2024/06/22
アプリ同士の連携方法

【10分で設定完了】Yoomで音声の自動テキスト化方法と活用術をご紹介!

a.fukuyama

目次

最近、業務中に聞いた内容を文字起こししてほしいと依頼されることが多々あります。例えば、会議の議事録を作成した場合、時間を使って取り組んだのに聞き逃して一部記録できなかった、なんてこともありました。正確な文字起こしには、かなりの時間と労力が必要です。

そこで今回は、「【10分で設定完了】Yoomで音声の自動テキスト化方法と活用術をご紹介!」というテーマで音声を自動でテキスト化する方法をご紹介します!

面倒な文字起こし作業をなくして業務効率化を実現しましょう。

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音声のテキスト化とは?Yoomならではの特徴もご紹介!

音声のテキスト化って何?

音声のテキスト化とは、音声データを自動的に文字に変換する技術のことです。例えば、会議の音声録音やインタビュー、講演などをそのままテキストに起こす作業をソフトウェアやAIが代わりに行ってくれます。この技術のおかげで、手作業で文字起こしをする手間が省け、時間も大幅に短縮できます。

このように単純作業を自動化するツールは、ビジネスや日常生活で欠かせないものになりそうですね。

Yoomの特徴

Yoomは様々なSaaSと連携することで、ノーコードで簡単に業務を自動化できます。

ソフトウェアやAI等、音声をテキスト化するツールは様々あります。その中でもYoomをおすすめする理由は、音声をテキスト化するだけでなく、要約しチャットツールに通知する等より複雑な業務を自動化できるからです!一連の業務をすべて自動化すると、かなり業務効率が上がります。

音声をテキスト化するメリットは?

音声テキスト化するメリットは、以下の4つあります。

・時間の節約

・業務負担・人件費の削減

・お客様のご意見・要望を漏らさず活かせる

・複数言語を一度に言語化できる

一つずつ見ていきましょう。

時間の節約

メリットの1つ目は、時間の節約です。手作業で文字起こしをすると、長時間かかることがありますが、自動テキスト化ツールを使えば、数分で完了します。例えば、1時間の会議録音を手作業で文字起こしすると数時間掛かるのに対し、音声文字起こしツールを使うと数分で完了できてしまいます。短い時間でテキスト化できてしまえば、他の重要な業務に時間を割くことができ、全体の業務効率が大幅にアップします。

業務負担・人件費の削減

メリット2つ目は、業務負担や人件費の削減です。手作業での文字起こしは人員が必要となりますが、少ない人員であれば業務負担が重くなり、人員を増やせばその分の人件費が発生します。自動テキスト化ツールを導入すれば、担当者の負担が大幅に軽減され、最低限の人件費に抑えることができます。

お客様のご意見・要望を漏らさず活かせる

メリットの3つ目は、お客様のご意見や要望を漏らさずに活かせることです。顧客との通話内容やフィードバックをテキスト化すれば、後から検索して必要な情報を見つけることができます。例えば、類似した内容の電話がきた場合、過去の顧客対応をみて迅速に対応することができます。さらに、記録を分析することで、共通する問題点や改善点を把握し、より良いサービスの提供につなげることができます。

複数言語を一度に言語化できる

メリットの4つ目は、複数言語を一度に言語化できることです。これは、多言語対応が求められる場面で非常に役立ちます。例えば、国際会議や外国人顧客対応の際、一度の録音で複数の言語に自動翻訳してテキスト化できるため、手間を大幅に削減できます。多言語対応がスムーズに行えると、異なる言語を話す顧客とのコミュニケーションが円滑になり、業務を効率化できます。

【10分で完了】Yoomでの音声テキスト化の方法を解説

Yoomのフローボットを使って音声テキスト化をしてみます。

まずは、フォームに投稿された音声データを自動でテキスト化し、新規のGoogleドキュメントに記録するフローを解説します!

Yoomにログイン後、新規プロジェクトを作成します。ホーム画面「プロジェクト一覧」右横の+マークから新規作成ができます。

フォームの作成画面に遷移したら、フォーム名や説明文、フォームの各項目を入力します。

各項目の詳細はプルダウンで選択できます。今回は音声データを添付するために、「添付ファイル」を選択しました。ここまで設定できたら、ページ下の「保存する」をクリックします。

画面が遷移したら、音声データ欄に入力フォームの回答のサンプル(音声ファイル)を選択します。任意の音声データを選択できたら、「保存する」をクリックします。

フォームトリガーの設定は完了しました。

続いて、AIを使い音声データを文字起こしします。

それでは、「+」ボタンを押しオペレーションを選択していきます。

任意のタイトルを入力します。

アクションはプルダウンから選択できるようになっています。今回は「最大30分の日本語音声文字起こし(25タスク)」を選びました。

画面が遷移したら、文字起こしの詳細設定を行います。

ファイルの添付方法欄はプルダウンから「取得した値を使用」、「音声データ」を選択します。ここまで設定ができたら「テスト」をクリックし、「テスト成功」の表示を確認して「保存する」を押してください。

以上で、音声テキスト化の設定が完了しました!

続いてGoogleドキュメントを新規作成するオペレーションを追加していきます。まず、「+」ボタンをクリックします。

画面が遷移したら、任意のタイトルを入力し、アクションをプルダウンから選択します。今回は「新しいドキュメントを作成する」を選択しました。

なお、Googleドキュメントとアプリ連携をしていない場合は「+連携アカウントを追加」から連携することができます。(今回、アプリ連携方法の説明は省略します。)

画面が遷移したらドキュメントのタイトルを任意で設定します。

タイトル欄をクリックするとアウトプットが設定できるため、変動する文言・値をタイトルに入れる場合は活用してください。アウトプットを選択すると、{{ー}}で表示されます。

また、手打ちで入力した文言はそのままタイトルに反映されます。

ここまで設定できたら、テストを実行し「テスト成功」の表示を確認して「保存する」をクリックします

最後に、作成したドキュメントに文字起こししたテキストデータを入力し、Googleドライブのマイドライブに保存する設定を行います。「+」ボタンをクリックし、「アプリと連携」→「Googleドキュメント」の順に選択します。

タイトルを任意で設定し、アクションをプルダウンから選択します。今回は「文末にテキストを追加」を選択しました。

画面が遷移したら、「ドキュメントID」と「追加するテキスト」を入力します。

ドキュメントIDは前オペレーションで作成した新規ドキュメントを選択する必要があるため、ドキュメントID欄をクリックし「アウトプット」の前オペレーション名「新しいドキュメントを作成」内にある「ドキュメントID」を選択します。

追加するテキスト欄は固定する文言を手打ちし、変動する文言をアウトプットから選択します。今回は文字起こしした内容を入力するため、追加するテキスト欄をクリックし「アウトプット」のオペレーション名「音声データを文字起こしする」内にある「解析結果」を選択しました。

ここまで設定できたらテストを実行し、「テスト成功」の表示を確認して「保存する」をクリックします。

以上で設定が完了しました!

今回の事例の他にも、チャットツールへの通知、要約等オペレーションと組み合わせるとより実用的なフローボットを作成することができます!

Yoomでの音声テキスト化の活用事例4選

音声テキスト化の活用事例を、以下の4つご紹介します。

・ミーティング内容を自動でgoogleドキュメントに文字起こし

・インタビューの文字起こし

・商談内容の文字起こし

・会議レコーディングの文字起こし

一つずつ見ていきましょう!

ミーティング内容を自動でgoogleドキュメントに文字起こし

会議の内容を文字起こしし、Googleドキュメントに格納

入力フォームにアップロードした会議データの内容から音声を文字起こしし、Googleドキュメントで文字起こしデータを自動的に作成するフローボットです。前項で詳細なせって方法を説明しました。ZoomやMeetなどのレコーディングデータなどの会議データをアップロードしてご利用ください。

インタビューの文字起こし

フォームでインタビューの録音データを回答後、文字起こしを行い、データベースへ追加およびChatworkへ通知

フォームに送られた音声ファイルから文字起こしを行い、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。文字情報はAIで生成できるので、インタビュー自体に集中することができます。

商談内容の文字起こし

ーフォームで商談の録音データを回答後、文字起こしと要約を行い、データベースへ追加およびSlackへ通知ー

フォームに送られた商談の音声ファイルから文字起こしを行い、議事録化してデータベースへ追加およびチャットへの通知を行います。

文字情報はAIで生成できるので、商談自体に集中することができます。

会議レコーディングの文字起こし

Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしと要約を行い、Jootoに追加する

Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約を行い、文字起こしの結果をJootoにタスクを追加するフローです。

AIによる要約を用いることで、わざわざ文章を手動で要約する必要がなくなります。

【応用編】Yoomを使うと音声テキスト化と組み合わせてこんなこともできる!

音声テキスト化と便利な組み合わせを、以下の4つご紹介します。

・担当者への対応依頼

・iPhoneのボイスメモをチャットツールで共有

・書類を発行する

・メールを送信する

一つずつ見ていきましょう。

担当者への対応依頼

音声をテキスト化して担当者へ対応依頼することができます。例えば、会議中に話された指示や依頼を文字起こしでテキスト化し、担当者へ対応依頼を送ることができます。これにより、指示内容の漏れを防ぎ、スムーズなコミュニケーションをとることができます。また、テキスト化された内容を見返すことで、正しくタスクを把握し効率的に業務を進めることができます。

iPhoneのボイスメモをチャットツールで共有

IPhoneのボイスメモ機能を使って録音した音声をテキスト化し、チャットツールで共有する方法も便利です。例えば、打ち合わせの内容をボイスメモで録音し、文字起こしでテキスト化と内容を要約した後、SlackやChatwork等のチャットツールでチームメンバーと共有できます。迅速な情報共有ができるため、リモートワークにも活用できます。

書類を発行する

音声をテキスト化することで書類の発行もスムーズになります。例えば、取引先との商談を録音し、テキスト化した内容を元に契約書や見積書を作成することができます。音声をテキスト化することで、話した内容を反映した書類を素早く発行できるため、業務の効率化を図れます。

メールを送信する

テキスト化した音声を使ってメールを送信することもできます。例えば、ミーティングの録音をテキスト化及び要約し、そのままメール本文に貼り付けて送信することができます。これにより、ミーティングに参加できなかったチームメンバーと正確な情報共有が可能です。

まとめ

今回はYoomをつかった音声の自動テキスト化をご紹介しました!

今まで手作業で行っていた文字起こしをAIを使えば数分でできるなんて驚きです。

会議の議事録作成やインタビューの書き起こし、通話内容の記録等さまざまな場面で活用できます。Yoomの機能を組み合わせることで、日々の業務をもっとスマートに、そして快適に進めていきましょう!

この記事を書いた人
a.fukuyama
今年の3月末まで会社員でした! 現在は、Yoomの一員としてブログ執筆をしています。
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