文字起こし機能を活用して、Zoomでの会議内容を要約しBacklogに課題を登録する方法

ステップ1：ZoomとBacklogをマイアプリ連携

まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

アプリの検索ウィンドウが出てきたら、それぞれのアプリ名で検索をしましょう。

Zoomのマイアプリ連携

Zoomのマイアプリ連携には、「Client ID」と「Client secret」の入力が必要です。

最初に、Zoom App Marketplaceでアプリを作成します。
「Development」→「Build App」と進んでください。

「General App」→「Create」と進み、左上の鉛筆マークからアプリ名を設定します。

「Select how the app is managed」から、以下のリンクを参考に詳細設定を進めていきます。

Zoom（OAuth）およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法

設定が完了したら、取得した「Client ID」と「Client secret」をYoomの画面に貼り付けてマイアプリ登録をしましょう。

Backlogのマイアプリ連携

Backlogのマイアプリ連携には、ドメインの入力が必要です。
ログインをして、URLから取得しましょう。

「追加」をクリックするとアクセスの許可を求められます。

「許可する」をクリックするとマイアプリ連携完了です。

マイアプリ一覧に追加されてることを確認したら、フローの詳細設定に移ります。
下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。

ステップ2：アプリトリガーを設定

最初の設定は「ミーティングが終了したら」です。
Zoomでミーティングが終了したら、フローが動き始めるように設定します。

1ページ目には、マイアプリ連携をしたZoomのアカウント情報が反映されています。

必要であればタイトルの修正をし、アカウント情報を確認したら次に進んでください。

次のページでは、トリガーの起動間隔を設定します。

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トリガーの起動間隔は5分から60分まで選択でき、設定した時間ごとにZoomミーティング終了を確認します。
なお、トリガーの起動間隔はプランによって選択できない場合があるので、注意してください。

マイアプリ連携をしたZoomアカウントで使用しているメールアドレスを入力し、設定用のミーティングを短く実施したのちに「テスト」をクリックしてください。

‍Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。

テストが成功するとアウトプットが取得できます。

実際には上記画像の項目の横にIDなどの具体的な値が反映されます。
確認ができたら「保存する」をクリックして、アプリトリガー設定は完了です。

ステップ3：レコーディング情報取得の設定

続いての設定は「ミーティングのレコーディング情報を取得」です。
先ほど実施したミーティングの内容を、文字起こしのために取得します。

1ページ目は先ほど同様に、タイトルの修正とアカウント情報の確認のみです。
次に進むと、ミーティングIDのアウトプットが反映されているので、そのまま「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、ミーティング内容のアウトプットが取得できます。

トピックや会議時間など、具体的な内容が反映されていることを確認したら「保存する」をクリックして、ミーティング情報取得の設定は完了です。

ステップ4：レコーディングファイルをダウンロードする設定

次は「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」の設定です。
まずはこれまで同様に、タイトルの修正とアカウント情報を確認してください。

次に、ファイルのダウンロード設定を行います。

先ほど取得したアウトプットが反映されているので、そのまま「テスト」をクリックしてください。

ダウンロードしたファイルのアウトプットが取得できていたら「保存する」でここまでの設定は完了です。

ステップ5：音声データを文字起こしするための設定

続いては「音声データを文字起こしする」の設定です。

このフローで使用するAIオペレーション(文字起こし・要約)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。

有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。

まずは、アクションの設定を行いましょう。

ミーティングの時間とタスク量を加味しながらアクションを設定し、次に進んでください。

ファイルの添付方法は、1つ前の設定で取得したアウトプットを活用するので、上記のように設定します。
設定をしたら「テスト」をクリックして解析結果のアウトプットを取得しましょう。

確認ができたら「保存する」で文字起こしのための設定は完了です。

ステップ6：データの要約をする設定

続いては「要約する」の設定です。
要約のためのアクションを設定しましょう。

GTPの種類や、タスク量からアクションを選択したら次に進んでください。

次に、要約の詳細設定を行います。

要約対象のテキストはアウトプットが反映されているので、そのままで問題ありません。
文字数と要約の条件は、必要に応じて設定をしてください。

要約の条件は、GPTへの指示なのでわかりやすく記載するようにしましょう。
設定ができたら「テスト」をクリックして、指示通りにミーティング内容が要約されるか確認します。

テストが成功したら「保存する」をクリックして、要約の設定は完了です。

ステップ7：Backlogに課題を追加するための設定

最後の設定は「課題を追加する」です。
これまでに取得・要約したミーティングの内容をBacklogに反映させましょう。

1ページ目は、アカウント情報の確認とタイトルの修正のみで次に進んでください。

次に、課題追加のための詳細設定を行います。

各必須項目と、必要な情報をアウトプットを活用しながら入力してください。
すべて入力ができたら「テスト」をクリックし、Backlogに課題が追加されるか確認します。

Backlogへの課題追加とともに、アウトプットで課題IDが取得できていれば「保存する」をクリックして設定完了です。
最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。

これでZoomミーティングが終了したら、自動で内容を要約しBacklogにタスク追加されるようになりました。
設定したフローは以下のものです。

Zoomと文字起こし機能を使ったその他の自動化例

YoomにはZoomと文字起こし機能を活用したフローがほかにもいくつかあるので、ご紹介します。

Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Google Chatに通知する

Zoomでの会議終了をトリガーに、議事録を自動で文字起こしし、AIが要約を生成してGoogle Chatに通知するフローです。この仕組みにより、会議の要点共有がスムーズになり、チームメンバー全員が情報を簡単に把握できる環境が期待されます。リモートワークで情報共有を効率化したい方におすすめです。

Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録する

Zoomでの会議終了後、会議内容を自動で文字起こし・要約し、ホットプロファイルの報告管理に登録するフローです。これにより、営業報告やプロジェクト管理が正確かつ効率的に行えるようになることが見込まれます。報告業務を効率化したい営業職の方に特におすすめです。

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Zoomが終了したら要約してGoogle スプレッドシートに追加する

Zoomでの会議終了をきっかけに、AIが会議内容を要約し、Google スプレッドシートに自動で記録するフローです。このプロセスにより、データ管理が効率化し、過去の会議内容を簡単に検索・参照できる環境が期待されます。議事録の管理をシンプルにしたい方におすすめです。

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まとめ

Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくてもZoomとBacklogを連携し、会議後のタスクを簡単に自動化できます。煩雑な議事録作成や情報共有の手間を軽減し、プロジェクト全体の効率化が期待できるのは大きな魅力でしょう。

また、Yoomには他にもさまざまな自動化テンプレートが用意されており、業務の幅広い課題を解決できる可能性があります。これを機に、Yoomに無料登録して、よりスマートな業務管理を始めてみましょう。

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