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リモートワークも増え、Googleカレンダーでスケジュールを管理したり、Zoom会議を頻繁に利用している方も増加しています。Googleカレンダーは便利だけど、毎回のスケジュール調整に苦労している…という方や、オンライン会議が頻繁に行っていて、毎回のZoom会議のURLの発行が手間に感じている方も多いのではないでしょうか。今回は、ZoomとGoogleカレンダーを連携して、メールを受信したらZoomでミーティングURLを発行し、Googleカレンダーに予定を作成する方法をご紹介しています。ZoomのURLを自動発行して、Googleカレンダーに転記してくれるため、スケジュール管理も簡素化し、業務効率の向上が期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「メールを受信したらZoomでミーティングURLを発行して、Googleカレンダーに予定を作成する方法」をご説明します。
[Yoomとは]
メール受信後、AIを用いて、テキストからデータを抽出しデータを変換し、ZoomのAPIを用いて、Zoom会議のURLを発行したのちGoogleカレンダーのAPIを用いて、Googleカレンダーに予定を登録することで実現できます。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることで、プログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー設定の手順は以下です。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
まずは、マイアプリを登録します。
Yoomの画面左にあるマイアプリメニューから、「新規接続」をクリックしてください。
最初に「Zoom」のマイアプリ登録を行います。
Zoomの登録はこちらを参考に行ってください。
次に「Googleカレンダー」のマイアプリ登録です。
Googleアカウントをお持ちの方は、ログインしてください。
Googleアカウントを持っていない方は、登録を行いましょう。
次にフローボットテンプレートをコピーします。
下記バナーの「試してみる」をクリックしてください
コピーが完了したら、以下の画面が出現します。
次にメールトリガーの設定を行います。
「メールが届いたら」をクリックしてください。
トリガーメールの受信用アドレスを準備しておきましょう。
以下、項目を設定していきます。
メールトリガーのテストを行います。
準備したメールアドレスにメールが受信されるか確認してください。
※Gmailなどで受け取ったメールを転送して、トリガーを起動させることもできます。以下を参考に設定してみてください。
次に「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
以下項目を設定します。
本文は以下から設定できます。
「抽出したい項目」は、対象のテキストから抽出したい項目をカンマで区切って指定してください。
次に「データを操作・変換する」をクリックしてください。
以下項目を設定します。
続いて「詳細設定」です。
以下項目を設定します。
対象のテキストは以下から選択できます。
変換ルールは、どのようにテキストを変換するかをテキスト形式で指示してください。
例えば、「ハイフンを取り除いてください。」や「1時間後の時間をhh:mmで提示してください。」など
具体的な指示をテキストで入力してください。
次に以下項目を設定しましょう。
続いて、API接続設定です。
以下を設定してください。
トピックは以下のアウトプットから選択できます。
日付は以下から選択できます。
開始時刻は、以下から選択できます。
以下、項目を設定します。
続いてAPI接続設定です。
「予定のタイトル」は、アウトプットから「会議名」を選択してください。
「予定の開始日」のアウトプットは以下から選択できます。
「予定の開始時間」のアウトプットは以下から選択できます。
「予定の開始日」のアウトプットは以下から選択できます。
「予定の終了時間」のアウトプットは以下から選択できます。
「予定の説明」はアウトプットから選択できます。
これで全ての設定が終了です。
以下画面の「トリガーをON」をクリックしてください。
以上で全ての設定が完了です。
お疲れ様でした！
今回使用したテンプレートは以下です。
他にもZoomとGoogleカレンダーを使った自動化の例がYoomにはたくさんあります。
では、いくつか紹介します。
1．YoomデータベースからZoomの会議URLを発行しGoogleカレンダーに追加フロー
YoomデータベースからZoomの会議URLを発行し、指定したGoogleカレンダーに自動追加してくれます。
Zoom会議が多く、Zoom会議のURLの発行を自動化したいと考えている、人事担当者や海外チームとの会議が多い営業担当者などにおすすめです。
2．Googleフォームの情報をGoogleカレンダーに追加してZoomのミーティングを作成するフロー
応募フォームからの情報を抽出して、面接のZoomミーティングを自動で作成して、カレンダーに予定を転記してくれます。
Googleカレンダーへのスケジュール入力やZoomのURLを手動で行っていた手間が省けるため、業務効率化に繋がります。採用担当をしている方におすすめです。
3．予約フォームの回答を元にZoomミーティングを発行し、Googleカレンダーに予定追加およびメールで連絡するフロー
Yoomのフォームに回答が行われたら、Zoomのミーティングを発行し、Googleカレンダーへの予定追加とメール案内を行うフローです。
フォーム入力から、ZoomのURLの発行、Googleカレンダー入力まで一気に行えるため、会議の調整や管理を行っている営業事務の方におすすめです。
ZoomとGoogleカレンダーを自動連携させることで、手動で行っていたスケジュール入力やZoom会議のURLの発行が自動化されます。手作業での入力の手間が省け、業務効率化に繋がります。例えば、営業担当者がクライアントとの商談の問合せをもらった際、自動でZoom会議のURLの発行して、Googleカレンダーに予定を登録してくれるため、スピード感のある対応が可能です。また、手作業で行っていたスケジュール調節の時間を他の業務に割くことができます。
手作業でのカレンダー入力は、日時の入力ミスや変更入力漏れなども起こりがちです。ZoomとGoogleカレンダーを自動連携させれば、メール受信と同時にZoom会議のURLも発行され、予定が追加されます。そのため、人的要因における入力ミスやZoom会議のURL発行忘れなどを防止することに繋がります。一日にいくつもの会議を行う営業担当者やプロジェクト責任者などが大事な会議を逃すことの阻止も期待できます。例えば、今までヒューマンエラーにより起きていた会議入力忘れも軽減され、大事なビジネスチャンスを逃さず、正確なスケジュール管理の元、業務に取り組むことができます。顧客信用を重視している方におすすめです。
ZoomとGoogleカレンダーを自動連携させることで、問合せメール受信後、Zoom会議のURLを発行して、すぐにスケジュール押さえて、顧客対応のスピード感の向上が期待できます。例えば、顧客から返品問合せが来た際にも、自動でスケジュールが組まれるため、すぐにカスタマー担当者が対応することができます。また、営業担当者へ取り次ぎたい案件も自動でミーティングの予定を確保してくれるため、スケジュール調整の時間を取らずに、スピード感を持って対応することができます。
リモートワークも増え、Zoom会議の機会や頻度も増加する中、手作業でのZoom会議の発行やスケジュール入力を簡素化したい…と悩んでいた方にZoomとGoogleカレンダーを連携して、メールを受信したらZoomでミーティングURLを発行し、Googleカレンダーに予定を作成する方法をご紹介しました。
メール受信後に自動でGoogleカレンダーに予定を入れ、Zoom会議のURLも自動発行してくれることで、毎回の手作業でのスケジュール調節の手間が省けます。オンラインミーティングが多い、営業担当者や人事部の方には魅力的な一貫フローと言えます。また、手作業で行っていた時間を本来の業務に割けるため、業務生産性の向上にも繋がります。また、スケジュール調節の人的ミスを軽減したいと考えるビジネスマンの方にもおすすめのフローです。
スケジュール管理の手間を簡素化したいと悩んでいる方は、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してみてください！
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