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Zoho CRMは顧客情報の管理に優れており、業務の効率を向上したい企業で導入されているツールの1つだと思います。
この記事では、Zoho CRMでタスクを自動的にMicrosoft Excelに追加する方法をご紹介します。
例えば、顧客管理をZoho CRMで、タスク管理をMicrosoft Excelで行っている場合、Zoho CRMに登録されたタスクを手作業で追加する作業を軽減できるかもしれません。
さらに、プログラミング不要でアプリ連携ができるYoomの活用手順についても解説します。
ぜひ、ご覧ください。
Zoho CRMのタスク情報を手動でMicrosoft Excelに入力する作業を軽減できます。
特に、日々多数のタスクが登録される環境で発生しがちな、入力ミスやタスクの追加漏れなどのヒューマンエラーも防止できそうです。
例えば、営業担当者がZoho CRMのタスク情報をMicrosoft Excelに追加していたとしましょう。
これまで手作業で登録していた入力業務を自動化できるので、事務作業の時間を短縮することが期待できます。
これにより、営業活動などのより重要な業務に時間を使えるようになり、仕事の生産性向上できるかもしれません。
Zoho CRMとMicrosoft Excelを連携すれば、Zoho CRMにタスクが登録されたらすぐに、Microsoft Excelに追加することができます。
自動的に追加できることで、人力での追加で発生するタイムラグを減らし、常にMicrosoft Excelで最新のタスク情報を確認することが可能になるでしょう。
これによりMicrosoft Excelでタスク管理をしているプロジェクトマネージャーは、タスクの進捗が可視化できるため、状況把握が容易になるでしょう。
結果的に、チームに適切な指示を出しやすくなり、業務の効率も向上できるかもしれません。
Zoho CRMとMicrosoft Excelを連携するメリット2つをご紹介しました。
次にYoomについてご説明します。
[Yoomとは]
それではYoomを使って「Zoho CRMでタスクが登録されたらMicrosoft Excelに追加する」の作成方法をご紹介します。
3ステップで設定できますので、一緒に作成してみましょう！
注）Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があります。
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まずは下のバナーをクリックして、使用するテンプレートをコピーします。
■概要
Zoho CRMでタスクが登録されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業活動の情報管理でZoho CRMを利用している方
・Zoho CRMで顧客情報を一元管理している営業部門の方
・リードに応じたフォローアップのタスク管理をしている方
2.タスクの一元管理でMicrosoft Excelを活用している方
・Microsoft Excelでタスク管理をしているプロジェクトマネージャーの方
・Zoho CRMのタスクを都度Microsoft Excelに追加している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMは顧客情報や営業活動の情報を一元管理することができ、営業活動の効率を向上させることができます。
しかし、チーム内のタスクをMicrosoft Excelで管理している場合、Zoho CRMに登録したタスクを都度反映させる必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Zoho CRMでタスクが登録されるとMicrosoft Excelへのタスク追加を自動化できるため、タスク管理を効率化することができます。
Microsoft Excelへのタスク追加が自動化されることで、手動による作業が不要となり、ヒューマンエラーの発生を防止することが可能です。
また、チャットツールと連携することでZoho CRMに登録されたタスクをチームメンバーに共有することもできます。
■注意事項
・Zoho CRM、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
クリックすると、Yoomのテンプレートサイトへ移動します。
その画面に表示されている「このテンプレートを試す」をクリックしましょう。
するとテンプレートがコピーできたと表示されるので「OK」をクリックしましょう。
以上でテンプレートがYoomのマイプロジェクトへコピーされました。
次にYoomとアプリを連携します。
この作業を行うと、アプリを使ってフローボットを作成できるようになります。
まずはZoho CRMを連携します。
Yoomのワークスペースにログイン後、画面左に表示されているマイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。
マイアプリの新規接続でZoho CRMを選択します。
ドメインURLを設定しましょう。
メールアドレスを入力してください。
パスワードを入力しましょう。
「承認する」をクリックしてください。
以上でZoho CRMのマイアプリ登録ができました！
次にMicrosoft Excelを連携します。
さきほどと同様に、マイアプリ→新規接続の順でクリックしましょう。
マイアプリの新規接続でMicrosoft Excelを選択します
Microsoftにサインインしましょう。
パスワードを入力しましょう。
アクセスを許可する画面で「同意」を選択してください。
以上でMicrosoft Excelのマイアプリ登録ができました。
次にフローボット設定に進みます。
「タスクが作成されたら」をクリックしましょう。
・タイトルは変更できます。
・Zoho CRMと連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
・ZohoドメインとチャネルIDを入力しましょう。
・入力したらテストをクリックして「次へ」をクリックしてください。
・webhookイベントを実行し、テストをクリックします
・Zoho CRMの情報がアウトプットとして取得できたことを確認して、保存しましょう。
次に「タスクを取得」をクリックしましょう。
・タイトルは変更できます。
・Zoho CRMと連携するアカウントが正しいか確認して「次へ」をクリックしましょう。
・ZohoドメインとタスクIDを入力しましょう。
・テストが成功し、タスク情報が取得できたら保存しましょう。
最後の項目になりました。
「レコードを追加する」をクリックして、設定を進めましょう。
・タイトルは変更できます。
・Microsoft Excelと連携するアカウント情報を確認します。
・ドライブIDを選択してください。
・アイテムID、シート名は候補から選びましょう。
・テーブル範囲を入力します。
・ここまでできたら「次へ」をクリックしましょう。
・各項目には、添付画像のように、Zoho CRMのアウトプットから選択して入力します。
・入力が完了したらテストを実行し、Microsoft Excelに情報が追加されたことを確認してから保存しましょう。
保存をクリックすると、すべての設定が完了したと表示されるので、「トリガーをON」をクリックしてください。
以上でフローボットの設定が完成しました！
■概要
Zoho CRMでタスクが登録されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業活動の情報管理でZoho CRMを利用している方
・Zoho CRMで顧客情報を一元管理している営業部門の方
・リードに応じたフォローアップのタスク管理をしている方
2.タスクの一元管理でMicrosoft Excelを活用している方
・Microsoft Excelでタスク管理をしているプロジェクトマネージャーの方
・Zoho CRMのタスクを都度Microsoft Excelに追加している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMは顧客情報や営業活動の情報を一元管理することができ、営業活動の効率を向上させることができます。
しかし、チーム内のタスクをMicrosoft Excelで管理している場合、Zoho CRMに登録したタスクを都度反映させる必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Zoho CRMでタスクが登録されるとMicrosoft Excelへのタスク追加を自動化できるため、タスク管理を効率化することができます。
Microsoft Excelへのタスク追加が自動化されることで、手動による作業が不要となり、ヒューマンエラーの発生を防止することが可能です。
また、チャットツールと連携することでZoho CRMに登録されたタスクをチームメンバーに共有することもできます。
■注意事項
・Zoho CRM、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomでは、多数のテンプレートをご用意しております。
今回は、Zoho CRMを活用したテンプレートの一部をご紹介します。
1.Zoho CRMでタスクが登録されたら自動的にAsanaに追加するテンプレートです。
内容によりタスク管理をZoho CRMとAsanaで分けている場合、入力作業や入力ミスや漏れなどが発生することもあるでしょう。
このテンプレートを活用すれば、入力作業を自動化できるので、事務作業の手間や人的ミスを減らせるでしょう。
■概要
Zoho CRMでタスクが登録されたらAsanaに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でZoho CRMを利用する方
・顧客向けのタスク管理で活用している方
・Zoho CRMで顧客情報の一元管理をしている方
2.業務でAsanaを利用する方
・チーム内のタスクをAsanaで一元管理している方
・複数のタスク管理ツールを利用して業務を進めている方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMは営業活動を効率化し、顧客情報を一元管理することができます。
営業活動のタスク管理において、顧客向けのタスクをZoho CRM、チーム内の全佐をAsanaで管理して使い分けている場合、手動によるAsanaへの追加作業が手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Zoho CRMでタスクが登録されるとAsanaにもタスクを自動で追加することができ、手動作業を効率化します。
ツールを使い分けてタスク管理をしている場合でも、シームレスにデータ連携ができるため、管理業務の負担を軽減することができます。
また、Asanaへのタスク追加後にチャットツールから通知を出すことで、チーム内の情報共有をスムーズにすることが可能です。
■注意事項
・Zoho CRM、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
2.Zoho CRMで見込み客が作成・更新されたら自動的にLINE WORKSに通知するテンプレートです。
このテンプレートを活用すると、Zoho CRMを開くことなく作成・更新された情報をLINE WORKSで確認することができます。
また、通常使用しているチャットツールに通知されることにより、情報の確認漏れを防止できそうです。
結果的に、業務の効率が向上するかもしれません。
■概要
Zoho CRMで新しい見込み客が作成または更新された場合、自動的に指定のLINE WORKSのトークルームに通知します。
通知内容や送信先のLINE WORKSルームはカスタマイズ可能です。
■設定方法
・Zoho CRM、LINE WORKS、Yoomを連携してください。
・Zoho CRMの「見込み客が作成または更新されたら」というトリガーでzohoドメインを設定してください。
・LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のルーム、メッセージ内容の設定を行ってください。
■注意事項
・Zoho CRM、LINE WORKSそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・LINE WORKSの投稿先のトークルームや通知内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
3.Zoho CRMで取引先が作成されたら、kintoneにレコードを追加する
Zoho CRMとkintoneを活用して営業を行っている場合、情報の統一のため転記作業が発生します。
このテンプレートを活用すれば、転記作業を自動化でき、情報を一元管理することが可能になるでしょう。
事務作業の手間を省くことができれば、顧客対応などの重要な業務に時間を効率的に使うことが期待できます。
■概要
Zoho CRMで取引先が作成されたら、kintoneにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoho CRMとkintoneの両方を利用する営業・顧客管理チーム
・Zoho CRMで作成した取引先情報をkintoneにも自動で反映させたい方
・取引先情報の二重入力を避けて作業効率を向上させたい方
・Zoho CRMとkintoneで顧客情報を一元管理したい方
2.Zoho CRMを主に利用する営業担当者
・kintoneで顧客情報に基づいたタスク管理や進捗管理を行いたい方
・Zoho CRMの取引先情報をkintoneに連携させることで、より詳細な情報管理を行いたい方
3.kintoneを主に利用するバックオフィス担当者
・Zoho CRMで登録された取引先情報をkintoneで自動的に把握したい方
・Zoho CRMとkintoneの連携によって顧客管理の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMは顧客管理のツールですが、その情報を他のシステムでも活用したいケースは少なくありません。kintoneのような多機能な業務管理ツールと連携することで、顧客情報をより広範な業務プロセスに組み込み効率化を図ることができます。しかし、Zoho CRMとkintoneを別々に運用している場合はZoho CRMで作成された取引先情報を手動でkintoneに転記する必要があり、手間とかかり転記ミスや情報漏れの可能性も否定できません。
このフローを活用すれば、Zoho CRMとkintoneの情報連携が自動化されることにより手作業による転記が不要になります。これにより業務効率が大幅に向上し、人的なミスの軽減を図ることもできます。
■注意事項
・Zoho CRM、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoho CRMとkintoneを連携すると入力作業を自動化でき、事務作業の労力や手間を軽減することが期待できます。
また、自動的にZoho CRMの情報がkintoneに追加されるため、両ツールの情報を一元管理することが可能になります。
さらにYoomを活用すると、アプリの連携がノーコードで行え、フローボット作成もできます。
難しい知識が不要でフローボットを簡単に作成できるのがYoomの魅力です。
この機会にZoho CRMとkintoneを連携して、タスク管理を容易にしませんか？
Yoomのアカウント発行はこちらから。
