GoogleドキュメントとYoomを連携して、Googleドキュメントに音声を文字起こしし、文字起こしデータを自動的に作成する方法

ステップ1：Googleドキュメントをマイアプリ連携

Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてください。

検索ウィンドウが出てきたら、アプリ名を入力して検索します。

Google ドキュメントのマイアプリ連携

Googleのアカウントにログインしたら「Sign in with Google」をクリックしてください。

続いて、Yoomと連携するGoogleアカウントを選択します。

Yoomにログインの画面出たら、アカウント名を確認して次に進み、「アクセスを求めています」の画面に移行したら「続行」をクリックすればアプリ連携完了です。

Yoomのマイアプリ一覧に追加されていることを確認しましょう。

これでマイアプリ連携が完了しました。続いてフローの詳細設定に移るので、下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2：フォームトリガー設定

最初の設定は「会議ファイルのアップロードフォーム」です。
提出フォームの内容を設定しましょう。

音声データと一緒に必要な情報があれば、ここで入力できるようにしておきましょう。
今回は会議ファイルと、会議のタイトルが入力できるように設定しました。

必要な項目を設定して次に進むと、フォームの表示確認ができます。

フォームの内容が入力できるようになっているので、表示されている内容を入力して「保存する」をクリックしてください。
これでトリガー設定は完了です。

ステップ3：音声データを文字起こしする設定

続いて、フォームで提出された会議データの文字起こしを行います。

なお、このAIオペレーション(文字起こし)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。

有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。

‍まずは、アクションの設定です。

想定される会議データの長差に応じて、アクションを設定して次に進みます。

会議ファイルを読み取るように設定して、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、音声が文字になってアウトプットに反映されます。

確認ができたら「保存する」をクリックして、文字起こしの設定は完了です。

ステップ4：ドキュメントを作成

次に「新しいドキュメントを作成する」の設定です。
1ページ目は、マイアプリ連携をしたアカウント情報が反映されています。

アカウント情報を確認したら次に進み、ドキュメントのタイトルを指定します。

アウトプットが反映されています。
上記の設定では「会議のタイトル＋当日の日付」となっていますが、フォームの内容で取得した情報を使えるので、アレンジしてわかりやすいものにしておきましょう。

設定ができたら「テスト」をクリックします。

成功すれば、ドキュメントが作成されてIDが取得できます。

指定通りのタイトルでドキュメントが作成されました。
問題がなければ「保存する」で、ドキュメント作成の設定は完了です。

ステップ5：文字起こしデータを記録

最後の設定は、文字起こししたデータを作成したドキュメントに反映させるための設定です。
1ページ目は、先ほどと同様にアカウント情報の確認とタイトルの修正をして次に進んでください。

次に、ドキュメントに反映させる情報を入力します。

アウトプットが反映されているので、必要な情報があれば追記しましょう。

入力ができたら「テスト」をクリックし、ドキュメントを確認します。

文字起こししたデータが、指定のドキュメントに反映されました。
「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。お疲れさまでした！

最後にトリガーをONにしましょう。

これで音声データが自動で文字起こしされて、Google ドキュメントに記録されるようになりました。

設定したフローは以下のものです。

さらに自動化するには

Yoomの操作に慣れてきたら、フローをさらに使いやすくアレンジしてみましょう。
<span class="mark-yellow">Google ドキュメントに文字起こしデータが記載されたら通知を受け取ったり、長い会議の内容を要約することもできます。</span>

以下を参考にして「あと少し、こうだったらいいのにな」を実現してみてください。

データ格納完了を通知で受け取る

会議のデータが文字ベースで取得できたら、SlackやChatworkなどで通知を受け取ることができます。
通知を受け取ることで、情報共有の漏れが減ったり次の業務に移りやすくなりますね。

チャットツールだけでなく、Google ドキュメントをメールで送ることもできます。

文字起こしデータを要約する

会議によっては、何時間も続くものもありますよね？
その内容のすべてを文字起こししたものを確認するなんて大変です！

そんな時は、要約機能を活用しましょう。

要約機能を活用することで、重要なポイントを確認しやすくなります。
そのあとに再度音声データを確認すれば、情報が頭に入ってきやすいですね。

端的に情報を共有できることで、業務効率向上が期待できます。

Google ドキュメントを使ったその他の自動化例

メールで添付書類を受信したらAIで読み取りデジタル化し、Google ドキュメントに転記する
紙の書類やスキャンデータを手作業でデジタル化するのは手間がかかりますよね。このフローでは、メールで受信した添付ファイルをAIが読み取り、自動でGoogle ドキュメントに転記することで、情報の整理や共有を効率化できます。

<span class="mark-yellow">書類のデジタル化が進むと、あとから検索しやすくなり業務の迅速化が期待できます。</span>

フォームに回答があったら、Google ドキュメントの雛形を用いて書類を作成しGmailで送信する
書類作成のたびにフォーマットをコピーし、手入力で情報を埋め込むのは効率が悪く、ミスにつながる可能性が高まります。ですが、このフローを活用すれば、フォームの回答内容を基にGoogle ドキュメントの雛形から自動で書類を作成し、Gmailで送信できます。

<span class="mark-yellow">書類作成の手間が削減され、迅速な対応が見込まれます。</span>

フォームの内容を用いて、Google ドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行しメールで送付する
雇用契約書の作成・送付を自動化することで、採用業務の効率を向上できます。フォームの回答を基にGoogle ドキュメントの雛形から契約書を作成し、PDFとして発行、メールで送信するまでのプロセスを一括で実行可能です。

<span class="mark-yellow">書類のミスが減り、業務が効率的になることで担当者のストレスも軽減するでしょう。</span>

 Google ドキュメントとAI文字起こしを連携するメリットと具体的な利用シーン

メリット1:会議の記録作成の負担を軽減できる

会議の内容を手作業で記録すると、発言を正確に残すことが難しく、記録者の負担も大きくなります。音声を文字起こしし、Google ドキュメントに格納することで、<span class="mark-yellow">会議の内容を自動で文書化し、記録作業の手間を削減できます。</span>
会議の進行役や参加者がメモを取る時間を減らし、議論に集中できる点も利点の一つです。

たとえば、プロジェクトの定例会議で発言内容を自動で文字起こしし、Google ドキュメントに格納すれば、あとから会議内容を確認しやすくなり、決定事項やアクションアイテムの漏れを防ぐことができます。

メリット2:会議の内容を関係者と共有しやすくなる

Google ドキュメントはクラウド上で管理されるため、会議の記録を関係者と簡単に共有できます。<span class="mark-yellow">文字起こししたデータを手作業でまとめる必要がなく、リアルタイムで編集やコメントを追加できるため、情報共有がスムーズになります。</span>
特に、会議に参加できなかったメンバーにとって、正確な議事録を迅速に確認できる点は大きな利点です。

たとえば、海外支社とオンライン会議を実施した場合、文字起こしされた内容をGoogle ドキュメントで共有することで、時差の関係でリアルタイムに参加できなかったメンバーも、後から正確な議論の流れを把握できます。

メリット3:必要な情報を検索しやすくなる

Google ドキュメントに保存した会議の文字起こしデータは、キーワード検索が可能です。過去の会議の議事録を探す際、音声データでは内容を一つひとつ再生する必要がありますが、<span class="mark-yellow">テキスト化された文書ならば必要な部分を素早く見つけることができます。</span>
これにより、意思決定の根拠や過去の発言内容を簡単に確認し、業務の効率向上につながるでしょう。

たとえば、契約交渉に関する会議の内容をGoogle ドキュメントに保存しておけば、<span class="mark-yellow">後から「契約条件」や「支払い期限」などのキーワードで検索し、議論の詳細をすぐに参照できます。</span>

まとめ

「議事録の作成に時間がかかる、会議の記録を正確に残したい、情報共有をよりスムーズにしたい。」といった課題を解決できるのがAIを活用したGoogle ドキュメントとの連携です。

Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくてもこの仕組みを簡単に導入できます。さらに、通知機能や要約機能を組み合わせることで、会議後の作業をさらに効率化できます。
会議の記録作業を自動化し、業務をよりスムーズにしたい方は、ぜひYoomに無料登録してその便利さを体験してみてください。

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