Zoomの会議情報を自動的にGoogle Chatに通知する方法

クリックしたら、Yoomのテンプレートサイトに移動します。
画面に表示されている「このテンプレートを試す」をクリックしましょう。

すると、コピーが完了したと表示が出るので「OK」をクリックしてください。

これでYoomのマイプロジェクトにテンプレートをコピーできました。

ステップ1：ZoomとGoogle Chatをマイアプリ連携

次にYoomと各アプリを連携しましょう。
この作業で、フローボットを作成できるようになります。

1.Zoomのマイアプリ登録

まずは、ZoomをYoomと連携しましょう。
Yoomのワークスペースにログインできたら、マイアプリを選択して、新規接続をクリックしましょう。

マイアプリの新規接続で、Zoomを選択してください。

Client IDとClient secretを入力しましょう。
Zoomの詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご確認ください。

これでZoomのマイアプリ登録が完了しました。

2.Google Chatのマイアプリ登録

次に、Google ChatをYoomと連携しましょう。
先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続の順番でクリックしてください。

マイアプリの新規接続でGoogle Chatを選択しましょう。

YoomとGoogle Chatを連携する画面で「Sign in with Google」をクリックしてください。

Client IDとClient Secretを入力しましょう。
Google Chatの詳しい連携方法はこちらをご確認ください。」

これでGoogle Chatのマイアプリ登録が完了しました。

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次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

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ステップ2:スケジュールトリガーを設定する

次にフローボットの設定に進みましょう。
「毎日9時になったら」をクリックしてください。

1.実行時間の指定

・タイトルは任意のものに変更できます。
・スケジュール設定は、通知したい曜日にチェックを入れてください。
・時刻には、フローボットを起動したい時間を入力しましょう。
・設定できたら、保存しましょう。

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ステップ3:Zoomのアクションを設定する

次に「ミーティングの一覧を取得」をクリックしましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは任意のものに変更できます。
・Zoomと連携するアカウント情報に間違いがないか確認しましょう。
・アクションは「ミーティングの一覧を取得」を選択します。
・すべて設定できたら「次へ」をクリックしましょう。

2.API接続設定

・メールアドレスを入力しましょう。
・取得開始日と取得終了日には、添付画像のように日付から今日の日付を選択しましょう。
→この設定で、その日のミーティング情報をだけを取得できるようになります！

・入力が終わったら、テスト実行して、アウトプットが取得できたら保存しましょう。

ステップ4:Google Chatのアクションを設定する

最後の項目になりました。
「メッセージを送信」をクリックして設定を完成させましょう！

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更できます。
・Google Chatと連携するアカウント情報を確認しましょう。
・アクションは「メッセージを送信」を選択します。
・設定ができたら「次へ」をクリックしてください。

2.API接続設定

・スペースのリソース名を候補から選択しましょう。
・メッセージ内容には、添付画像のようにZoomのアクションで取得したアウトプットを選択しながら入力しましょう。
・入力できたら、テストして保存しましょう。

保存したら、すべての設定が完了したと表示されるので、「トリガーをON」を選択してください。

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以上でフローボットが完成しました。

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Zoom・Google Chatを使ったその他の自動化例

Yoomには多数のテンプレートがありますが、今回はその一部をご紹介します。

1.Zoomでミーティングが終了したら、自動的にGoogle ChatにレコーディングURLを通知するテンプレートです。

手動でミーティング後にレコーディングURLを通知していると、手間がかかり、通知ミスや漏れが発生するかもしれません。
このテンプレートを活用すると、手動作業を軽減できるので、ヒューマンエラーの防止も期待できます。

2.Zoomでミーティングが終了したら、自動的に議事録の文字起こしと要約をし、Google Chatに通知するテンプレートです。

手動で議事録を作成すると、入力作業に時間がかかります。
また作成者によって、会議内容のニュアンスにズレが生じることもあるかもしれません。
AIを活用して議事録を作成することで、一定した議事録の内容で作成できます。

注）AIオペレーションは一部有料オプションのみでご利用できます。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

3.指定の日時になったら、自動的にZoomにミーティングを作成して、ミーティング情報をSlackに通知するテンプレートです。

手作業でミーティングを毎日行う場合、都度作成していると手間がかかり、作成し忘れるミスが発生することもあるかもしれません。
このテンプレートを活用すれば、事務作業を軽減や人的ミスを防止できるかもしれません。

まとめ

ZoomとGoogle Chatを連携すると、通知作業を自動化できます。
これにより、通知ミスや漏れといったヒューマンエラーを防ぐことも可能です。
また、ミーティング情報をチームで共有しやすくなるため、リモートワーク環境下でも安定した情報共有が期待できます。
Yoomを活用すれば、専門的な知識がなくても簡単にアプリ連携ができます。
連携したアプリを使い、簡単にフローボットを作成できるのがYoomの強みだと思います。

この機会に、YoomでZoomとGoogle Chatを連携してミーティング準備を自動化しませんか？