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申請・承認フローを管理するツールを活用しているチームもあると思います。
その承認状況を、どのように確認していますか？
この記事ではX-point CloudとOutlookを連携して、「X-point Cloudで申請が承認されたらOutlookに通知する」方法をご紹介します。
これにより、承認状況をメールで確認できるので、都度X-point Cloudを開く手間を削減できそうです。
さらにYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、アプリ連携やフローボットの作成ができます。
ぜひ、ご覧ください。
以下のような方は、X-point CloudとOutlookを連携してみましょう。
X-point Cloudで申請の完了をOutlookに自動通知できるので、都度X-point Cloudを確認する手間と時間を省くことが可能です。
例えば、プロジェクトの進行をX-point Cloudで管理しているとします。
X-point CloudとOutlookを連携すれば、Outlookに申請完了通知が届いたら、X-point Cloudを確認すれば、最新情報を取得することができます。
これにより、無駄な時間を軽減できるため、他の業務に集中することが期待できます。
Outlookに申請完了を通知できるため、申請完了の見落としなどのミスを軽減できます。
例えば、複数の申請完了が届くチームがあったとしましょう。
数が多ければ、確認漏れのリスクも高まるかもしれません。
X-point CloudとOutlookを連携し、申請完了を通知できれば、そのようなヒューマンエラーの防止に繋がるかもしれません。
これにより、正確性が向上し、円滑に業務を行うことが期待できます。
X-point Cloudの申請完了がOutlookに届くことで、チームで状況を把握しやすくなるでしょう。
例えば、緊急で対応が必要な申請があったとしましょう。
Outlookに申請情報が届くことで、チーム全体で確認しやすくなります。
これにより、対応状況が確認しやすくなり、業務の効率化が期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「X-point Cloudで申請が承認されたらOutlookに通知する」方法をご紹介します。
[Yoomとは]
このフローボットを活用することで、
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。
Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでにアカウントをお持ちの方はログインしておきましょう！
まずはYoomとアプリを連携しましょう。
Yoomのワークスペースにログインしたら、マイアプリ→新規接続の順にクリックしましょう。
次に、X-point Cloudを選択します。
サブドメイン、クライアントID、ドメインコードを入力してください。
これでX-point Cloudのマイアプリ登録ができました。
Outlookのマイアプリ登録を始める前にログインしておくと、スムーズに進められます。
先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続→Outlookの順でクリックしましょう。
連携したいアカウントを選択します。
パスワードを入力しましょう。
これでOutlookのマイアプリ登録ができました。
次に使用するテンプレートをYoomのマイプロジェクトにコピーします。
下のバナーをクリックしてください。
クリックすると、Yoomのテンプレートサイトへ切り替わります。
その画面に表示されている「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
クリックすると、コピーができたと表示が出るので「OK」をクリックしましょう。
これで、テンプレートのコピーができました。
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「書類（申請）の承認が完了したら」をクリックしてください。
タイトルは既に入力されていますが、必要に応じて変更できます。
X-point Cloudと連携するアカウント情報を確認しましょう。
トリガーアクションは「書類（申請）の承認が完了したら」を選択します。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。
フォームIDと備考を設定しましょう。
設定したらテストを実行して、「次へ」をクリックします。
再度テストをクリックしましょう。
X-point Cloudの情報が取得できたら、保存しましょう。
最後のステップです！
「メールを送る」をクリックして、設定を進めましょう。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
タイトルは入力してありますが、変更できます。
Outlookと連携するアカウント情報を確認しましょう。
To、件名、本文を入力してください。
本文にX-point Cloudの情報をアウトプットから選択して作成しましょう。
すべて入力できたら、「次へ」をクリックしましょう。
本文の内容を確認して、問題なければテストをクリックしましょう。
テストをクリックして、Outlookに通知できたら保存してください。
保存したら、テンプレートのコピーができたと表示されるので「トリガーをON」をクリックしましょう。
これでフローボットの設定が完了しました。
Yoomには多数のテンプレートがあります。
今回はその一部をご紹介します。
1.X-point Cloudで申請が承認されたら、Gmailに自動通知するテンプレートです。
この記事で紹介したフローボットの通知アプリを変更したテンプレートです。
Yoomとアプリを連携しておけば自由にカスタマイズ可能で、業務に合わせてフローボットを作成できます。
2.HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛に、Outlookで定型メールを自動送信するテンプレートです。
手動でメールを送信する手間と労力を削減できます。
また、定型文を自動送信できるため、送信漏れやミスを防止できます。
これにより、事務作業の負担や人的エラーが減り、業務の効率向上が期待できます。
3.Garoonでカレンダーに予定が登録されたら、参加者にOutlookでメールを自動送信するテンプレートです。
予定をメールで通知することで、確認漏れを防げます。
これにより、商談などの重要な情報の見逃しリスクが減り、参加率の向上が期待できます。
X-point CloudとOutlookを連携すれば、申請状況を容易に確認できます。
また、Outlookに通知することで、情報の抜け漏れを防ぎ、申請情報の可視化が期待できます。
さらにYoomを活用すれば、ノーコードでアプリ連携やフローボットの作成が可能です。
難しい知識が不要で、簡単な操作で作成できるのが、Yoomを活用するメリットです。
この機会に、X-point CloudとOutlookを連携し、申請状況を簡単に把握しませんか？
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