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仕事にミーティングはつきものですが、多忙なときなどにミーティングがあることを忘れてしまうことはありませんか？
特にリモートワーク環境で業務を行っていると、業務に集中するあまりすっかりミーティングの存在を忘れてしまうこともあるかもしれません。
この記事ではZoomとGoogle Chatを連携して「毎日Zoomの会議情報をGoogle Chatに通知する」方法をご紹介します。
ここでは、アプリの連携方法としてYoomを活用します。
Yoomはノーコードでアプリを連携できるツールで、誰でも簡単に操作できます。
詳しい連携方法やフローボット作成について解説します。
ぜひ、ご覧ください。
・ZoomとGoogle Chatを使用していて、手作業で会議の通知を行っている方。
・会議の見逃しを減らし、業務効率を向上させたいと感じている方。
・ヒューマンエラーを減らしたい担当者。
・リモートワークを導入していて、会議情報の共有を円滑にしたいと思っている方。
Zoomの会議情報を指定した日時に自動的にGoogle Chatに通知できます。
これにより、会議URLを手動で通知する作業を削減でき、URLの伝達ミスや漏れを防止できるかもしれません。
例えば繁忙期や業務が立て込んでいる場合でも、ZoomとGoogle Chatを連携していると、自動で通知されるので、カレンダーを確認したり、Zoomを直接確認するといった
作業が不要になり、他の重要な業務に集中することができそうです。
その結果、ミーティング開始時間の確認にかかる手間が軽減され、余った時間や余力を他の業務に活用できそうです。
ZoomとGoogle Chatを連携すると、いつも使っているチャットツールに通知がされるので、チームで情報の共有がしやすくなります。
例えばリモートワーク環境で業務を行っているとしましょう。
会議の情報をGoogle Chatに自動で通知することで、離れたメンバーともスムーズに情報共有することが可能になります。
使い慣れたチャットツールに通知されることで、会議に忘れず出席できて、円滑にミーティングを開催すること期待できます。
Google Chatにミーティング情報を共有できることで、会議情報を可視化することが可能になります。
例えば、課ごとにミーティングを行っているとします。
管理する上長は、Google Chatでミーティングがいつ開催されているのか一目で把握することが可能になります。
その情報をもとに、フォローアップすることができ、業務の生産性を向上できるかもしれません。
以上、ZoomとGoogle Chatを連携するメリット3選をご紹介しました。
次にYoomについてご説明します。
[Yoomとは]
それではYoomを活用して、「毎日Zoomの会議情報をGoogle Chatに通知する」のフローボットを設定しましょう！
まずは下準備として、下のバナーをクリックして使用するテンプレートをコピーしましょう！
■概要
毎日決まった時間にZoomの会議情報をGoogle Chatに自動通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを利用してリモート会議を行っている企業
・商談や顧客対応の会議をリモートで行っている方
・頻繁に会議を行っているビジネス職の方
2.社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを利用している企業
・チームメンバーへの情報共有のために、Google Chatで会議情報を通知している方
・業務の始まりにZoomにアクセスしてその日の会議情報を確認している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomを利用してリモート会議をしている方は多いと思います。
場所の移動が不要になり、1日に実施できる会議の数が多くなりましたが、その分会議に関わる情報を管理したり、把握する負担が大きくなったと思います。
そんな課題を抱えている方にこのテンプレートは有効です。
このテンプレートを使うと、Zoomで予定されている会議情報をGoogle Chatで毎日通知できます。
直前になって会議があることに気づき、急いで準備をするといったことも減るため、余裕を持って準備にとりかかることができます。
その結果、商談の成約率向上や売上の向上も見込めます。
■注意事項
・ZoomとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
クリックしたら、Yoomのテンプレートサイトに移動します。
画面に表示されている「このテンプレートを試す」をクリックしましょう。
すると、コピーが完了したと表示が出るので「OK」をクリックしてください。
これでYoomのマイプロジェクトにテンプレートをコピーできました。
次にYoomと各アプリを連携しましょう。
この作業で、フローボットを作成できるようになります。
まずは、ZoomをYoomと連携しましょう。
Yoomのワークスペースにログインできたら、マイアプリを選択して、新規接続をクリックしましょう。
マイアプリの新規接続で、Zoomを選択してください。
Client IDとClient secretを入力しましょう。
Zoomの詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご確認ください。
これでZoomのマイアプリ登録が完了しました。
次に、Google ChatをYoomと連携しましょう。
先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続の順番でクリックしてください。
マイアプリの新規接続でGoogle Chatを選択しましょう。
YoomとGoogle Chatを連携する画面で「Sign in with Google」をクリックしてください。
Client IDとClient Secretを入力しましょう。
Google Chatの詳しい連携方法はこちらをご確認ください。
これでGoogle Chatのマイアプリ登録が完了しました。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください
■概要
毎日決まった時間にZoomの会議情報をGoogle Chatに自動通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを利用してリモート会議を行っている企業
・商談や顧客対応の会議をリモートで行っている方
・頻繁に会議を行っているビジネス職の方
2.社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを利用している企業
・チームメンバーへの情報共有のために、Google Chatで会議情報を通知している方
・業務の始まりにZoomにアクセスしてその日の会議情報を確認している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomを利用してリモート会議をしている方は多いと思います。
場所の移動が不要になり、1日に実施できる会議の数が多くなりましたが、その分会議に関わる情報を管理したり、把握する負担が大きくなったと思います。
そんな課題を抱えている方にこのテンプレートは有効です。
このテンプレートを使うと、Zoomで予定されている会議情報をGoogle Chatで毎日通知できます。
直前になって会議があることに気づき、急いで準備をするといったことも減るため、余裕を持って準備にとりかかることができます。
その結果、商談の成約率向上や売上の向上も見込めます。
■注意事項
・ZoomとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
次にフローボットの設定に進みましょう。
「毎日9時になったら」をクリックしてください。
・タイトルは任意のものに変更できます。
・スケジュール設定は、通知したい曜日にチェックを入れてください。
・時刻には、フローボットを起動したい時間を入力しましょう。
・設定できたら、保存しましょう。
次に「ミーティングの一覧を取得」をクリックしましょう。
・タイトルは任意のものに変更できます。
・Zoomと連携するアカウント情報に間違いがないか確認しましょう。
・アクションは「ミーティングの一覧を取得」を選択します。
・すべて設定できたら「次へ」をクリックしましょう。
・メールアドレスを入力しましょう。
・取得開始日と取得終了日には、添付画像のように日付から今日の日付を選択しましょう。
→この設定で、その日のミーティング情報をだけを取得できるようになります！
・入力が終わったら、テスト実行して、アウトプットが取得できたら保存しましょう。
最後の項目になりました。
「メッセージを送信」をクリックして設定を完成させましょう！
・タイトルは変更できます。
・Google Chatと連携するアカウント情報を確認しましょう。
・アクションは「メッセージを送信」を選択します。
・設定ができたら「次へ」をクリックしてください。
・スペースのリソース名を候補から選択しましょう。
・メッセージ内容には、添付画像のようにZoomのアクションで取得したアウトプットを選択しながら入力しましょう。
・入力できたら、テストして保存しましょう。
保存したら、すべての設定が完了したと表示されるので、「トリガーをON」を選択してください。
以上でフローボットが完成しました。
■概要
毎日決まった時間にZoomの会議情報をGoogle Chatに自動通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを利用してリモート会議を行っている企業
・商談や顧客対応の会議をリモートで行っている方
・頻繁に会議を行っているビジネス職の方
2.社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを利用している企業
・チームメンバーへの情報共有のために、Google Chatで会議情報を通知している方
・業務の始まりにZoomにアクセスしてその日の会議情報を確認している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoomを利用してリモート会議をしている方は多いと思います。
場所の移動が不要になり、1日に実施できる会議の数が多くなりましたが、その分会議に関わる情報を管理したり、把握する負担が大きくなったと思います。
そんな課題を抱えている方にこのテンプレートは有効です。
このテンプレートを使うと、Zoomで予定されている会議情報をGoogle Chatで毎日通知できます。
直前になって会議があることに気づき、急いで準備をするといったことも減るため、余裕を持って準備にとりかかることができます。
その結果、商談の成約率向上や売上の向上も見込めます。
■注意事項
・ZoomとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Yoomには多数のテンプレートがありますが、今回はその一部をご紹介します。
1.Zoomでミーティングが終了したら、自動的にGoogle ChatにレコーディングURLを通知するテンプレートです。
手動でミーティング後にレコーディングURLを通知していると、手間がかかり、通知ミスや漏れが発生するかもしれません。
このテンプレートを活用すると、手動作業を軽減できるので、ヒューマンエラーの防止も期待できます。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、Google Chatの任意の送付先にミーティングのレコーディングURLを通知するフローです。
このフローにより、チーム全体宛てのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行うことができます。
Google Chatの通知先や通知文は自由にアレンジいただけます。
■注意事項
・Zoom、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
2.Zoomでミーティングが終了したら、自動的に議事録の文字起こしと要約をし、Google Chatに通知するテンプレートです。
手動で議事録を作成すると、入力作業に時間がかかります。
また作成者によって、会議内容のニュアンスにズレが生じることもあるかもしれません。
AIを活用して議事録を作成することで、一定した議事録の内容で作成できます。
注）AIオペレーションは一部有料オプションのみでご利用できます。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomミーティングを頻繁に利用してGoogle Chatで情報共有する部署
・議事録作成の手間を省いて業務効率を向上させたい方
・会議の内容をGoogle Chatでチームメンバーに共有したい方
2.会議の内容を分析・活用したい方
・文字起こしデータを分析して発言内容や議論の傾向を把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
会議後の議事録作成は、参加者にとって大きな負担となることがあります。
音声データからの書き起こしや発言の整理、要約など、多くの手間と時間がかかることで本来の業務に集中できない原因となることも少なくありません。
このフローを導入すれば、Zoomミーティング終了後にAIが自動的に会議内容を文字起こしと要約を作成し、その文字起こし結果がGoogle Chatに送信されるため、会議参加者は議事録作成の手間がなくなる事によって、会議内容の振り返りや次のアクションに集中することが可能となり業務の改善に繋がります。
■注意事項
・Zoom、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
3.指定の日時になったら、自動的にZoomにミーティングを作成して、ミーティング情報をSlackに通知するテンプレートです。
手作業でミーティングを毎日行う場合、都度作成していると手間がかかり、作成し忘れるミスが発生することもあるかもしれません。
このテンプレートを活用すれば、事務作業を軽減や人的ミスを防止できるかもしれません。
■概要
指定の日時になったら担当者がZoomの会議URLを発行し、指定したSlackのチャンネルに送付します。
発行するZoomのミーティング内容やメールの内容を変更してご使用ください。
■設定方法
・Zoom、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
ZoomとGoogle Chatを連携すると、通知作業を自動化できます。
これにより、通知ミスや漏れといったヒューマンエラーを防ぐことも可能です。
また、ミーティング情報をチームで共有しやすくなるため、リモートワーク環境下でも安定した情報共有が期待できます。
Yoomを活用すれば、専門的な知識がなくても簡単にアプリ連携ができます。
連携したアプリを使い、簡単にフローボットを作成できるのがYoomの強みだと思います。
この機会に、YoomでZoomとGoogle Chatを連携してミーティング準備を自動化しませんか？
