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「Zoomの録画データ、毎回手動で保存するの面倒だなぁ…」
なんて思うことありませんか？ミーティングが終わるたびに、録画ファイルのダウンロード・アップロードを繰り返し、他の重要な業務が後回しになってしまう…
そんな課題を解決するのが、ZoomとDropboxの自動連携です！
Zoomミーティングが終了すると同時に、録画データが自動でDropboxに保存される仕組みを作れば、手作業が削減でき、スムーズなデータ管理が見込めます。
もう、「どこに保存したっけ？」と探す時間も不要になります。
この記事では、プログラミング不要で誰でも簡単にできるZoomとDropboxの自動連携方法をご紹介します！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にZoomとDropboxの連携が可能です。
YoomにはあらかじめZoomとDropboxを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要 Zoomでのミーティング後、録画データを手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに保存する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。また、保存のし忘れやファイル名の付け間違いといったミスが発生することもあります。 このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データを自動でDropboxに保存できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ZoomとDropboxを連携してできること
ZoomとDropboxのAPIを連携すれば、Zoomの録画データをDropboxにも自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する
Zoomミーティング終了後、自動でDropboxに録画データが保存されるため、手動での転送作業が不要になります。
録画データが自動で保存されることで、チームメンバーと効率的に情報を共有できます。
■概要 Zoomでのミーティング後、録画データを手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに保存する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。また、保存のし忘れやファイル名の付け間違いといったミスが発生することもあります。 このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データを自動でDropboxに保存できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ZoomとDropboxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にZoomとDropboxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでZoomとDropboxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
■概要 Zoomでのミーティング後、録画データを手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに保存する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。また、保存のし忘れやファイル名の付け間違いといったミスが発生することもあります。 このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データを自動でDropboxに保存できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1:ZoomとDropboxをマイアプリ登録
1.ZoomとDropboxをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。
まず、Zoomのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からZoomを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、Zoomを選択しログインします。
※注意点
Zoomを登録する際は、Client IDとClient secretの値が必要になります。
各値の取得方法については、こちらの記事を参照ください。
3.次はDropboxをマイアプリに登録します。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からDropboxをクリックしてサインインします。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
ステップ2:テンプレートをコピーする
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要 Zoomでのミーティング後、録画データを手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに保存する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。また、保存のし忘れやファイル名の付け間違いといったミスが発生することもあります。 このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データを自動でDropboxに保存できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:Zoomのトリガーアクション設定
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
3.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
4.任意の「メールアドレス」を設定します。
5.設定後に「テスト」を行いましょう！
スクロールすると、以下のようなアウトプットが表示されます。
こちらは後ほどの設定で活用するので、データを確認しましょう。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ4:ミーティングのレコーディング情報を取得する設定
1.続いて、「ミーティングのレコーディング情報を取得」をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
3.「ミーティングID」をアウトプットから選択します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
4.入力後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします！
ステップ5:レコーディングファイルをダウンロードする設定
1.次に、「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
3.「ダウンロードURL」をアウトプットから選択します。
4.入力後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします！
ステップ6:Dropboxにファイルをアップロードする設定
1.次に、「ファイルをアップロード」をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
3.対象の「フォルダのパス」と「ファイル名」を設定していきます。
4.「ファイルの添付方法」を確認します。
5.入力後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします！
ステップ7:トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するかどうかを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
ZoomやDropboxのAPIを使ったその他の自動化例
ZoomやSlackのAPIを活用することでさまざまな業務を自動化可能です。もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Zoomの自動化例
Zoomと連携することで、ミーティングURLを自動で作成し会議相手にメールで送付したり、Zoomミーティングの参加者情報をYoomのデータベースにAPI経由で取得するといったことが可能です。
■概要 Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでユーザーを追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方 ・情報管理に活用している経理部の担当者 ・タスク管理を行い、進捗ごとにコメントを残している営業担当者 2.Zoomを活用してコミュニケーションを図っている方 ・採用面接に使用している人事担当者 ・セミナーの運営企画を行うカスタマーサービス部門 Googleスプレッドシートは情報の一元管理に有効的なツールです。 チーム内の業務進行を滞りなく行いたいと考える方にこのフローは有効的です。 ・Googleスプレッドシート、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。 ◼️概要 フォームに回答されたら、Zoomでミーティングを作成しGmailにメールを送付するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・ZoomとGmailなどのメッセージツールを使用されている方 ・Zoomを使った自動化を試してみたい方 ・チャット通知された内容から自動でZoomのミーティングを作成してみたい方 ■このテンプレートを利用するメリット ・Zoomにアクセスして、手動でミーティングを作成する手間を省略することができます。 ・フォームに回答されたら、自動でZoomのミーティングを作成し、関係者にGmailでメールを送付することができるため、業務の効率化を図ることができます。 ◼️注意事項 ・Gmail、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 Microsoft Teamsのチャンネルにミーティングの内容が投稿されると、Zoomの新しいミーティングURLを作成するフローです。 新しいチャットメッセージがMicrosoft Teamsに投稿があると、ZoomのミーティングURLが即座に作成され、すべての出席者が簡単にアクセスすることができます。 Microsoft TeamsとZoomを連携することで、業務の手間を省くことができます。 ■注意事項 ・Microsoft Teams、ZoomそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・AI機能はチームプラン以上でのご提供となります。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。AI機能などの検証の際はご活用ください。 ■概要 Zoomでミーティングが終了したら自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をDiscordに通知するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Zoomミーティングを頻繁に利用してDiscordで情報共有するチーム ・ミーティングの内容を文字起こしして記録に残したい方 ・議事録作成の手間を省いて業務効率を向上させたい方 ・会議の内容をDiscordでチームメンバーに共有したい方 2.会議の内容を分析・活用したい方 ・文字起こしデータを分析して発言内容や議論の傾向を把握したい方 ・自動要約機能で会議の要点を素早く把握して次のアクションに繋げたい方 会議中にメモを取ることは、議論への集中を妨げたり、重要な情報を見逃したりする可能性があります。 このフローを活用すれば、自動文字起こしによって会議内容が記録されるため、参加メンバーはメモを取る必要がなくなることで議論に集中することができます。また、文字起こしデータはDiscordを通じて自動的に共有されることで会議後すぐに内容を確認したり、欠席者へ共有したりすることが容易になります。 ・Zoom、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。 ■概要 kintoneでレコードが追加されたら、Zoomミーティングを作成してメールを送付するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.イベント等の申込書管理や運営を任されている方 ・イベントプランナーやプロデューサー ・企業の総務部、カスタマーサービス部門の担当者 2.大人数の雇入れを想定した採用活動を行う企業の担当者 ・人事部の採用担当者や事務職員 ・採用の代行を行う企業のご担当者 3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務自動化を目指している中小企業の経営者 ・データの正確性を高めたい事務職員 ■このテンプレートを使うメリット ・kintoneの登録内容から自動でミーティング作成やメール送付を行うので、手作業の手間を省き、ミスを減らすことで業務効率を向上させることができます。 ■注意事項 ・kintone、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートを使うメリット
しかしGoogleスプレッドシートに情報が入力されたら、改めてZoomでユーザーを登録するのは、業務フローの改善を阻害する可能性があります。
Googleスプレッドシートに追加された情報を基に、自動でZoomへユーザーを登録するため、手作業を省くことができます。
手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、業務の進行速度を上げることができます。
■注意事項
■このテンプレートを使うメリット
■注意事項
Dropboxの自動化例
Dropboxと連携することで、メールで届いたファイルをDropboxへ格納したり、Dropboxにフォルダを自動的に生成できます。
■概要 「Dropboxの音声ファイルを文字起こしたら、OpenAIで要約しGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、音声データの管理と活用を効率化する業務ワークフローです。 ■このテンプレートを使うメリット ■概要 HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.営業部門 ・HubSpotで新しく登録されたコンタクト情報を基に、Dropboxで個別フォルダを作成し、顧客情報や関連資料を管理したいチーム ・顧客ごとにフォルダを作成し、ドキュメント管理を効率化したいチーム 2.カスタマーサポートチーム ・新規コンタクトがHubSpotに登録された際に、Dropboxでフォルダを自動生成し、顧客サポート資料ややり取りを一元管理したいチーム 3.マーケティング部門 ・HubSpotで取得したリード情報に基づいて、Dropboxにフォルダを作成し、キャンペーン資料やマーケティング資料を整理したいチーム 4.プロジェクト管理チーム ・新規顧客やパートナー情報をHubSpotで管理し、関連するプロジェクト資料をDropboxで管理したいチーム 5.データ管理チーム ・HubSpotとDropbox間で顧客データの整合性を保ち、一貫した顧客管理を行いたいチーム ■このテンプレートを使うメリット ・自動でDropboxにフォルダが作成されるため、迅速に資料やドキュメントを整理することができます。 ・顧客対応の進捗状況や関連資料をリアルタイムで共有できるため、ミスコミュニケーションが減少し、スムーズな業務進行が可能となります。 ■注意事項 ・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。 ◼️概要 LINE WORKSに投稿されたテキストからデータを抽出しDropboxでフォルダを作成して、作成されたフォルダURLをLINE WORKSに返すフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.LINE WORKSとDropboxを併用している部署 ・LINE WORKSでの会話や投稿から抽出した情報を元に、Dropboxに自動でフォルダを作成したい方 ・フォルダ作成の手間を省き、ファイル管理の効率化を図りたい方 ・作成したフォルダURLをLINE WORKSで共有して、チームメンバーとの情報共有をスムーズにしたい方 2.LINE WORKSを主なコミュニケーションツールとして使用している方 ・複数の部門を管理している統括部門の方 ・タスクごとにプロジェクトを組む企業の管理者 ■このテンプレートを利用するメリット ・LINE WORKSの投稿から手動で情報を抽出して、Dropboxにフォルダを作成する手間を省くことができ業務効率が大幅に向上します。 ・手作業によるフォルダ作成やURLの共有に伴うミスを防ぐことにより、データの正確性を保つことができます。 ・LINE WORKSに投稿された内容からDropboxのフォルダを作成することで、情報の一元管理が容易となり必要な情報を素早く確認することができます。 ・Dropboxに作成されたフォルダのURLをLINE WORKSで共有することで、チームメンバー間での情報共有がスムーズになり業務の効率化を図ることができます。 ◼️注意事項 ・LINE WORKS、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 Sansanで取引先が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Sansanで顧客管理を行いDropboxでファイル共有をしている企業の担当者 ・取引先ごとにDropboxのフォルダを自動作成することで、ファイル管理を効率化したい方 2.営業担当者 ・Dropboxの専用フォルダに整理して保存して情報共有をスムーズに行いたい方 3.事務担当者 ・Dropboxフォルダ作成を手動で行う手間を省きたい方 ■このテンプレートを使うメリット 名刺を交換して連絡先を登録し資料を共有するためのフォルダを作成するとなると手作業で行うのは非常に手間がかかってしまいヒューマンエラーに繋がる可能性があります。 SansanとDropboxを連携することにより、取引先情報がSansanで登録されるとDropboxに従業員ごとのフォルダが自動で作成されます。 ■注意事項 ・Sansan、DropboのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Dropboxにアップロードされた音声ファイルを自動で文字起こしし、OpenAIのAI要約機能を使って要約後、結果をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
これにより手作業でのデータ整理が不要となりスプレッドシート上での情報管理がスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
これにより、フォルダ名の誤りや作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防止し、ファイル管理をスムーズに行うことができます。
終わりに
Zoomミーティングの録画データをDropboxに自動保存することで、手作業の負担を減らし、業務効率の向上が期待できます。
また、無駄な作業を省くことで、より重要な業務に集中できるようになりるかもしれません。
毎回のダウンロード・アップロード作業から解放されるため、録画データをチームでのスムーズに共有可能になるはずです。
この連携はYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です！
ぜひ、ZoomとDropboxを連携し、効率的なデータ管理を実現してみてください！
