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「Zoomで開催するミーティングやウェビナーの情報を、毎回手作業でMicrosoft Excelに転記している」
「参加者リストを作成するのが地味に時間がかかって面倒…」
このように、オンラインミーティングツールとして広く利用されているZoomと、表計算ソフトの定番であるMicrosoft Excelの間で、手作業によるデータ連携に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Zoomで新しい予定が作成されたり、ウェビナーに参加者が登録されたりしたタイミングで、自動的にMicrosoft Excelのシートに情報が記録される仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスによるトラブルを防ぎ、より創造的な業務に時間を使うことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率的に進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ZoomとMicrosoft Excelを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ZoomとMicrosoft ExcelのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた両ツール間のデータ転記作業を自動化できるため、業務効率の向上が見込めます。
例えば、Zoomで作成されたミーティング情報を自動でMicrosoft Excelの管理表に追記したり、ウェビナーの参加者リストを自動で作成可能です。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Zoomで新しいミーティングを設定するたびに、その情報を手作業でMicrosoft Excelの管理表にコピー＆ペーストする作業は、単純ながらも時間と手間がかかり、入力ミスも発生しがちです。
この連携を利用することで、<span class="mark-yellow">Zoomでミーティングが作成されると、その議題や開催日時、参加用URLといった情報が自動的に指定のMicrosoft Excelファイルに行として追加される</span>ため、手作業による転記の手間とミスを排除し、常に最新のミーティング情報を正確に管理できます！
ウェビナー開催後、参加者の情報を手作業でリスト化し、フォローアップの準備をするのは大変な作業です。
この自動化を設定すれば、<span class="mark-yellow">Zoomウェビナーに参加者が参加した瞬間に、その氏名やメールアドレスなどの情報がリアルタイムでMicrosoft Excelシートに自動で追加される</span>ので、手作業でのリスト作成の手間や転記ミスがなくなり、迅速な営業フォローやマーケティング活動へと繋げやすくなりますね！
それでは、実際にZoomとMicrosoft Excelを連携したフローを作成していきましょう。
今回は、業務自動化をノーコードで実現できるツール「Yoom」を使用して連携フローを作成しますので、プログラミングの知識は一切不要です。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Zoomでミーティングが作成されたら、Microsoft Excelに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Zoomの連携
検索ボックスにZoom（OAuth）と入力し、Zoom（OAuth）のアイコンをクリックします。
Client ID、Client secretを入力し、「追加」をクリックします。Client IDとClient secretの取得方法はこちらをご確認ください。
[注意事項]
Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっています。詳しくは以下もチェックしてみてください。
Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Microsoft Excelの連携
検索ボックスにMicrosoft Excelと入力し、Microsoft Excelのアイコンをクリックします。
連携したいアカウントを選択してください。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
連携アカウントとアクションの選択画面になるので、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更してOKです。
アクションは、テンプレート通りに「ミーティングが作成されたら（Webhook）」のままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、Zoomの管理画面で設定を行なってください。
下へ進み、特定のホストが主催するミーティングをトリガーとしたい場合はホストIDを入力します。
入力が終わったら、テスト操作のためZoomでミーティングを作成してください。
その後、Yoom画面に戻り「テスト」をクリックしたら、成功するか確認しましょう。
先ほど作成したZoomのミーティング内容がアウトプットされていればOKです!(今回はテスト操作のため、下記の画像には値が入力されていませんが、実際には値が入力されているはずです。)
最後に「保存する」をクリックして次へ進みましょう。
次に、先ほど取得した値の日時表記を修正する設定を行います。下記赤枠を選択してください。
「タイトル」は任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「テキストを生成｜（500文字以内）（3タスク）」が選択されています。必要に応じて、（）内に表記されている文字数と消費タスク量に注意し、変更してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
AIに対して具体的な指示を設定していきましょう。
今回は、Zoomの開始日時の表示形式を変更したいため、「プロンプト」の入力欄をクリックして下図のように選択しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
「言語」も、入力欄下の注釈を参考にして、必要であれば入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。下記のように指示した通りの結果が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
続いて、Zoomのミーティング情報をMicrosoft Excelにレコード追加する設定をしましょう。赤枠の「レコードを追加する」をクリックしてください。
画面が遷移するので、操作するMicrosoft Excelについて設定しましょう!
まだ、対象のMicrosoft Excelを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなMicrosoft Excelを作成したので、こちらにレコードを追加するように設定していきたいと思います。
Microsoft Excelの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
まずは、タイトルとアクションを前のステップと同じように任意で修正・確認してください。
画面を下に進み、データベースの連携欄を入力していきましょう。下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
※データベースを操作するオペレーションの設定に関して、詳しくはこちらをご覧ください。
各項目を入力したら、「次へ」を押して進みましょう。
次の画面では、先ほど設定したMicrosoft Excelに追加するレコードを設定していきます。
「追加するレコードの値」の、それぞれの項目欄をクリックすると下記のようなアウトプットが表示されます。お好みに合わせてそれぞれの項目を入力してください。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、Microsoft Excelにレコードが追加されているはずなので確認してください。下記のように指定したデータが反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回ご紹介した連携以外でも、ZoomやMicrosoft ExcelのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Zoomでのミーティング終了をきっかけに、議事録をNotionへ保存したり、録画URLをSlackへ通知するなどの自動化が可能です。
Googleスプレッドシートからウェビナー登録者を追加したり、Salesforceから直接Zoom会議URLを作成することで、会議準備の手間も削減できます。録画データをDropboxに自動保存するなど、会議後の対応までシームレスに管理できますね！
Microsoft Excelはさまざまなツールと連携して、日々の記録業務やデータ整理を効率化できます。
たとえば、Outlookで受信したメール内容をExcelに記録したり、Gmailで受け取ったアンケート結果を自動で格納することが可能です。
HubSpotやMicrosoft SharePoint、Teamsと組み合わせれば、マーケティングや営業支援、社内通知の自動化にも活用できます。手作業での転記を省き、より正確かつ迅速な情報管理が実現します！
この記事では、ZoomとMicrosoft Excelを連携させ、日々の業務を自動化する方法についてご紹介しました。
この連携を活用することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたミーティング情報や参加者リストのMicrosoft Excelへの転記作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぐことができるはずです！</span>
これにより、担当者は単純作業に追われることなく、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使うことで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に実現できます。
もし今回の内容で自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
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