X-point Cloudで申請が承認されたらOutlookに通知する方法

[Yoomとは]

それではここからノーコードツールYoomを使って、「X-point Cloudで申請が承認されたらOutlookに通知する」方法をご紹介します。

X-point Cloudに追加した内容をOutlookで通知する方法

このフローボットを活用することで、
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。

• X-point CloudとOutlookのマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• トリガーとアクションを設定
• トリガーをONにして動作をチェック

Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでにアカウントをお持ちの方はログインしておきましょう！

ステップ1:X-point CloudとOutlookをマイアプリ連携

まずはYoomとアプリを連携します。

1.X-point Cloudのマイアプリ登録

Yoomのワークスペースにログインしたら、マイアプリ→新規接続の順にクリックしましょう。
次に、X-point Cloudを選択します。
サブドメイン、クライアントID、ドメインコードを入力してください。

これでX-point Cloudのマイアプリ登録ができました。

2.Outlookのマイアプリ登録

Outlookのマイアプリ登録を始める前にログインしておくと、スムーズに進められます。
先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続→Outlookの順でクリックしましょう。
連携したいアカウントを選択します。
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パスワードを入力しましょう。

これでOutlookのマイアプリ登録ができました。

ステップ2:テンプレートをコピーする

次に使用するテンプレートをYoomのマイプロジェクトにコピーします。
下のバナーをクリックしましょう。

クリックすると、Yoomのテンプレートサイトへ切り替わります。

その画面に表示されている「このテンプレートを試す」をクリックしてください。

クリックすると、コピーができたと表示が出るので「OK」をクリックしましょう。

これで、テンプレートのコピーができました。

ステップ3:X-point Cloudのトリガーを設定

次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「書類（申請）の承認が完了したら」をクリックしてください。

1.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは既に入力されていますが、必要に応じて変更できます。
X-point Cloudと連携するアカウント情報を確認しましょう。
トリガーアクションは「書類（申請）の承認が完了したら」を選択します。
設定後、「次へ」をクリックします。
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2.アプリトリガーのAPI接続設定①

フォームIDと備考を設定しましょう。
設定したらテストを実行して、「次へ」をクリックします。

3.アプリトリガーのAPI接続設定②

再度テストをクリックしましょう。

X-point Cloudの情報が取得できたら、保存してください。

ステップ4:Outlookのアクションを設定

最後のステップです！
「メールを送る」をクリックして、設定を進めましょう。

※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

1.メールの設定

タイトルは入力してありますが、変更できます。
Outlookと連携するアカウント情報を確認しましょう。

To、件名、本文を入力してください。
本文にX-point Cloudの情報をアウトプットから選択して作成しましょう。
すべて入力できたら、「次へ」をクリックします。

3.メール送信のテスト

本文の内容を確認して、問題なければテストをクリックしましょう。

テストをクリックして、Outlookに通知できたら保存してください。
保存したら、テンプレートのコピーができたと表示されるので「トリガーをON」をクリックしましょう。

これでフローボットの設定が完了しました。

X-point CloudやOutlookを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもX-point CloudやOutlookのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

X-point Cloudを活用した自動化例

X-point Cloudで申請が承認されたら通知する

X-point Cloudにログインして承認状況を確認する必要が無くなるため、確認作業に費やしていた工数を削減できる可能性があります。

Outlookを活用した自動化例

Outlookにメッセージが届いたら情報を追加する

新規メッセージの内容が自動的に追加されるので、情報管理の抜け漏れをなくせるかもしれません。

情報が登録・追加されたら、Outlookにメールを送信する

登録・追加された旨をOutlookで送信するので、情報管理の抜け漏れを抑制できるでしょう。

Outlookで受信したお問い合わせ内容を登録する

受信したお問い合わせの情報を自動登録することで、手動作業が自動化されるため、ヒューマンエラーも最小限に抑えられます。

X-point CloudとOutlookを連携するメリット

メリット1:業務負荷の軽減ができる

X-point Cloudで申請の完了をOutlookに自動通知できるので、都度X-point Cloudを確認する手間と時間を省けるかもしれません。
例えば、プロジェクトの進行をX-point Cloudで管理しているとします。
X-point CloudとOutlookを連携すれば、Outlookに申請完了通知が届いたら、X-point Cloudを確認すれば、最新情報を取得できるようになりそうです。
これにより、無駄な時間を軽減できるため、他の業務に集中できるようになるでしょう。

メリット2:情報の抜けを防止できる

Outlookに申請完了を通知できるため、申請完了の見落としなどのミスを軽減できると予想されます。
例えば、複数の申請完了が届くチームがあったとしましょう。
数が多ければ、確認漏れのリスクも高まるかもしれませんね...
X-point CloudとOutlookを連携し、申請完了を通知できれば、そのようなヒューマンエラーの防止に繋がるかもしれません。
正確性が向上し、円滑な業務遂行が期待できます。

メリット3:申請状況を可視化できる

X-point Cloudの申請完了がOutlookに届くことで、チームで状況を把握しやすくなるでしょう。
例えば、緊急で対応が必要な申請があったとします。
Outlookに申請情報が届くことで、チーム全体で確認しやすくなる他、対応状況が確認しやすくなるので、業務の効率化が期待できそうですね！

まとめ

X-point CloudとOutlookを連携すれば、申請状況を容易に確認できるようになるでしょう。
また、Outlookに通知することで、情報の抜け漏れを防ぎ、申請情報の可視化にもつながりそうです。

Yoomを活用すれば、ノーコードでアプリ連携やフローボットの作成が可能です。
難しい知識が不要で、簡単な操作で作成できるのが、Yoomを活用するメリット！
この機会に、X-point CloudとOutlookを連携し、申請状況を簡単に把握する環境を構築してみませんか？