ZoomとGoogleカレンダーを連携して、YoomデータベースからZoomの会議URLを発行しGoogleカレンダーに追加する方法

・ZoomとGoogleカレンダーをマイアプリ連携

(1)まずはZoomをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からZoom（OAuth）を検索してください。

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(2)Zoom（OAuth）のアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。

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(3)連携するZoomの「Client ID」と「Client secret」を入力します。
Zoom（OAuth）のマイアプリ登録方法の詳しい手順はこちらのページに記載されています。
情報を入力した後、［追加］をクリックしましょう。

(4)次にGoogleカレンダーのアプリ連携を行います。
Zoom（OAuth）のマイアプリ登録と同様に、Googleカレンダーを選択します。

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(5)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。

認証完了後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは4つです。

・Yoomのデータベーストリガーの確認

(1)まず、Yoomのデータベーストリガーを確認します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】YoomデータベースからZoomの会議URLを発行しGoogleカレンダーに追加」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)1つ目のステップ「レコードを選択して起動」をクリックしましょう。

(3)今回は、Yoomのデータベースで以下の画面のように事前設定を行っていることを前提としてフローボットの作成を進めていきます。
データベースの作成方法については、こちらのページをご確認ください。

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『データベースの連携』では、対象とする「プロジェクト」、「データベース」、「テーブル」を、それぞれプルダウンから選択してください。
（以下は一例です。）

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(4)対象のデータベースを設定後、［次へ］をクリックします。

(5)次の画面では、Yoomデータベースから取得した値（アウトプット）を確認できます。
取得内容に問題がなければ［保存する］をクリックしてください。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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(6)次に、2つ目のステップ「MTG日時を指定」をクリックします。

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(7)次の画面で、アクションの内容を確認します。この設定は、実際のZoomの会議日時を担当者が指定するアクションとなります。
入力値は、運用に合わせて任意に設定可能です。

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(8)『入力フォーム』も自由にカスタマイズできます。
情報を入力後、［次へ］をクリックしてください。

例えば、今回のフローでは下記のように設定されています。

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この設定値でフローボットを起動すると、下記のように表示されるようになります。

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(9)運用に合わせたフォーム設定を行った後、［保存する］をクリックします。

・会議URLを発行するZoomの設定

(1)続いて、3つ目のアクション「ミーティングを作成」をクリックしましょう。

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(2)連携するアカウントの情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面では「メールアドレス」や「トピック」などの項目に該当する情報を入力していきます。
以下の画面のように、前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することも可能です。

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(4)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

・予定情報を連携するGoogleカレンダーの設定

(1)最後に、4つ目のアクション「予定を作成」をクリックします。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で「カレンダーID」や「予定のタイトル」などの項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。

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(4)「予定の説明」にも、アウトプットを活用できます。
今回は【招待リンク】と【パスコード】をGoogleカレンダーに追加したいので、以下のように設定します。
「主催者以外の参加者が予定を変更できるかどうか」の項目はプルダウンから設定できます。

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(5)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをONにして動作を確認

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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実際にフローを起動する際、データベースのレコードから起動できます。

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今回使用したテンプレートはこちら

ZoomとGoogleカレンダーを使ったその他の自動化例

他にもZoomとGoogleカレンダーを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

予約フォームの回答を元にZoomミーティングを発行し、Googleカレンダーに予定追加およびメールで連絡する

フォームに回答が行われたら自動的に起動するため、担当者が不在の場合でもスムーズに会議設定ができます。
手作業が減るため、転記ミスや対応漏れなどを抑制できるかもしれません。

メールを受信したらZoomでミーティングURLを発行し、Googleカレンダーに予定を作成する

Yoomのメール機能を活用して、受信したメールの内容から自動でミーティングを作成し、Googleカレンダーに予定を追加します。
一連の流れで掛かっていた時間を短縮できる可能性があります。

Googleフォームの情報をGoogleカレンダーに追加してZoomのミーティングを作成する

Googleフォームの情報をGoogleカレンダーに追加して、Zoomのミーティングを作成するフローボットです。
作業の自動化により、アプリの横断作業を減らせるかもしれません。

ZoomとGoogleカレンダーを連携するメリットと具体例

1.スケジュール登録の手間を削減できる

会議のスケジュールを手動で設定する場合、会議作成から参加者に通知するまでに多くの時間を要します。
このような手間を感じているときこそ、今回のフローは有益でしょう。連携をするだけで、このような会議作成や予定登録の手間を省くことが可能です。
例えば、新プロジェクト開始時などの多忙な時に複数のミーティングを設定する際、Yoomデータベースから操作を行うだけで会議を設定でき、Zoomにアクセスする手間を省けます
さらに、Googleカレンダーにも会議URLを自動で追加するため、スケジュール調整にかかる作業負担を軽減することにもつながります。

2.会議情報の作成・登録漏れを防げる

手作業では会議URLを作成し忘れたり、カレンダーアプリへの追加が遅れてしまうなどのヒューマンエラーが起こる可能性があります。
Zoomの会議設定とGoogleカレンダーへの予定追加作業を自動化することで、Yoomのデータベースの情報に基づき、対応漏れなく会議情報を生成・管理できるようになるかもしれません。
例えば、顧客とのオンライン商談を設定する際、その他の業務が立て込んでいて会議URLの作成作業が抜けてしまった、などの意図せず発生してしまうトラブルを回避することにもつながります。

3.情報の正確性を維持する

Yoomのデータベースで管理している情報をもとにZoomで会議を作成することで、誤った情報で会議を作成してメンバーへ共有してしまう、といったミスを抑制できるかもしれません。
例えば、会社名などを会議作成時に誤転記してしまうと、予定情報を登録した際、Googleカレンダーで情報を確認した担当者は混乱してしまいますよね。
自動化フローを導入することで、人の手を介さずに作業が完結するため、正確性を維持したスケジュール管理体制を実現できるでしょう。
また、情報管理の精度向上にも寄与します。

まとめ

今回紹介したZoomとGoogleカレンダーの連携で、会議のスケジュール設定を誰でも簡単に行えるようになるかもしれません。
Yoomのデータベースからフローを起動するため、複数のアプリにアクセスすることなく作業を進められて、担当者の負担軽減も期待できるでしょう。
また、作業の自動化により、ヒューマンエラーが抑制されるので、情報の精度を高めることにもつながります。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。