リモートワークも増え、Googleカレンダーでスケジュールを管理したり、Zoom会議を頻繁に利用している方も増加しています。Googleカレンダーは便利だけど、毎回のスケジュール調整に苦労している…という方や、オンライン会議が頻繁に行っていて、毎回のZoom会議のURLの発行が手間に感じている方も多いのではないでしょうか。今回は、ZoomとGoogleカレンダーを連携して、メールを受信したらZoomでミーティングURLを発行し、Googleカレンダーに予定を作成する方法をご紹介しています。ZoomのURLを自動発行して、Googleカレンダーに転記してくれるため、スケジュール管理も簡素化し、業務効率の向上が期待できます。
こんな方におすすめ
- ZoomとGoogleカレンダーを活用しており、手動でのスケジュール調整を便利化したいと考えている方
- 複数のプロジェクトに参加しており、オンラインミーティングをする機会が多い、プロジェクト責任者
- 海外とのチームとのオンラインミーティングが多く、スケジュール管理を効率化したいと考えている営業担当者
- オンラインでの採用面接が多く、スケジュール管理を自動化したいと悩んでいる人事担当者
それではここからノーコードツールYoomを使って、「メールを受信したらZoomでミーティングURLを発行して、Googleカレンダーに予定を作成する方法」をご説明します。
[Yoomとは]
メールを受信したらZoomでミーティングURLを発行し、Googleカレンダーに予定を作成する方法
メール受信後、AIを用いて、テキストからデータを抽出しデータを変換し、ZoomのAPIを用いて、Zoom会議のURLを発行したのちGoogleカレンダーのAPIを用いて、Googleカレンダーに予定を登録することで実現できます。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることで、プログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー設定の手順は以下です。
- ZoomとGoogleカレンダーのマイアプリ登録
- テンプレートのコピー
- トリガー設定とオペレーション設定
- ZoomとGoogleカレンダーの自動化動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
メールを受信したらZoomでミーティングURLを発行し、Googleカレンダーに予定を作成する
試してみる
メールを受信したらZoomでミーティングURLを発行し、Googleカレンダーに予定を作成するフローです。
ステップ1：ZoomとGoogleカレンダーをマイアプリ連携
まずは、マイアプリを登録します。
Yoomの画面左にあるマイアプリメニューから、「新規接続」をクリックしてください。
最初に「Zoom」のマイアプリ登録を行います。
Zoomの登録はこちらを参考に行ってください。
次に「Googleカレンダー」のマイアプリ登録です。
Googleアカウントをお持ちの方は、ログインしてください。
Googleアカウントを持っていない方は、登録を行いましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
次にフローボットテンプレートをコピーします。
下記バナーの「試してみる」をクリックしてください
メールを受信したらZoomでミーティングURLを発行し、Googleカレンダーに予定を作成する
試してみる
メールを受信したらZoomでミーティングURLを発行し、Googleカレンダーに予定を作成するフローです。
コピーが完了したら、以下の画面が出現します。
ステップ3：メールトリガー設定
次にメールトリガーの設定を行います。
「メールが届いたら」をクリックしてください。
トリガーメールの受信用アドレスを準備しておきましょう。
以下、項目を設定していきます。
- タイトル→必要に応じて変更
- 受信用アドレスの作成→作成して準備してください
- トリガー条件→必要に応じて変更
メールトリガーのテストを行います。
準備したメールアドレスにメールが受信されるか確認してください。
※Gmailなどで受け取ったメールを転送して、トリガーを起動させることもできます。以下を参考に設定してみてください。
ステップ4：データの抽出設定
次に「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
以下項目を設定します。
- 対象テキスト→アウトプットより「本文」を選択
- 抽出したい項目→抽出したい項目をカンマで指定
本文は以下から設定できます。
「抽出したい項目」は、対象のテキストから抽出したい項目をカンマで区切って指定してください。
ステップ5：データ操作・変換設定
次に「データを操作・変換する」をクリックしてください。
以下項目を設定します。
- タイトル→必要に応じて変更
- 変換タイプ→必要に応じて変更
続いて「詳細設定」です。
以下項目を設定します。
- 対象のテキスト→アウトプットから「開始時間」を選択
- 変換ルール→テキスト形式で設定
対象のテキストは以下から選択できます。
変換ルールは、どのようにテキストを変換するかをテキスト形式で指示してください。
例えば、「ハイフンを取り除いてください。」や「1時間後の時間をhh:mmで提示してください。」など
具体的な指示をテキストで入力してください。
ステップ6：Zoomのアプリ連携設定
次に以下項目を設定しましょう。
- タイトル→必要に応じて変更
- アプリ→Zoom
- Zoomと連携するアカウント情報→メールアドレスを入力
- アクション→自身で選択
続いて、API接続設定です。
以下を設定してください。
- メールアドレス→Zoomと連携したユーザーのアドレスを入力します。
- トピック→データを抽出したアクションのアウトプットからトピックに該当する項目を選択します。
- パスワード→パスワードが必要であれば入力します。
- 会議の説明→必要であれば入力します。
- 日付→データを抽出したアクションのアウトプットから日付に該当する項目を設定します。
- 開始時刻→データを抽出したアクションのアウトプットから開始時間に該当する項目を設定します。
- 会議時間→任意の会議時間を入力します。
トピックは以下のアウトプットから選択できます。
日付は以下から選択できます。
開始時刻は、以下から選択できます。
ステップ8：Googleカレンダーとの連携設定
以下、項目を設定します。
- タイトル→必要に応じて変更
- アプリ→Googleカレンダー
- Googleカレンダーと連携するアカウント情報→メールアドレスを入力
- アクション→必要に応じて変更
続いてAPI接続設定です。
- カレンダーID→Googleアカウントのメールアドレスを入力します。（候補から選択してください）
- 予定のタイトル→データを抽出したアクションで取得したアウトプットからタイトルに該当する項目を選択します。
- 予定の開始日→データを抽出したアクションで取得したアウトプットから日付に該当する項目を選択します。
- 予定の開始時間→データを抽出したアクションで取得したアウトプットから開始時間に該当する項目を選択します。
- 予定の終了日→データを抽出したアクションで取得したアウトプットから日付に該当する項目を選択します。
- 予定の終了時間→データを変換したアクションで取得したアウトプットから終了時間に該当する項目を選択します。
- 予定の説明→Zoomでの予定作成アクションで取得したアウトプットから「招待URL」などの必要な項目を選択します。
- 参加者→任意で設定します。
- 主催者以外の参加者が予定を変更できるかどうか→プルダウンから任意で選択します。
「予定のタイトル」は、アウトプットから「会議名」を選択してください。
「予定の開始日」のアウトプットは以下から選択できます。
「予定の開始時間」のアウトプットは以下から選択できます。
「予定の開始日」のアウトプットは以下から選択できます。
「予定の終了時間」のアウトプットは以下から選択できます。
「予定の説明」はアウトプットから選択できます。
これで全ての設定が終了です。
ステップ9：ZoomとGoogleカレンダーの自動化設定
以下画面の「トリガーをON」をクリックしてください。
以上で全ての設定が完了です。
お疲れ様でした！
今回使用したテンプレートは以下です。
メールを受信したらZoomでミーティングURLを発行し、Googleカレンダーに予定を作成する
試してみる
メールを受信したらZoomでミーティングURLを発行し、Googleカレンダーに予定を作成するフローです。
ZoomとGoogleカレンダーを使ったその他の自動化例
他にもZoomとGoogleカレンダーを使った自動化の例がYoomにはたくさんあります。
では、いくつか紹介します。
1．YoomデータベースからZoomの会議URLを発行しGoogleカレンダーに追加フロー
YoomデータベースからZoomの会議URLを発行し、指定したGoogleカレンダーに自動追加してくれます。
Zoom会議が多く、Zoom会議のURLの発行を自動化したいと考えている、人事担当者や海外チームとの会議が多い営業担当者などにおすすめです。
YoomデータベースからZoomの会議URLを発行しGoogleカレンダーに追加
試してみる
Yoomデータベースで指定したレコード情報でZoomの会議URLを発行しGoogleカレンダーに追加します
2．Googleフォームの情報をGoogleカレンダーに追加してZoomのミーティングを作成するフロー
応募フォームからの情報を抽出して、面接のZoomミーティングを自動で作成して、カレンダーに予定を転記してくれます。
Googleカレンダーへのスケジュール入力やZoomのURLを手動で行っていた手間が省けるため、業務効率化に繋がります。採用担当をしている方におすすめです。
Googleフォームの情報をGoogleカレンダーに追加してzoomのミーティングを作成する
試してみる
3．予約フォームの回答を元にZoomミーティングを発行し、Googleカレンダーに予定追加およびメールで連絡するフロー
Yoomのフォームに回答が行われたら、Zoomのミーティングを発行し、Googleカレンダーへの予定追加とメール案内を行うフローです。
フォーム入力から、ZoomのURLの発行、Googleカレンダー入力まで一気に行えるため、会議の調整や管理を行っている営業事務の方におすすめです。
予約フォームの回答を元にZoomミーティングを発行し、Googleカレンダーに予定追加およびメールで連絡する
試してみる
■概要
・Yoomのフォームに回答が行われたら、Zoomのミーティングを発行し、Googleカレンダーへの予定追加とメール案内を行うフローです。
・フォームの回答のみミーティングの発行と予定の追加、ミーティングのURL案内まで一貫して行うことができます。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・Googleカレンダーの終了時間を設定するためにスプレッドシートの関数を用いて、開始時間から終了時間を算出する必要があります。
※今回は開始から1時後の時間を取得する関数を入れています。関数の設定次第では30分や1時間以上の設定も可能です。
■実際に関数を設定しているスプレッドシート（閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。）
・https://docs.google.com/spreadsheets/d/1R3J9RioMYRQvRJEhyaYcUo4y5QKCOVC9C-O6Y5JYWnA/edit#gid=0
■作成方法
①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。
・各質問項目：予約フォーム用に、名前や連絡先、希望日程や時間等を質問項目に設定します。
・取得した値：次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。
※時間のデータタイプはないので、テキスト形式にし、説明欄に「15:00のように半角数字と:という形式で記載してください」といった説明書きを行ってください。
※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267
②トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択して以下設定し、テスト・保存します。
・アクション：セルに値を入力
・スプレッドシートID：欄をクリックし、表示された候補から事前に準備した関数を含むスプレッドシートを選択します。
・シート名：欄をクリックし、表示された候補から対象のシートを選択します。
・対象のセル：フォームで取得した開始時間を入れるセルを設定します。今回の例ではA2と設定しています。
・値：①のフォームで取得した開始時間を{{○○}}のように埋め込みます。（アウトプットを埋め込む）
後続のGoogleカレンダーの設定時に終了時間が必要となります。スプレッドシートの関数を用いて開始時間から終了時間を算出するために必要な操作となります。
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogleスプレッドシートを選択して以下設定し、テスト・保存します。
・アクション：値を取得する
・スプレッドシートID：欄をクリックし、表示された候補から事前に準備した関数を含むスプレッドシートを選択します。
・シート名：欄をクリックし、表示された候補から対象のシートを選択します。
・範囲：関数で終了時間が反映されたセルの範囲を設定します。今回の例ではB2と設定しています。
・方向：列方向を選択します。
この操作で関数によって反映された終了時間を取得することができます。
④＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからZoom(OAuth)を選択して以下設定し、テスト・保存します。
・アクション：ミーティングを作成
・メールアドレス：ミーティングを作成するZoomアカウントのメールアドレスを入力します。
・トピック：予定のタイトルを入力します。①のフォームで取得した値を埋め込むことも可能です。
・日付：①のフォームで取得した日付の値を{{○○}}のように埋め込みます。
・開始時刻：①のフォームで取得した時間の値を{{○○}}のように埋め込みます。
・会議時間：指定の時間を入力します。1時間であれば60と入力してください。
⑤＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogleカレンダーを選択して以下設定し、テスト・保存します。
・アクション：予定を作成
・カレンダーID：欄をクリックし、候補に表示された中から反映したいIDを選択します。（通常はGoogleアカウントのアドレスになります）
・予定のタイトル：予定のタイトルを入力します。①のフォームで取得した値を埋め込むことも可能です。
・予定の開始日：①のフォームで取得した日付の値を{{○○}}のように埋め込みます。
・予定の開始時間：①のフォームで取得した時間の値を{{○○}}のように埋め込みます。
・予定の終了日：①のフォームで取得した日付の値を{{○○}}のように埋め込みます。
・予定の終了時間：③でスプレッドシートから取得した関数で割り出した終了時間の値を{{○○}}のように埋め込みます。
・予定の説明（任意）：任意の説明を入力します。以下のように①のフォームや④のZoomで取得した値を埋め込むことも可能です。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
ミーティングが入りました。
--------------
・ZoomミーティングID：{{ミーティングID}}
・当日聞きたいこと：{{当日のご質問されたいこと}}
--------------
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
⑥＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールサーバを選択して以下設定し、保存します。
・To：欄をクリックし、①のトリガーで取得したアドレスを埋め込みます。
・件名/本文：任意の値を入力します。これまで同様に以下のように①や④で取得した値を埋め込むことも可能です。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
{{お名前}} 様
お世話になっております。
この度はミーティングのご予約ありがとうございます。
当日は以下のURLからご入室をお願いします。
---------
・ZoomURL:{{招待リンク}}
・パスワード：{{パスコード}}
---------
どうぞよろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
Zoom・Googleカレンダーの連携メリットと具体例
メリット1：スケジュール調整の手間を軽減できる
ZoomとGoogleカレンダーを自動連携させることで、手動で行っていたスケジュール入力やZoom会議のURLの発行が自動化されます。手作業での入力の手間が省け、業務効率化に繋がります。例えば、営業担当者がクライアントとの商談の問合せをもらった際、自動でZoom会議のURLの発行して、Googleカレンダーに予定を登録してくれるため、スピード感のある対応が可能です。また、手作業で行っていたスケジュール調節の時間を他の業務に割くことができます。
メリット2：ミーティングの抜け漏れを軽減して、正確なスケジュール管理が期待できる
手作業でのカレンダー入力は、日時の入力ミスや変更入力漏れなども起こりがちです。ZoomとGoogleカレンダーを自動連携させれば、メール受信と同時にZoom会議のURLも発行され、予定が追加されます。そのため、人的要因における入力ミスやZoom会議のURL発行忘れなどを防止することに繋がります。一日にいくつもの会議を行う営業担当者やプロジェクト責任者などが大事な会議を逃すことの阻止も期待できます。例えば、今までヒューマンエラーにより起きていた会議入力忘れも軽減され、大事なビジネスチャンスを逃さず、正確なスケジュール管理の元、業務に取り組むことができます。顧客信用を重視している方におすすめです。
メリット3：対応のスピード向上に繋がる
ZoomとGoogleカレンダーを自動連携させることで、問合せメール受信後、Zoom会議のURLを発行して、すぐにスケジュール押さえて、顧客対応のスピード感の向上が期待できます。例えば、顧客から返品問合せが来た際にも、自動でスケジュールが組まれるため、すぐにカスタマー担当者が対応することができます。また、営業担当者へ取り次ぎたい案件も自動でミーティングの予定を確保してくれるため、スケジュール調整の時間を取らずに、スピード感を持って対応することができます。
まとめ
リモートワークも増え、Zoom会議の機会や頻度も増加する中、手作業でのZoom会議の発行やスケジュール入力を簡素化したい…と悩んでいた方にZoomとGoogleカレンダーを連携して、メールを受信したらZoomでミーティングURLを発行し、Googleカレンダーに予定を作成する方法をご紹介しました。
メール受信後に自動でGoogleカレンダーに予定を入れ、Zoom会議のURLも自動発行してくれることで、毎回の手作業でのスケジュール調節の手間が省けます。オンラインミーティングが多い、営業担当者や人事部の方には魅力的な一貫フローと言えます。また、手作業で行っていた時間を本来の業務に割けるため、業務生産性の向上にも繋がります。また、スケジュール調節の人的ミスを軽減したいと考えるビジネスマンの方にもおすすめのフローです。
スケジュール管理の手間を簡素化したいと悩んでいる方は、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してみてください！
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