Zoomでのオンライン会議が増えるなか、ミーティング後のフォローアップに手間を感じていませんか？
そんな課題を解決するのが、ZoomとGmailのデータ連携です。本記事では、ノーコードツールのYoomを活用し、Zoomミーティング終了後にGmailで自動的に録画リンクを共有する方法を詳しく解説します。
手作業の負担を減らし、スムーズに情報を届けられるので、業務の効率化につながります。
プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で設定できるのが魅力です。具体的な設定手順や、他にも活用できる便利なフローをご紹介するので、ぜひ最後までご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にZoomとGmailの連携が可能です。
YoomにはあらかじめZoomとGmailを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
Zoomミーティング終了後、参加者にGmailで録画リンクを共有する
試してみる
■概要
Zoomでのミーティング終了後、毎回手動で録画データをダウンロードし、参加者へメールで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、共有漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、参加者へ録画の共有リンクを記載したメールをGmailから自動で送信し、こうした情報共有に関する課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのウェビナーや会議後の、録画共有作業に手間を感じている方
- 手作業による情報共有で、共有漏れや遅延などのミスをなくしたいチームリーダーの方
- 定型的なノンコア業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティングが終了すると自動でメールが送信されるため、これまで録画共有にかけていた手作業の時間を短縮することができます。
- 手作業による共有リンクの貼り間違いや宛先ミス、送信忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングの詳細情報を取得する」アクションを設定し、終了したミーティングの情報を取得します。
- さらに、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、録画データを取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報をもとに参加者へメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容を任意に設定することが可能です。
- メールの本文には、前のステップでZoomから取得したミーティング名や録画の共有URLといった情報を変数として含めることができ、ミーティングごとに内容がパーソナライズされたメールを自動で作成できます。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、データがクラウドレコーディングされている必要があります。
- クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ZoomとGmailを連携してできること
ZoomとGmailのAPIを連携すれば、ZoomのデータをGmailに自動的に連携することが可能になります！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにZoomとGmailの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Zoomミーティング終了後に参加者にGmailで録画リンクを共有
頻繁にZoomを活用している方や、録画リンクの共有に手間を感じている方にオススメのフローです。
Zoomミーティング終了後、参加者にGmailで録画リンクを共有する
試してみる
■概要
Zoomでのミーティング終了後、毎回手動で録画データをダウンロードし、参加者へメールで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、共有漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、参加者へ録画の共有リンクを記載したメールをGmailから自動で送信し、こうした情報共有に関する課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのウェビナーや会議後の、録画共有作業に手間を感じている方
- 手作業による情報共有で、共有漏れや遅延などのミスをなくしたいチームリーダーの方
- 定型的なノンコア業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティングが終了すると自動でメールが送信されるため、これまで録画共有にかけていた手作業の時間を短縮することができます。
- 手作業による共有リンクの貼り間違いや宛先ミス、送信忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングの詳細情報を取得する」アクションを設定し、終了したミーティングの情報を取得します。
- さらに、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、録画データを取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報をもとに参加者へメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容を任意に設定することが可能です。
- メールの本文には、前のステップでZoomから取得したミーティング名や録画の共有URLといった情報を変数として含めることができ、ミーティングごとに内容がパーソナライズされたメールを自動で作成できます。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、データがクラウドレコーディングされている必要があります。
- クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomウェビナー終了後にGmailでフォローメールを自動送信
フォローメールの送信を手作業で行っている方や、フォローメールをテンプレート化したいと考えている方にオススメのフローです。
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
ウェビナー開催後のフォローメールは重要ですが、参加者リストをもとに手作業で対応するのは時間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでのウェビナー終了をきっかけに、参加者情報をもとにGmailでフォローメールを自動で送信できます。この自動化により、迅速で確実なフォローアップが実現し、煩雑な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー後のフォローメールを手作業で送信し、手間を感じている方
- ウェビナー参加者への迅速なフォローで、エンゲージメントを高めたい担当者の方
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ウェビナー終了後、参加者リストを基にしたメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、参加者全員へ確実なフォローアップが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、終了したウェビナーの参加者情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「繰り返し」機能を利用し、取得した参加者一人ひとりに対して後続の処理を実行するよう設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中でGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者にフォローメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomと連携するZoomアカウントおよびGmailアカウントは、実際に業務で使用しているアカウントに設定してください。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信するメールの件名や本文を自由に設定できます。Zoomから取得した参加者の氏名などの情報を差し込むことも可能です。
- フォローメールを送信する対象のウェビナーは、トリガー設定で任意に指定してください。
Zoomミーティング終了後に参加者にGmailで議事録を共有
録画データをもとに議事録が自動生成されます。議事録作成とメール送信の手間を省きたい方にオススメのフローです。
Zoomミーティング終了後、参加者にGmailで議事録を共有する
試してみる
■概要
Zoomミーティング後の議事録作成や参加者への共有は、重要な業務でありながら手間のかかる作業ではないでしょうか。録画データの確認から文字起こし、要約、メール作成までを手作業で行うと、多くの時間と労力がかかってしまいます。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると自動で録画から議事録を作成し、Gmailで参加者に共有までの一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomミーティング後の議事録作成や情報共有に手間を感じているビジネスパーソンの方
- 定例会議など、繰り返し発生するミーティングの運用を効率化したいチームリーダーの方
- AIや自動化ツールを活用して、ノンコア業務の時間を削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング終了後の録画ダウンロード、文字起こし、要約、共有メールの作成・送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での議事録共有で起こりがちな、共有漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、迅速で正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Zoomの「ミーティングの詳細情報を取得する」アクションと「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
- 続けて、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」するアクションを設定します。
- 次に、音声文字起こし機能で、ダウンロードしたレコーディングデータを対象に「音声データを文字起こしする」アクションを設定します。
- AI機能で、文字起こしされたテキストを対象に「要約する」アクションを設定します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが要約した内容などを本文に記載して関係者に議事録を共有します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、特定のミーティングIDを対象に指定することで、意図したミーティングのみでワークフローを起動させることが可能です。
- 音声文字起こし機能では、文字起こしを行う音声ファイルや、音声ファイル内の処理範囲を任意で設定できます。
- AI機能による要約では、前段で文字起こししたテキストを変数として利用し、「決定事項のみ箇条書きで」といったように要約の条件を自由にカスタマイズできます。
- Gmailのアクションでは、宛先・件名・本文を任意で設定でき、ミーティングの参加者情報やAIが生成した要約などを変数として本文に自動で挿入することが可能です。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、データがクラウドレコーディングされている必要があります。
- クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - 音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ZoomとGmailの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にZoomとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでZoomとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、Zoomミーティング終了後、参加者にGmailで録画リンクを共有するフローボットを作成します！
【注意点】
・ミーティング参加者情報を事前にZoom上で「出席者」として登録しておく必要があります。
・ミーティングデータが「クラウドレコーディング」されている場合に限ります。詳しくはこちらをご確認ください。
作成の流れは大きく分けると以下の通りです。
- ZoomとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Zoomのトリガー設定及びZoomとGmailのアプリ連携
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Zoomミーティング終了後、参加者にGmailで録画リンクを共有する
試してみる
■概要
Zoomでのミーティング終了後、毎回手動で録画データをダウンロードし、参加者へメールで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、共有漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、参加者へ録画の共有リンクを記載したメールをGmailから自動で送信し、こうした情報共有に関する課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのウェビナーや会議後の、録画共有作業に手間を感じている方
- 手作業による情報共有で、共有漏れや遅延などのミスをなくしたいチームリーダーの方
- 定型的なノンコア業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティングが終了すると自動でメールが送信されるため、これまで録画共有にかけていた手作業の時間を短縮することができます。
- 手作業による共有リンクの貼り間違いや宛先ミス、送信忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングの詳細情報を取得する」アクションを設定し、終了したミーティングの情報を取得します。
- さらに、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、録画データを取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報をもとに参加者へメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容を任意に設定することが可能です。
- メールの本文には、前のステップでZoomから取得したミーティング名や録画の共有URLといった情報を変数として含めることができ、ミーティングごとに内容がパーソナライズされたメールを自動で作成できます。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、データがクラウドレコーディングされている必要があります。
- クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：ZoomとGmailをマイアプリ連携
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
ZoomとYoomの連携方法
Zoomを検索すると画像のような画面が表示されます。
「Client ID」と「Client secret」を入力すると、連携完了です！
※詳しい登録方法はこちらをご確認ください。
GmailとYoomの連携方法
Gmailを検索すると下記のような画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomにログインする画面が表示されるため「次へ」を押します。
これでGmailの連携も完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
- 下のバナーの「試してみる」を押す。
- 移行したページの「このテンプレートを試す」を押す。
- Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。
※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。
Zoomミーティング終了後、参加者にGmailで録画リンクを共有する
試してみる
■概要
Zoomでのミーティング終了後、毎回手動で録画データをダウンロードし、参加者へメールで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、共有漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、参加者へ録画の共有リンクを記載したメールをGmailから自動で送信し、こうした情報共有に関する課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのウェビナーや会議後の、録画共有作業に手間を感じている方
- 手作業による情報共有で、共有漏れや遅延などのミスをなくしたいチームリーダーの方
- 定型的なノンコア業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティングが終了すると自動でメールが送信されるため、これまで録画共有にかけていた手作業の時間を短縮することができます。
- 手作業による共有リンクの貼り間違いや宛先ミス、送信忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングの詳細情報を取得する」アクションを設定し、終了したミーティングの情報を取得します。
- さらに、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、録画データを取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報をもとに参加者へメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容を任意に設定することが可能です。
- メールの本文には、前のステップでZoomから取得したミーティング名や録画の共有URLといった情報を変数として含めることができ、ミーティングごとに内容がパーソナライズされたメールを自動で作成できます。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、データがクラウドレコーディングされている必要があります。
- クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
ステップ3：Zoomのトリガー設定
- コピーしたテンプレートを開く
コピーしたらテンプレートが確認できます。
途中から始める方は、左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
- Zoomのアプリトリガーを開く
「ミーティングが終了したら」をクリックします。
- 連携アカウントとアクションを選択する
必要箇所を入力します。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Zoomと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「トリガーアクション」：「ミーティングが終了したら」を選択
- API接続設定をする
まずは「トリガーの起動間隔」を選択します。
トリガーの起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
早めにメールを送信したい場合は、短い間隔で設定しましょう！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
次に「メールアドレス」にZoomアカウントのメールアドレスを入力しましょう。
入力完了後簡単にテスト用にZoomミーティングを開始、終了させてから「テスト」を押します。
テストに成功すると、アウトプットが表示されます。
ミーティングのレコーディング情報を取得する際に必要な情報になります！
※アウトプットの詳しい説明はこちらをご確認ください。
実際には上記アウトプットに具体的なミーティングIDやURLなどの値が反映されています。
ステップ4：Zoomミーティングの詳細情報を取得
- Zoomアプリを開く
「ミーティングの詳細情報を取得する」をクリックします。
- Zoomアプリを開く
必要箇所を入力します。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Zoomと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「アクション」：「ミーティングの詳細情報を取得」を選択
- APIの接続設定をする
「ミーティングID」を入力します。すでに「ミーティングID」と入力されている場合は、そのままでOKです！
もし入力されていない場合は、アウトプットから選択しましょう。
①入力欄をクリックして、アウトプットを表示
②「ミーティングが終了したら」をクリック
③「ミーティングID」を選択
入力完了後「テスト」を押して、問題なければ「保存する」をクリックします。
これで、ミーティングに関する詳細情報がアウトプットされた状態になります！
ステップ5：Zoomミーティングのレコーディング情報を取得
- Zoomアプリを開く
「ミーティングのレコーディング情報を取得する」をクリックします。
- 連携アカウントとアクションを選択する
必要箇所を入力します。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Zoomと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「アクション」：「ミーティングのレコーディング情報を取得」を選択
- APIの接続設定をする
ステップ4と同様に「ミーティングID」を入力します。すでに「ミーティングID」と入力されている場合は、そのままでOKです！
もし入力されていない場合は、アウトプットから選択しましょう。
①入力欄をクリックして、アウトプットを表示
②「ミーティングが終了したら」をクリック
③「ミーティングID」を選択
入力完了後「テスト」を押して、問題なければ「保存する」をクリックします。
これで、共有用のURLなどもアウトプットされているはずです。
ステップ6：Gmailとの連携
- Gmailアプリを開く
「メールを送る」をクリックします。
- メールの設定をする
必要箇所を入力します。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Gmailと連携するアカウント情報」：合っているか確認
次に、実際に送る「メールの内容」を作成していきます。
まずは「From」から入力していきます。
入力欄をクリックすると、候補が表示されるので選択しましょう。
「To」「CC」「BCC」「差出人の名前」も入力していきます。
テンプレートでは、ミーティング参加者のアドレスはBCCに設定していますが、必要に応じて変更してください。
「件名」と「本文」はアウトプットを活用すると簡単に入力することができます！
- メール送信のテスト
全ての入力が完了後「次へ」を押すと、メールの送信内容が表示されます。
内容を確認の上、修正点がなければ「テスト」を押しましょう。
テストが成功し、アウトプットが表示されていることを確認できたら「保存する」をクリックします。
実際にテストをすると、メールが実際に送信されます。
ぜひ、確認してみてください！
ステップ7：トリガーをONにして動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、Zoomミーティング終了後、参加者にGmailで録画リンクを共有するための連携手順になります！
ZoomやGmailのAPIを使ったその他の自動化例
ZoomとGmailの連携以外にも、APIを活用することでさまざまな業務を自動化できます。
会議のスケジュール管理やフォローアップメールの送信、録画データの共有など、業務の効率化に役立つフローが多数あります。もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Zoomを使った便利な自動化例
会議URLの作成や登録者の追加、さらに文字起こしや録画データの保存まで自動化することが可能です。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加する
試してみる
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・部門ごとにツールのアカウント情報を登録している企業
・外出先でもシートの編集を行なっている営業担当
2.Zoomを活用してコミュニケーションを図っている方
・Web上での集団面接を行なっている人事担当者
・セミナーの企画運営を行うカスタマーサービス部門の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートはアクセス権限を付与することができるため、業務情報の安全性を高く保ことができるツールです。
しかし、Googleスプレッドシートに追加された情報を、改めてZoomのウェビナー登録者に追加するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
手作業による入力ミスや、データの消失を防ぎたいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートに情報が登録されたら、登録内容を基に自動でZoomにも登録するため、手作業を省くことができます。
また引用した内容を使用して登録を行うことで、情報の正確性を保ちます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしデータをNotionに保存する
試してみる
◼️概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしデータをNotionに保存します。
各アクションの設定内容を変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Zoom、NotionそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleフォームを活用している方
・Googleフォームを情報収集のツールとして利用している方
2.Zoomでミーティングを開催している方
・手動によるZoomへの操作を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomの会議を作成する際に手動で登録する必要があり、Googleフォームで収集した情報を元に入力している場合、時間がかかり手間だと感じているかもしれません。
[Googleフォームで情報が送信されたら、Zoomの会議を作成する]を活用することで、自動でZoomの会議をすることができ、手動による入力作業を効率化します。
また、入力誤りなどのヒューマンエラーを防止できるため、管理工数を削減することが可能です。
■注意事項
・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
試してみる
■概要
Salesforceで顧客情報を管理し、Zoomでオンライン会議を行う際、手作業で会議URLを発行して情報を転記する作業に手間を感じていませんか。こうした個別の作業は、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションの時間を奪ってしまうことがあります。このワークフローを活用すれば、Salesforce上の情報をもとにZoomの会議URLが自動で作成されるため、日程調整にかかる作業を効率化し、よりスムーズな営業活動を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとZoomを利用したオンライン会議の日程調整を効率化したい営業担当者の方
- 手作業によるURL発行や情報転記によるミスをなくし、顧客対応を円滑にしたい方
- 営業チーム全体の業務プロセスを標準化し、生産性の向上を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceから直接Zoomミーティングを作成できるため、アプリ間の手作業による情報転記がなくなり、日程調整にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるURLの発行漏れや、会議情報の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、一貫した品質での顧客対応を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「カスタムオブジェクトのレコードから起動」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を活用して会議を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、利用環境に合わせてマイドメインURL、カスタムオブジェクトのAPI参照名、起動ページのURLサンプルを任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、Salesforceから取得した情報を活用し、ミーティングのトピックや説明などを任意の内容に設定できます。
■注意事項
- SalesforceとZoomのそれぞれと、Yoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Salesfoece上から直接トリガーを起動させることができます。
Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する
試してみる
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データを手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに保存する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。また、保存のし忘れやファイル名の付け間違いといったミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データを自動でDropboxに保存できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、録画データのダウンロードや共有に手間を感じている方
- 手作業によるファイルのアップロードで、保存漏れなどのミスを防ぎたい方
- ZoomとDropboxを連携させ、議事録やナレッジの管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティングが終了すると、録画データが自動でDropboxに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのアップロード作業が不要になることで、保存のし忘れやファイル名の誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、録画情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomの各オペレーションでは、トリガーで取得した情報をもとに、対象となるミーティングIDやレコーディングのダウンロードURLを設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名は固定のテキストだけでなく、ミーティングのトピックや開催日時といった情報を組み合わせて任意に設定することが可能です。
■注意事項
- Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
- クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご確認ください。
Gmailを使った便利な自動化例
Gmailの自動送信以外にも、メールの内容を他のツールへ通知することができます。Gmailの内容から情報を抽出して、他のツールに追加することでより多くの情報が扱いやすくなりますね！
Gmailから必要な情報を抽出してTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した問い合わせや依頼内容を、一件一件Trelloに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、AIが本文から必要な情報を抽出し、自動でTrelloにカードを作成します。これにより、タスク管理の効率化とミスの削減を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでの問い合わせ内容をTrelloで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- チームのタスクをGmailで受け、Trelloで管理しているプロジェクトマネージャーの方
- メールを起点としたタスクの作成漏れや対応遅れを防ぎ、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーにTrelloへカードが自動作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報転記が不要になるため、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、タスク管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」を設定し、抽出した情報を元にカードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- AI機能でテキストからデータを抽出する際、メール本文のどの箇所からどのような情報を抜き出すかを任意で設定できます。
- Trelloに新しいカードを作成するアクションで、カードを追加したいボードIDおよびリストIDを任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで特定のメールを受信したら自動的にX（Twitter）にポストする
試してみる
■概要
Gmailで特定のメールを受信した後、その内容をX（Twitter）に手作業で投稿していませんか？この作業は単純ですが、投稿漏れや内容の転記ミスが発生する可能性があり、重要な情報の共有に遅れが生じることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、自動でX（Twitter）へポストできるため、こうした課題を解消し、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したプレスリリースなどをX（Twitter）で迅速に共有したい広報担当者の方
- 特定のキーワードを含むメールをトリガーに、チームへ情報を自動で共有したい方
- 手作業での情報共有における投稿漏れや遅延を防ぎ、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーに自動でX（Twitter）へ投稿されるため、手作業での情報共有にかかる時間を短縮することができます。
- 手動での転記や投稿作業がなくなることで、内容の間違いや投稿漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとX（Twitter）をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、受信したメールの本文から投稿に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでX（Twitter）の「ポストを投稿」アクションを設定し、前段のAI機能で抽出したテキストを本文に含めて投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のオペレーションでは、受信メールの本文からどのような情報を抽出するかを任意に設定することが可能です。
- X（Twitter）への投稿オペレーションでは、投稿するアカウントを任意で設定できるほか、前段で抽出した値を投稿の本文に埋め込むといったカスタムができます。
■注意事項
- GmailとX（Twitter）のそれぞれとYoomを連携してください。
毎日、Todoistで今日が期限のタスクを取得して、Gmailで通知する
試してみる
■概要
毎朝Todoistでその日のタスクを確認し、抜けがないようセルフリマインドする作業は手間がかかりますよね。
手作業ではどうしても、重要なタスクを見落としてしまうリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にTodoistから今日が期限のタスク情報を取得し、Gmailに通知できます。
タスクの確認作業を効率化し、一日をスムーズにスタートさせましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Todoistでタスク管理を行っており、毎日の確認作業を効率化したいと考えている方
- Gmailを主要な連絡手段としており、タスクリマインダーも集約させたい方
- 手作業によるタスクの確認漏れを防ぎ、生産性を高めたいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日自動でタスクリストがGmailに届くため、Todoistを開いて確認する手間を省き、時間を短縮することができます。
- 人の手による確認作業がなくなることで、タスクの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の抜け漏れをなくすことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TodoistとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能の「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動したい日時を設定します。
- 続けて、オペレーションでTodoistの「今日が期限のタスク一覧取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を本文に記載して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、フローを起動する頻度や日時、曜日などを業務スタイルに合わせて自由に設定できます。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文などを設定でき、Todoistから取得したタスク情報を差し込むことも可能です。
■注意事項
- Todoist、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
問い合わせメールへの返信内容をChatGPTで生成し、Gmailで返信する
試してみる
■概要
日々多くの問い合わせメールが届き、一件ずつ内容を確認して返信する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせへの返信は、手間がかかる一方で迅速な対応が求められます。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけにChatGPTが返信文案を自動で生成し、Gmailから返信するまでの一連の流れを自動化するため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ChatGPTを活用して、問い合わせメールへの一次対応を効率化したい方
- Gmailでの返信作成や送信の手作業を減らし、対応漏れを防ぎたい方
- 定型的なメール対応業務から解放され、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ChatGPTがメール内容に基づいた返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手動でのコピー＆ペーストや宛先設定のミスを防ぎ、メールの誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定して、フローを起動させたいメールアドレスを指定します。
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメール内容を基に「返信メールを作成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「返信メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを返信するアクションでは、本文や件名などを自由に設定できます。トリガーで受信したメールの情報や、前段のChatGPTで生成したテキストなどを変数として埋め込むことで、より柔軟な返信内容の作成が可能です。
■注意事項
- ChatGPTとGmailそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
試してみる
■概要
日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する重要なメールを、チームで利用しているSlackに共有したいと考えている方
- メールの手動確認による見落としや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
- メールチェックの時間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のキーワードを含むメールだけが自動でSlackに通知されるため、手動で確認する手間を省き、業務時間を短縮することができます。
- 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者への迅速な情報共有と対応を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、通知の条件となるキーワードなどを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメール情報（件名、本文、送信者など）を任意のチャンネルに通知するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、通知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由にカスタマイズしてください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知するメッセージには、固定のテキストに加え、Gmailで受信したメールの件名や送信者といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
終わりに
ZoomとGmailを連携することで、ミーティング終了後の録画リンク共有やフォローメールの送信を自動化でき、手作業の負担を大幅に減らせます。本記事では、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法と活用テンプレートを多数ご紹介しました！
Yoomを活用すれば、数ステップの設定ででZoomとGmailを連携し、業務の効率化が実現できます。設定がシンプルなので、誰でもすぐに使い始められるのも魅力です。
「毎回のメール送信をもっとラクにしたい！」と感じたら、まずはYoomに無料登録して、便利な自動化を試してみてください！
