・
大規模プロジェクトにおいて、タスク管理を行い担当者を決めたり、進捗具合を把握するというのは、成功への近道ではないでしょうか。また、プロジェクト以外にも大人数のチームでこなしていくべきタスクは、可視化することでメンバーが把握しやすくなり、スムーズな作業が見込めます。
そのような時に便利なのが、Wrikeのようなタスク管理ツールですよね。
では、今回はWrikeを使用したタスク管理をより便利にできるように、Microsoft Teamsと連携してみましょう！
アプリ連携はプログラミング不要で行えます。ぜひお試しください！
この連携をすることにより、Wrikeにタスクが新規登録されると、Microsoft Teamsに通知が届くようになります。
そのため、タスクが追加されているかこまめにWrikeをチェックする手間が省けるでしょう。また、常用しているコミュニケーションツールがMicrosoft Teamsの場合、通知に気が付きやすいため、追加されたタスクへの対応が迅速に行えるようになることが期待できます。
結果として、自身が担当ではないタスクの把握が容易となり、プロジェクト全体の流れをつかみやすくなるはずです。これにより、チーム連携がとりやすくなるでしょう。
Wrikeに追加したタスクをチームに知らせるため、Microsoft Teamsへ手動で連絡をしていた場合は、この作業が削減されます。メッセージを手入力する必要がなくなるため、手間が省けるでしょう。
また、異なるツールの往来も削減できます。そのため、今回の連携を導入することで業務フローが短縮され、時間の節約にも繋がるでしょう。
これらのメリットは作業負担の軽減にもなります。わずかな改善でも作業がしやすくなる可能性があるため、試してみる価値はあるのではないでしょうか。
[Yoomとは]
これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「Wrikeにタスクが登録されたらMicrosoft Teamsに通知する」というフローボットの作成方法を紹介します。
Yoomの登録後、ぜひ作成してみてください！
【ご確認ください】
・Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
上記のフローボットテンプレートは、下記よりコピー可能です。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」を押す
2.移行したページの「このテンプレートを試してみる」を押す
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
画像のような表示がされたら、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
右上の新規接続ボタンをクリックします。
ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
1.ログイン
別タブからWrikeにログインをしておきましょう。
ログインをしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。
2.検索する
Yoomに戻り、検索ボックスに「Wrike」と入力し、Wrikeのアイコンをクリックします。
3.承認
Wrikeに承認を求められるので、承認ボタンをクリックしてください。
上記の表示がされれば連携完了です。
1.ログインする
Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。
2.検索する
検索ボックスにMicrosoft Teamsと入力し、Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。
3.連携完了
すぐに画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
以上でWrikeとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携が完了しました。
次は、先ほどコピーしたテンプレートを活用し、フローボットの設定を行いましょう。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Wrikeにタスクが登録されたらMicrosoft Teamsに通知する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択Wrikeのアイコンの「タスクが作成されたら」を選択してください。
次へを押します。
4.トリガー起動間隔の設定
プルダウンから起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.タスクを作成する
別タブでWrikeを開き、テスト用のタスクを作成してください。
6.テストの実行
Yoomに戻り、画面下部のテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、トリガーの設定は完了です。保存をしましょう。
1.アプリと連携する
Microsoft Teamsのアイコンの「Microsoft Teamsに通知する」を選択してください。
次へを押します。
2.投稿先のチャンネルIDを設定する
Wrikeのタスクデータを投稿する各IDを設定しましょう。ボックスをクリックします。
一覧表示された中からチャネルを選択しましょう。
3.投稿メッセージを決める
Microsoft Teamsへ投稿する際の内容を設定します。
ボックスをクリックしましょう。
Wrikeのアイコンの「タスクが作成されたら」を選択します。
先ほどテスト送信したWrikeのタスクデータが一覧表示されます。
Microsoft Teamsに通知したいデータをクリックして挿入しましょう。
挿入できると画像のようになります。
他、必要があればデータを挿入しましょう。
4.レイアウトを整える
記号などを用いてレイアウトを整えましょう。
Microsoft Teamsは改行の際、HTMLタグの<br>を使用するため、注意してください。
5.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。
6.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でWrikeとMicrosoft Teamsを使用したフローボットの作成は完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
Wrikeにタスクが登録されたらMicrosoft Teamsに通知する
Yoomには他にも、Wrikeを使用するフローボットがあります。少しだけ紹介しましょう！
1.Wrikeで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する
どちらも大規模なチームプロジェクトで使用可能です。入力作業が削減でき、スケジュール管理が素早く行えるようになるでしょう。
2.Wrikeにタスクが登録されたらSlackに通知する
スマホでも利用しやすいSlackとの連携なら、手軽にタスク管理がチェックできます。営業などで外出が多い場合でも把握しやすくなるため、見落としを防ぎやすくなるでしょう。
3.Wrikeにタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
タスクを簡潔にまとめつつ、詳細な指示などを追記する場合には、Google スプレッドシートとの連携もおすすめです。
タスク管理は業務の効率を上げるだけではなく、チームの連携をとりやすくするためにも重要と言えます。こうした意味からも、チーム全体が次のタスクを素早く認知できた方が利点が多いでしょう。今回の自動化を導入すれば、新規タスクに気が付きやすくなるはずです。
また、Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能です。クリックだけで設定が完了するテンプレートも多数あり、気軽に業務フローを自動化できます。
今まで自動化の導入を諦めていた方でも取り入れやすいので、ぜひこの機会にお試しください。
.avif)
.png)
