Zoomでミーティングが作成されたら、Microsoft Excelに追加する
試してみる
「Zoomで開催するミーティングやウェビナーの情報を、毎回手作業でMicrosoft Excelに転記している」
このように、オンラインミーティングツールとして広く利用されているZoomと、表計算ソフトの定番であるMicrosoft Excelの間で、手作業によるデータ連携に手間や課題を感じていませんか？
もし、Zoomで新しい予定が作成されたり、ウェビナーに参加者が登録されたりしたタイミングで、自動的にMicrosoft Excelのシートに情報が記録される仕組み があれば、こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスによるトラブルを防ぎ、より創造的な業務に時間を使うことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できる ので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率的に進めましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoomとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Zoomでミーティングが作成されたら、Microsoft Excelに追加する
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ZoomとMicrosoft Excelを連携してできること
ZoomとMicrosoft ExcelのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた両ツール間のデータ転記作業を自動化できるため、業務効率の向上が見込めます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Zoomでミーティングが作成されたら、Microsoft Excelに追加する
Zoomで新しいミーティングを設定するたびに、その情報を手作業でMicrosoft Excelの管理表にコピー＆ペーストする作業は、単純ながらも時間と手間がかかり、入力ミスも発生しがちです。
この連携を利用することで、Zoomでミーティングが作成されると、その議題や開催日時、参加用URLといった情報が自動的に指定のMicrosoft Excelファイルに行として追加される ため、手作業による転記の手間とミスを排除し、常に最新のミーティング情報を正確に管理できます！
Zoomでミーティングが作成されたら、Microsoft Excelに追加する
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Zoomのウェビナーに出席者または参加者が参加したら、Microsoft Excelに追加する
ウェビナー開催後、参加者の情報を手作業でリスト化し、フォローアップの準備をするのは大変な作業です。
この自動化を設定すれば、Zoomウェビナーに参加者が参加した瞬間に、その氏名やメールアドレスなどの情報がリアルタイムでMicrosoft Excelシートに自動で追加される ので、手作業でのリスト作成の手間や転記ミスがなくなり、迅速な営業フォローやマーケティング活動へと繋げやすくなりますね！
Zoomのウェビナーに出席者または参加者が参加したら、Microsoft Excelに追加する
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ZoomとMicrosoft Excelの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にZoomとMicrosoft Excelを連携したフローを作成していきましょう。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Zoomでミーティングが作成されたら、Microsoft Excelに追加する」フローを作成していきます！
ZoomとMicrosoft Excelをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Zoomのトリガー設定、AIによるテキスト生成機能、Microsoft Excelのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Zoomでミーティングが作成されたら、Microsoft Excelに追加する
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ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Zoomの連携
検索ボックスにZoom（OAuth）と入力し、Zoom（OAuth）のアイコンをクリックします。
Client ID、Client secretを入力し、「追加」をクリックします。Client IDとClient secretの取得方法はこちら をご確認ください。
[注意事項]Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Microsoft Excelの連携
検索ボックスにMicrosoft Excelと入力し、Microsoft Excelのアイコンをクリックします。
連携したいアカウントを選択してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
〈注意事項〉
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Zoomでミーティングが作成されたら、Microsoft Excelに追加する
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1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
ステップ3：Zoomのトリガー設定
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
連携アカウントとアクションの選択画面になるので、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更してOKです。
設定が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、Zoomの管理画面で設定を行なってください。
ZoomのWebhook登録方法
下へ進み、特定のホストが主催するミーティングをトリガーとしたい場合はホストIDを入力します。
入力が終わったら、テスト操作のためZoomでミーティングを作成してください。
その後、Yoom画面に戻り「テスト」をクリックしたら、成功するか確認しましょう。
最後に「保存する」をクリックして次へ進みましょう。
ステップ4：AIによるテキスト生成機能
次に、先ほど取得した値の日時表記を修正する設定を行います。下記赤枠を選択してください。
「タイトル」は任意で編集してください。
AIに対して具体的な指示を設定していきましょう。こちら をご覧ください。
「言語」も、入力欄下の注釈を参考にして、必要であれば入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。下記のように指示した通りの結果が反映していればOKです!
ステップ5：Microsoft Excelのアクション設定
続いて、Zoomのミーティング情報をMicrosoft Excelにレコード追加する設定をしましょう。赤枠の「レコードを追加する」をクリックしてください。
画面が遷移するので、操作するMicrosoft Excelについて設定しましょう!
Microsoft Excelの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
画面を下に進み、データベースの連携欄を入力していきましょう。下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。こちら をご覧ください。
ファイルの保存場所：Microsoft Excelを保存した場所を、プルダウンで選択してください。
ドライブID：入力欄をクリックすると、下記のように候補が表示されますので、対象のドライブIDを選択してください。
アイテムID：こちらも入力欄をクリックして、先ほど作成したMicrosoft Excelのファイル名を選択しましょう。
シート名：先ほどと同様に、入力欄をクリックして候補から対象のシートを選択してください。
テーブル範囲：レコードの取得において、範囲指定したい場合は入力しましょう。
各項目を入力したら、「次へ」を押して進みましょう。
次の画面では、先ほど設定したMicrosoft Excelに追加するレコードを設定していきます。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、Microsoft Excelにレコードが追加されているはずなので確認してください。下記のように指定したデータが反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
ZoomやMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例 今回ご紹介した連携以外でも、ZoomやMicrosoft ExcelのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
Zoomを使った便利な自動化例 Zoomでのミーティング終了をきっかけに、議事録をNotionへ保存したり、録画URLをSlackへ通知するなどの自動化が可能です。シームレスに管理 できますね！
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加する
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Salesforceから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
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Zoomでミーティングが終了したら、SlackにレコーディングURLを通知
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Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしデータをNotionに保存する
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Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する
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Microsoft Excelを使った便利な自動化例 Microsoft Excelはさまざまなツールと連携して、日々の記録業務やデータ整理を効率化できます。
HubSpotやMicrosoft SharePoint、Microsoft Teamsと組み合わせれば、マーケティングや営業支援、社内通知の自動化にも活用できます。手作業での転記を省き、より正確かつ迅速な情報管理が実現します！
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納する
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Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、Microsoft Excelにファイル情報を追加する
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HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加する
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Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する
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指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してMicrosoft Teamsに通知する
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まとめ
この記事では、ZoomとMicrosoft Excelを連携させ、日々の業務を自動化する方法についてご紹介しました。
この連携を活用することで、これまで手作業で行っていたミーティング情報や参加者リストのMicrosoft Excelへの転記作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぐことができるはずです！
これにより、担当者は単純作業に追われることなく、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使うことで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に実現できます。 もし今回の内容で自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら から無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
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