Zoomは誰でも簡単に参加できるWeb会議システムとして、世界中で利用されています。
ビジネスにおいては、会議や研修、セミナー、面接などで用いられ、参加者どうしが顔を見ながら会話できることで、電話やチャットだけで話を進めるよりコミュニケーションをとりやすいという利点があります。
離れた場所で事業を行う取引先、行き来が難しい立地にある事業所やリモートワークで働く自社の従業員、日本や世界の各地からアクセスするウェビナー参加者など、対面で話をするのは難しい相手とのスムーズなやりとりが可能です。
Zoomなら、移動コストを考えることなく、オンラインでの対話が行える。それだけでも業務における大きなメリットですが、Zoomミーティングの開催手配や終了後の情報のとりまとめを面倒には感じてはいないでしょうか？
開催日程の調整や決定後の連絡、終了後の議事録の作成、議事録の管理など、定型業務ではあるものの、開催頻度が高くなるにつれ多くの時間がかかってしまいます。
そこで、おすすめするのがZoomと他のアプリの連携です。
Zoomミーティングのスケジュール調整や通知、議事録の管理に用いるアプリケーションをあらかじめZoomと連携し業務工程を自動化できれば、Zoomミーティング開催前後の業務に手間取ることがなくなるのです。資料作成や進行手順の検討など、開催時に最も必要となる業務に集中することができます。
Zoomと他アプリの連携や自動化の設定には、ぜひYoomをご利用ください。
Yoomであれば、プログラミングなどの専門知識や技術がなくても、簡単な操作で設定を行うことができます。
事前準備やミーティング終了後の業務を卒なくこなし、ミーティング本番を実りあるものにしましょう。
ユースケースごとに参考となるテンプレートも紹介しますので、取り組んでみたい業務フローをよくご確認ください。テンプレートがあれば、Yoomでの業務フロー自動化の設定をさらに簡単に行うことができます。
ZoomミーティングのURL発行や、スケジューラーへの開催予定の追記、それらの参加者への通知などを自動で行うことが可能です。
Yoomを使えば、複数のアプリを開いて開催の設定やカレンダー登録、通知文の作成などを行わずとも、メールやデータベースの情報などをもとに全ての業務フローを自動で行うことができます。また、定期開催の設定や、CRMとの連携によるウェビナー登録者の自動追加を行うことも可能です。
開催日程やURLの情報は自動で同期されるため、手作業にありがちな転記ミスを防げます。スケジューラーへの追記や通知送信の自動化においては、連絡もれも防止できます。
連絡誤りのため参加できない、などというリスクを防ぐためにも、開催準備は自動化すると良いでしょう。
Zoomミーティング終了後、そのレコーディング情報を自動共有することができます。
Zoomのクラウド上に保存したままURLを共有することも、ダウンロードして自社が使っているストレージに格納し、保存先の情報を共有することも、どちらとも可能です。
当日参加できなかった人の後追い視聴や、他業務に使うための再視聴などの可能性を考え、事前に、レコーディングと関係者への自動共有の設定を行っておきましょう。
ストレージへ自動保存する場合は、ファイル名やフォルダ名をミーティング日時などの情報から設定しておけば、ファイル管理を効率的に行うことができます。
Yoomで連携することで、チャットツールやメールなど、共有方法は自社のコミュニケーション手段に合ったものから選んで簡単に設定できます。
Zoomミーティング終了後、レコーディング情報から文字起こしと要約をYoomのAI機能を用いて行い、その結果を他のアプリに同期することができます。
データベースへの追記はもちろん、タスク管理のアプリへのタスク追加や、チャットツールでの通知、議事録として個別に保存することなども可能です。
ミーティングの時間が長いほど議事録の作成にかかる時間が膨大になるため、AIでの文字起こしや要約によって業務は大きく効率化されます。
また、議事録をもとに行う次の業務をスムーズに進めるため、要約結果の保存や共有までを自動化しておくことをおすすめします。
Yoomを用いてZoomと他のアプリを連携することで、Zoomミーティング開催前後の業務を自動化することが可能となります。
Zoomは、会議や研修、セミナー、面接などを行う際、遠隔地にいる相手とでもオンラインで顔を見ながら対話できる便利なツールであり、これからもビジネスで利用する頻度は多いことが予測されます。
開催前の準備や開催後の情報取りまとめに関する定型業務を自動化し、人の手がどうしても必要になる資料の作成やミーティングの進行に集中できるようにしましょう。
今回ご紹介したZoom以外にも、Yoomによって連携と自動化を行うことができるアプリはたくさんあります。
ミーティング関連だけでなく、連絡やデータベース管理などの日常業務から、営業やマーケティングなどの個別担当業務まで、あらゆる業務を自動化し効率的に進められる可能性があります。この機会にぜひYoomを利用して、業務の自動化を進めましょう！
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