本記事では、WordPressでの投稿が公開されるたびにOutlookで自動的にメール通知を送信する方法をご紹介します。
WordPressとOutlookを活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら
WordPressとOutlookを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
通知を自動化する便利なテンプレート
WordPressで記事が公開されたら、記事内容をpdfにしてOutlookで送信する
試してみる
■概要
WordPressで新しい記事を公開するたびに、その内容をPDFに変換し、関係者へメールで共有する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、WordPressでの記事公開をきっかけに、内容を自動でPDF化しOutlookから即座に送信できます。記事コンテンツの共有プロセスを効率化し、より迅速な情報伝達を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
WordPressで公開した記事の関係者への共有を手作業で行っているWebメディア担当者の方 コンテンツの共有プロセスを自動化し、情報伝達のスピードを向上させたいと考えている方 手作業によるPDF化やメール送信での、共有漏れや遅延といったミスを防ぎたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
記事公開後のPDF作成からメール送信までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による共有漏れや遅延を防ぎ、関係者へ迅速かつ確実にコンテンツを届けることが可能になります。 ■フローボットの流れ
はじめに、WordPress、Googleドキュメント、OutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでWordPressを選択し、「投稿が公開されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、公開された記事の内容をもとに書類を作成します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類をPDF形式で添付して指定の宛先に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookでメールを送信するアクションでは、To、Cc、Bccに送信したい宛先を自由に設定することが可能です。 メールの件名や本文に、トリガーで取得したWordPressの記事タイトルやURLなどの情報を含めることで、より分かりやすい通知ができます。 ■注意事項
WordPress、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
WordPressで投稿が公開されたら、コンテンツを要約してOutlookに自動送信する
試してみる
■概要
WordPressで新しい記事を公開するたびに、その内容を要約して関係者にメールで共有する作業を手間に感じていませんか。手作業での要約やメール作成は時間がかかるだけでなく、重要な情報の共有漏れにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、WordPressでの投稿公開をトリガーに、AIが自動でコンテンツを要約し、Outlookから関係者へメールを送信するため、こうした情報共有のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
WordPressで公開した記事の社内共有などを手作業で行っているコンテンツ担当者の方 記事の要約作成とメールでの共有連絡に、多くの時間を費やしてしまっている方 作成したコンテンツの情報を、スピーディーかつ正確に関係者へ展開したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
WordPressでの公開後、AIによる要約からOutlookでのメール送信までが自動化され、手作業での共有にかかる時間を短縮できます。 手作業によるメールの作成ミスや送信漏れ、要約内容の質のばらつきといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、安定した運用を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、WordPressとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでWordPressを選択し、「投稿が公開されたら」というアクションを設定し、フローボットの起動条件を定めます。 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、トリガーで取得したWordPressの投稿内容を要約するように指示します。 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した要約を本文に含めて送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AIの「テキストを生成する」アクションでは、要約の文字数を指定したり、箇条書き形式で出力させたりといったカスタムが可能です。 要約に含めたい特定の情報や、アウトプットのトーンといった条件をプロンプトで細かく指示することで、より目的に沿ったテキストを生成できます。 ■注意事項
WordPress、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎月WordPressのパスワードを自動更新し、Outlookに送信する
試してみる
■概要
セキュリティ対策としてWordPressのパスワードを定期的に更新すべきと分かっていても、毎月の手作業は手間がかかり、つい忘れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでパスワードを自動生成・更新し、新しいパスワードをOutlookに通知する一連の流れを自動化できます。面倒な手作業から解放され、サイトのセキュリティを常に高く保つことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
WordPressのパスワードを手動で定期更新しており、手間に感じているサイト管理者の方 複数のサイトを管理しており、パスワード更新作業の抜け漏れや手間をなくしたいと考えている方 Outlookを利用しており、重要なパスワード情報を安全かつ確実に通知、管理したい方 ■このテンプレートを使うメリット
毎月発生していたパスワードの生成と更新作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、他のコア業務に集中できます。 手動での作業に伴う更新忘れや、新しいパスワードの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、セキュリティを確実に維持します。 ■フローボットの流れ
はじめに、WordPressとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーで「トリガー機能」を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、毎月の更新日時などを設定します。 オペレーションで「AI機能」の「テキストを生成する」アクションを設定し、新しいパスワードを自動で生成させます。 続いて、オペレーションでWordPressの「ユーザーを更新」アクションを設定し、対象ユーザーのパスワードを3で生成したものに更新します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、新しいパスワードを指定のメールアドレスに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能でパスワードを生成する際に、プロンプトを編集することで「記号や数字を含んだ20桁のパスワード」など、任意の生成ルールを設定できます。 Outlookからメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。また、件名や本文に、AI機能で生成した新しいパスワードを変数として埋め込むことも可能です。 ■注意事項
・WordPress、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
投稿を自動化する便利なテンプレート
Outlookで受信した画像ファイルをOCRで読み取り、WordPressに新規投稿を作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信した画像ファイルの内容を、手作業でWordPressに記事として投稿する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、定期的に発生する業務の場合、入力ミスが発生したり、他の業務を圧迫したりすることもあります。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付された画像からOCR機能でテキストを自動抽出し、WordPressへ新規投稿を作成できるため、こうした手作業による課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信した画像の内容を、定期的にWordPressへ投稿している方 手作業によるコンテンツの転記や入力で、ミスや作業の属人化に課題を感じている方 定型的な投稿作業を自動化し、コンテンツの企画や分析などのコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信からWordPressへの投稿までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より生産性の高い業務に注力できます。 OCRによるテキスト抽出と自動投稿により、手入力に伴う転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、コンテンツの品質を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとWordPressをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。 添付ファイルがある場合、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 最後に、オペレーションでWordPressの「新規投稿を作成」アクションを設定し、抽出したテキスト情報などを投稿内容に反映させます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるOutlookで受信するメールの件名や、対象のメールフォルダIDは任意で設定できます。 OCR機能で画像から文字を読み取る際に、抽出したい項目を任意で設定することが可能です。 WordPressの投稿タイトルや本文は、固定のテキストだけでなく、OCR機能で取得した情報などを組み合わせて自由に設定できます。 ■注意事項
Outlook、WordPressのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
WordPressで投稿が公開されたらOutlookでメールを通知する
試してみる
■概要
WordPressで投稿が公開されたらOutlookでメールを通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.WordPressでブログやニュースサイトを運営している方
・記事の公開を関係者に迅速に知らせたい方
・公開通知を手作業で送る手間を省き業務効率を向上させたい方
・記事の更新情報を購読者にメールで配信したい方
2.Outlookを情報共有ツールとして活用しているチーム
・WordPressの投稿情報をOutlookに集約し情報共有を一元化したい方
■このテンプレートを使うメリット
WordPressでブログ記事を投稿し公開したら担当者へ通知メールを送る作業は、手動で行うと通知漏れや遅延などのヒューマンエラーが発生する可能性があります。
WordPressとOutlookを連携することで、WordPressで投稿が公開されるとOutlookで自動的に通知メールが送信されます。
■注意事項
・WordPress、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
[Yoomとは]
WordPressとOutlookの連携フローの作り方 それでは、WordPressとOutlookの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。WordPressで投稿が公開されたらOutlookでメールを通知する 」業務フローの作成手順を紹介します。
ステップ1: WordPressとOutlookのマイアプリ連携
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧から、WordPressとOutlookをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
＜WordPressの場合＞
アカウント名、ドメイン、ユーザー名、パスワードを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Outlookの場合＞
アカウントにサインインすると、マイアプリに登録が完了します。
これで2つのアプリをYoomアカウントに接続できました。
ステップ2:テンプレートのコピー Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
WordPressで投稿が公開されたらOutlookでメールを通知する
試してみる
■概要
WordPressで投稿が公開されたらOutlookでメールを通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.WordPressでブログやニュースサイトを運営している方
・記事の公開を関係者に迅速に知らせたい方
・公開通知を手作業で送る手間を省き業務効率を向上させたい方
・記事の更新情報を購読者にメールで配信したい方
2.Outlookを情報共有ツールとして活用しているチーム
・WordPressの投稿情報をOutlookに集約し情報共有を一元化したい方
■このテンプレートを使うメリット
WordPressでブログ記事を投稿し公開したら担当者へ通知メールを送る作業は、手動で行うと通知漏れや遅延などのヒューマンエラーが発生する可能性があります。
WordPressとOutlookを連携することで、WordPressで投稿が公開されるとOutlookで自動的に通知メールが送信されます。
■注意事項
・WordPress、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
テンプレートがコピーされると以下のように表示されるので、「OK」をクリックします。
ステップ3: WordPressで投稿が公開された時に起動するトリガーの設定
1. コピーしたテンプレートを開きます。
2. フローボットの「アプリトリガー：投稿が公開されたら 」をクリックしてください。
3. 連携アカウントとアクションを選択します。
4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。各プランの機能制限や使用上限の一覧
5. 設定した後、実際にWordPress側でトリガーとなるアクション（新規記事の投稿）を行い 、「テスト」をクリックします。
6. テスト成功後、以下の情報をアウトプット として取得することが可能です。（各項目に情報が表示されます。）
7.取得した値に問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4: Outlookでメールを送るアクションの設定
1. 次に、フローボットの「メールを送る：メールを送る 」をクリックします。
2. メールの設定を行いましょう。
下図はアウトプットの参照例です。入力欄をクリックすると候補が表示されるため、対象項目を選択してください。
3. 内容を確認し、「次へ」をクリックします。
4. 次の画面でメールの送信内容の全体を確認し、「テスト」をクリックしてください。
5. 実際にメール通知が届くことを確認しましょう。テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
ステップ5:トリガーをONにして起動準備完了 以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
WordPressで投稿が公開されたらOutlookでメールを通知する
試してみる
■概要
WordPressで投稿が公開されたらOutlookでメールを通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.WordPressでブログやニュースサイトを運営している方
・記事の公開を関係者に迅速に知らせたい方
・公開通知を手作業で送る手間を省き業務効率を向上させたい方
・記事の更新情報を購読者にメールで配信したい方
2.Outlookを情報共有ツールとして活用しているチーム
・WordPressの投稿情報をOutlookに集約し情報共有を一元化したい方
■このテンプレートを使うメリット
WordPressでブログ記事を投稿し公開したら担当者へ通知メールを送る作業は、手動で行うと通知漏れや遅延などのヒューマンエラーが発生する可能性があります。
WordPressとOutlookを連携することで、WordPressで投稿が公開されるとOutlookで自動的に通知メールが送信されます。
■注意事項
・WordPress、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
WordPressやOutlookを使ったその他の自動化例 本日ご紹介した連携以外にもWordPressやOutlookのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
Wordpressを活用した自動化例 投稿内容の公開・更新を関係者に通知したり、ユーザー登録の自動化も実現できます。
Google Workspaceで従業員が登録されたらWordPressにユーザーを追加する
試してみる
■概要
新しい従業員が入社するたびに、Google WorkspaceとWordPressの両方に手動でユーザー情報を登録するのは、手間がかかり入力ミスも起こりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkspaceとWordPressで従業員情報を管理しており、二重入力に手間を感じている方 新入社員のオンボーディング手続きを効率化し、手作業を削減したい方 手作業による情報登録での入力ミスや、ユーザー作成の漏れを防ぎたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへの登録後、WordPressへのユーザー作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報管理に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとWordPressをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceの「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定して、フローが起動するきっかけを作ります。 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとにユーザーの詳細情報を取得します。 次に、「特定の文字列以前を抽出」アクションを設定し、取得した情報からWordPressのユーザー名などに使用する文字列を加工します。 最後に、オペレーションでWordPressの「ユーザーを作成」アクションを設定し、前段の手順で取得・加工した情報を紐付けてユーザーを自動作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「特定の文字列以前を抽出」では、抽出の基になる文字列や区切り文字を任意に設定できます。 「ユーザーを作成」では、ユーザー名やメールアドレスなどの各項目に、前段のオペレーションで取得した情報を変数として自由に設定できます。 ■注意事項
Google WorkspaceとWordPressをYoomと連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Googleフォームの内容を用いてWordPressで記事を新規投稿する
試してみる
■概要
Googleフォームの内容を用いてWordPressで記事を新規投稿するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleフォームを日常的に利用することが多い方
・Googleフォームの回答内容をもとにWordPressで記事を投稿したい方
2.WordPressでブログやウェブサイトを運営している方
・WordPress上で記事の投稿作業をするのを手間に感じている方
・記事の投稿作業を効率的に進めてコンテンツを量産したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、Googleフォームを用いてWordPressで新しい記事を投稿することができます。
また、GoogleフォームはGoogle スプレッドシートと簡単に連携ができるため、回答内容をそのままGoogle スプレッドシートに自動転記するといった使い方も可能です。
■注意事項
・GoogleフォームとWordPressのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら、AIで投稿内容を作成しWordPressに下書き保存する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsで共有したアイデアやメモを、手作業でWordPressに記事として投稿する際に、手間や転記ミスが発生していませんか？このワークフローを活用することで、Microsoft TeamsとWordPressの連携を自動化できます。チャネルへのメッセージ投稿をトリガーに、AIが自動で記事コンテンツを生成し、WordPressに下書きとして保存するため、コンテンツ作成の初動を効率化し、手作業による負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsで共有した情報を元にWordPressの記事を作成しているWeb担当者やブロガーの方 WordPressとMicrosoft Teamsを活用したコンテンツ制作フローを、より効率的にしたいと考えている方 記事作成の時間を短縮し、企画や分析といったより創造的な業務に時間を使いたいマーケターの方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsへのメッセージ投稿からWordPressの下書き作成までが自動処理されるため、手作業での記事作成にかかる時間を短縮できます 人の手によるコピー＆ペースト作業が不要になるので、情報の転記ミスや文章の抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft TeamsとWordPressをYoomと連携します 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメッセージを元に記事の本文を作成します 続いて、オペレーションのAI機能で「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、生成した本文からタイトルなどの情報を抽出します 最後に、オペレーションでWordPressの「新規投稿を作成」アクションを設定し、AIが作成した内容を下書きとして保存します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の設定では、Microsoft Teamsのメッセージから記事を生成する際の指示（プロンプト）や、生成した文章から抽出するタイトルなどの項目を任意で設定できます WordPressへの投稿設定では、タイトルや本文にAIが生成した内容を反映させるだけでなく、投稿先のカテゴリやタグなどを固定値として指定することも可能です ■注意事項
Microsoft Teams、WordPressのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
WordPressで投稿が更新されたらNotionも更新する
試してみる
■概要
WordPressでコンテンツを更新した際、社内共有用のNotionにも同じ内容を反映させる作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
WordPressとNotionを併用し、コンテンツ管理の二度手間をなくしたいと考えているWeb担当者の方 手作業による情報更新での転記ミスや、更新漏れを防ぎたいコンテンツマーケティングチームのリーダーの方 メディア運営における情報共有やコンテンツ管理のフローを自動化し、効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
WordPressの投稿を更新するだけで、Notionのデータベースが自動で更新されるため、手作業での転記作業にかかっていた時間を短縮できます。 入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことにつながります。 ■フローボットの流れ
はじめに、WordPressとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでWordPressを選択し、「投稿が更新されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに対応するレコードを更新します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Notionでレコードを更新するアクションを設定する際に、更新対象のデータベースIDを設定してください。 更新する値には、トリガーで取得したWordPressの投稿タイトルやコンテンツなどの変数を埋め込むことで、動的な更新が可能です。 ■注意事項
WordPressとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
WordPressで記事が公開されたら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
WordPressで記事が公開されたら、Google Chatのスペースに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.WordPressでブログやWebサイトを運営している方
・記事の公開情報をチームメンバーや関係者に迅速に共有したい方
・記事公開後のプロモーション活動やSNS投稿を効率化したい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.WordPressとGoogle Chatを連携させて情報共有を効率化したいチーム
・記事公開をGoogle Chatで通知することで、チームメンバーの意識向上やサイトへのトラフィック増加につなげたい方
・記事公開後にGoogle Chat上で議論やフィードバックを行いたい方
3.手入力の作業を減らし、WordPressとGoogle Chatのアクションを自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・WordPressで記事が公開された情報を手動でGoogle Chatへ入力する必要がなくなり、大幅な時間短縮に繋がることによって業務の効率化を図ることができます。
・WordPressで記事が公開された直後にGoogle Chatのスペースに通知が届くため、迅速な情報共有が可能となります。
・Google Chatのスペースに通知する内容や通知先のチャンネルなどを自由にカスタマイズすることができるため、自社の運用に合わせて柔軟に対応できます。
・手入力による通知に伴うミス（通知漏れや誤送信などのヒューマンエラー）を防止ぐことができます。
・記事公開情報をGoogle Chatで共有することで、チームメンバー間での情報連携がスムーズになり、効率的なプロモーション活動に繋がります。
■注意事項
・WordPress、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Outlookを活用した自動化例 情報の追加・更新をトリガーに関係者にメールを送付したり、OCR（データ読み取り機能）を使って必要な情報を抜き出し登録することも可能です。
Backlogでプロジェクトが追加されたらOutlookに通知する
試してみる
■概要
Backlogで新しいプロジェクトが追加されるたびに、関係者へ手動でメール通知をしていませんか？この作業は定型業務でありながら、連絡漏れが発生するとプロジェクトの進行に影響を及ぼす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Backlogにプロジェクトが追加されたことをトリガーに、Outlookから関係者へ自動でメールを送信し、こうした手間やリスクを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Backlogでのプロジェクト管理で、関係者への連携に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方 プロジェクトの開始連絡を手作業で行っており、通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 BacklogとOutlookを連携させ、情報共有のスピードを改善したいと考えているチームの方 ■このテンプレートを使うメリット
Backlogへのプロジェクト追加だけで自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮することができます。 手動での連絡による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、BacklogとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでBacklogを選択し、「新しいプロジェクトが追加されたら」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい宛先や内容を記載します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのメール送信アクションでは、通知を送りたい宛先（To, Cc, Bcc）を自由に設定できます。 メールの件名や本文には、トリガーで取得したBacklogのプロジェクト名や追加者などの情報を変数として埋め込み、通知内容をカスタマイズすることが可能です。 ■注意事項
Backlog、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信した領収書をOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに登録する
試してみる
■概要
取引先からOutlookに届く領収書のPDFや画像を、都度ダウンロードしてfreee会計に登録する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、件数が増えるほど大きな負担となり、登録ミスといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された領収書ファイルをOCRで読み取り、freee会計へ自動で登録できます。面倒な手作業から解放され、経理業務の効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受け取った領収書のfreee会計への登録作業を自動化したい経理担当者の方 領収書の添付ファイルを手作業でアップロードしており、工数やミスに課題を感じている方 経理に関する定型業務を効率化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookへのメール受信からfreee会計への登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるファイルのダウンロードミスやアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Outlookとfreee会計をYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでfreee会計の「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロード」アクションを設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダを候補の中から任意で選択することが可能です。 OCR機能の設定では、読み取ったファイルから抽出したい項目（例：金額、発行日など）を任意でカスタマイズすることが可能です。 ■注意事項
Outookとfreee会計のそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Outlookのメール内容をもとにHubSpotにメモを追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信した顧客からの重要なメールを、都度HubSpotにコピー＆ペーストで転記する作業は手間がかかるだけでなく、情報の入力漏れや遅延の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、関連するHubSpotのコンタクト情報へ自動でメモを追加し、顧客情報の一元管理と迅速な対応を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
OutlookとHubSpotを併用し、メールからの情報転記を手作業で行っている方 顧客とのやり取りをHubSpotに集約し、対応履歴の管理を効率化したい営業担当者の方 手作業による連絡漏れや対応遅れを防ぎ、顧客対応の質を高めたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookのメール情報をHubSpotへ自動で記録するため、転記作業にかかっていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、情報の入力漏れや間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象となるメールの件名を指定します。 続いて、オペレーションの「テキストを生成する」で、受信日時をHubSpotに適した形式に変換します。 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトを検索」アクションでメールの送信元アドレスをもとに該当コンタクトを検索します。 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトにメモを追加」アクションを設定し、検索したコンタクトに対して受信したメールの内容を記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象とする場合、対象のメールフォルダIDを任意で設定してください。 HubSpotの「コンタクトにメモを追加」アクションでは、メモを追加する対象のコンタクトIDを、前のステップで取得した情報などをもとに動的に設定してください。
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、X（Twitter）に投稿する
試してみる
■概要
特定のメールに添付された画像やPDFの内容を確認し、手動でX（Twitter）に投稿する作業は時間がかかる上に転記ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCR機能で自動的に読み取り、その内容をX（Twitter）へ投稿する一連の流れを自動化できます。定型的な情報発信業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信した添付ファイルの内容をもとに、X（Twitter）で定期的に情報発信をしている方 手作業での情報転記やSNS投稿に時間がかかり、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方 OCR機能を活用して日々のルーティン業務を効率化したいと考えている業務改善担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookへのメール受信を起点に添付ファイルの読み取りからX（Twitter）への投稿までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業でのデータ転記やSNSへの投稿作業がなくなるため、入力ミスや投稿漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとX（Twitter）をYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、対象のメールを指定します。 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。 その後、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。 最後に、オペレーションでX（Twitter）の「ポストを投稿」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストを投稿内容に含めます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを指定できるため、意図したメールを受信した時のみワークフローを起動させることが可能です。 OCR機能では、画像やPDFファイルから抽出したいテキストの範囲や項目を任意で設定できるので、文書全体ではなく必要な情報だけを読み取れます。 X（Twitter）への投稿内容は、OCRで読み取ったテキストを変数として埋め込むだけでなく、固定のテキストやハッシュタグなどを組み合わせて自由に作成できます。 ■注意事項
X（Twitter）、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Notionでステータスが更新されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Notionで管理しているタスクのステータスが更新されるたびに、関係者へ手動でメール連絡をしていませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、連絡漏れなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースでステータスが更新されたタイミングをトリガーに、Outlookから自動でメールを送信でき、このような課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
NotionとOutlookを連携させ、進捗共有を効率化したいと考えている方 Notionのステータス変更のたびに、手作業でメール通知をしているプロジェクトマネージャーの方 タスクの進捗共有における連絡漏れや、それに伴う確認作業をなくしたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionのステータス更新に連動して自動でメールが送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による情報伝達で発生しがちな、宛先の間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、更新されたページの情報を取得します。 次に、オペレーションでコマンドオペレーションを設定し、取得した情報からメール本文に必要な情報を抽出・加工します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、加工した情報を用いて任意の宛先にメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、自動化の対象としたいデータソースIDを指定してください。 Outlookのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを任意の内容に編集してください。Notionから取得した情報を本文に差し込むことも可能です。 ■注意事項
NotionとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ WordPressとOutlookを連携し、新しい投稿記事が公開された際に自動でメール通知を送信する方法を紹介しました。
SNSでの発信や営業先への情報提供が早まれば、リードや顧客の増加につながるかもしれません。
