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毎月決まったルーティンワークはどの部署でも発生すると思います。
例えば営業部で月次報告書を提出している場合、どのように作成依頼をしていますか？
手動でメールを送信していると手間と時間がかかるため、自動化できれば、効率的に業務ができると感じることがあるかもしれません。
この記事ではYoomのスケジュールトリガーとOutlookを連携して、「毎月月末に自動でメールを送信する」方法をご紹介します。
さらにYoomを活用して、ノーコードでアプリを連携し、フローボットの作成が可能です。
その詳しい方法についても解説しますので、ぜひ、ご覧ください。
以下の方はYoomのスケジュールトリガーとOutlookを連携してみましょう。
毎月決められた日にOutlookからメール送信する作業を自動化できます。
これにより手作業が軽減され、送信漏れなどのミスを防止することが期待できます。
例えば、月末に勤怠申請のリマインドを送っていたとします。
手動でメールを送信すると、手間がかかり非効率だと感じることがあるでしょう。
さらに、送信し忘れてしまうミスが発生するかもしれません。
Yoomのスケジュールトリガーを活用して、Outlookと連携すれば、事務作業の負担やヒューマンエラーを軽減することができそうです。
その結果、他の重要な業務に集中でき、仕事の生産性が向上するでしょう。
YoomのスケジュールトリガーとOutlookを連携することで、部門間やチーム内での情報共有を円滑に行えるでしょう。
例えば毎月営業チームが月次報告書を作成していたとします。
月末に自動的にOutlookに月次報告書のフォーマットを添付して送信できれば、スムーズに書類の作成ができるでしょう。
これにより、事務作業を効率的に行うことができ、営業活動に時間を使うことが期待できそうです。
定型作業を自動化できれば、社員の負担を軽減できるでしょう。
例えば、営業担当者が毎月月末に、顧客にフォローアップメールを送信しているとしましょう。
事務作業を自動化することで、新規営業などの業務に時間を活用できるかもしれません。
営業活動に専念できる環境が整うことで、社員のモチベーションが向上する事が期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「毎月月末にOutlookでメールを送信する」方法をご紹介します。
[Yoomとは]
Yoomの特定の日時に起動するスケジュールトリガー機能を使用し、指定した日時で起動した後、OutlookのAPIを用いてOutlookでメールを送信することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
注1）Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
注2）「分岐をする」機能（オペレーション）は一部有料プランで利用できます。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリなどを使用することができます。
このフローは大まかに以下のプロセスで作成していきます。
Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでにアカウントをお持ちの方はログインしておきましょう！
まず、OutlookをYoomと連携する作業を行います。
Yoomのワークスペースにログインしたら、マイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。
アプリ一覧でOutlookを検索してクリックしてください。
連携するアカウントを選択しましょう。
パスワードを入力します。
これでOutlookのマイアプリ登録ができました。
使用するテンプレートをYoomのマイプロジェクトにコピーします。
以下のバナーをクリックしましょう。
クリックしたら、Yoomのテンプレートサイトに移動します。
その画面の「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
Yoomのワークスペースに切り替わり、コピーできたと表示が出たら「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーができました。
次に、フローボット設定の手順に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「月末の12時に起動」をクリックしてください。
タイトルは入力済みですが、変更できます。
Cronの設定を選び、Cronの設定を入力しましょう。
今回は毎月月末にトリガーが起動するように設定しています。
Cronの記述方法はこちらをご確認ください。
設定したら、保存しましょう。
次に「日付の加算・減算」をクリックしましょう。
「計算処理をする」について詳しくはこちらをご確認ください。
タイトルは事前に入力してありますが、変更できます。
変換対象の日時・日付には「日付」の項目から「今日」をクリックして添付画像の日付タイプを選択してください。
加算/減算設定、変換対象の日時・日付形式、変換後の形式は添付画像のように設定しましょう。
すべて設定したらテストを実行して、保存しましょう。
次に「（分岐）本日の日付が月末ではない場合」をクリックしてください。
タイトルは入力済みですが、変更できます。
オペレーションは「日付の加算・減算」を選択します。
アウトプットは「計算後の値」です。
分岐条件は「値と等しい」をクリックして、日付の項目から添付画像の値を選択してください。
すべて設定できたら保存しましょう。
これで月末かどうか判断し、フローボットを起動できるようになりました。
最後のステップとなりました。
「Outlookにメール送付」をクリックして設定をすすめましょう。
タイトルは入力していますが、変更できます。
Outlookと連携するアカウント情報を確認してください。
メール内容の設定をします。
Toと件名を入力しましょう。
本文には送信したい内容を入力してください。
設定したら「次へ」をクリックします。
ファイルを添付したい場合はこちらをクリックしましょう。
メールの内容を確認し、問題なければテストをクリックして送信できたら保存します。
保存すると、設定完了の表示が出てくるので「トリガーをON」をクリックしてください。
これでフローボットの設定ができました！
Yoomには多数のテンプレートがあります。
今回は、Outlookを活用したテンプレートを3つご紹介します。
1.kintoneにレコードが登録されたら、Outlookに送信するテンプレートです。
kintoneのレコード情報を手作業でOutlookに送信する作業を、自動化できます。
これにより、事務作業を軽減できるため、他の業務に時間を活用することが期待できます。
2.Outlookで届いたメールの内容をもとに、Garoonカレンダーに予定を追加するテンプレートです。
手動でカレンダーアプリに予定を追加していると、入力ミスや漏れが発生する可能性があります。
このテンプレートを活用すれば、人的エラーを防止できるため、業務の生産性向上が期待できそうです。
3.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Outlookでメールを送信するテンプレートです。
都度Google スプレッドシートを確認する手間を省けるため、業務に集中できるでしょう。
また、行の追加をメールで通知できるため、情報確認漏れを防ぐことができます。
これにより、円滑に仕事を進められ、業務の効率化が期待できます。
YoomのスケジュールトリガーとOutlookを連携すれば、手動で通知する作業を削減し、通知漏れを防ぐことが期待できます。
また、ルーティンワークを自動化することで、業務の負担を軽減できるため、本来の業務に集中できる環境を整えられるでしょう。
さらにYoomを活用すれば、アプリ連携やフローボット作成がノーコードで行えます。
プログラミングのスキルや知識がなくても設定可能なので、誰でも気軽にチャレンジできるツールだと思います。
この機会に、YoomのスケジュールトリガーとOutlookを連携して、ルーティンワークを自動化してみませんか？
