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申請・承認フローを管理するツールを活用しているチームもあると思います。
その承認状況を、どのように確認していますか？
この記事ではX-point CloudとOutlookを連携して、「X-point Cloudで申請が承認されたらOutlookに通知する」方法をご紹介します。
これにより、承認状況をメールで確認できるので、都度X-point Cloudを開く手間を削減できそうです。
Yoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、アプリ連携やフローボットの作成ができます。
ぜひ、最後までご覧ください。
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要
X-point Cloudで申請が承認された後、関係者への連絡を手作業で行っていませんか？この作業はタイムリーな情報共有に不可欠ですが、都度メールを作成するのは手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、X-point Cloudで申請が承認されると、自動でOutlookから関係者へ通知メールを送信でき、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
[Yoomとは]
それではここからノーコードツールYoomを使って、「X-point Cloudで申請が承認されたらOutlookに通知する」方法をご紹介します。
このフローボットを活用することで、
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。
Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでにアカウントをお持ちの方はログインしておきましょう！
まずはYoomとアプリを連携します。
Yoomのワークスペースにログインしたら、マイアプリ→新規接続の順にクリックしましょう。
次に、X-point Cloudを選択します。
サブドメイン、クライアントID、ドメインコードを入力してください。
これでX-point Cloudのマイアプリ登録ができました。
Outlookのマイアプリ登録を始める前にログインしておくと、スムーズに進められます。
先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続→Outlookの順でクリックしましょう。
連携したいアカウントを選択します。
パスワードを入力しましょう。
これでOutlookのマイアプリ登録ができました。
次に使用するテンプレートをYoomのマイプロジェクトにコピーします。
下のバナーをクリックしましょう。
■概要
X-point Cloudで申請が承認された後、関係者への連絡を手作業で行っていませんか？この作業はタイムリーな情報共有に不可欠ですが、都度メールを作成するのは手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、X-point Cloudで申請が承認されると、自動でOutlookから関係者へ通知メールを送信でき、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クリックすると、Yoomのテンプレートサイトへ切り替わります。
その画面に表示されている「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
クリックすると、コピーができたと表示が出るので「OK」をクリックしましょう。
これで、テンプレートのコピーができました。
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「書類（申請）の承認が完了したら」をクリックしてください。
タイトルは既に入力されていますが、必要に応じて変更できます。
X-point Cloudと連携するアカウント情報を確認しましょう。
トリガーアクションは「書類（申請）の承認が完了したら」を選択します。
設定後、「次へ」をクリックします。
フォームIDと備考を設定しましょう。
設定したらテストを実行して、「次へ」をクリックします。
再度テストをクリックしましょう。
X-point Cloudの情報が取得できたら、保存してください。
最後のステップです！
「メールを送る」をクリックして、設定を進めましょう。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
タイトルは入力してありますが、変更できます。
Outlookと連携するアカウント情報を確認しましょう。
To、件名、本文を入力してください。
本文にX-point Cloudの情報をアウトプットから選択して作成しましょう。
すべて入力できたら、「次へ」をクリックします。
本文の内容を確認して、問題なければテストをクリックしましょう。
テストをクリックして、Outlookに通知できたら保存してください。
保存したら、テンプレートのコピーができたと表示されるので「トリガーをON」をクリックしましょう。
これでフローボットの設定が完了しました。
■概要
X-point Cloudで申請が承認された後、関係者への連絡を手作業で行っていませんか？この作業はタイムリーな情報共有に不可欠ですが、都度メールを作成するのは手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、X-point Cloudで申請が承認されると、自動でOutlookから関係者へ通知メールを送信でき、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回ご紹介したフロー以外にもX-point CloudやOutlookのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
X-point Cloudにログインして承認状況を確認する必要が無くなるため、確認作業に費やしていた工数を削減できる可能性があります。
■概要
X-point Cloudでの申請が承認された後、関係者への通知を手作業で行っていませんか？この作業は、対応漏れや遅延が発生しやすく、業務のボトルネックになることがあります。このワークフローを活用すれば、X-point Cloudで申請が承認されると同時に、Google Chatへ自動で通知が送信されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
X-point Cloudでの申請が承認された後、関係者への連絡を手作業で行っていませんか？重要な通知だからこそ迅速かつ確実に行いたいものの、担当者の負担になったり、連絡漏れが発生したりするケースもあります。このワークフローを活用すれば、X-point Cloudで申請の承認が完了したタイミングで、Slackに関連情報を自動で通知できるため、こうした連絡業務の手間やミスを解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
新規メッセージの内容が自動的に追加されるので、情報管理の抜け漏れをなくせるかもしれません。
■概要
Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。
Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。
Outlookに特定の件名のメールが届いた場合にフローボットが起動します。
件名の設定やAsanaに登録する情報は自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Asana、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Outlookの連携にOffice365の管理者の承認が必要な場合があります。
・その場合はこちらの記事を参考に管理者に承認を依頼してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Outlookに新しいメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するフローです。
OutlookとMicrosoft Excelを連携することで、手動でメールの受信した内容をMicrosoft Excelに追加する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・Outlook、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Outlookに新しいメッセージが届いたら、kintoneにメッセージの内容をレコードに追加するフローです。
kintoneとOutlookを連携することで、新規メッセージの内容が自動的にkintoneのレコードに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Outlook、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
登録・追加された旨をOutlookで送信するので、情報管理の抜け漏れを抑制できるでしょう。
■概要
Trelloに新しいカードが追加されたら、Outlookにメールを送信するフローです。
TrelloとOutlookを連携することで、新しく作成されたカードを自動的にOutlookに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Trello、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Trelloのマイアプリ登録方法は下記を参考にしてください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5543455
■概要
Sansanに名刺の情報が登録されたら、Outlookにメールを送信するフローです。
SansanとOutlookを連携することで、名刺情報に対して自動的にOutlookメールを送付することができるので、お礼の連絡漏れなどをなくすことができます。
■注意事項
・Sansan、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
kintoneに新しくレコードが追加されたら、Outlookにレコード内容をメール送信するフローです。
kintoneとOutlookを連携することで追加されたレコード内容を自動的にOutlookに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・kintone、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
受信したお問い合わせの情報を自動登録することで、手動作業が自動化されるため、ヒューマンエラーも最小限に抑えられます。
■概要
Outlookで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Outlookを日常的に利用している方
・Outlookを使用して問い合わせを受け付けているカスタマーサポート担当者
2.Airtableを利用してデータ管理を行っている企業
・Airtableを活用して効率的にデータを管理したいと思っている方
・顧客からの問い合わせをAirtableに蓄積してデータ分析などに活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを導入すると、Outlookで受信したお問い合わせの情報を自動でAirtableに登録することができます。
これまで手動で入力作業を行っていた方は、その作業が不要になるため作業負担が軽減されます。
担当者は余った時間を有効活用することで、他の業務に集中できるようになるでしょう。
また、人間の手で行っていた業務が自動化されるため、ヒューマンエラーも最小限に抑えられます。
情報の入力ミスや追加し忘れを未然に防ぐことができるため、正確なデータ管理につながります。
■注意事項
・AirtableとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
「Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する」フローは情報管理の効率化に貢献します。
情報の転記作業が自動化されるため、生産性向上に寄与します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを導入すると、Outlookで受信したお問い合わせの情報を自動でkintoneに登録することができます。
これまで手動で入力作業を行っていた方は、その作業が不要になるため作業負担が軽減されます。
担当者は余った時間を有効活用することで、他の業務に集中できるようになるでしょう。
また、人間の手で行っていた業務が自動化されるため、ヒューマンエラーも最小限に抑えられます。
情報の入力ミスや追加し忘れを未然に防ぐことができるため、正確なデータ管理につながります。
■概要
Outlookで受信したお問い合わせの対応履歴を、都度手作業でJUST.DBに転記していませんか？この作業は件数が増えるほど時間もかかり、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、お問い合わせ内容を自動でJUST.DBへ登録できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
X-point Cloudで申請の完了をOutlookに自動通知できるので、都度X-point Cloudを確認する手間と時間を省けるかもしれません。
例えば、プロジェクトの進行をX-point Cloudで管理しているとします。
X-point CloudとOutlookを連携すれば、Outlookに申請完了通知が届いたら、X-point Cloudを確認すれば、最新情報を取得できるようになりそうです。
これにより、無駄な時間を軽減できるため、他の業務に集中できるようになるでしょう。
Outlookに申請完了を通知できるため、申請完了の見落としなどのミスを軽減できると予想されます。
例えば、複数の申請完了が届くチームがあったとしましょう。
数が多ければ、確認漏れのリスクも高まるかもしれませんね...
X-point CloudとOutlookを連携し、申請完了を通知できれば、そのようなヒューマンエラーの防止に繋がるかもしれません。
正確性が向上し、円滑な業務遂行が期待できます。
X-point Cloudの申請完了がOutlookに届くことで、チームで状況を把握しやすくなるでしょう。
例えば、緊急で対応が必要な申請があったとします。
Outlookに申請情報が届くことで、チーム全体で確認しやすくなる他、対応状況が確認しやすくなるので、業務の効率化が期待できそうですね！
X-point CloudとOutlookを連携すれば、申請状況を容易に確認できるようになるでしょう。
また、Outlookに通知することで、情報の抜け漏れを防ぎ、申請情報の可視化にもつながりそうです。
Yoomを活用すれば、ノーコードでアプリ連携やフローボットの作成が可能です。
難しい知識が不要で、簡単な操作で作成できるのが、Yoomを活用するメリット！
この機会に、X-point CloudとOutlookを連携し、申請状況を簡単に把握する環境を構築してみませんか？
