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Zoomとdirectを連携して、Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、directに通知する方法
IT技術の発達に伴い、リモートワークにおける社内会議はもちろん、遠方の企業との商談などもZoomで行われることは珍しくありません。このようなシーンに便利なのが、Zoomミーティングの音声を要約する自動化です。
この自動化を導入することにより、Zoom会議の内容が自動で要約されるため、議事録の作成にかかる時間を大幅に短縮できる可能性があります。
さらに要約された会議データはコミュニケーションツールのdirectに通知されるため、ミーティング内容を素早く共有できるのではないでしょうか。
これらの自動化はプログラミング不要で導入可能です。ぜひこの機会にお役立てください。
こんな方におすすめ
- directを使用しているチーム
- Zoom会議を頻繁に行う企業
- Zoom会議の内容を手動で要約することが多い方
- Zoom会議の内容を素早く共有したいリーダー
- 長時間に及ぶ会議の議事録作成を素早く完了させたい方
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、directに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Zoomで終了したミーティングを文字起こし・要約してdirectに通知する方法
まず、ZoomのAPIを活用してクラウドレコーディングされた会議データを取得します。次にYoomのAPIを用いてそのデータを受け取り、AIで文字起こしをした後に要約を行います。
最後にdirectのAPIを用いて要約結果を受け取ることで、これらの自動化が実現可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に導入できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
- Zoomとdirectをマイアプリ連携
- Zoomを起動し、クラウドレコーディングのデータを取得してダウンロードする設定
- 文字起こしと要約を行い、directに送信する設定
- トリガーボタンをONにして、Zoom・AI機能・directの連携動作を確認
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
■概要
Zoomでのミーティング後、レコーディングデータから議事録を作成し、関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、文字起こしや要約には多くの時間を要し、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をトリガーに、音声データの文字起こしからAIによる要約、directへの通知までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、議事録作成にかかる時間を削減したいと考えている方
- 会議内容の共有を迅速に行い、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
- 手作業による文字起こしや要約の負担を減らし、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング後の文字起こしから要約、通知までが自動処理されるため、議事録作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による文字の起こし間違いや要約の抜け漏れ、共有忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとdirectをYoomと連携します。
- トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、対象のレコーディング情報を取得します。
- 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションで、音声ファイルを取得します。
- AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声データをテキストに変換します。
- AI機能の「要約する」アクションで、文字起こしされたテキストを要約します。
- 最後に、directの「directに通知する」アクションで、生成された要約を指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「要約する」オペレーションでは、箇条書きや文章形式など、どのように要約するかを任意で設定することが可能です。
- directの「directに通知する」オペレーションでは、通知先のユーザーやグループを指定できる他、メッセージ内容に固定のテキストを入れたり、前段のオペレーションで取得した要約データなどを動的な値として埋め込むといったカスタムが可能です。
■注意事項
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Zoomでのミーティング後、レコーディングデータから議事録を作成し、関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、文字起こしや要約には多くの時間を要し、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をトリガーに、音声データの文字起こしからAIによる要約、directへの通知までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、議事録作成にかかる時間を削減したいと考えている方
- 会議内容の共有を迅速に行い、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
- 手作業による文字起こしや要約の負担を減らし、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング後の文字起こしから要約、通知までが自動処理されるため、議事録作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による文字の起こし間違いや要約の抜け漏れ、共有忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとdirectをYoomと連携します。
- トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、対象のレコーディング情報を取得します。
- 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションで、音声ファイルを取得します。
- AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声データをテキストに変換します。
- AI機能の「要約する」アクションで、文字起こしされたテキストを要約します。
- 最後に、directの「directに通知する」アクションで、生成された要約を指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「要約する」オペレーションでは、箇条書きや文章形式など、どのように要約するかを任意で設定することが可能です。
- directの「directに通知する」オペレーションでは、通知先のユーザーやグループを指定できる他、メッセージ内容に固定のテキストを入れたり、前段のオペレーションで取得した要約データなどを動的な値として埋め込むといったカスタムが可能です。
■注意事項
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
ステップ1：Zoomとdirectをマイアプリ連携
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
ZoomとYoomの連携
1.検索する
Zoomを検索し、Zoomのアイコンをクリックします。
2必須項目を入力する
必須項目を入力します。
Zoomをマイアプリに登録するためには、「Client ID」と「Client secret」が必要です。
詳細はZoom（OAuth）のマイアプリ登録方法をご確認ください。
また、上記はの連携方法は、ZoomのAdmin-managedの権限範囲での連携となります。
User-managedの権限範囲で連携したい場合はこちらをご参照ください。
3.連携完了
必須項目を入力後右下の追加ボタンをクリックします。
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
directとYoomの連携
1.検索する
directを検索します。
2.必須項目の入力
必須項目を入力します。これらの必須項目はdirectのアプリケーション登録ページから取得可能です。
尚、アプリケーション登録時は赤枠の情報を基に入力を行います。
3.追加する
入力ができたら右下の追加ボタンを押します。
上記の表示が出たら連携完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
■概要
Zoomでのミーティング後、レコーディングデータから議事録を作成し、関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、文字起こしや要約には多くの時間を要し、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をトリガーに、音声データの文字起こしからAIによる要約、directへの通知までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、議事録作成にかかる時間を削減したいと考えている方
- 会議内容の共有を迅速に行い、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
- 手作業による文字起こしや要約の負担を減らし、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング後の文字起こしから要約、通知までが自動処理されるため、議事録作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による文字の起こし間違いや要約の抜け漏れ、共有忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとdirectをYoomと連携します。
- トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、対象のレコーディング情報を取得します。
- 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションで、音声ファイルを取得します。
- AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声データをテキストに変換します。
- AI機能の「要約する」アクションで、文字起こしされたテキストを要約します。
- 最後に、directの「directに通知する」アクションで、生成された要約を指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「要約する」オペレーションでは、箇条書きや文章形式など、どのように要約するかを任意で設定することが可能です。
- directの「directに通知する」オペレーションでは、通知先のユーザーやグループを指定できる他、メッセージ内容に固定のテキストを入れたり、前段のオペレーションで取得した要約データなどを動的な値として埋め込むといったカスタムが可能です。
■注意事項
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Zoomでのミーティング後、レコーディングデータから議事録を作成し、関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、文字起こしや要約には多くの時間を要し、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をトリガーに、音声データの文字起こしからAIによる要約、directへの通知までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、議事録作成にかかる時間を削減したいと考えている方
- 会議内容の共有を迅速に行い、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
- 手作業による文字起こしや要約の負担を減らし、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング後の文字起こしから要約、通知までが自動処理されるため、議事録作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による文字の起こし間違いや要約の抜け漏れ、共有忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとdirectをYoomと連携します。
- トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、対象のレコーディング情報を取得します。
- 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションで、音声ファイルを取得します。
- AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声データをテキストに変換します。
- AI機能の「要約する」アクションで、文字起こしされたテキストを要約します。
- 最後に、directの「directに通知する」アクションで、生成された要約を指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「要約する」オペレーションでは、箇条書きや文章形式など、どのように要約するかを任意で設定することが可能です。
- directの「directに通知する」オペレーションでは、通知先のユーザーやグループを指定できる他、メッセージ内容に固定のテキストを入れたり、前段のオペレーションで取得した要約データなどを動的な値として埋め込むといったカスタムが可能です。
■注意事項
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
ステップ3：Zoomを起動し、クラウドレコーディングのデータを取得してダウンロードする設定
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、directに通知する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
「ミーティングが終了したら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了済みのため、次へを押しましょう。
4.トリガーの起動間隔の設定
トリガーの起動間隔を指定します。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.アドレスの入力
ボックス下部の補足に従い、設定しましょう。
6.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
続けて、ミーティングのレコーディング情報を取得する設定を行います。
1.アプリと連携する
「ミーティングのレコーディング情報を取得」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
2.内容の確認
テンプレートを使用しているため設定は完了しています。画像と同じ状態になっているか確認をしましょう。
画面と同じになっていたらテストボタンを押し、テスト成功と表示されたら保存をクリックしてください。
続けて、ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする設定を行います。
1.アプリと連携する
「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.内容の確認
この設定に関しても、先ほどと同じように完了しています。画像と同じ状態になっているか確認をしましょう。
画面と同じになっていたらテストボタンを押し、テスト成功と表示されたら保存をクリックしてください。
ステップ4：文字起こしと要約を行い、directに送信する設定
1.文字起こしする
「音声データを文字起こしする」を選択してください。
次へをクリックします。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2.ファイルの添付
先ほどダウンロードしたファイルを添付します。
画像のようにプルダウンから「ダウンロードしたファイル」を選択してください。
3.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。
続けて、要約の設定を行います。
1.要約する
「要約する」を選択してください。
次へを押します。
2.内容の設定
どのような内容を要約するのか設定を行います。
テンプレートを活用しているため、画像のようにデータが挿入されています。
同じ状態になっているか確認をしましょう。
文字数は任意で設定してください。
また、詳細なプロンプトを定めることも可能です。
「要点のみを箇条書きしてください」などの指定をすることで、要約結果が読みやすくなるため、任意で設定をすることをおすすめします。
3.テストの実行
メッセージの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。
最後に、directへ通知する設定を行います。
1.アプリと連携する
「directに通知する」を選択してください。
2.IDの入力
どのトークに送信するか指定します。
ボックス下部の補足の通りに設定を行ってください。
3.メッセージの設定
どのようなメッセージを送信するのか設定しましょう。
ボックスをクリックし、赤枠を選択してください。
画像のように、ミーティングIDが挿入されます。
続けて、要約結果を挿入することもできます。
記号などを用いてレイアウトを整え、文章などを挿入しましょう。
4.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、directに通知する
■概要
Zoomでのミーティング後、レコーディングデータから議事録を作成し、関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、文字起こしや要約には多くの時間を要し、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をトリガーに、音声データの文字起こしからAIによる要約、directへの通知までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、議事録作成にかかる時間を削減したいと考えている方
- 会議内容の共有を迅速に行い、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
- 手作業による文字起こしや要約の負担を減らし、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング後の文字起こしから要約、通知までが自動処理されるため、議事録作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による文字の起こし間違いや要約の抜け漏れ、共有忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとdirectをYoomと連携します。
- トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、対象のレコーディング情報を取得します。
- 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションで、音声ファイルを取得します。
- AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声データをテキストに変換します。
- AI機能の「要約する」アクションで、文字起こしされたテキストを要約します。
- 最後に、directの「directに通知する」アクションで、生成された要約を指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「要約する」オペレーションでは、箇条書きや文章形式など、どのように要約するかを任意で設定することが可能です。
- directの「directに通知する」オペレーションでは、通知先のユーザーやグループを指定できる他、メッセージ内容に固定のテキストを入れたり、前段のオペレーションで取得した要約データなどを動的な値として埋め込むといったカスタムが可能です。
■注意事項
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Zoomでのミーティング後、レコーディングデータから議事録を作成し、関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、文字起こしや要約には多くの時間を要し、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をトリガーに、音声データの文字起こしからAIによる要約、directへの通知までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、議事録作成にかかる時間を削減したいと考えている方
- 会議内容の共有を迅速に行い、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
- 手作業による文字起こしや要約の負担を減らし、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング後の文字起こしから要約、通知までが自動処理されるため、議事録作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による文字の起こし間違いや要約の抜け漏れ、共有忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとdirectをYoomと連携します。
- トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、対象のレコーディング情報を取得します。
- 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションで、音声ファイルを取得します。
- AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声データをテキストに変換します。
- AI機能の「要約する」アクションで、文字起こしされたテキストを要約します。
- 最後に、directの「directに通知する」アクションで、生成された要約を指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「要約する」オペレーションでは、箇条書きや文章形式など、どのように要約するかを任意で設定することが可能です。
- directの「directに通知する」オペレーションでは、通知先のユーザーやグループを指定できる他、メッセージ内容に固定のテキストを入れたり、前段のオペレーションで取得した要約データなどを動的な値として埋め込むといったカスタムが可能です。
■注意事項
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
さらに自動化するには
Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。
アレンジ1：Notionに格納する
要約したデータをNotionの指定したページに格納することもできます。
議事録や商談内容を蓄積している場合は、手作業の手間が解消されるため、効率的にデータ管理が行えるはずです。
もちろん、最後にdirectに通知することも可能です。
この際、要約結果の他、Notionのどのデータベースに保管されたのかという点も通知できるため、メンバーはNotionにアクセスしやすくなる可能性があります。
アレンジ2：Google Driveに保存する
会議データをそのままGoogle Driveに保管できるフローです。
要約結果だけではなく、会議全体の様子を見直すことができるため、先方の細かいニュアンスを読み取ることができるかもしれません。
また、会議に参加できなかったメンバーが見返すことも容易になるでしょう。
Zoomを使ったその他の自動化例
他にも、Zoomを使った自動化の例をいくつか紹介します。
1. 予約フォームの回答を元にZoomミーティングを発行し、Googleカレンダーに予定追加およびメールで連絡する
先方の予約を基に自動でZoom会議を作成します。Googleカレンダーにも登録されるため、スケジュール管理がスムーズになるかもしれません。
■概要予約フォームに回答があるたびに、手動でZoomミーティングを発行し、Googleカレンダーに登録、そして参加者へメールで案内を送る作業は、手間がかかる上にミスも発生しがちです。特に日程調整の件数が多いと、本来の業務を圧迫してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、Zoomミーティングの発行からGoogleカレンダーへの予定追加、Gmailでの通知までの一連の流れが自動化され、日程調整業務を効率化できます。■このテンプレートをおすすめする方- 予約フォームからの日程調整で、Zoom発行やカレンダー登録を手作業で行っている方
- Google スプレッドシートやGmailを活用し、顧客との連絡を効率化したい営業担当者の方
- 手作業による連絡ミスや日程の登録漏れを防ぎたいと考えている全ての方
■このテンプレートを使うメリット- フォームへの回答後、Zoomミーティング発行からGoogleカレンダーへの登録、メール通知までが自動化され、日程調整にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるZoom URLの貼り間違いやカレンダーへの登録漏れ、参加者への連絡忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な日程調整を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシート、Zoom、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「セルに値を入力」アクションを設定し、フォームの回答内容をスプレッドシートに記録します。
- 続けて、Google スプレッドシートの「値を取得する」アクションで、後続の処理に必要な情報を取得します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、Zoomミーティングの情報を含めて予定を登録します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、回答者にミーティングの詳細を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Yoomのフォームトリガーでは、氏名や連絡先、希望日時など、予約に必要な回答項目を自由に設定できます。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、回答を記録したい任意のスプレッドシートIDやタブ名を指定することが可能です。
- Zoomのミーティング作成では、トピック名などにフォームで取得した回答者の氏名といった値を埋め込むなど、自由に設定できます。
- Googleカレンダーへの予定作成時にも、予定のタイトルや概要欄に、前段のオペレーションで取得した値を引用して動的に設定することが可能です。
- Gmailでの通知メールでは、宛先を自由に設定できるほか、本文に固定の案内文を入れたり、フォームの回答内容や発行したZoomのURLを変数として埋め込んだりできます。
■注意事項- Google スプレッドシート、Zoom、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- 予約フォームからの日程調整で、Zoom発行やカレンダー登録を手作業で行っている方
- Google スプレッドシートやGmailを活用し、顧客との連絡を効率化したい営業担当者の方
- 手作業による連絡ミスや日程の登録漏れを防ぎたいと考えている全ての方
- フォームへの回答後、Zoomミーティング発行からGoogleカレンダーへの登録、メール通知までが自動化され、日程調整にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるZoom URLの貼り間違いやカレンダーへの登録漏れ、参加者への連絡忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な日程調整を実現します。
- はじめに、Google スプレッドシート、Zoom、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「セルに値を入力」アクションを設定し、フォームの回答内容をスプレッドシートに記録します。
- 続けて、Google スプレッドシートの「値を取得する」アクションで、後続の処理に必要な情報を取得します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、Zoomミーティングの情報を含めて予定を登録します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、回答者にミーティングの詳細を通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomのフォームトリガーでは、氏名や連絡先、希望日時など、予約に必要な回答項目を自由に設定できます。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、回答を記録したい任意のスプレッドシートIDやタブ名を指定することが可能です。
- Zoomのミーティング作成では、トピック名などにフォームで取得した回答者の氏名といった値を埋め込むなど、自由に設定できます。
- Googleカレンダーへの予定作成時にも、予定のタイトルや概要欄に、前段のオペレーションで取得した値を引用して動的に設定することが可能です。
- Gmailでの通知メールでは、宛先を自由に設定できるほか、本文に固定の案内文を入れたり、フォームの回答内容や発行したZoomのURLを変数として埋め込んだりできます。
- Google スプレッドシート、Zoom、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
2.Zoomのミーティングが終了したら、ウェビナー登録者の一覧を取得しSlackに通知する
ウェビナー登録者の一覧をチームに共有することができます。当日誰が参加したのか一覧で確認できるため、マーケティングや営業データとして活用可能かもしれません。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、Slackの任意の送付先にウェビナー登録者の一覧を通知するフローです。
このフローにより、Zoomにアクセスしなくてもウェビナー登録者の一覧をチームに共有することができます。
また、ウェビナー登録者の一覧の共有漏れなどをなくすことができ、管理の不備や手間を減らすことが可能です。
Slackの通知先や通知文は自由にアレンジいただけます。
■注意事項
・Zoom、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、Slackの任意の送付先にウェビナー登録者の一覧を通知するフローです。
このフローにより、Zoomにアクセスしなくてもウェビナー登録者の一覧をチームに共有することができます。
また、ウェビナー登録者の一覧の共有漏れなどをなくすことができ、管理の不備や手間を減らすことが可能です。
Slackの通知先や通知文は自由にアレンジいただけます。
■注意事項
・Zoom、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
3.特定のスケジュールになったらZoomと連携し、ミーティングを作成する
定例会議などの決まった間隔で開催されるミーティングの作成にお役立てください。
■概要毎週や毎月開催される定例ミーティングなど、定期的なZoomミーティングの設定に手間を感じていませんか。毎回同じ内容でミーティングを作成する作業は単純ですが、多忙な際には設定を忘れてしまうリスクもあり、他の業務を圧迫する要因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定したスケジュールに合わせてZoomのミーティングを自動で作成できるため、こうした課題を解消し、よりスムーズな会議運営を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Zoomで定例会議を主催しており、毎回手動でミーティングを作成している方
- 複数のプロジェクトを管理し、定期的な進捗会議の設定を効率化したいマネージャーの方
- ミーティングの設定忘れを防止し、チーム運営を円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- スケジュールに合わせてZoomミーティングが自動で作成されるため、手作業での設定にかかっていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 人の手による作業をなくすことで、ミーティングの作成忘れや、議題・参加者の設定ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、ZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーに「スケジュールトリガー」を選択し、フローボットを起動したい日時や周期を設定します。
- 次に、オペレーションで「日時・日付の加算減算」を設定し、ミーティングの日時などを調整します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成する」アクションを選択し、議題や参加者などの情報を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーの設定では、フローボットを起動させたい日時や繰り返し周期を任意で設定してください。
- 日時・日付の加算減算オペレーションでは、ミーティングの日時など、変換したい対象の日付や時間を任意で設定可能です。
- Zoomでミーティングを作成する際に、議題となるトピックや参加者のメールアドレスなどを任意の内容で設定してください。
■注意事項- ZoomとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomで定例会議を主催しており、毎回手動でミーティングを作成している方
- 複数のプロジェクトを管理し、定期的な進捗会議の設定を効率化したいマネージャーの方
- ミーティングの設定忘れを防止し、チーム運営を円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせてZoomミーティングが自動で作成されるため、手作業での設定にかかっていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 人の手による作業をなくすことで、ミーティングの作成忘れや、議題・参加者の設定ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーに「スケジュールトリガー」を選択し、フローボットを起動したい日時や周期を設定します。
- 次に、オペレーションで「日時・日付の加算減算」を設定し、ミーティングの日時などを調整します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成する」アクションを選択し、議題や参加者などの情報を設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、フローボットを起動させたい日時や繰り返し周期を任意で設定してください。
- 日時・日付の加算減算オペレーションでは、ミーティングの日時など、変換したい対象の日付や時間を任意で設定可能です。
- Zoomでミーティングを作成する際に、議題となるトピックや参加者のメールアドレスなどを任意の内容で設定してください。
■注意事項
- ZoomとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
Zoomとdirectを連携するメリットと具体例
メリット1: 自動文字起こし・要約による作業時間の削減
今回の連携を導入すれば、Zoom会議の内容を文字起こしした後、要約までもが自動化可能です。さらに要約結果はdirectに送信されるため、一連のフローの作業時間が削減される見込みがあります。
例えば、長時間に及ぶ会議データを要約する場合、必然的に作業時間も長くなってしまいます。そもそも要約作業はAIを活用していたとしても、要約内容の長さによっては回答を待つ時間も比例して長くなり、あまり効率的とは言えなくなってしまうかもしれません。
しかし、今回の連携を行えば、文字起こし・要約・通知という流れが素早く完結するため、かなりのリソースの節約となるはずです。
メリット2: AI要約による内容の統一化
Zoomミーティングの内容はAIにより自動で要約されるため、手動要約に比べて内容に統一性が出る可能性が高まります。
例えば、手動で要約を行う場合、要約者によっては内容に偏りが出てしまう可能性も否めません。時には要約すべき部分を見逃してしまい、重要なデータが共有されない恐れもあるでしょう。
自動化は、このようなヒューマンエラーを回避しやすくする手立てとなります。結果として、誰が読んでも解りやすい要約が可能になるかもしれません。
メリット1: ダイレクトへの素早い通知による共有スピードの向上
今回のフローの最後はdirectに要約内容を送信可能です。そのため、会議内容や商談内容を共有したいメンバーが素早く把握可能になることが期待できます。
例えば、長時間に及ぶZoomミーティングが開催された場合、会議内容をはじめから見直しつつ要約を行うこととなります。これでは時間を要してしまい、メンバーとの共有が遅くなるかもしれません。
そこで今回の自動化を導入すれば、要約と要約データの通知は素早く行われるため、効率的に情報共有が行えるはずです。
まとめ
長時間の会議の内容を文字起こしする作業は、かなり手間のかかるタスクと言えるのではないでしょうか。さらにそれを要約する際は重要なポイントをピックアップしなければならず、それなりの時間を要してしまうはずです。
しかし、今回の連携を導入して自動化を行えば、Zoom会議の内容が要約されるだけではなく、チームで活用しているdirectにも通知されるため、事務作業の手間が大幅に削減可能になるはずです。
Yoomを活用して自動化を導入すれば、業務改善が図れるかもしれません。ぜひこの機会にお試しください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
