに通知するフローです。チャットツールと連携することで、投稿の公開や更新を自動通知できます。部署や業務内容によって、メールとチャットを使い分けている場合、Outlookのフローと併用してみてください。Chatworkの機能を使えば、通知内容をタスク化することも可能です。
3. WordPressで投稿が公開された際に、サスケのリードソースを追加するフローです。コンテンツマーケティングの情報管理にサスケを利用している場合、投稿記事をリードソースとして自動登録できます。自動化により、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を抑えられるでしょう。
WordPressとOutlookを連携し、新しい投稿記事が公開された際に自動でメール通知を送信する方法を紹介しました。この自動化により、通知文の作成が不要になるため、運営担当者の負担軽減や情報伝達の迅速化が期待できます。公開内容をチーム間で素早く共有し、後続処理をスムーズに進めましょう。SNSでの発信や営業先への情報提供が早まれば、リードや顧客の増加につながるかもしれません。Yoomを使うえば簡単に連携設定ができるため、この機会にぜひ試してみてください。
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