Zoomとkintoneを連携して、Zoomミーティングが終了したら会議の文字起こしをしてkintoneに格納する方法

ステップ1：Zoomとkintoneをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

ZoomとYoomの連携

1.検索する

Zoomを検索し、Zoomのアイコンをクリックします。

2必須項目を入力する

必須項目を入力します。

Zoomをマイアプリに登録するためには、「Client ID」と「Client secret」が必要です。
詳細はZoom（OAuth）のマイアプリ登録方法をご確認ください。

また、上記はの連携方法は、ZoomのAdmin-managedの権限範囲での連携となります。
User-managedの権限範囲で連携したい場合はこちらをご参照ください。

3.連携完了

必須項目を入力後右下の追加ボタンをクリックします。
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

kintoneとYoomの連携

1.検索する

kintoneを検索します。

2.必須項目の入力

画像のように表示がされたら、必須項目を入力していきます。
詳しくはkintoneのマイアプリ連携についてのページをご確認ください。

3.追加する
必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。

上記の表示が出たら連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：Zoomを起動し、クラウドレコーディングのデータを取得してダウンロードする設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Zoomミーティングが終了したら会議の文字起こしをしてkintoneに格納する」をクリックします。

3.アプリトリガーを選択

「ミーティングが終了したら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了済みのため、次へを押しましょう。‍

4.トリガーの起動間隔の設定

トリガーの起動間隔を指定します。

トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.アドレスの入力

ボックス下部の補足に従い、設定しましょう。‍

6.テストの実行

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

続けて、ミーティングのレコーディング情報を取得する設定を行います。

1.アプリと連携する

「ミーティングのレコーディング情報を取得」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。

・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。

2.内容の確認

テンプレートを使用しているため設定は完了しています。画像と同じ状態になっているか確認をしましょう。
画面と同じになっていたらテストボタンを押し、テスト成功と表示されたら保存をクリックしてください。

続けて、ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする設定を行います。

1.アプリと連携する

「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。

2.内容の確認

この設定に関しても、先ほどと同じように完了しています。画像と同じ状態になっているか確認をしましょう。
画面と同じになっていたらテストボタンを押し、テスト成功と表示されたら保存をクリックしてください。

ステップ4：文字起こしを行い、kintoneに格納する設定

1.文字起こしする

「音声データを文字起こしする」を選択してください。
次へをクリックします。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

2.ファイルの添付

先ほどダウンロードしたファイルを添付します。

画像のようにプルダウンから「ダウンロードしたファイル」を選択してください。

3.テストの実行

設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。

最後に、kintoneへ格納する設定を行います。

1.アプリと連携する

「レコードを追加する」を選択してください。

2.IDの入力

どのアプリに文字起こしデータを格納するのか選択しましょう。

ボックスをクリックすることでアプリが選択可能です。
次へを押します。

3.文字起こしデータの挿入

指定したアプリの項目が表示されます。
文字起こしデータを挿入したい箇所をクリックしてください。

赤枠を選択してください。

文字起こししたデータを選択可能です。クリックで挿入しましょう。

4.テストの実行

設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
Zoomミーティングが終了したら会議の文字起こしをしてkintoneに格納する

さらに自動化するには

Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。

アレンジ1：通知する

マイプロジェクトの該当のフロー作成ページに入り、右上の三点リーダーをクリックしましょう。
画像赤枠部分の「ワークフローの完了を通知」を押すことで、一連のフローが完了するとYoomに登録済みのアドレスへ通知が届きます。

これにより、Zoomミーティングの文字起こしとkintoneへの格納を把握しやすくなるはずです。

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任意のコミュニケーションツールやメールツールへの通知も可能です。
普段活用しているツールとの連携をお試しください。

アレンジ2：Google Driveに保存する

会議データをそのままGoogle Driveに保管できるフローです。
会議全体の様子を見直すことができるため、先方の細かいニュアンスを読み取ることができるかもしれません。

また、会議に参加できなかったメンバーが見返すことも容易になるでしょう。

Zoomを使ったその他の自動化例

他にも、Zoomを使った自動化の例をいくつか紹介します。

1.予約フォームの回答を元にZoomミーティングを発行し、Googleカレンダーに予定追加およびメールで連絡する

Zoomミーティングを自動で作成後、スケジュール登録やメールでの通知などのフローが自動化できます。スケジュール作成などの手間が一気に省けることが期待できるでしょう。

2.Zoomのミーティングが終了したら、ウェビナー登録者の一覧を取得しSlackに通知する

開催したZoomミーティングの実際の参加者を後から確認可能です。リードへの流用もしやすくなるかもしれません。

3.特定のスケジュールになったらZoomと連携し、ミーティングを作成する

指定したスケジュールでZoomミーティングを作成可能です。定例会議などの決まった間隔で開催されるミーティングの作成にお役立てください。

Zoomとkintoneを連携するメリットと具体例

メリット1: 自動で文字起こしを行うことによる作業負担の軽減

今回の連携をすることで、Zoom会議の内容を自動で文字起こし可能となります。また、文章化したデータはkintoneに格納されるため、会議データの文字起こしとデータベースへの追加作業の手間が削減できるでしょう。
例えば、従来の方法はミーティング内容を確認しながらタイピングを行う必要があります。聞き取れない部分などは一時停止などを挟みながら何度も繰り返し確認する必要などがあるため、かなりの作業負担と言えるのではないでしょうか。また、一定の速度で入力を行えない場合は時間がかかってしまい、あまり効率的とは言えなくなってしまうかもしれません。
しかし、今回の連携を行えば、文字起こしは自動で素早く完結するため、担当者の負担軽減となるはずです。

メリット2: 文字起こしの自動化によるリソースの節約

文字起こしが自動で行われるようになることで、作業スピードの向上も期待できます。

例えば、今までの通りの手動文字起こしとなると、Zoomミーティングの長さに比例して作業時間も増えてしまうと言えます。短い会議であっても内容が複雑な場合は文字起こしに時間がかかってしまうことも考えられるでしょう。
このような悩みがある時こそ、今回の連携はおすすめです。今まで時間をかけて行っていた作業は、自動化をすることで素早く完結します。
これにより他業務へリソースを割きやすくなり、生産性の向上も見込めるのではないでしょうか。

メリット3: フローが自動化されることによる会議データの共有スピード向上

今回の自動化を導入すれば、文字起こしした会議データの素早い共有が可能になるはずです。
例えば、会議データが上がってきているのは把握しているけれど、他業務が立て込んでしまい文字起こしに取り掛かれないといった経験はありませんか？
もし、文字起こししたデータを他メンバーが必要としている場合は、業務の流れが滞ってしまう原因となりかねません。これではあまり効率的とは言えないですよね。
そのような時に自動化を取り入れていれば、会議が終了すると素早く文字起こしが行われ、さらにkintoneにも格納されるため、会議データのスムーズな共有が期待できます。

まとめ

Zoom会議のデータを文字起こししてkintoneなどのデータベースツールに格納することで、そのデータを基に議事録を作成したり、他業務への流用などが行いやすくなるはずです。しかし、Zoom会議が長引いてしまうとその分だけ文字起こしにかかる手間も増えてしまいます。
このような悩みや手間を解決し、時間の節約を叶えるのが今回の自動化です。素早い文字起こしとkintoneへの格納により、メンバーとのデータ共有もスムーズになることが期待できるでしょう。
今よりも快適な作業環境を整える上でもアプリ連携は有効です。自動化できそうなフローはないか思い浮かべながら、ぜひYoomをお試しください。